Norma de Controlo Interno da Freguesia de Sines
O Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, procedeu à aprovação do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias e introduziu, por essa via, um novo regime de organização técnico-administrativa e financeira desse importante sector da contabilidade pública.
Entre as muitas inovações do novo regime da contabilidade autárquica, conta-se a da obrigatoriedade de criação do denominado sistema de controlo interno.
Naturalmente que uma Administração Local que se pretende cada vez mais moderna, eficaz e transparente, não dispensa a utilização e aproveitamento de todos os meios - designadamente de carácter organizativo - em ordem à prossecução desse objetivo.
Assim, ao abrigo e com fundamento no disposto no ponto 2.9 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, a Junta de Freguesia de Sines aprova o seu sistema de controlo interno, o qual se rege pelas cláusulas seguintes:
Cláusula 1.ª
O sistema de controlo interno da Junta de Freguesia de Sines engloba o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.
Cláusula 2.ª
1 - São documentos previsionais da Freguesia de Sines, o Orçamento, as Opções do Plano e o Plano Plurianual de Investimentos.
2 - A elaboração destes documentos, sua execução e revisão, é da iniciativa e da competência dos respetivos órgãos autárquicos, nos termos das disposições legais aplicáveis e designadamente do disposto nos artigos 9.º e 16.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro, na sua redação atual.
3 - O orçamento observará os princípios da independência, da anualidade, da unidade, da universalidade, do equilíbrio, da especificação, da não consignação e da não compensação, com o preciso significado que para cada um deles se estabelece nas alíneas a) a h) do ponto 3.1.1. do POCAL.
Cláusula 3.ª
Com vista a garantir o cumprimento adequado das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares, estabelece-se no presente sistema de controlo interno, que as deliberações dos órgãos da freguesia e as decisões dos seus titulares que tenham incidência direta em aspetos de arrecadação de receitas ou realização de despesas, serão transmitidas ao funcionário afeto ao serviço de contabilidade para que este, no âmbito da respetiva competência funcional, lhes dê adequada execução.
Cláusula 4.ª
1 - Com vista a garantir uma adequada gestão e salvaguarda do património da freguesia, a respetiva junta promoverá, com recurso a meios internos e/ou externos, a inventariação e cadastramento integral de todo o património móvel e imóvel, bem como os respetivos registos nos casos em que tal for de lei.
2 - As folhas e demais documentos físicos de suporte da inventariação patrimonial serão elaborados em documento único, que ficará em poder do Tesoureiro da Junta de Freguesia, depois de assinada por ele e pelo funcionário administrativo designado para tal efeito.
3 - Todos os movimentos de entrada e saída de bens serão objeto de registo conveniente em folhas apropriadas, as quais serão assinadas, conjuntamente, pelo tesoureiro e pelo funcionário indicado no ponto anterior.
4 - Na elaboração da atualização do inventário do património cabe à Junta de Freguesia aprovar a listagem completa e o respetivo valor.
5 - No final de cada ano será elaborada uma listagem completa que fará parte dos documentos de prestação de contas.
Cláusula 5.ª
1 - Os documentos a utilizar no sistema contabilístico e no sistema de controlo interno da Freguesia de Sines serão os previstos no POCAL.
2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, pode a Junta de Freguesia aprovar a utilização dos seus próprios documentos de carácter interno.
3 - Nenhuns outros documentos ou suportes de informação, que não os previstos nos dois pontos anteriores, podem ser utilizados no âmbito do sistema contabilístico ou no sistema de controlo interno da freguesia.
Cláusula 6.ª
1 - É da competência do funcionário que venha a ser designado para o efeito pela Junta de Freguesia, a realização dos lançamentos e registos correspondentes aos vários movimentos contabilísticos a que deva haver lugar.
2 - Neste âmbito, cabe-lhe, designadamente, proceder ao encerramento diário das contas e ao fecho da tesouraria, de forma a permitir, se for caso disso, o seu controlo diário.
3 - Será o mesmo funcionário a assegurar a guarda e conservação de todos os documentos e demais suportes relacionados com as operações referidas nos pontos anteriores.
Cláusula 7.ª
As deliberações dos órgãos da freguesia ou, nos casos em que tal for permitido por lei, as decisões dos seus titulares que importem realização de despesas ou assunção de encargos serão precedidas de informação quanto às disponibilidades financeiras e ao enquadramento orçamental das respetivas operações.
Cláusula 8.ª
As aplicações informáticas serão objeto de adequado controlo de forma a garantir resposta adequada às exigências legais em matéria de escrituração e lançamento de movimentos contabilísticos e ainda às exigências decorrentes das necessidades de informação para a gestão.
Cláusula 9.ª
Será de 1.000,00 (euro) (mil euros) a importância máxima em numerário que pode existir em caixa, a qual ficará à guarda do tesoureiro ou do funcionário administrativo a quem seja confiada tal tarefa.
Cláusula 10.ª
1 - A abertura de contas bancárias da Freguesia será obrigatoriamente precedida de deliberação da Junta respetiva.
2 - As contas bancárias serão tituladas em nome da Freguesia e movimentadas com as assinaturas conjuntas do Presidente e do Tesoureiro, e em caso de falta ou impedimento do Presidente, com as assinaturas conjuntas do Secretário e do Tesoureiro.
Cláusula 11.ª
O funcionário designado pela Junta de Freguesia para tal efeito providenciará, junto das instituições bancárias em que haja contas abertas em nome da Freguesia, a obtenção regular dos respetivos extratos.
Cláusula 12.ª
Em caixa, na tesouraria, apenas podem existir os seguintes meios de pagamento, nacionais ou estrangeiros:
Notas de Banco;
Moedas Metálicas;
Cheques.
Não podem existir em caixa:
Vales a membros dos órgãos autárquicos ou aos funcionários;
Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo Banco;
Documentos justificativos de despesas efetuadas.
Cláusula 13.ª
Aos funcionários que manuseiem ou tenham à sua guarda, em área de tesouraria ou cobrança, valores, numerário, títulos ou documentos, sendo por eles responsáveis, será atribuído o abono para falhas nos termos da lei em vigor.
Cláusula 14.ª
1 - Os pagamentos de valor superior a 500,00 (euro) (quinhentos euros) são obrigatoriamente efetuados por cheque ou por transferência bancária.
2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da Junta serão efetuados por transferência bancária ou cheque.
Cláusula 15.ª
Compete à tesouraria proceder à cobrança das receitas da Freguesia,
Cláusula 16.ª
Os cheques não preenchidos, bem como aqueles que já emitidos hajam sido anulados, estão à guarda do funcionário designado para tal efeito.
Cláusula 17.ª
Findo o período de validade dos cheques em trânsito o funcionário que para o efeito for designado procede ao respetivo cancelamento junto da instituição bancária respetiva e promove os adequados registos contabilísticos de regularização.
Cláusula 18.ª
O estado de responsabilidade do funcionário encarregue do serviço de tesouraria pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelas pessoas designadas para o efeito pela Junta de Freguesia e nas condições previstas nas alíneas a) a d) do ponto 2.9.10.1.9 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais.
Cláusula 19.ª
Das contagens que sejam levadas a efeito nos termos do artigo anterior, serão lavrados termos assinados obrigatoriamente por todos os intervenientes.
Cláusula 20.ª
1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, por funcionário designado para o efeito pelo executivo.
2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo, sob proposta do tesoureiro ou do Presidente.
Cláusula 21.ª
Aquando da eventual realização de alguma ação inspetiva, o Presidente da Junta de Freguesia adotará todos os procedimentos adequados a facilitar o exercício das funções do inspetor ou inspetores, promovendo, designadamente, que lhe seja disponibilizada rapidamente toda a informação relativa ao estado da contabilidade e da tesouraria, bem como todas as demais informações que lhe venham a ser solicitadas e se situem no âmbito de tal ação inspetiva.
Cláusula 22.ª
1 - Todas as compras a realizar pela Freguesia serão obrigatoriamente antecedidas de autorização do Presidente, do Tesoureiro, ou de ambos, nos casos em que a lei o imponha, e terão por base uma requisição ou um contrato.
2 - Excetuam-se do número anterior as compras de reduzido montante, entendendo-se como tal as que se compreendam até ao limite de 200 (euro) (duzentos euros), as quais serão efetuadas mediante simples autorização do Presidente da Junta.
Cláusula 23.ª
Toda a faturação com destino à Junta de Freguesia será aí conferida, pelo funcionário designado para o efeito, com a guia de remessa e respetiva requisição, nos casos em que a haja.
Cláusula 24.ª
Caso existam faturas recebidas com mais do que uma via, será aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".
Cláusula 25.ª
As aquisições efetuadas, ainda que de bens de consumo, darão sempre origem a movimentos de lançamento nas fichas de "existências".
Cláusula 26.ª
Por outro lado, o perecimento de tais bens, quer resulte do desgaste inerente à sua normal utilização, quer de outra causa, dará igualmente origem a um lançamento nas mesmas fichas.
Cláusula 27.ª
Os bens adquiridos e que se destinem a permanecer armazenados, apenas poderão ser retirados dos locais de armazenagem mediante autorização do Presidente da Junta ou seu substituto.
Cláusula 28.ª
Os lançamentos das entradas e saídas de bens em armazém serão efetuados por pessoa diferente daquela ou daquelas que aí procedem ao respetivo manuseamento e aos movimentos de entradas e saídas.
Cláusula 29.ª
Com periodicidade anual, haverá lugar à realização de inventário de todos os bens móveis que constituem o ativo imobilizado da Freguesia.
Cláusula 30.ª
Caso se verifiquem discrepâncias entre os registos e os bens efetivamente existentes, proceder-se-á de imediato às regularizações a que haja lugar e ao apuramento das responsabilidades que forem devidas.
Cláusula 31.ª
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia.
Cláusula 32.ª
São revogadas todas as disposições regulamentares anteriores que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente sistema de controlo interno.
Cláusula 33.ª
A presente norma de controlo interno foi objeto de aprovação em reunião da Junta de Freguesia de 11 de dezembro de 2015 e apreciação pela Assembleia de Freguesia em reunião de 21/12/2015, entrando em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.
11/12/2015. - O Presidente da Junta de Freguesia, Carlos Manuel Jesus Salvador.
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