Resolução 75/2003 (2.ª série). - Considerando o disposto no artigo 25.º da Lei 108/88, de 24 de Setembro, e no n.º 2 do artigo 21.º dos Estatutos da Universidade do Minho, o Senado Universitário, em sessão plenária de 27 de Outubro de 2003, aprova a revisão do regulamento orgânico dos Serviços Académicos, cujo texto final consta do anexo à presente resolução.

27 de Outubro de 2003. - O Presidente, A. Guimarães Rodrigues.

Regulamento orgânico dos Serviços Académicos

Artigo 1.º

1 - Os Serviços Académicos da Universidade do Minho constituem uma unidade orgânica cujo objectivo fundamental é o apoio pedagógico administrativo aos projectos de ensino da Universidade.

2 - A direcção dos Serviços Académicos é assegurada por um director de serviços directamente dependente do reitor.

3 - Os Serviços Académicos compreendem:

a) A Divisão de Alunos do Pólo de Braga;

b) A Divisão de Alunos do Pólo de Guimarães;

c) A Divisão Pedagógica;

d) A Divisão de Pós-Graduação;

e) A Secretaria dos Serviços.

Artigo 2.º

1 - A Divisão de Alunos, dirigida por um chefe de divisão em cada um dos pólos, exerce as suas actividades nos domínios da informação e da organização e acompanhamento dos processos relativos à matricula, inscrição, frequência e aproveitamento dos alunos.

2 - A Divisão de Alunos, em cada um dos pólos, compreende:

a) A Secção de Atendimento de Utentes;

b) A Secção de Processamento, Cadastro e Diplomas.

3 - À Secção de Atendimento de Utentes, orientada por um chefe de secção ou por um técnico ou técnico superior designado pelo director de serviços, cabe:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência nos cursos de formação inicial ministrados na Universidade do Minho;

b) Executar os serviços de atendimento aos alunos e outros utentes, designadamente, entre outros, os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, candidaturas via regimes de reingresso, mudança de curso e transferência via concursos especiais, equivalências, inscrição para exame nas épocas de recurso, especial e antecipadas das licenciaturas em ensino, regimes especiais de frequência, alunos extraordinários, prémios escolares, cartas de curso e suplementos ao diploma e pré-inscrição e inscrição em estágio pedagógico;

c) Conferir os processos quanto ao montante de propinas a pagar e proceder ao seu recebimento, nos termos da regulamentação aplicável;

d) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a actos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada.

4 - À Secção de Processamento, Cadastro e Diplomas, orientada por um chefe de secção ou por um técnico ou técnico superior designado pelo director de serviços, cabe:

a) Proceder ao registo e à actualização dos dados respeitantes ao percurso escolar dos alunos;

b) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

c) Preparar os currículos dos alunos para efeitos de informação final;

d) Organizar e tratar os processos administrativos respeitantes a equivalências de disciplinas;

e) Organizar e tratar os processos administrativos respeitantes a alunos extraordinários e alunos ao abrigo de programas de intercâmbio;

f) Executar os pedidos de conteúdos programáticos e cargas horárias de disciplinas;

g) Tratar os assuntos inerentes a pedidos de isenção de propinas de alunos militares/filhos de militares e agentes de ensino;

h) Processar as candidaturas via regimes de reingresso, mudança de curso e transferência e via concursos especiais;

i) Elaborar as pautas dos alunos inscritos e ou admitidos a exame e respectivos termos e proceder ao seu lançamento na base de dados.

Artigo 3.º

1 - A Divisão Pedagógica, dirigida por um chefe de divisão, exerce as suas atribuições nos domínios dos programas e planos de estudo dos cursos ministrados na Universidade, dos graus académicos, do rendimento escolar dos alunos e da preparação de estatísticas.

2 - A Divisão Pedagógica integra a Secção de Graus Académicos e Estatísticas.

3 - À Secção de Graus Académicos e Estatísticas, orientada por um chefe de secção ou por um técnico ou técnico superior designado pelo director de serviços, cabe:

a) Tratar e manter actualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo dos cursos ministrados na Universidade do Minho;

b) Organizar os processos dos cursos de formação inicial;

c) Emitir diplomas de cursos de graduação e suplementos ao diploma;

d) Tratar os processos relativos a prémios escolares;

e) Organizar e tratar os processos referentes a regimes especiais de frequência;

f) Tratar os processos administrativos referentes a consultas de provas, reclamações, recursos e exames por júri;

g) Organizar e movimentar outros processos relativos a assuntos de carácter pedagógico;

h) Organizar os elementos estatísticos relativos a alunos, aproveitamento escolar, graduados e demais dados requeridos pelos organismos oficiais e pelo processo de avaliação e acompanhamento de cursos;

i) Fornecer, em casos devidamente autorizados, informação relativa a estudantes ou graduados;

j) Tratar das demais tarefas que lhe sejam cometidas, no âmbito do apoio pedagógico, aos projectos de ensino.

Artigo 4.º

1 - A Divisão de Pós-Graduação, dirigida por um chefe de divisão, exerce atribuições no domínio da gestão administrativa das actividades de pós-graduação.

2 - A Divisão de Pós-Graduação integra a Secretaria de Pós-Graduação.

3 - À Secretaria de Pós-Graduação, orientada por um chefe de secção ou por um técnico ou técnico superior designado pelo director de serviços, cabe:

a) A execução das tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo do expediente;

b) A prestação de informações sobre as condições de ingresso e frequência nos cursos de pós-graduação ministrados na Universidade do Minho;

c) O registo de informação dos cursos de pós-graduação;

d) As matrículas, inscrições e propinas;

e) O registo de informação sobre os formandos;

f) A emissão e registo de pautas;

g) A emissão de diplomas e certidões;

h) O registo das deliberações relativas aos processos de equivalência e de equiparação de graus;

i) A organização dos elementos estatísticos relativos aos alunos e cursos de pós-graduação.

Artigo 5.º

1 - À Secretaria dos Serviços, orientada por um chefe de secção ou por um técnico ou técnico superior designado pelo director de serviços, cabe:

a) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de expediente;

b) Realizar os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;

c) Colaborar na organização de procedimentos administrativos para aquisição de bens e serviços;

d) Preparar documentos de despesa relativos à aquisição de bens e serviços;

e) Contar, registar e depositar as receitas arrecadadas pelos Serviços;

f) Assegurar o atendimento telefónico;

g) Colaborar na recolha, tratamento e manutenção de informações de interesse para divulgação através da página dos serviços na Internet;

h) Promover acções ou planos de formação conducentes à qualificação do pessoal dos Serviços Académicos;

i) Organizar e distribuir todas as informações relativas ao serviço;

j) Analisar questões dirigidas via correio electrónico à Secretaria dos Serviços Académicos, respondendo ou encaminhando-as para os diversos sectores, consoante o seu conteúdo e especificidade;

k) Apoiar na manutenção e actualização do equipamento informático e respectivo software e prestar apoio aos utilizadores na operação dos equipamentos informáticos.

Artigo 6.º

O director de serviços pode delegar parte das suas competências no pessoal dirigente de si dependente.

Artigo 7.º

O presente regulamento orgânico entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.