de 21 de Dezembro
A Electricidade de Portugal - Empresa Pública (EDP), criada pelo Decreto-Lei 502/76, de 30 de Junho, resultou da integração das catorze empresas do sector eléctrico, que haviam sido nacionalizadas pelo Decreto-Lei 205-G/75, de 16 de Abril.A averiguar pelo número de empresas que vieram a integrar aquela entidade, bem se poderá avaliar da sua dimensão e, consequentemente, do volume da respectiva documentação que é necessário conservar em arquivo.
As empresas fusionadas, enquanto entidades de direito privado, encontravam-se sujeitas, relativamente aos prazos de conservação de documentos em arquivo, ao disposto no artigo 40.º do Código Comercial.
Considerando que o diploma de criação da Electricidade de Portugal lhe conferiu o carácter de empresa pública;
Considerando que o Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse de empresas públicas;
Considerando a necessidade de obviar às sérias dificuldades que se vêm sentindo no arquivo, pelos processos usuais, da documentação na EDP;
Considerando, por outro lado, que existe toda a vantagem em prever, desde já, a possibilidade de microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo;
Tendo em vista ainda a economia de espaço e a diminuição de despesas decorrentes dessa microfilmagem ou da inutilização de documentos:
Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Tecnologia, em execução do preceituado na alínea c) do artigo 1.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1.º É aplicado à Electricidade de Portugal - Empresa Pública (EDP), o prazo do artigo 40.º do Código Comercial quanto à obrigatoriedade de conservar em arquivo os elementos da sua escrita principal, correspondência, documentos comprovativos de operações realizadas e livros de contas correntes onde os mesmos se encontram escriturados.
2.º Não serão, porém, inutilizados os documentos cuja conservação se imponha, pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para os correspondentes arquivos eruditos.
3.º - 1 - É autorizada a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.
2 - A microfilmagem será executada sob a responsabilidade do chefe do respectivo serviço.
3 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.
4 - Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e encerramento. O primeiro mencionará a espécie microfilmada e do segundo constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.
5 - O termo de encerramento conterá as rubricas dos funcionários que intervieram nas operações de microfilmagem e a assinatura do responsável ou do arquivista encarregado de orientar os trabalhos.
6 - A microrreprodução do termo de encerramento será autenticada com selo branco apropriado.
4.º As fotocópias têm a mesma força probatória dos originais, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, e desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e o selo branco.
Ministério da Indústria e Tecnologia, 30 de Novembro de 1977. - Pelo Ministro da Indústria e Tecnologia, Ricardo Bayão Horta, Secretário de Estado da Energia e Minas.
