Ao abrigo do disposto no n.º 4 do artigo 3.º e do n.º 1 do artigo 21.º do Decreto-Lei 124/2013, de 30 de agosto, o Conselho Diretivo do Instituto do Cinema e do Audiovisual, ICA, I. P., aprovou, por deliberação de 10 de fevereiro de 2016, o Regulamento relativo às Despesas Elegíveis, referente aos Concursos de apoio financeiro a promover por este Instituto no ano de 2016.
Para os devidos efeitos, publica-se em anexo o referido Regulamento, que entra em vigor no dia 11 de fevereiro de 2016, data da publicação no sítio da internet do ICA.
Regulamento Relativo às Despesas Elegíveis e à Prestação de Contas
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento estabelece os procedimentos e documentos necessários à verificação das despesas elegíveis necessárias à concretização do projeto, em cumprimento do disposto no artigo 21.º do Decreto-Lei 124/2013, de 30 de agosto.
Artigo 2.º
Objetivo do financiamento
1 - As verbas atribuídas destinam-se a financiar as despesas do projeto aprovado, com observância dos termos, condições e orçamento previstos no contrato celebrado com o ICA.
2 - A gestão do apoio atribuído é da responsabilidade da entidade beneficiária.
Artigo 3.º
Despesas elegíveis e prazos
1 - Consideram-se elegíveis as despesas efetivamente pagas, que direta e justificadamente contribuam para a execução do projeto, nomeadamente, as que constam nas rubricas do modelo do orçamento aprovado pelo ICA.
2 - São consideradas despesas elegíveis do projeto as que correspondam a despesas realizadas após a data de entrega da candidatura ao apoio atribuído.
3 - Excecionalmente e por decisão fundamentada, poderão ser consideradas despesas elegíveis as despesas realizadas nos 180 dias anteriores à data de entrega da candidatura desde que sejam imputáveis à fase de desenvolvimento do projeto.
4 - São ainda consideradas despesas elegíveis as despesas relacionadas com a aquisição de direitos de autor, às quais não se aplica qualquer prazo para a sua realização, desde que sejam imputáveis ao projeto apoiado.
5 - São consideradas despesas não elegíveis:
a) Depreciações de equipamento cuja compra tenha sido financiada por fundos públicos (comunitários e/ou nacionais);
b) Pagamento de Dívida;
c) Pagamento de Juros de dívida;
d) Custos já integralmente cobertos por outros apoios públicos.
Artigo 4.º
Encargos gerais
1 - Os encargos gerais de estrutura da entidade beneficiária são considerados como despesas elegíveis quando forem imputáveis ao projeto e apenas até ao limite máximo de 15 % do valor do apoio financeiro do ICA.
2 - Os encargos gerais da estrutura são os encargos necessários à prossecução da atividade do beneficiário e que são comuns a vários projetos.
3 - Poderão ser enquadrados na categoria de encargos gerais de estrutura, nomeadamente os seguintes tipos de despesa:
a) Consumos de energia;
b) Água;
c) Comunicações;
d) Apoio informático;
e) Manutenção de equipamento;
f) Limpeza, segurança e vigilância;
g) Seguros associados à estrutura;
h) Combustíveis;
i) Documentação técnica;
j) Rendas das instalações;
k) Aquisição de serviços externos de contabilidade, jurídicos e outros;
l) Pessoal administrativo;
m) Depreciações de equipamento desde que suportadas pela fatura de aquisição do mesmo e o mapa fiscal de amortizações, e na proporção da utilização do equipamento para a concretização do projeto;
n) Outras despesas administrativas e consumíveis (como por exemplo, provisões, perdas com transações cambiais, custos associados à elaboração do projeto de candidatura).
Artigo 5.º
IVA e documentos de suporte
1 - Para determinação do valor das despesas elegíveis comparticipáveis, é deduzido o IVA sempre que a entidade beneficiária seja sujeito passivo desse imposto e possa exercer o direito à respetiva dedução.
2 - Apenas podem ser financiadas despesas suportadas por faturas e recibos fiscalmente válidos, ou documentos de quitação equivalentes.
Artigo 6.º
Contabilidade específica
1 - As despesas efetuadas no âmbito do projeto financiado devem ser contabilizadas de acordo com as normas contabilísticas que lhe sejam aplicáveis, devendo a entidade beneficiária manter o processo atualizado e os originais dos documentos devidamente arquivados, de acordo com a organização da contabilidade a que a entidade se encontra obrigada.
2 - Os beneficiários ficam ainda obrigados a:
a) Elaborar a contabilidade específica do projeto obrigatoriamente sob a responsabilidade de um Técnico Oficial de Contas (TOC), e, nos casos de apoio igual ou superior a (euro) 400.000, deverão ser ainda certificadas por um ROC, conforme modelos aprovados pelo ICA, anexos ao presente Regulamento;
b) Dispor de um centro de custo por projeto, que permita a individualização contabilística das despesas imputadas a cada um dos projetos, de acordo com as rubricas do orçamento aprovado, devendo ser organizados tantos centros de custos quantos os apoios atribuídos ao mesmo projeto;
c) Organizar um centro de custo por edição ou ano letivo, no caso de apoios plurianuais;
d) Organizar e elaborar uma listagem justificativa dos documentos de despesa e pagamentos efetuados e imputados a cada um dos projetos apoiados, conforme o modelo justificativo de despesas aprovado pelo ICA (anexo I ao presente Regulamento);
e) Identificar e registar nos originais de todos os documentos relativos às despesas imputadas a cada um dos projetos, a designação do apoio, referência às entidades financiadores, n.º do contrato, valor imputado e o n.º de lançamento na contabilidade, através da aposição de um carimbo;
f) O envio da documentação relativa à prestação de contas deve ser feito única e exclusivamente através do website do ICA, assegurando que a mesma se encontra legível e identificada;
g) Após submissão eletrónica do mapa justificativo de despesas, são selecionadas, de forma aleatória, um mínimo de 10 % das despesas imputadas cujas cópias dos respetivos documentos comprovativos deverão ser submetidos pela entidade beneficiária ao ICA para verificação financeira, num prazo máximo de 10 dias úteis;
h) As listagens de despesas deverão ser devidamente preenchidas, datadas e assinadas de acordo com as notas que constam do próprio mapa;
i) Não são aceites documentos de despesa emitidos pela própria entidade beneficiária ou por outras empresas da mesma entidade beneficiária, exceto quando evidenciada a contrapartida e que essa foi indispensável à concretização do projeto, por valores normais dentro do mercado.
3 - No caso de o beneficiário não ser obrigado a dispor de contabilidade organizada, fica dispensado da apresentação dos elementos referidos nas alíneas b) e c) do número anterior.
4 - Quando um mesmo documento for imputável a diversos projetos, poderá ser anexada ao original, uma folha discriminando as percentagens a suportar por cada projeto.
5 - O modelo do carimbo referido na alínea e) do n.º 2 é o seguinte:
(ver documento original)
Artigo 7.º
Prestação de contas
1 - Para efeitos de prestação de contas intercalares, a entidade beneficiária remete ao ICA, a listagem justificativa dos documentos de despesa imputada ao projeto e respetivo pagamento, conforme modelo aprovado pelo ICA anexo I ao presente Regulamento.
2 - Para efeitos de pagamento de prestações intercalares, pode o ICA autorizar nova prestação mediante a apresentação da listagem justificativa dos documentos de despesas e respetivo pagamento, demonstrando a execução de pagamentos de, pelo menos, 30 % do valor dos montantes já entregues pelo ICA.
3 - Na prestação de contas finais a entidade beneficiária deverá ainda entregar:
a) Relatório de execução orçamental organizado de acordo com o orçamento aprovado, que reflita eventuais desvios encontrados relativamente ao orçamentado (anexo II ao presente Regulamento);
b) Declaração do TOC e/ou ROC, consoante o valor do apoio, conforme os modelos sugeridos pelo ICA (anexo III ao presente Regulamento);
c) Montagem financeira final que evidencie as informações relativas às fontes de financiamento do projeto, conforme modelo aprovado pelo ICA, anexo IV ao presente Regulamento;
d) Declaração, sob compromisso de honra, que ateste o cumprimento das obrigações remuneratórias com pessoal criativo, artístico, técnico e outro na produção da obra (Anexo V - só produção).
4 - O envio da documentação relativa à prestação de contas deve ser feito por forma eletrónica, assegurando que a mesma se encontra legível e identificada.
5 - As despesas incluídas no orçamento do projeto que foram suportadas por terceiras entidades, são consideradas para efeitos do custo total da obra e incluídas na montagem financeira final, desde que validadas por declarações dessas entidades.
6 - A percentagem do apoio a atribuir pelo ICA recai sobre o custo total da obra refletido na montagem financeira final, devendo o beneficiário apresentar despesas, devidamente comprovadas por documentos contabilísticos e aceites para efeitos fiscais, correspondentes, pelo menos, ao valor do apoio.
7 - Em sede de apresentação de contas finais, e no que respeita a apoios à produção, o ICA procede à verificação do cumprimento do limite de apoios públicos, estabelecido no n.º 7 do artigo 8.º do Decreto-Lei 124/2013, de 30 de agosto.
8 - Às despesas que forem feitas durante a execução do projeto em moeda estrangeira, para efeito de prestação de contas intercalares e de contas finais, é aplicada a taxa de câmbio à data de pagamento.
9 - Para além dos documentos acima mencionados, fica a entidade beneficiária com a obrigação de prestar todos os esclarecimentos referentes à execução do projeto e/ou envio de demais documentação sempre que o ICA ou entidade externa indicada por este o solicitar.
Artigo 8.º
Realização de auditorias
O ICA promove a realização de auditorias financeiras e contabilísticas ficando as entidades obrigadas a disponibilizar todos os elementos relacionados com o apoio concedido.
10 de fevereiro de 2016. - A Presidente do Conselho Diretivo, Filomena Serras Pereira. - A Vice-Presidente do Conselho Diretivo, Ana Costa Dias.
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