Edital 289/2004 (2.ª série) - AP. - Após discussão pública, em cumprimento do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, e no seguimento da proposta da Câmara Municipal, nos termos da alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, foi aprovado, em sessão ordinária da Assembleia Municipal datada de 27 de Fevereiro de 2004, o Regulamento Arquivo Municipal, o qual entra em vigor 15 dias após a sua publicação.

16 de Março de 2004. - O Presidente da Câmara, José Carlos Taveira.

Regulamento do Arquivo Municipal de Vinhais

Preâmbulo

A Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, estabelece na alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º, conjugado com a alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º do mesmo diploma legal, que compete à Câmara Municipal elaborar propostas de regulamentos e submetê-los a aprovação da Assembleia Municipal.

Nos termos do disposto do artigo 116.º do Código do Procedimento Administrativo, o projecto de regulamento é acompanhado de uma nota justificativa fundamentada, que se apresenta neste preâmbulo.

Assim, o arquivo da Câmara Municipal de Vinhais é de grande interesse público, cujas atribuições são as de conservar e difundir toda a documentação que, pelo seu valor administrativo, probatório e histórico-cultural, constitui documentação de arquivo propriedade do município ou constituindo-se este como fiel depositário.

O n.º 1 do artigo 117.º do Código do Procedimento Administrativo impõe ao órgão com competência regulamentar a audição das entidades representativas dos interesses afectados, caso existam, e o n.º 2 do mesmo artigo 117.º obriga a que no preâmbulo do regulamento se faça menção das entidades ouvidas. Esta audição far-se-á nos termos definidos em legislação própria (conforme o n.º 1 do artigo 117.º).

A legislação própria, a que se refere o n.º 1 do artigo 117.º do Código do Procedimento Administrativo, não foi sequer ainda publicada. A ser assim, a Câmara Municipal, na fase de elaboração do Regulamento e a Assembleia Municipal, na fase de aprovação, não estão obrigadas a proceder à referida audição.

Pelo que, tendo em vista a organização e funcionamento do arquivo municipal de Vinhais, nas suas diferentes componentes, pessoal, gestão e preservação de documentos, serviço de atendimento interno e ao público, é proposto para aprovação, nos termos da alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, o projecto de Regulamento do Arquivo Municipal.

CAPÍTULO I

Constituição e atribuições

Artigo 1.º

O arquivo da Câmara Municipal de Vinhais compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objectivos específicos dos vulgarmente chamados arquivo geral e arquivo histórico do município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais e como consequência das funções genéricas de recolha, selecção, tratamento e difusão.

Artigo 2.º

O arquivo da Câmara Municipal de Vinhais encontra-se na dependência imediata do presidente da Câmara Municipal.

Artigo 3.º

O arquivo da Câmara Municipal de Vinhais mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.

CAPÍTULO II

Da recolha

Artigo 4.º

1 - Os órgãos e serviços da Câmara devem promover, regularmente, o envio para o arquivo municipal da respectiva documentação considerada finda.

2 - Os prazos de incorporação serão avaliados, caso a caso.

Artigo 5.º

1 - As transferências de documentação obedecem sempre às determinações legais em vigor.

2 - A documentação é enviada ao arquivo municipal obedecendo às seguintes condições:

a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c) Em caixas ou pastas de arquivo de modelo uniformizado e a fornecer pelo arquivo municipal;

d) No seu suporte original devidamente acondicionado.

3 - Toda a documentação entrada no arquivo deverá ser acompanhada por uma guia de remessa de documentos, feita em triplicado e visada pelo responsável máximo ou seu legal substituto, que a remete contendo os elementos abaixo discriminados:

a) Identificação da instituição e ou serviço de que sejam provenientes os documentos;

b) Número de ordem das unidades documentais;

c) Número de volumes;

d) Designação das espécies;

e) Datas extremas da documentação enviada;

f) Indicação da existência de restrições ao acesso dos documentos (prazos e fundamentos legais);

g) Prazos de conservação.

4 - O envio de documentação efectua-se de acordo com o calendário proposto pelo arquivo municipal.

Artigo 6.º

Os livros findos (actas, escrituras, contratos, registos, etc.), são enviados ao arquivo municipal com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.

Artigo 7.º

Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço.

Artigo 8.º

1 - Os processos de obras ou de loteamento deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo o modelo existente, com a indicação do volume, caso existam vários.

2 - Toda a documentação inserida nos processos de obras e loteamentos, tem de estar numerada e rubricada pelos funcionários, que possuam autorização escrita para o efeito, sendo obrigatório a existência no processo um índice numerado, com a indicação da tipologia documental, data de entrada, data de saída e responsável pela organização processual.

CAPÍTULO III

Da selecção

Artigo 9.º

A selecção da documentação far-se-á mediante a aplicação da legislação em vigor, tendo por objectivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação findo os prazos administrativos.

CAPÍTULO IV

Da eliminação

Artigo 10.º

Compete ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos diferentes departamentos/serviços de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respectivas instruções.

Artigo 11.º

A eliminação da documentação será feita de modo a que seja impossível a sua reconstituição e testemunhada por um ou mais representantes da instituição.

Artigo 12.º

Compete ao arquivo municipal propor, depois de consultados os serviços respectivos, a eliminação dos documentos, de acordo com as determinações legais.

CAPÍTULO V

Do tratamento e instrumentos de descrição

Artigo 13.º

1 - O arquivo municipal procederá de forma a manter sempre a documentação precedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.

2 - O arquivo deverá proceder de forma a manter sempre a documentação proveniente dos diferentes serviços municipais em condições de consulta rápida e eficaz pelo menos, recorrendo ao tratamento arquivístico de toda a documentação de acordo com os princípios do respeito pela proveniência e da ordem original, de forma a torná-la apta a ser consultada, elaborando para o efeito os instrumentos de descrição considerados adequados (guias, inventários, catálogos).

CAPÍTULO VI

Da conservação

Artigo 14.º

Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:

a) Criação de boas condições de segurança e ambientais;

b) Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;

c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;

d) Criação de condições adequadas de depósito e consulta pública.

CAPÍTULO VII

Da difusão

Artigo 15.º

A comunicação dos documentos processar-se-á através da consulta e serviços de empréstimo e de leitura.

Consulta

Artigo 16.º

1 - O Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Vinhais funciona com o horário estabelecido pela autarquia.

2 - O atendimento e consulta directa das espécies são assegurados em local próprio das instalações do arquivo municipal.

Artigo 17.º

1 - A documentação só poderá ser disponibilizada para consulta pública após o seu tratamento técnico.

2 - As condições de acessibilidade serão definidas de acordo com as disposições legais em vigor.

Artigo 18.º

O documento de arquivo é um documento único e como tal, toda e qualquer consulta será efectuada em instalação própria do arquivo municipal, com as excepções previstas pelo presente regulamento quanto a empréstimos autorizados aos serviços produtores; requisições da Assembleia Municipal, da presidência e vereação e a outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.

Artigo 19.º

1 - As espécies existentes no arquivo municipal apenas podem sair nas seguintes condições:

a) Mediante autorização escrita do responsável pelo arquivo se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço municipal;

b) Mediante autorização escrita do presidente da Câmara ou do vereador do pelouro, se as espécies se destinam a exposições em espaço físico não municipal.

2 - Os documentos saídos do arquivo municipal, na situação prevista na alínea b) ficarão obrigatoriamente sujeitos ao parecer técnico do responsável do arquivo municipal e obrigatoriamente sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar, bem como obrigatoriamente sujeito ao parecer técnico do responsável pelo arquivo.

Artigo 20.º

1 - Os serviços municipais podem solicitar o empréstimo de documentação administrativa ao arquivo municipal por meio de requisição devidamente assinada pelo seu responsável.

2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas serão fornecidos mediante autorização escrita passada pelo presidente da Câmara ou em quem ele delegar, sem prejuízo das restrições impostas por lei.

Artigo 21.º

As requisições de empréstimo de documentos devem satisfazer os seguintes requisitos:

a) Ser dirigidos ao arquivo municipal, com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;

b) Incluir a justificação da necessidade de consulta fora do arquivo municipal;

c) Conter a assinatura do chefe ou responsável, ou legal substituto, do serviço que requisita;

d) A documentação será disponibilizada pelo arquivo aos serviços requisitantes no prazo de vinte e quatro horas;

e) Os serviços requisitantes devem garantir o levantamento e a entrega da documentação nas instalações do arquivo municipal.

Artigo 22.º

A documentação só poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de 10 dias, renovável por igual período, mediante novo pedido por escrito, formulado nos termos do artigo 21.º e anulação da requisição anterior.

Artigo 23.º

As requisições dos órgãos ou serviços municipais ao arquivo municipal devem ser feitos obrigatoriamente através de impresso próprio, facultado pelo arquivo, de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponderá uma requisição.

Artigo 24.º

1 - As requisições, em duplicado, devem ser preenchidas com clareza e precisão devendo ser legíveis as assinaturas e não consideradas válidas as assinaturas por chancela.

2 - Após a aprovação do presente Regulamento, os serviços e órgãos municipais deverão comunicar ao arquivo a relação das pessoas autorizadas a visar as requisições.

3 - No arquivo municipal existirá um ficheiro com as assinaturas dos chefes e funcionários autorizados a visar as requisições.

Artigo 25.º

As requisições, devidamente numeradas pelos serviços requisitantes receberão no arquivo municipal um número de entrada e constituirão livro próprio.

Artigo 26.º

Terminado o período de validade da requisição, conforme o artigo 22.º, o arquivo municipal deverá avisar o serviço requisitante solicitando a devolução imediata da documentação ou a renovação da requisição.

Artigo 27.º

No acto de devolução o serviço requisitante deve apresentar a cópia da requisição em seu poder, na qual será escrita a palavra "Devolvida", a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.

Artigo 28.º

1 - Ao ser devolvida a documentação deverá conferir-se a sua integridade e ordem interna.

2 - Se assim o entender, o funcionário que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.

Artigo 29.º

Se for detectada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado deverá o arquivo municipal devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.

Artigo 30.º

A comunicação dos documentos deverá processar-se através dos seguintes meios:

a) Publicitação dos instrumentos de descrição - guia, inventário e catálogos;

b) Consulta pública na sala de leitura;

c) Prestação de informações aos utilizadores que o solicitem por escrito sempre que o arquivo tenha capacidade de resposta, mediante pagamento pela investigação de acordo com tabela a aprovar;

d) Publicação de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal ou em colaboração com outras entidades;

e) Realização, organização e participação em actividades culturais diversas.

Artigo 31.º

1 - A admissão à consulta pública, facultada a todos os nacionais e estrangeiros maiores de 18 anos, é antecedida pelo preenchimento obrigatório da ficha de consulta e da apresentação dos respectivos documentos de identificação pessoal.

2 - A admissão à leitura poderá, em casos excepcionais e com autorização do responsável pelo arquivo, ser permitida a menores de 18 anos.

Artigo 32.º

1 - A consulta pública dos documentos, em original ou reprodução, apenas poderá ser efectuada na sala de leitura do arquivo.

2 - A consulta de originais de espécies raras ou, em risco de deterioração, é reservada e está sujeita a autorização do responsável técnico do arquivo.

3 - A documentação consultada será devolvida ao funcionário, em serviço na sala de leitura, que a conferirá.

Artigo 33.º

Os documentos antigos, raros ou em risco de deterioração tendem a ser consultados através de cópias, realizadas pelas tecnologias mais adequadas, de modo a preservar-se a integridade dos originais.

Obrigações dos utilizadores

Artigo 34.º

1 - É expressamente proibido:

a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do arquivo, o normal funcionamento dos serviços e seus funcionários;

b) Fazer sair, das instalações, qualquer documento sem expressa autorização do responsável pelo arquivo;

c) Entrar na sala de consulta e seus acessos na companhia de malas, capas ou conjunto de documentos que não sejam avulsos;

d) Fumar ou fazer lume dentro das instalações do arquivo municipal;

e) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever, ou por qualquer modo, danificar os documentos;

f) Reproduzir qualquer documento sem autorização do responsável do arquivo;

g) Ter aparelhos de telecomunicações ligados na sala de leitura.

2 - O utilizador que, depois de avisado, se não conformar com as disposições enumeradas neste artigo, será convidado a sair das instalações e em face da gravidade manifesta, ficará sujeito às sanções previstas pela lei.

CAPÍTULO VIII

Do pessoal

Artigo 35.º

O quadro de pessoal do arquivo municipal deverá ser constituído por pessoal técnico superior e técnico-profissional com formação em arquivo e auxiliar.

Artigo 36.º

Ao responsável pelo serviço de arquivo, técnico superior de arquivo, compete, no âmbito das suas funções:

a) O cumprimento global deste Regulamento;

b) Providenciar a segurança dos acervos documentais existentes no arquivo;

c) Dirigir superiormente o trabalho desenvolvido pelos seus funcionários;

d) Orientar todo o tratamento arquivístico;

e) Promover e controlar a entrada de documentação;

f) Manifestar os seus pareceres sobre a documentação produzida;

g) Dar autorizações técnicas sobre os empréstimos;

h) Dar a desenvolver acções no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos acervos documentais;

i) Propor a realização de actividades de carácter divulgativo e cultural;

j) Promover e coordenar actividades editoriais que visem a promoção, divulgação e salvaguarda do património histórico;

k) Assegurar a certificação dos factos que constem do arquivo municipal;

l) Zelar pela dignificação do serviço.

Artigo 37.º

Compete aos funcionários do arquivo municipal, consoante a sua classificação técnico-profissional, e sob orientação de responsável:

a) Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviadas pelos diferentes serviços municipais;

b) Arrumar e conservar toda a documentação enviada pelos serviços municipais;

c) Manter devidamente organizados os instrumentos de descrição necessários à eficiência do serviço;

d) Elaborar, sempre que necessário, instrumentos de descrição;

e) Zelar pela conservação da documentação;

f) Rectificar e ou substituir as pastas e ou caixas que servem de suporte ao acondicionamento da documentação;

g) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo municipal;

h) Superintender o serviço de consulta e leitura;

i) Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

j) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

k) Fornecer à leitura toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada para tal fim;

l) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística a desenvolver no respectivo serviço;

m) Executar outras tarefas inerentes à actividade administrativa e auxiliar a desenvolver no respectivo serviço.

CAPÍTULO IX

Incorporação de outros fundos

Artigo 38.º

A Câmara Municipal, através do arquivo municipal, deve também intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito de fundos arquivísticos de natureza diversa, provenientes de entidades públicas ou privadas, em qualquer tipo de suporte (papel, filme, banda magnética e registo electrónico, etc.) e procedentes do respectivo conselho e ou que tenham interesse histórico para o concelho.

CAPÍTULO X

Casos omissos

Artigo 39.º

As dúvidas e os casos omissos não especialmente previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo presidente da Câmara ou vereador da área respectiva em que tenham sido delegados os respectivos poderes, com parecer técnico do responsável pelo arquivo municipal.

CAPÍTULO XI

Revisão

Artigo 40.º

O presente Regulamento será revisto periodicamente, sempre que se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do arquivo municipal.