Edital 136/2004 (2.ª série) - AP. - Torna público que a Assembleia Municipal da Azambuja, no uso da competência que lhe confere a alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, republicada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, aprovou em sua sessão ordinária realizada no dia 6 de Novembro de 2003, o Regulamento de Controlo Interno, que a seguir se publica.
Para constar se publica o presente edital e outros de igual teor que vão ser afixados nos lugares públicos do costume.
26 de Janeiro de 2004. - O Vereador com Competências Delegadas, José Manuel Isidoro Pratas.
Regulamento de Controlo Interno
Preâmbulo
O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, adiante designado por POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações posteriormente introduzidas, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica de forma a permitir gestão económica, eficiente e eficaz das actividades desenvolvidas.
Objectiva-se com o diploma a criação de condições para a integração da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.
O POCAL prevê, no ponto 2.9, o estabelecimento de normas de controlo interno, englobando, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.
De acordo com o ponto 2.9.3 do POCAL, conjugado com o artigo 64.º, n.º 2, alínea e), da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção dada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, é o órgão executivo quem elabora, aprova e fiscaliza o Regulamento de Controlo Interno (RCI), e que estabelece o quadro de normas porque se regem os serviços, quer de contabilidade e património quer, duma forma transversal, os demais serviços municipais.
Assim, e no uso da sua competência legal, a Câmara Municipal de Azambuja deliberou, em reunião ordinária realizada em 6 Novembro 2003, aprovar o RCI consubstanciado nas seguintes normas:
CAPÍTULO I
Princípios gerais
Artigo 1.º
Objecto
O presente Regulamento visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades inerentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável, visando atingir os objectivos previstos no ponto 2.9.2. do POCAL.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
O disposto no RCI aplica-se a todos os serviços da autarquia, competindo às respectivas direcções, dentro de cada unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente documento e dos preceitos legais em vigor.
Artigo 3.º
Competências genéricas
1 - Compete ao presidente da Câmara Municipal a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial do município, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir a Câmara Municipal e ou a assembleia municipal.
2 - Por acto de delegação de competências podem ser delegadas competências específicas nos vereadores e no pessoal dirigente, nos termos dos artigos 65.º e 70.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção dada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e dos artigos 35.º a 40.º do Código do Procedimento Administrativo (CPA).
3 - Os serviços municipais exercem as competências gerais que lhes estão atribuídas na estrutura e organização dos serviços da Câmara Municipal de Azambuja, bem como noutros regulamentos de aplicação específica, incluindo o RCI.
Artigo 4.º
Competências específicas do RCI
1 - O RCI é gerido e coordenado pela Câmara Municipal, que o aprova e mantém em funcionamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanentes.
2 - Compete à Divisão de Administração e Finanças (DAF) a instrução dos procedimentos de gestão financeira e patrimonial do município.
3 - Compete à DAF reunir, para efeitos de acompanhamento permanente do RCI, as sugestões, propostas e contributos das restantes unidades orgânicas, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
4 - Compete aos responsáveis pelas diversas unidades orgânicas e serviços municipais a implementação e o cumprimento das normas do RCI e dos preceitos legais em vigor.
CAPÍTULO II
Receita e despesa
Artigo 5.º
Tesouraria
1 - Na tesouraria encontra-se centralizado todo o fluxo monetário, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas orçamentais, bem como de outros fundos extra-orçamentais cuja contabilização esteja a cargo do município, designadamente por fundos de operações de tesouraria e contas de ordem.
2 - Incumbem à tesouraria ou aos postos de cobrança existentes as tarefas de arrecadação e cobrança de receitas municipais e de outras pessoas colectivas de direito público que lhes sejam atribuídas por lei, de pagamento de despesas municipais e de liquidação e cobrança de juros de mora quando se trate de receitas na fase de pagamento coercivo.
3 - As operações de tesouraria constituem movimentos de fundos nos cofres municipais, não orçamentados, de que o município não pode dispor por não constituírem receitas municipais.
4 - Os recebimentos e pagamentos são registados diariamente no folha de caixa, com base no qual é elaborado o resumo diário de tesouraria que é diariamente verificado e conferido pela Secção de Contabilidade que efectua os respectivos registos no diário e no razão.
Artigo 6.º
Responsabilidade do tesoureiro e outros funcionários da tesouraria
1 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria nos seus diversos aspectos e responde directamente perante a Câmara Municipal pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas e pelos actos ou omissões que se traduzam em situações de alcance.
2 - Os funcionários e agentes em serviço na tesouraria e nos postos de cobrança existentes respondem perante o tesoureiro, que deve adoptar um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa.
3 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos à sua guarda é verificado na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física de numerário e documentos a realizar pelo chefe da DAF ou por funcionário por ele designado, nas seguintes formas:
a) Trimestralmente e sem aviso;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato da Câmara Municipal eleita ou do órgão que a substituir, no caso desta ter sido dissolvida; e
d) Quando for substituído o tesoureiro.
4 - São lavrados termos da contagem referida no número anterior, assinados pelos intervenientes e pelo presidente da Câmara Municipal, pelo chefe da DAF e pelo tesoureiro, na situação prevista na alínea c) do número anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, na situação prevista na alínea d) do número anterior.
5 - A responsabilidade do tesoureiro é-lhe imputada se houver procedido com culpa nas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias ou no incumprimento do disposto no n.º 1, cessando no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e não estarem ao alcance do seu conhecimento os casos que os originaram ou mantêm.
Artigo 7.º
Cobrança de receitas e outros fundos
1 - O circuito da liquidação e cobrança de receitas destinadas aos cofres do município, bem como de quaisquer outros fundos destinados a outras entidades em que sejam intervenientes os serviços municipais, iniciam-se com a emissão de guia de recebimento.
2 - A liquidação consiste no apuramento do montante exacto que a Câmara Municipal tem a receber de terceiros e a cobrança corresponde à entrada em cofre das receitas, sendo esta última assegurada pela tesouraria.
3 - Os serviços emissores de guias de recebimento são os constantes em anexo.
4 - Após a emissão de guias de recebimento proceder-se-á à sua recepção e conferência na tesouraria, à cobrança e sua autenticação, à entrega do original ao cliente, contribuinte ou utente e ao registo do duplicado na folha de caixa.
5 - Os serviços emissores, sempre que tenham emitido guias de recebimento, elaborarão diariamente mapas de receita auxiliares, com descrição das rubricas do classificador económico das receitas arrecadadas, que serão conferidos na Secção de Contabilidade com os duplicados das guias de recebimento e com a folha de caixa e resumo diário de tesouraria procedendo, em seguida, ao registo das guias de recebimento nas contas de receita respectivas, ao arquivo de todos os documentos e à devolução, à tesouraria, dos originais da folha de caixa e do resumo diário de tesouraria.
6 - A receita é virtualizada quando o serviço emissor debita ao tesoureiro os respectivos documentos da forma prevista por lei, passando para este a responsabilidade de notificação às entidades devedoras, de controlo dos valores em dívida e de liquidação dos juros moratórios devidos.
7 - Findo o prazo de cobrança voluntária das receitas virtuais são desencadeados os mecanismos de cobrança coerciva, passando a responsabilidade pelo controlo e notificação das entidades devedoras para o Serviço de Execuções Fiscais.
8 - Em caso de cobrança de receita por entidades estranhas à tesouraria e em local diverso daquela, há a obrigatoriedade da sua entrega diária na tesouraria, (no próprio dia ou, não sendo possível, no dia subsequente ao da cobrança) ou de depósito em instituições bancárias.
9 - A cobrança de receita por entidades distintas do tesoureiro é efectuada através da emissão de documentos de receita (em triplicado), com numeração sequencial e, quando aplicável, de outros suportes de controlo da receita (livros de senhas com canhotos numerados sequencialmente).
8 - Os postos de cobrança são objecto de balanços periódicos, efectuados pelo chefe da DAF ou por quem ele delegue e por cada posto de cobrança existe uma conta-corrente destinada ao registo e controlo das importâncias arrecadadas e entregues ou depositadas.
Artigo 8.º
Realização de despesas
1 - As despesas só podem ser cabimentadas, autorizadas, assumidas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso.
2 - A cabimentação consiste na cativação de determinada dotação orçamental visando a realização de uma despesa e será efectuada com base numa requisição interna ou proposta de aquisição.
3 - A assunção, face a terceiros, do compromisso de realizar despesa será efectivada com base em requisição externa ou contrato de aquisição de bem ou serviço, autorizada previamente na fase de cabimento e após verificação do cumprimento das normas legalmente aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.
4 - O processamento ou reconhecimento da obrigação relativa à despesa decorre da recepção de factura ou documento equivalente, após a conferência referida no artigo 16.º, seguindo-se as fases de liquidação e pagamento bem como a movimentação das contas patrimoniais.
5 - A liquidação corresponde à determinação do montante exacto necessário para efectuar o respectivo pagamento, dando lugar à emissão da ordem de pagamento e posterior autorização de pagamento.
6 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa sendo, em caso contrário, considerada inexistente, com responsabilização pessoal e disciplinar do autor.
CAPÍTULO III
Métodos e procedimentos de controlo
SECÇÃO I
Disponibilidades
Artigo 9.º
Caixa
1 - Na tesouraria existem os seguintes meios de pagamento:
a) Moeda corrente;
b) Cheque;
c) Vale postal;
d) Transferência bancária;
e) Débito em conta;
f) Dação em pagamento, nos termos do artigo 201.º do CPPT.
2 - Os pagamentos de valor igual ou superior a 250 euros, bem como os de vencimentos, salários e outros abonos dos trabalhadores devem ser efectuados, preferencialmente, por cheque ou transferência bancária.
3 - Caso se considere necessário poderão ser efectuados pagamentos por cheque ou transferência bancária de valor inferior ao estabelecido no número anterior.
4 - Não podem existir em caixa:
a) Cheques pré-datados;
b) Cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;
c) Documentos justificativos de despesas efectuadas, com excepção das ordens de pagamento do município.
5 - Regra geral os recursos financeiros devem estar depositados em instituições bancárias, não devendo a importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento diário, exceder 1500 euros, que será guardado em cofre.
6 - Todas as importâncias recebidas pelo município deverão ser diariamente depositadas, seja qual for a sua natureza e a forma pela qual são recebidas, não devendo ser efectuados pagamentos com essas verbas.
7 - Compete ao presidente da Câmara Municipal promover a aplicação dos valores ociosos, sob a forma de uma aplicação segura e rentável para o município.
8 - As condições de segurança e a guarda de valores no que respeita, designadamente, às instalações, equipamentos, cofre ou caixa-forte são as adequadas e devem evidenciar um bom estado de conservação e funcionamento, encontrando-se as chaves dos equipamentos na posse do chefe da DAF.
Artigo 10.º
Fundos de maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade, construir-se-ão fundos de maneio, por deliberação do órgão executivo, mediante proposta fundamentada.
2 - A constituição e regularização dos fundos maneio constarão de regulamento aprovado pelo órgão executivo.
Artigo 11.º
Contas bancárias
1 - Compete à Câmara Municipal deliberar sobre a abertura e natureza de contas bancárias tituladas pelo município.
2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas com as assinaturas, em simultâneo, do presidente do órgão executivo e do tesoureiro, ou seu substituto designado para o efeito.
3 - Compete à Secção de Contabilidade manter permanentemente actualizadas as contas correntes relativas a todas as contas bancárias tituladas em nome do município.
4 - A Secção de Contabilidade diligenciará, junto das instituições de crédito, a obtenção dos extractos de todas as contas que a autarquia seja titular.
5 - Mensalmente e sempre que haja lugar à conferência de valores existentes na tesouraria, são efectuadas reconciliações bancárias que consistem na confrontação de valores do resumo diário de tesouraria, dos extractos das contas correntes e do saldo bancário para o mesmo período.
6 - A reconciliação bancária é feita no último dia útil de cada mês, por um funcionário designado pelo chefe da DAF que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.
7 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.
8 - Após cada reconciliação bancária, a Secção de Contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promove o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que o justifiquem, e efectua os necessários registos contabilísticos de regularização.
Artigo 12.º
Emissão e guarda de cheques
1 - Compete à Secção de Contabilidade a emissão dos cheques para pagamento de despesas efectuadas, sempre em função da ordem de pagamento e após conferência dos respectivos documentos de suporte.
2 - Os cheques deverão ser emitidos nominalmente e cruzados, devendo o espaço em frente do nome do beneficiário ser inutilizado com um traço horizontal, sendo registados, por ordem sequencial, na respectiva conta corrente da instituição bancária.
3 - A guarda de cheques não preenchidos, bem como os que tenham sido emitidos e anulados, inutilizando-se, neste caso as assinaturas, é da responsabilidade, respectivamente, da Secção de Contabilidade e da tesouraria, devendo providenciar-se local próprio para a sua guarda e arquivo sequencial.
4 - Os cheques em trânsito, findo o prazo de validade de seis meses, são cancelados junto da respectiva instituição bancária com o consequente registo contabilístico de regularização.
5 - Em caso algum será permitida a assinatura de cheques em branco ou a sua emissão sem estar na presença do documento de suporte da despesa.
SECÇÃO II
Relações com terceiros
Artigo 13.º
Contas de terceiros
No final de cada mês serão feitas, por um funcionário da Secção de Contabilidade designado pelo chefe da DAF as seguintes reconciliações:
a) Entre os extractos de conta corrente dos clientes e fornecedores e as respectivas contas da autarquia;
b) Na conta de devedores e credores;
c) Nas contas de empréstimos bancários, calculando os juros e confrontando-os com os debitados pela instituição de crédito;
d) Nas contas, Estado e outros entes públicos.
Artigo 14.º
Endividamento
1 - A finalidade dos empréstimos contraídos e concedidos deve estar previamente definida e, no primeiro caso, o pedido de autorização para a sua contracção à Assembleia Municipal deve ser acompanhado de informação sobre as condições praticadas em, pelo menos, três instituições de crédito, bem como, no caso de empréstimos de médio e longo prazo, do mapa demonstrativo da capacidade de endividamento municipal.
2 - O endividamento municipal deverá orientar-se por princípios de rigor e eficiência, prosseguindo os objectivos de:
a) Minimização de custos directos e indirectos numa perspectiva de longo prazo;
b) Garantia de uma distribuição equilibrada de custos pelos vários orçamentos municipais;
c) Não exposição a riscos excessivos.
Artigo 15.º
Aquisição de bens e serviços e contratação de empreitadas
Compete à Secção de Aprovisionamento promover a locação e aquisição de bens e serviços, bem como a contratação de empreitadas, com base numa proposta de aquisição ou num plano de aprovisionamento composto pelas necessidades previstas ou efectivas de bens, evidenciadas ou não por um nível de stock de segurança ou por uma ruptura de stocks no armazém, através de requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.
Artigo 16.º
Recepção de bens
1 - A recepção de bens é feita pelo serviço requisitante.
2 - São serviços requisitantes:
a) O armazém no que se refere às existências;
b) As unidades orgânicas de destino dos bens.
3 - O serviço requisitante, tendo em consideração os aspectos quantitativos e qualitativos, confere e confirma a recepção dos bens, fazendo menção disso na guia de remessa ou documento equivalente, enviando-a de seguida para a Secção de Contabilidade.
4 - A menção prevista no número anterior deve conter de forma bem legível: indicação de conferido e recebido; identificação do serviço, data identificação e rubrica do funcionário.
5 - Quando não houver possibilidade de efectuar de imediato a conferência do número anterior, deve tal facto ser mencionado nos documentos respectivos, ficando os materiais sujeitos a posterior conferência.
6 - As encomendas em curso devem estar evidenciadas nas fichas de stocks, bem como as entregas parciais.
Artigo 17.º
Conferência de facturas e outros documentos
1 - As facturas ou documentos equivalentes serão recebidos pelo correio ou directamente na Secção de Contabilidade e são conferidas quanto às matérias de facto e de direito.
2 - A Secção de Contabilidade procede:
a) À verificação dos requisitos legais mínimos das facturas ou documentos equivalentes, nos termos do n.º 2 do artigo 19.º e do artigo 35.º do CIVA, conjugando com os artigos 3.º, 4.º e 7.º do Decreto-Lei 45/89, de 11 de Fevereiro, e demais legislação aplicável;
b) À verificação dos cálculos efectuados e de eventuais benefícios concedidos;
c) À confirmação da salvaguarda, quanto à autorização da despesa e ao cabimento e compromisso, da conformidade legal e da regularidade financeira;
d) Ao confronto com a guia de remessa, requisição externa, auto de medição ou contrato;
e) Os documentos referidos na alínea anterior deverão fazer referência expressa aos documentos que originaram o cabimento e o compromisso da despesa devendo conter o carimbo e a assinatura do funcionário com competência para efectuar a recepção dos bens, ou do fiscal da obra, no caso de autos de medição, bem como o visto do chefe máximo da unidade orgânica.
3 - Em caso de divergências apuradas durante a conferência dos documentos, deverão as mesmas ser prontamente investigadas, devendo a Secção de Contabilidade informar, por escrito, o fornecedor para regularizar tais irregularidades, sem prejuízo do disposto no n.º 7
4 - Sempre que as facturas respeitem a bens do imobilizado, a Secção de Contabilidade só emitirá a ordem de pagamento se nas mesmas constar o número de inventário, a unidade orgânica à qual o bem ficou afecto, o carimbo e a assinatura do funcionário do Sector do Património.
5 - Caso existam cópias das facturas, nelas será obrigatoriamente aposto o carimbo de duplicado, a fim de prevenir eventuais processamentos e pagamentos indevidos e as mesmas farão parte do processo de aquisição.
6 - A solicitação da anulação e substituição, bem como de segundas vias de facturas ou documentos equivalentes é efectuada exclusivamente pela Secção de Contabilidade.
7 - Em caso algum é permitido que as facturas ou documentos equivalentes permaneçam em poder de outros serviços, para além da Secção de Contabilidade.
8 - A ordem de pagamento é conferida e assinada pelo responsável da contabilidade e autorizada pelo presidente da Câmara.
9 - Quando a factura é paga é aposto um carimbo de pago, com a assinatura do responsável da tesouraria, na ordem de pagamento.
Artigo 18.º
Plano de tesouraria
1 - A Câmara Municipal cumpre todos os compromissos decorrentes dos empréstimos, dos contratos e outras obrigações com fornecedores e prestadores de serviços, bem como todas as obrigações impostas por lei, que incluem as respeitantes a operações de tesouraria.
2 - Para efeitos do disposto no número anterior, semanalmente será elaborado, pelo responsável da Secção de Contabilidade, um plano de tesouraria que incluirá uma previsão dos recebimentos e dos pagamentos que ocorrerão durante esse período.
3 - Na selecção dos pagamentos a efectuar, deverão respeitar-se por ordem sequencial:
a) Os encargos obrigatórios ou decorrentes da lei;
b) Os encargos assumidos e não pagos em exercícios anteriores, dando prioridade aos que têm prazos de vencimento mais antigos;
c) Os encargos assumidos durante o exercício corrente, dando prioridade aos que têm prazos de vencimento mais antigos.
SECÇÃO III
Existências
Artigo 19.º
Gestão de armazéns
1 - Compete à Secção de Aprovisionamento efectuar os registos nas fichas de existências do armazém, no mais curto espaço de tempo possível, após a verificação dos factos a registar (entradas e saídas em armazém) a fim de garantir a obtenção de um stock de segurança.
2 - Compete ao responsável do armazém a recepção, armazenamento e entrega de todas as existências necessárias ao regular funcionamento dos serviços municipais.
3 - A recepção far-se-á:
a) De acordo com o previsto nos n.os 1, 2, 3 e 4 do artigo 15.º, para o caso de bens fornecidos por terceiros;
b) Mediante guia de devolução ao armazém, no que se refere aos bens devolvidos ao mesmo.
4 - O armazenamento será feito em instalações que garantam boas condições de conservação dos bens, bem como a facilidade no aceso, manuseamento e controlo dos mesmos, assegurando-se que o acesso ao armazém esteja limitado aos funcionários autorizados.
5 - As entregas serão efectuadas mediante a apresentação de requisição interna assinada pelo funcionário que levanta os bens e pelo seu mais imediato superior hierárquico com cargo de chefia.
6 - No momento da saída do armazém será emitida uma guia de saída, assinada por todos os intervenientes e o responsável pelo armazém procederá à actualização da respectiva ficha de stocks, cujo saldo corresponderá aos bens existentes em armazém.
7 - As sobras de bens serão obrigatoriamente devolvidas ao armazém através de guias de devolução e são assinadas pelos funcionários que devolvem os bens, bem como pelos que procedem à sua recepção.
8 - É efectuado controlo adequado sobre sucatas, monos e desperdícios.
Artigo 20.º
Controlo de existências
1 - As existências são sujeitas às seguintes inventariações físicas:
a) Trimestralmente, através de testes de amostragem;
b) No final do ano, através de contagem de todos os bens.
2 - Após as inventariações referidas no número anterior, proceder-se-á às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.
3 - As inventariações previstas nos números anteriores são efectuadas por funcionários que não estejam ligados à recepção e entrega de bens, designados pelo chefe da DAF.
4 - É adoptado o sistema de inventário permanente.
SECÇÃO IV
Imobilizado
Artigo 21.º
Aquisições
1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e segundo orientações do órgão executivo.
2 - Estas aquisições são efectuadas com base em requisições externas ou documento equivalente, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para celebrar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos.
3 - Os bens adquiridos são registados pela Secção de Património, na aplicação de património, com base em informações fornecidas pelos serviços requisitantes e com informação do artigo, quantidade, preço unitário, classificação, requisição e factura e localização.
Artigo 22.º
Inventariação
Compete à Secção de Património manter as fichas do imobilizado permanentemente actualizadas, no que se refere à sua identificação, caracterização e valorização, tendo em conta as disposições legais aplicáveis.
Artigo 23.º
Gestão de imóveis
1 - Sempre que a autarquia adquirir um prédio, rústico ou urbano, a Secção de Património, logo após a outorga da escritura, promove a sua inscrição matricial e registral em nome da autarquia.
2 - Quando for o caso, a Secção de Património deverá requerer, junto das entidades competentes, o averbamento ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos da água, saneamento, fornecimento de energia eléctrica ou de serviço de telefone, entre outros.
3 - Na Secção de Património existirão cópias de todas as chaves dos bens imóveis propriedade do município e de que o mesmo tenha direito de uso, podendo ser atribuídas chaves a funcionários, mediante autorização do presidente da Câmara.
4 - O valor dos seguros deverá encontrar-se actualizado e evidenciar um grau de cobertura do imobilizado adequado.
Artigo 24.º
Abates e transferências
1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade deve o funcionário a quem o mesmo esteja distribuído comunicar ao respectivo superior hierárquico que, emitindo parecer positivo, remete o respectivo documento à Secção de Património.
2 - Consoante o valor do bem a abater, têm competência para ordenar o abate:
a) Até 500 euros o chefe de divisão;
b) Até 2500 euros o director de departamento;
c) Acima de 2500 euros o presidente da Câmara.
3 - No caso de transferência de bens será lavrado o respectivo pedido de transferência, da responsabilidade do cedente, que remete o documento à Secção de Património.
Artigo 25.º
Alienação
A alienação de bens do imobilizado será efectuada por hasta pública, concurso ou outro procedimento previsto na lei, mediante deliberação do órgão executivo ou do presidente da Câmara, consoante o valor em causa e tendo em conta as disposições legais aplicáveis.
Artigo 26.º
Reconciliações às contas do imobilizado
Trimestralmente a Secção de Património promove reconciliações, no que se refere aos montantes de aquisição e respectivas amortizações, entre as fichas de imobilizado e os registos contabilísticos.
Artigo 27.º
Controlo do imobilizado
1 - Durante os meses de Novembro e Dezembro de cada ano, a Secção de Património faz a verificação física dos bens do imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades quando for caso disso.
2 - Em Janeiro de cada ano a Secção de Património procederá ao inventário anual e enviará um inventário patrimonial actualizado a cada responsável composto por folhas de carga correspondentes a gabinetes, serviços, secções, sectores ou salas segundo a estrutura física onde se localizam os bens, com discriminação dos bens aí colocados, a fim do mesmo, após conferência, ser devidamente subscrito pelos responsáveis a quem os bens estão afectos.
3 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da Secção ou sector em que se integram.
4 - As viaturas, as máquinas e os equipamentos devem ter os responsáveis devidamente identificados e são objecto de controlo de utilização e funcionamento, cometendo-se ao responsável da Secção de Património a conferência dos mesmos.
Artigo 28.º
Amortizações
1 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas no anexo ao balanço.
2 - A amortização dos elementos do activo imobilizado é considerada como extraordinária enquanto estes não entrarem em funcionamento.
Artigo 29.º
Imobilizações em curso
1 - Para as imobilizações em curso, quer por empreitada, quer por administração directa, é aberta, na Secção de Contabilidade, respectivamente, uma conta corrente de empreitada ou uma ficha de obra onde são registados os correspondentes custos com materiais, mão-de-obra e gastos gerais, as quais serão conciliadas com os registos nas contas correntes existentes nos serviços operativos executores.
2 - As imobilizações em curso são contabilizadas mediante as fases de construção e sempre que um bem se torna operacional é elaborada uma informação pelo serviço operativo executor, visando a transferência do mesmo para os bens do domínio público, imobilizado incorpóreo, imobilizado corpóreo ou investimentos financeiros pela Secção de Contabilidade que, após proceder à valorização do bem, enviará informação ao Sector do Património, a fim de proceder à sua inventariação.
3 - No final de cada exercício é efectuada uma análise e avaliação cuidadosa ao estado de execução física de todas as construções pelos serviços operativos executores, conjuntamente com o Sector do Património.
CAPÍTULO IV
Critérios e métodos específicos
Artigo 30.º
Investimentos financeiros
1 - Semestralmente, é feita uma análise da evolução dos investimentos financeiros pelo chefe da Divisão de Administração e Finanças e, no final de cada exercício, é efectuada uma verificação e confirmação à carteira de títulos detidos, que devem estar devidamente guardados na caixa-forte da tesouraria, pelo responsável do Sector do Património.
2 - No que respeita a investimentos financeiros em bens imóveis aplicam-se as disposições relativas ao imobilizado corpóreo.
Artigo 31.º
Provisões
1 - A constituição de provisões deve respeitar apenas às situações a que sejam associados riscos e em que não se trate de uma simples estimativa de um passivo certo, não devendo a sua importância ser superior às necessidades.
2 - São consideradas situações a que sejam associados riscos as que se referem, nomeadamente, às aplicações de tesouraria, cobranças duvidosas, depreciação de existências, obrigações e encargos derivados de processos judiciais em curso, acidentes de trabalho e doenças profissionais.
Artigo 32.º
Fundos próprios
A aplicação do resultado líquido do exercício é aprovada pela assembleia municipal mediante proposta fundamentada da Câmara Municipal, tendo em conta as regras constantes no POCAL.
CAPÍTULO V
Procedimentos administrativos, contabilísticos e operacionais
Artigo 33.º
Registos administrativos
Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles foram exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem identificar sempre os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.
Artigo 34.º
Registos e sistema informático
1 - A gestão e controlo das aplicações informáticas são assegurados pelo serviço responsável pela informática, garantindo o desenvolvimento e implementação de medidas necessárias à segurança e confidencialidade da informação processada e armazenada.
2 - As aplicações informáticas privilegiam, como característica básica, a adequada segregação de funções, validação e custódia física de activos, competindo ao serviço responsável pela informática, de acordo com indicações do presidente da Câmara a gestão de utilizadores e respectivas permissões.
Artigo 35.º
Prazos de escrituração e outros
A escrituração deve estar actualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal, da prestação de contas e, sempre que possível, os estabelecidos em dívidas a terceiros.
CAPÍTULO VI
Disposições finais e transitórias
Artigo 36.º
Violação de normas do RCI-POCAL
A violação, com dolo ou negligência, das normas estabelecidas no presente Regulamento determina a instauração de processo disciplinar, nos termos legais.
Artigo 37.º
Norma supletiva
Em tudo o que não estiver expressamente previsto no presente Regulamento, aplicar-se-ão as disposições legais enunciadas no POCAL, bem como a demais legislação aplicável às autarquias locais.
Artigo 38.º
Casos omissos
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Câmara Municipal, sob proposta do seu presidente, exarada em informação do chefe da Divisão de Administração e Finanças, tendo em conta os princípios básicos estabelecidos no artigo 3.º deste Regulamento.
Artigo 39.º
Alterações
O presente Regulamento pode ser alterado por deliberação da Câmara Municipal, sempre que razões de eficácia o justifiquem.
Artigo 40.º
Norma revogatória
São revogadas as disposições regulamentares na parte em que contrariem as regras e princípios estabelecidos no presente Regulamento.
Artigo 41.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no próximo dia 1 de Janeiro.
