Aviso 8984/2004 (2.ª série) - AP. - Projecto de Regulamento do Arquivo Geral Intermédio do Município de Vila Viçosa. - Manuel João Fontainhas Condenado, presidente da Câmara Municipal de Vila Viçosa:
Faz público, para efeitos de apreciação pública, e de acordo com o artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, o projecto de Regulamento do Arquivo Geral Intermédio do Município de Vila Viçosa que foi presente em reunião ordinária desta Câmara Municipal, realizada no dia 29 de Setembro de 2004, podendo as sugestões ser apresentadas, no prazo de 30 dias úteis, após a respectiva publicação no Diário da República, na Divisão Administrativa e Financeira, sita na Praça da República, em Vila Viçosa, durante as horas normais de expediente.
20 de Outubro de 2004. - O Presidente da Câmara, Manuel João Fontainhas Condenado.
Projecto de Regulamento do Arquivo Geral Intermédio do Município de Vila Viçosa
Preâmbulo
O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa surge neste momento como resposta prática de um objectivo arquivístico que se impunha concretizar.
A finalidade de qualquer arquivo cristaliza-se no propósito de saber o serviço que presta à comunidade onde está inserido, respondendo às pretensões dos que colocam documentação à sua guarda, e satisfazendo necessidades ao nível da investigação.
Porém temos, impreterivelmente, de compreender e aplicar princípios arquivísticos de recolha, selecção, tratamento e difusão, tendo, no entanto, em linha de conta a natureza, a constituição e a atribuição do arquivo em presença.
Contudo, implementar qualquer regra arquivística provoca, à priori, discordância; porém isto é o sintoma da existência de uma dualidade de critérios entre a organização arquivística e a organização administrativa. De facto, não se pretende com o presente Regulamento atribuir qualquer tipo de dogma inviolável, tanto mais que não se está a lidar com elementos estáticos mas sim dinâmicos. Pelo que fica a certeza de se ter elaborado mais um instrumento de trabalho para todos quantos trabalham no município de Vila Viçosa e ou recorrem a este serviço.
O município de Vila Viçosa é uma instituição onde são produzidos centenas de espécimes documentais que implicam tratamento arquivístico e acomodação permanente e funcional, para poderem servir com objectividade os interesses dos homens de hoje e satisfazer os anseios de investigação dos homens de amanhã. É por isso que o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa, embrião de materiais a incorporar no Arquivo Histórico de Vila Viçosa, implica especiais cuidados de conservação, de metódica arrumação, de especificidade selectiva, de tratamento classificativo e catalogação funcional, na medida em que vai constituir matéria de insuspeitado interesse histórico nos tempos vindouros.
Pode-se afirmar, em obediência ao pedido expresso, que a soma dos dois vectores do presente texto são organização + documentação que conjugados demonstram o interesse administrativo e histórico da comunidade, pelo que se torna eminente salvaguardar os acervos produzidos, imperiosidade que se coloca a todos nós, funcionários do município e público em geral.
O presente Regulamento pode contribuir para corrigir deficiências enraizadas, estimular e sensibilizar os serviços para a necessidade da cabal preservação dos documentos por eles produzidos e permitir estabelecer a aplicação de uma metodologia gradual e sistemática que realize, eficientemente, as operações do processo de tratamento documental.
CAPÍTULO I
Constituição e atribuições do arquivo geral
Artigo 1.º
O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa é constituído pela documentação proveniente das distintas divisões/serviços ligados à estrutura organizacional do município.
Artigo 2.º
O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa contém, sob sua orientação, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do seu suporte ou formato como resultado da actividade do município, que conserva para servir de testemunho, informação ou referência. A razão das suas funções surge de um processo natural, automático e orgânico, no circuito documental.
Artigo 3.º
O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa funciona de forma articulada com a estrutura organizacional, que deposita documentação arquivista à sua guarda.
CAPÍTULO II
Da recolha
Artigo 4.º
Os diferentes órgãos e serviços/divisões do município de Vila Viçosa enviam anualmente para arquivo as remessas de documentação considerada finda, no que concerne à parte activa dos documentos.
Artigo 5.º
As transferências de documentação obedecem às determinações legais em vigor, servindo como referência obrigatória o estabelecido pela Portaria 412/2001, de 17 de Abril, emanada dos Ministérios do Ambiente e do Ordenamento do Território e da Cultura (Diário da República, 1.ª série-B, n.º 90), bem como eventuais despachos ou diplomas que venham aperfeiçoar o estabelecido na referida portaria.
Artigo 6.º
1 - Toda a documentação é enviada para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa do modo seguinte:
a) Em livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentarem na sua forma original;
b) Em unidades encadernadas quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Em pastas, capas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
d) Todas as unidades documentais devem estar devidamente acomodadas e identificadas;
e) Com identificação visível da existência de restrições no acesso aos documentos (prazos e fundamentos legais);
f) As restantes unidades documentais, tais como fotografias, mapas, vídeos, cassetes áudio, disquetes, CD's, DVD's ou outros suportes documentais, devem ser enviadas no suporte original e devidamente acompanhadas de um resumo de conteúdo informativo com datas extremas.
2 - Nas etiquetas das pastas, capas ou caixas de arquivo deve constar a seguinte informação:
a) Identificação dos órgãos, serviços/divisões do município a que se refere a documentação;
b) Referência ao ano e número de ordem das unidades documentais, assim como o número de volumes e tipo de suporte documental;
c) Datas extremas;
d) Código de designação das espécies descrito no classificador de correspondência em vigor no município;
e) Observações.
3 - A documentação vai acompanhada de um auto de entrega de documentos (anexo I), feito em duplicado e visado pelo chefe do serviço a que se refere a documentação.
4 - Na sequencia da recepção e conferência da remessa de documentação pelo arquivo (serviço receptor), este certifica ao serviço depositante a guia de entrega (anexo II), preenchido em duplicado, que vai servir como prova da transferência de posse da documentação para o fiel depositário - o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa.
5 - O envio de documentação para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa efectua-se de acordo com um calendário, proposto pelo arquivo e aprovado superiormente pelo serviço que o coordena.
Calendário
Envio de documentação para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa:
Mês ... Serviço/divisão
Janeiro ... Eliminações.
Fevereiro ... Gabinete de Apoio à Presidência.
Março ... Assembleia Municipal.
Abril ... Divisão de Administração Financeira - DAF.
Maio ... Divisão de Ambiente e Serviços Urbanos - DSU.
Junho ... Divisão de Administração Urbanística - DAU.
Julho ... Incorporações para o arquivo histórico.
Agosto ... Limpeza e desinfestação.
Setembro ... Divisão de Obras Municipais - DOM.
Outubro ... Divisão de Serviços Sócio-Culturais - DSC.
Novembro ... Expurgo.
Dezembro ... Incorporações para arquivo histórico.
Artigo 7.º
Os livros findos (actas, escrituras, contratos, registos, concursos públicos, etc.), são enviados para o arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa, com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.
Artigo 8.º
Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço.
Artigo 9.º
Os processos de obras deverão ser apresentados em capas, pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado e com elementos devidamente referenciados, tais como o número, o local, a designação da obra, o nome do requerente, assim como a identificação do volume, caso existam vários.
CAPÍTULO III
Da selecção
Artigo 10.º
A fim de avaliar o interesse histórico da documentação à guarda do arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa, deverá ser constituído um grupo consultivo especialmente designado para o efeito pelo presidente da Câmara.
O grupo consultivo do arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa deve reunir semestralmente.
Artigo 11.º
Compete ao grupo consultivo definir o interesse histórico da documentação que não esteja abrangida pelas normas de conservação em vigor. É ainda da sua competência determinar períodos mais alargados de conservação para a documentação de relevante valor arquivístico para a comunidade.
Da eliminação
Artigo 12.º
Compete ao arquivo a eliminação da documentação enviada dos diferentes serviços com base na tabela de eliminações em vigor. Na falta de enquadramento legal, deve o arquivo consultar os serviços respectivos, bem como o grupo consultivo o objectivo de obter um parecer acerca da documentação em causa.
Artigo 13.º
As eliminações dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação (anexo III), que fará prova do abate documental;
b) Serem preenchidos em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao serviço de origem da documentação;
c) Terem obrigatoriamente despacho do presidente da Câmara.
Artigo 14.º
A eliminação de documentação será feita de modo que seja impossível a sua reconstituição e de acordo com as determinações legais.
CAPÍTULO IV
Do tratamento
Artigo 15.º
O arquivo procederá ao tratamento arquivístico da documentação, no sentido de criar condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de descrição elaborados na origem. É ainda dever do arquivo fazer o acompanhamento nos diferentes serviços, de modo a fomentar uma gestão documental mais uniforme nos diferentes sectores.
Toda a documentação considerada de grande valor administrativo será alvo de tratamento especial, com recurso a novas tecnologias.
CAPÍTULO V
Da conservação
Artigo 16.º
Compete ao arquivo geral intermédio do município zelar pelas boas condições de conservação das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
a) Criação de boas condições físicas, ambientais e de segurança da documentação à sua guarda;
b) Identificação e envio para restauro ou encadernação das espécies danificadas;
c) Promoção da transferência de originais para outro suporte documental, através das tecnologias mais adequadas a cada documento, tendo em conta a preservação e salvaguarda dos originais;
d) Proibição do manuseamento das espécies a pessoal não autorizado.
CAPÍTULO VI
Da difusão
Artigo 17.º
A comunicação dos documentos processar-se-á através do serviço de consulta, empréstimo e de leitura. Mais deve, o arquivo difundir anualmente um relatório de funcionamento onde faz constar:
a) Número de espécies existentes e crescimento do acervo documental em metros lineares;
b) Número de transferências e de eliminações;
c) Número de espécies incorporados no arquivo histórico;
d) Estatística de consultas e pedidos para empréstimo;
e) Todo e qualquer tipo de informação considerada pertinente para o real conhecimento da actividade do serviço.
Serviço de consulta, empréstimo e leitura
Artigo 18.º
O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa funciona com horário estabelecido pelo município.
Artigo 19.º
O acervo do arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa só poderá ser consultado nas instalações próprias do município. Fica vedada a distribuição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação, constantes na tabela de selecção de documentos, salvo pedidos excepcionais dos serviços produtores do município, entre os quais a Assembleia Municipal, a presidência, a vereação, os tribunais ou outras entidades oficiais de reconhecido direito, como comissões nomeadas oficiosamente.
Artigo 20.º
A admissão à leitura no arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa não é permitida a menores de 16 anos e é feita após preenchimento da ficha de requisição de utilizadores (anexo IV), onde deve constar:
a) Dados pessoais identificadores;
b) Natureza e objectivo da consulta.
Artigo 21.º
Os utilizadores que efectuem trabalhos, onde figuram documentos ou informações existentes no acervo do arquivo, deverão fornecer duas cópias dos trabalhos realizados, uma destinada à biblioteca municipal e outra ao arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa.
Artigo 22.º
As requisições dos serviços do município ao arquivo devem ser feitas obrigatoriamente em impresso próprio (ficha de requisição para órgãos/serviços do município - anexo V), de modo a facilitar o controlo, em que a cada petição corresponderá uma requisição.
O processo de requisição interna deve ser processado em triplicado, sendo o original arquivado, o duplicado para o serviço requisitante e o triplicado colocado no local de onde saiu o documento, o empréstimo é feito por um período de 15 dias, renovável por igual período.
Artigo 23.º
A entrada e saída de documentos deve ser registada num livro criado para esse fim, devidamente numerado, datado e assinado pelos intervenientes do processo de empréstimo.
Artigo 24.º
No acto de devolução dos documentos, o funcionário do arquivo confere e entrega o triplicado da requisição como prova de entrega dos documentos.
Artigo 25.º
Se forem detectadas faltas de documentos, peças de um processo ou se este vier desorganizado, deverá o arquivo devolvê-lo à procedência com uma nota a solicitar a regularização em falta.
Artigo 26.º
As remessas e documentos que saírem para o exterior devem ser solicitados por escrito, ficando obrigatoriamente sujeitos a parecer favorável do chefe de divisão, bem como ao cumprimento dos seguintes requisitos:
a) Seguro específico contra todos os riscos, pelo período de ausência das remessas e documentos;
b) As remessas e documentos destinados a exposições ficam ainda sujeitas ao melhor acondicionamento com vista à sua melhor utilização, transporte e conservação;
c) As remessas e documentos podem estar sujeitas a taxas impostas legalmente pelo município;
d) As remessas e documentos não podem estar mais de 30 dias nas entidades requisitantes, data renovável por igual período, mediante novo pedido por escrito ao chefe de divisão.
Obrigações dos utilizadores
Artigo 27.º
É expressamente proibido praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento do serviço, como por exemplo:
a) Fazer sair qualquer documento das instalações próprias do arquivo sem autorização expressa;
b) Entrar na sala com malas, capas ou conjuntos de documentos avulsos;
c) Decalcar, sublinhar, riscar, escrever ou por qualquer modo danificar os documentos consultados;
d) Fumar ou fazer fogo;
e) Todo o utilizador que, depois de avisado, se não conformar com as disposições será convidado a sair das instalações.
Artigo 28.º
A reprodução de documentos está sujeita às taxas aplicáveis e deverá ser requerida por escrito, justificando a sua necessidade e finalidade.
Incorporação de outros fundos
Artigo 29.º
O município de Vila Viçosa, através do seu arquivo intermédio municipal, também deve intervir fora do seu espaço institucional, incorporando fundos arquivísticos de natureza diversa, por compra, doação ou depósito, em qualquer tipo de suporte, sempre que se revelem de interesse para a comunidade do concelho de Vila Viçosa.
CAPÍTULO VII
Pessoal - seus deveres e atribuições
Artigo 30.º
Ao responsável pelo arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa compete, no âmbito das suas funções e no cumprimento global deste Regulamento, providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no arquivo, orientar o tratamento arquivístico, promover a incorporação de novos documentos, assumir no âmbito da conservação, o restauro, a reprodução, e a difusão dos documentos, assim como promover e zelar pela dignificação do serviço, junto dos superiores hierárquicos.
Artigo 31.º
Compete aos funcionários do arquivo do município, consoante a sua formação técnico-profissional:
a) Receber, registar, ordenar, arrumar e conservar a documentação enviada pelos diferentes serviços/divisões do município;
b) Criar e manter, devidamente organizados, os instrumentos de pesquisa (ficheiros, registos, inventários, etc.), necessários à eficiência dos serviços;
c) Rectificar e ou substituir pastas ou caixas que servem de suporte ao arrumo da documentação;
d) Cumprir com os prazos de selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo do município;
e) Superintender o serviço de consulta e reprodução e fornecer a documentação solicitada pelos serviços internos ou externos, de acordo com as necessárias autorizações;
f) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística a desenvolver no respectivo serviço.
Artigo 32.º
Será elaborado, anualmente, um relatório de funcionamento e actividade que mencionará obrigatoriamente os seguintes elementos:
Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de classificação e organização adoptadas;
Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações de documentos;
Estatística de pedidos, consultas, empréstimos e reproduções;
Relato das condições gerais do espaço e sua manutenção.
CAPÍTULO VIII
Casos omissos
Artigo 33.º
As dúvidas ou casos omissos não previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo presidente da Câmara ou por alguém no âmbito da esfera hierárquica competente.
Artigo 34.º
O presente Regulamento entrará em vigor após publicação no Diário da República, será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente, para um correcto e eficiente funcionamento do arquivo intermédio do nunicípio de Vila Viçosa.
ANEXO I
Auto de entrega de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de remessa de documentação
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação de documentação
(ver documento original)
ANEXO IV
Ficha de requisição para utilizadores
(ver documento original)
ANEXO V
Ficha de requisição para órgãos/Serviços do Município
(ver documento original)
