Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras Eletrónicas da CIMLT
Preâmbulo
O projeto de compras eletrónicas que a Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo e os Municípios que a integram vêm desenvolvendo, inicialmente através da figura do agrupamento de entidades aderentes e mais recentemente através da constituição da Central de Compras Eletrónicas da CIMLT (CCE-CIMLT), permitiu obter poupanças financeiras e procedimentais significativas.
No sentido de se melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, torna-se necessário evoluir para um alargamento do âmbito subjetivo da CCE-CIMLT.
Por outro lado, aproveita-se a ocasião para introduzir melhoramentos nas regras de funcionamento da CCE-CIMLT, à luz da experiência recolhida durante o período de tempo que decorreu desde a sua constituição.
O presente Regulamento e as deliberações dos órgãos da Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo que o aprovam representam os atos constitutivos da Central de Compras Eletrónicas da Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo, que tem como normas habilitantes o Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovado pela Lei 75/2013, de 12.09, o Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, o Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro e a Lei 50/2012, de 31 de agosto
Assim, ao abrigo do disposto na alínea q) do n.º 1 do artigo 90.º da Anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, o presente Regulamento, sob proposta do Primeiro-Secretário do Secretariado Executivo Intermunicipal foi aprovado em reunião de Conselho Intermunicipal de 28 de janeiro de 2016,
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento tem por objeto a definição da estrutura orgânica e do funcionamento da Central de Compras Eletrónicas da Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo, doravante designada CCE-CIMLT.
Artigo 2.º
Natureza da CCE-CIMLT
1 - A CCE-CIMLT é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo, ao abrigo do disposto nos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
2 - Para os efeitos previstos no Código dos Contratos Públicos, a CCE-CIMLT tem a natureza de entidade adjudicante.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
O exercício das competências da CCE-CIMLT deve orientar-se pelos seguintes princípios:
a) Racionalização dos gastos, desburocratização e simplificação dos procedimentos concursais;
b) Segregação das funções de contratação, de compras e de pagamentos;
c) Desenvolvimento de todos os processos conducentes à celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos de modo gradual, incremental e faseado, por categorias de bens e serviços, a celebrar pela CIMLT;
d) Permitir a igualdade de acesso dos interessados aos procedimentos de formação de acordos quadro ou outros contratos públicos;
e) Adoção gradual de ferramentas de compras eletrónicas com funcionalidades de catálogos eletrónicos e de encomenda automatizada;
f) Adoção gradual de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;
g) Adoção de práticas e preferência pela aquisição de bens e serviços que promovam a proteção do ambiente;
h) Promoção da concorrência e da diversidade de fornecedores e prestadores de serviços;
i) Garantia de plena autonomia das entidades que integrem a CCE-CIMLT.
Artigo 4.º
Missão
A CCE-CIMLT tem como missão:
a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades integrantes da CCE-CIMLT, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades integrantes da CCE-CIMLT;
d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
e) Monitorizar o desempenho da função de compras e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CCE-CIMLT;
f) Promover junto das entidades integrantes a utilização dos serviços da CCE-CIMLT;
g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos órgãos intermunicipais;
i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades integrantes que pretendam desenvolver processos de negociação de natureza não transversal, bem como disponibilizar a plataforma eletrónica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito objetivo
1 - A CCE-CIMLT desenvolverá todas as atividades que a sua natureza lhe permitir, nomeadamente:
a) Elaborar as peças procedimentais e conduzir procedimentos de formação de contratos de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis e de prestação de serviços, nomeadamente promover a tramitação da adjudicação das respetivas propostas de execução e a celebração dos respetivos acordos quadro.
b) Desenvolver todos os processos conducentes à locação ou aquisição de bens móveis ou adquisição de serviços destinados às entidades aderentes, a celebrar pela CIMLT.
2 - A CIMLT poderá celebrar contratos públicos de aprovisionamento:
a) Com uma única entidade, quando neles estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
Artigo 6.º
Âmbito subjetivo
1 - Foram membros constituintes da CCE-CIMLT as seguintes entidades:
Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo;
Município de Almeirim;
Município de Alpiarça;
Município da Azambuja;
Município de Benavente;
Município do Cartaxo;
Município da Chamusca;
Município de Coruche;
Município da Golegã;
Município de Rio Maior;
Município de Salvaterra de Magos;
Município de Santarém.
2 - Podem integrar a CCE-CIMLT, quaisquer entidades, públicas ou privadas, ou serviços públicos ainda que desprovidos de personalidade jurídica, desde que manifestem vontade de integrar a CCE-CIMLT e respeitem os seus princípios, o que implica a aceitação do disposto no presente Regulamento e demais regras e princípios subjacentes à contratação pública
3 - O recurso, pelas entidades integrantes à contratação através da CCE-CIMLT é facultativo, estando as mesmas legitimadas a celebrar contratos públicos de forma autónoma.
4 - A integração na CCE-CIMLT, ao abrigo do n.º 2, poderá ocorrer mediante proposta de integração dirigida pela entidade interessada, carecendo a mesma de aprovação por parte do Órgão Executivo da Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo, o qual, posteriormente, dará conhecimento à Assembleia Intermunicipal.
5 - As entidades referidas nos números anteriores que pretendam deixar de integrar a CCE-CIMLT deverão fazê-lo mediante comunicação por escrito dirigida à CIMLT.
6 - O disposto no número anterior, não prejudica os efeitos produzidos pelos atos válida e eficazmente praticados pela CCE-CIMLT em representação da entidade em causa, não podendo, nomeadamente, comportar uma desvinculação relativamente aos Acordos Quadro celebrados e aos procedimentos pré-contratuais já iniciados".
Artigo 7.º
Direitos das entidades integrantes
As entidades integrantes têm direito:
a) A usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CCE-CIMLT;
b) A beneficiar das ferramentas eletrónicas, nomeadamente de catalogação eletrónica, leilões eletrónicos, agregação de necessidades e outras, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;
c) A fazer cessar a sua integração na CCE-CIMLT, mediante notificação dirigida à Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo, efetuada por carta registada, mantendo-se, no entanto, as obrigações das entidades integrantes assumidas pelos acordos quadro já celebrados.
Artigo 8.º
Deveres das entidades
As entidades devem colaborar com a CCE-CIMLT, designadamente:
a) Fornecer sempre que solicitado, informação sobre as compras a realizar, designadamente quanto às quantidades e especificações;
b) Fazer-se representar sempre que sejam convocadas;
c) Sempre que solicitado apoiar tecnicamente cada procedimento, designadamente através da indicação de peritos e da definição das especificações, características técnicas e condicionalismos a que devem obedecer os contratos de empreitadas de obras públicas, de locação ou aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços;
d) Colaborar na monitorização dos consumos e supervisão das condições negociadas;
e) Colaborar no cumprimento dos prazos e demais atribuições da sua responsabilidade.
f) Permitir e viabilizar o acesso a todos os dados relevantes para a execução de todos os acordos-quadro, dos contratos celebrados ao seu abrigo e de todos os demais contratos, designadamente dados de faturação e de consumo.
Artigo 9.º
Estrutura da CCE-CIMLT
A CCE-CIMLT possuirá a seguinte estrutura de funcionamento:
a) Coordenador de Projeto;
b) Comissão de Acompanhamento.
Artigo 10.º
Coordenador de Projeto
1 - O Coordenador de Projeto é designado pelo Secretariado Executivo Intermunicipal.
2 - Compete ao Coordenador de Projeto da CCE-CIMLT, em matéria de funcionamento:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objetivos e métricas de desempenho a atingir pela CCE-CIMLT;
c) Monitorizar o desempenho da CCE-CIMLT de acordo com os objetivos definidos superiormente;
d) Promover a integração de outras entidades;
e) Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada;
f) Elaborar relatórios de atividade para apresentação ao órgão executivo intermunicipal, com periodicidade trimestral;
g) Coordenar a Comissão de Acompanhamento;
h) Convocar reuniões periódicas mensais, ou sempre que considere que tal se revela necessário;
i) Convocar, sempre que considere necessário, os técnicos das entidades integrantes, com competências específicas no âmbito dos procedimentos em curso ou a desenvolver.
j) Submeter, trimestralmente, ao órgão executivo intermunicipal, relatório com o estado dos projetos, procedimentos adjudicatórios e contratos;
k) Elaborar o Relatório Anual de Gestão;
l) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CCE-CIMLT;
3 - Compete ao Coordenador do Projeto em matéria de contratação:
a) Proceder à categorização e estandardização dos bens e serviços abrangidos pela CCE-CIMLT;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compras das entidades integrantes;
c) Definir as especificações de obras públicas, bens e serviços;
d) Avaliar alternativas e soluções;
e) Identificar potenciais fornecedores e prestadores de serviços;
f) Emitir pareceres técnicos;
g) Assegurar a gestão dos processos de negociação;
h) Conduzir os procedimentos de adjudicação;
i) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências nas plataformas eletrónicas.
j) Propor a análise de áreas de negócio;
4 - Compete ainda ao Coordenador do Projeto promover as demais funções que se revelem necessárias ao desenvolvimento da atividade da CCE-CIMLT, designadamente a elaboração de pareceres, relatórios e outras propostas de decisão.
Artigo 11.º
Comissão de acompanhamento
1 - A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante designado por cada um dos municípios integrantes da CCE-CIMLT.
2 - São competências da Comissão de Acompanhamento:
a) Proceder de forma regular ao planeamento e avaliação das necessidades de compras das entidades que integram a CCE-CIMLT, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia;
b) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;
c) Analisar os níveis de execução dos contratos;
d) Avaliar a satisfação das entidades integrantes relativamente aos contratos celebrados;
e) Definir medidas corretivas e preventivas relativamente aos contratos celebrados ou a celebrar;
f) Promover a redução e eliminação de riscos para a execução do plano de compras eletrónicas da CCE-CIMLT;
g) Assegurar a correta implementação das linhas aprovadas, com base em reuniões periódicas;
h) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;
i) Identificar as categorias alvo a integrar em acordos quadro;
j) Assegurar a homogeneidade dos processos e procedimentos;
k) Aprovar as atas das suas reuniões mensais;
l) Propor a análise de áreas de negócio;
m) Garantir a manutenção, registo e introdução de dados de gestão nas plataformas de contratação e agregação de necessidades, nas respetivas entidades integrantes.
3 - Compete ainda aos representantes da Comissão de Acompanhamento dar conhecimento às respetivas entidades integrantes do relatório anual de gestão da CCE-CIMLT.
Artigo 12.º
Instrumentos
1 - O desenvolvimento das atividades previstas no artigo 5.º do presente Regulamento serão asseguradas pela CCE-CIMLT mediante a celebração de contrato de mandato administrativo ou outro instrumento de delegação de competências legalmente admitido, entre cada uma das entidades integrantes e a Comunidade Intermunicipal da Lezíria do Tejo.
2 - Nos casos previstos no número anterior, as despesas inerentes ao procedimento de formação de cada contrato a celebrar em concreto são da responsabilidade de cada entidade integrante.
3 - O contrato de mandato administrativo ou outro instrumento de delegação de competências legalmente admitido, referidos no n.º 1, regulam as relações entre a CCE-CIMLT e a entidade integrante e definem, designadamente, as prestações integradas no objeto do contrato em questão, a definição das atividades acessórias acordadas, os critérios e modo de pagamento da remuneração, caso exista, e a duração do contrato.
Artigo 13.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada da Assembleia Intermunicipal da CIMLT.
Artigo 14.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
16 de fevereiro de 2016. - O Presidente do Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Leziria do Tejo, Pedro Miguel César Ribeiro.
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