Aviso 4927/2003 (2.ª série) - AP. - Engenheiro Gilberto Repolho dos Reis Viegas, presidente da Câmara Municipal de Vila do Bispo:

Faz público que foi aprovado em sua reunião realizada em 22 de Abril de 2003, o Regulamento do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Vila do Bispo, previsto nos termos do n.º 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, no qual compete ao órgão executivo aprovar e manter em funcionamento o sistema de controlo interno da autarquia, cujo conteúdo se anexa e publica.

Ao abrigo do artigo 53.º do Regulamento do Sistema de Controlo Interno, o referido documento entrou em vigor após a sua aprovação pela Câmara Municipal de Vila do Bispo.

19 de Maio de 2003. - O Presidente da Câmara, Gilberto Repolho dos Reis Viegas.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Vila do Bispo

Preâmbulo

Com a entrada em vigor do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprovou o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), deu-se forma à reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo como objectivo o conhecimento integral e rigoroso do património autárquico, para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das comunidades locais.

O principal objectivo do POCAL será a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna por forma a constituir um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

Uma boa gestão pressupõe economia, eficiência e eficácia, devendo as decisões tomadas ser devidamente fundamentadas em informação de índole económica, financeira e patrimonial, credível e fidedigna, isto é, o mais aderente possível à realidade.

O sistema de controlo interno previsto no POCAL é uma das suas inovações e compreende o plano de organização e os métodos e procedimentos de controlo, visando a protecção dos activos contra fraudes ou erros, garantir a prevenção e detenção de sistemas de ilegalidade, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a atempada preparação de informação financeira fiável.

Assim, torna-se necessário implementar um conjunto de regras essenciais ao funcionamento da autarquia de que resultou este documento, previsto no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro:

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito

O presente Regulamento visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento eficiente e sustentado das actividades da Câmara Municipal de Vila do Bispo.

Artigo 2.º

Objectivos

Com a implementação do presente Regulamento pretende-se:

a) Proteger o património contra fraudes ou erros involuntários, salvaguardando que os registos dos activos são confrontados com os activos físicos existentes;

b) Garantir que as operações são executadas de acordo com as autorizações dos órgãos de gestão competentes e que o acesso aos activos só seja facultado de acordo com as directrizes existentes;

c) Assegurar que os elementos de gestão em que se baseiam as decisões dos responsáveis são os correctos, designadamente, que as operações são registadas de modo a manter os activos sob responsabilização e a permitir a preparação das demonstrações financeiras de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites;

d) Promover a eficiência e a eficácia na gestão de recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis;

e) Definir as funções de controlo e responsabilização funcional;

f) Promover a observância das normas estabelecidas internamente.

Artigo 3.º

Métodos e procedimentos

Os métodos e procedimentos do sistema de controlo interno visam:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo dos documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimentos dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

Artigo 4.º

Competências

1 - Compete ao presidente da Câmara a coordenação de todas as operações que envolvem a gestão financeira e patrimonial da autarquia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva intervir expressamente o órgão executivo.

2 - Por delegação de competências podem ser distribuídas aos vereadores em regime de permanência, competências específicas, nomeadamente no que se refere à realização de despesas com o fornecimento de bens e aquisição de serviços.

3 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja autorização prévia expressa, sendo em caso contrário, para efeitos internos considerada inexistente.

4 - Por actos que contrariem o preceituado neste Regulamento e os seus princípios gerais respondem, directamente, os dirigentes por si e seus subordinados, sem prejuízo de posterior responsabilidade do autor do acto.

Artigo 5.º

Despesa

1 - As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento em curso e com a dotação igual ou superior ao cabimento e compromisso, respectivamente.

2 - O montante da despesa a efectuar só é cabimentada após a recepção de uma informação escrita, devidamente autorizada, pelo responsável, da dotação orçamental correspondente.

3 - O compromisso de despesa só é assumida aquando da emissão da requisição externa ou de um contrato ou equivalente para a aquisição de um bem ou serviço.

4 - O cabimento e o compromisso de verbas relativas aos pagamentos registam-se nos respectivos documentos, por ordem cronológica.

Artigo 6.º

Intervenientes

Todos os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, os despachos, as informações que sobre eles foram exaradas, bem como os documentos do sistema contabilístico serão obrigatoriamente datados e identificados pelos eleitos, dirigentes, funcionários e na qualidade em que o fazem e de forma bem legível.

CAPÍTULO II

Elaboração dos documentos previsionais

Artigo 7.º

Documentos previsionais

A autarquia adoptará como documentos previsionais as grandes opções do plano e o orçamento, cuja elaboração e execução deverá seguir os princípios e regras orçamentais e contabilísticas definidas no POCAL.

Artigo 8.º

Grandes opções do plano

1 - As grandes opções do plano definirão as linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

2 - O Plano Plurianual de Investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela autarquia, explicitando a previsão da respectiva despesa.

Artigo 9.º

Orçamento

1 - O orçamento apresenta a previsão anual das despesas e das receitas por forma a evidenciar todos os recursos que a Câmara prevê arrecadar para o financiamento das despesas que pretende realizar.

2 - O orçamento é constituído por dois mapas:

a) Mapa de resumo das receitas e despesas da autarquia;

b) Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica e orgânica.

3 - Sempre que haja lugar a revisões e alterações ao orçamento, deverão ser respeitados os princípios enumerados no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, podendo ainda, no caso de revisões do orçamento ser utilizado o saldo apurado que transita do ano anterior, bem como outras receitas que a autarquia esteja autorizada a arrecadar.

CAPÍTULO III

Execução orçamental, patrimonial e custos

Artigo 10.º

Gestão financeira e orçamental

1 - A gestão financeira engloba a execução do orçamento municipal, os respectivos movimentos da contabilidade geral ou patrimonial e a tesouraria, tendo em conta as decisões tomadas pelo órgão executivo e pelo seu presidente.

2 - A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial obedece às disposições legais do POCAL.

Artigo 11.º

Documentos de prestação de contas

Consideram-se documentos de prestação de contas, o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, os anexos às demonstrações financeiras e o relatório de gestão.

Artigo 12.º

Mapas de execução orçamental

Incluem-se nos mapas de execução orçamental a execução anual do Plano Plurianual de Investimentos, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa e as operações de tesouraria.

CAPÍTULO IV

Da arrecadação das receitas

Artigo 13.º

Guias de receita

1 - O processamento de guias de receita será cometido à Divisão Administrativa e Financeira, nomeadamente à Secção de Obras Particulares e Loteamentos, à Secção de Contabilidade e Finanças e à Secção de Expediente e Recursos Humanos.

2 - Os códigos associados são:

01 - Ao Serviço de Taxas e Licenças;

02 - À Secção de Obras Particulares e Loteamentos;

03 - À Secção de Contabilidade;

04 - À Secção de Expediente e Recursos Humanos.

Artigo 14.º

Facturas

A emissão de facturas será cometida à Secção de Contabilidade e Finanças.

Artigo 15.º

Liquidação das receitas

1 - Incumbe aos serviços municipais a emissão de guias de receita cuja cobrança são destinadas aos cofres do município, bem como, as referentes a quaisquer outras entidades em que sejam intervenientes os serviços municipais.

2 - Os serviços emissores de guias de receita liquidarão as seguintes receitas:

Secção de Contabilidade e Finanças:

Impostos;

Transferências;

Descontos em vencimentos;

Caça;

Rendas;

Notário privativo;

Feiras e mercado;

Certidões;

Publicidade;

Ocupação da via pública;

Registo de velocípedes e veículos;

Cemitério;

Fornecimento de água;

Tarifa de saneamento e de resíduos sólidos;

Tarifas de esgotos;

Tarifas de ligação e desligação de água;

Tarifas de vistorias e ensaio à rede de águas;

Tarifas de aferição de contadores;

Tarifas de utilização do limpa fossas;

Outras receitas a cobrar pela secção, no âmbito das suas competências, que não sejam liquidadas através de outro serviço.

Secção de Obras Particulares e Loteamentos:

Licença para obras de construção, reparação e outras;

Licença de habitabilidade e ocupação;

Vistorias;

Fornecimento de plantas topográficas;

Ocupação da via pública por motivo de obras;

Taxas de urbanização;

Mais-valias;

Averbamentos em processo de loteamentos;

Informação prévia sobre loteamentos;

Reapreciação e desarquivo de processos;

Taxas de emissão de alvarás;

Quaisquer outras receitas respeitantes a obras e ao urbanismo que não sejam liquidadas por outro serviço.

Secção de Expediente e Recursos Humanos:

Descontos em vencimentos;

Notário privativo;

Certidões;

Execuções fiscais;

Coimas;

Outras receitas a cobrar pela secção, no âmbito das suas competências que não sejam liquidadas através de outro serviço.

Artigo 16.º

Procedimentos

1 - As secções constantes do artigo anterior processarão as guias de receita, que serão entregues na tesouraria.

2 - A tesouraria após ter conferido os documentos que lhe foram presentes procederá à arrecadação da receita e à escrituração da mesma na folha de caixa.

3 - Após a escrituração na folha de caixa, procederá ao registo no resumo diário de tesouraria.

CAPÍTULO V

Realização das despesas

Artigo 17.º

Processamento

1 - As operações relativas ao processamento das despesas serão desenvolvidas nos serviços de contabilidade e finanças.

2 - Quando se trate de despesas para as quais estão vocacionados serviços especializados, tais como empreitadas de obras públicas, serão o respectivos serviços responsáveis pela elaboração dos processos a elas inerentes.

Artigo 18.º

Elaboração de documentos

1 - A elaboração dos documentos relativos à liquidação das despesas legalmente contraídas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada no Serviço de Contabilidade e enviados à tesouraria para pagamento.

2 - As folhas de remunerações serão processadas na Secção de Recursos Humanos, antes do pagamento, entregues na Secção de Contabilidade com a antecedência mínima de cinco dias úteis sobre a data de pagamento.

Artigo 19.º

Requisições

1 - Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição.

2 - As requisições serão processadas pela Secção de Contabilidade e Finanças mediante despacho do presidente da Câmara ou de quem o substituir ou delegar, ou por deliberação da Câmara Municipal após ter sido efectuado o cabimento no respectivo orçamento municipal, em face de pedido a formular na requisição interna.

3 - Tem competência para assinar as requisições, bem como os pedidos de requisição, o presidente da Câmara ou o(s) vereador(es) em regime de permanência, estes últimos no âmbito dos seus pelouros.

CAPÍTULO VI

Contabilidade

Artigo 20.º

Contabilidade

1 - À Secção de Contabilidade e Finanças compete:

a) Colaborar na elaboração do Plano Plurianual de Investimentos e Orçamento;

b) Acompanhar a execução de todos os elementos referidos na alínea a) introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas;

c) Receber facturas e as respectivas guias de remessa devidamente conferidas, anexando cópia da requisição que detêm em seu poder;

d) Registar facturas e movimentar as devidas contas;

e) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar e emitir ordens de pagamento;

f) Entregar regularmente as receitas cobradas por outras entidades;

g) Coligir os elementos necessários e elaborar guias de pagamentos das obrigações fiscais e demais operações de tesouraria;

h) Escriturar os livros e demais documentos e fichas de contabilização de receitas e das despesas, de acordo com as normas legais;

i) Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico, através da elaboração de documentos de prestação de contas, nomeadamente, o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, anexos às demonstrações financeiras, fluxos de caixa e o relatório de gestão, coligindo todos os elementos necessários para esse fim, observando sempre as disposições do POCAL, e submetê-los à aprovação dos órgãos competentes;

j) Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas, devidamente aprovados, bem como cópias destes e dos documentos previsionais a outras entidades;

k) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara ou por deliberação da Câmara Municipal.

2 - Na escrituração das receitas e despesas deve fazer-se o arredondamento necessário nos termos legalmente definidos.

Artigo 21.º

Património

1 - Compete ao Serviço de Património:

a) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia;

b) Desencadear os procedimentos adequados de acordo com a natureza e valores previsíveis da despesa no âmbito do regime jurídico de realização de despesas públicas, quando são recebidas as solicitações, bem como promover a recepção e análise das propostas apresentadas;

c) Expedir as requisições para os seus destinatários e enviar cópia para o armazém ou para o serviço onde os bens deverão ser entregues;

d) Receber cópia da guia de remessa, enviada pelo serviço de armazém, e aquando da recepção da factura enviar esta conjuntamente com a cópia da guia de remessa à Secção de Contabilidade;

e) Verificar a existência de facturas recepcionadas com mais de uma via, caso este facto venha a ocorrer deverá ser aposto na cópia, de forma clara e evidente, o carimbo de "duplicado";

j) Exerceras demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara ou por deliberação da Câmara Municipal.

2 - Compete, ainda, ao Serviço de Património manter à sua guarda determinados bens de consumo interno, destinados ao funcionamento dos serviços administrativos, nomeadamente material de secretaria.

Artigo 22.º

Armazém

1 - A gestão dos stocks do armazém municipal fica sob a responsabilidade do fiel de armazém, o qual deverá garantir o bom e eficaz funcionamento do mesmo.

2 - O fiel de armazém deverá informar, atempadamente, o responsável pelo serviço de armazém, dos stocks existentes, a fim de se evitar a ruptura dos mesmos.

CAPÍTULO VII

Disponibilidades

Artigo 23.º

Montante em caixa

1 - Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa, um montante em numerário, que não exceda 2500 euros, para fazer face às necessidades da autarquia, o qual poderá ser alterado sempre que a Câmara Municipal o entender.

2 - Tendo em conta o referido no número anterior, o tesoureiro, no próprio dia ou na manhã do dia seguinte, deposita em contas tituladas pela Câmara Municipal, as importâncias excedentes ao disponível em caixa.

Artigo 24.º

Cobranças efectuadas por outros serviços municipais

1 - As cobranças das receitas relativas a transportes escolares serão efectuadas por funcionários afectos ao Serviço da Divisão de Acção Social, Educação, Cultura e Desporto.

2 - A cobrança das receitas provenientes de ocupação de lugares em mercados e feiras será feita no próprio local, pelos fiéis de mercados e feiras.

3 - A cobrança referente às actividades a decorrer no centro cultural, será efectuada antes da realização das actividades, pelos funcionários afectos ao Serviço da Divisão de Acção Social, Educação, Cultura e Desporto.

4 - A cobrança de outras taxas e receitas não previstas nas alíneas anteriores serão efectuadas por funcionário a designar pelo presidente da Câmara, sob proposta do respectivo chefe de serviço.

5 - A responsabilidade pelos montantes cobrados fora da tesouraria será cometida àqueles que os efectuarem.

6 - As receitas cobradas provenientes de serviços fora da tesouraria deverão ser entregues na mesma, no próprio dia da cobrança, através da emissão de uma guia de recebimento.

Artigo 25.º

Contas bancárias

1 - Compete ao presidente da Câmara submeter à apreciação do órgão executivo a decisão de abertura de contas bancárias tituladas pela Câmara Municipal.

2 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro ou substituto e pelo presidente da Câmara ou pelo vereador que o substitui nas suas faltas e impedimentos.

3 - A tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do município, sendo o pedido de extractos efectuado pelo tesoureiro da Câmara Municipal.

4 - De todas as contas de que a autarquia é titular, e para efeitos de controlo da tesouraria e do endividamento, serão obtidos extractos, sempre que necessário, sem prejuízo do seu pedido, no final de cada mês, para efeitos de reconciliações.

Artigo 26.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias serão feitas mensalmente e confrontadas com o registo da contabilidade, por um funcionário designado pelo chefe da Secção de Contabilidade e Finanças, que não se encontre afecto à tesouraria, e que não tenha acesso às respectivas contas correntes. Depois de elaboradas devem ser visadas pelo funcionário, pelo referido chefe de secção e pelo tesoureiro.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se verificar.

3 - A responsabilidade pelos erros e omissões resultantes das reconciliações bancárias serão imputados ao tesoureiro, salvo se se provar o contrário.

Artigo 27.º

Cheques

1 - Os cheques são emitidos pela Secção de Contabilidade e apensos à respectiva ordem de pagamento, sendo remetidos à tesouraria, após serem devidamente subscritos pelo presidente da Câmara ou pelo vereador substituto nas suas faltas e impedimentos.

2 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do chefe da Secção de Contabilidade e Finanças, bem como os cheques já emitidos que tenham sido posteriormente anulados, sendo, neste caso inutilizadas as assinaturas, se as houver, e aposta a palavra "inutilizado" e arquivados por ordem sequencial.

3 - Findo o período de validade dos cheques que se encontram em trânsito, proceder-se-á ao cancelamento dos mesmos junto da instituição bancária emissora, procedendo-se de seguida à regularização dos registos contabilísticos.

Artigo 28.º

Procedimentos

1 - Os recebimentos e os pagamentos são registados, diariamente, em folhas de caixa e em resumos diários de tesouraria, que evidenciam as disponibilidades existentes.

2 - O acompanhamento das operações contabilísticas efectua-se através de balancetes mensais onde constam todos os movimentos financeiros.

Artigo 29.º

Responsabilidade do tesoureiro

1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro, pelos actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo à caixa, transmitindo as ocorrências ao chefe da Secção de Contabilidade e Finanças.

3 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

4 - A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro, estranho aos factos que os originaram ou mantêm, excepto se no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

5 - Todo o documento de receita da autarquia presume-se da responsabilidade do tesoureiro, salvo delegação de competências para o efeito, firmada pelo presidente do órgão executivo.

6 - Os funcionários da tesouraria e os colaboradores de outros serviços da autarquia deverão possuir caução nos seguintes termos:

a) A caução prestada será fixada pelo órgão executivo, e o seu valor não poderá ser superior a metade do vencimento ilíquido anual da categoria de ingresso na carreira de tesoureiro;

b) A caução poderá ser prestada mediante depósito de dinheiro, títulos de dívida pública, hipoteca sobre prédios rústicos ou urbanos ou seguro de caução.

Artigo 30.º

Auditorias

1 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificado na sua presença, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo chefe da Secção de Contabilidade e Finanças, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Sempre que for substituído o tesoureiro.

2 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo, pelo chefe da Secção de Contabilidade e Finanças e pelo tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) do número anterior e ainda pelo tesoureiro cessante nos casos referidos na alínea d) do mesmo número.

3 - Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele, todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Artigo 31.º

Pagamentos

1 - A emissão das ordens de pagamento só devem ser feitas na posse dos seguintes documentos, devidamente conferidos e autorizados:

a) Facturas;

b) Deliberações da Câmara Municipal;

c) Despachos;

d) Pedidos de processamento.

2 - Os pagamentos devem ser efectuados preferencialmente através de cheques nominativos ou por transferência bancária. Para pequenas quantias pode recorrer-se ao numerário disponível.

3 - As saídas de fundos são sempre documentadas por ordens de pagamento emitidas pela Secção de Contabilidade, salvo nos casos previstos para a constituição de fundos de maneio.

4 - Na tesouraria, os montantes das ordens de pagamento deverão ser conferidos, bem como deverá ser confirmada a validação do chefe da Secção da Contabilidade e do presidente da Câmara ou vereador nas faltas e impedimentos do presidente da Câmara.

5 - Aquando da efectivação do pagamento, no documento deverá ser aposto o carimbo de "pago", assinado e datado pelo responsável da tesouraria e enviado à Secção de Contabilidade, após o encerramento do dia.

Artigo 32.º

Recebimentos

1 - As entradas de fundos são sempre documentados por guias de receitas emitidas pelos serviços municipais competentes para o efeito.

2 - A tesouraria após conferir as guias de receita, e proceder à sua arrecadação, colocará um carimbo de "Recebido". Por outro lado, regista na folha de caixa a operação de receita.

3 - A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do tesoureiro, são efectuadas através de emissão de documentos de receita com a numeração sequencial que lhe indique o serviço emissor.

Artigo 33.º

Débito ao tesoureiro

1 - Os serviços autorizados a realizar cobranças, devem debitar ao tesoureiro as guias de receita que não foram pagas durante o período normal (cobrança à boca do cofre), para cobrança virtual.

2 - Depois de efectuado o débito, se dentro do prazo de 15 dias a cobrança não for efectuada, a tesouraria tem 20 dias para enviar ao Serviço de Execuções Fiscais uma certidão de dívida por cada documento não cobrado, juntamente com uma relação dos devedores remissos, em que são listados todos os débitos não pagos naquele período. Se a cobrança for efectuada dentro de 15 dias serão cobrados juros de mora.

CAPÍTULO VIII

Fundo de maneio

Artigo 34.º

Constituição

1 - O órgão executivo pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundo de maneio para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis.

2 - Para efeitos de controlo do fundo de maneio o órgão executivo deve deliberar, normalmente no início de cada exercício económico, sobre a aprovação da sua constituição, definindo as normas a que os mesmos devem obedecer, das quais constam:

a) Os limites e as designações das unidades orgânicas e dos respectivos responsáveis pelo movimento;

b) O fundo de maneio será reconstituído mensalmente contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

c) A reposição do fundo de maneio será efectuada na tesouraria, até ao dia 31 de Dezembro de cada ano.

3 - O limite máximo de cada fundo de maneio é o correspondente ao valor da sua constituição.

Artigo 35.º

Responsabilidade

1 - São responsáveis pelos montantes de fundo de maneio aqueles identificados na deliberação de constituição do fundo de maneio.

2 - Sempre que na reposição do fundo de maneio se registarem diferenças entre o fundo de maneio disponível e o constituído, terá o respectivo responsável que o repor.

CAPÍTULO IX

Conta de terceiros

Artigo 36.º

Compras

A locação e aquisição de bens e serviços são promovidos pelo Serviço de Património, em conformidade com as competências definidas no Regulamento de Organização dos Serviços Municipais, e com base em requisição externa numerada sequencialmente ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concursos e de contratos.

Artigo 37.º

Procedimento

1 - A unidade orgânica requisitante do bem ou serviço, solicita autorização prévia ao presidente da Câmara, ou ao vereador do pelouro, com competência delegada paro o efeito, para a aquisição do bem ou serviço.

2 - Após a continuação da autorização superior e do cabimento para a realização da despesa, a unidade orgânica, envia cópia da respectiva informação à entidade competente de aprovisionamento para esta elaborar a requisição externa.

Artigo 38.º

Facturas

1 - Todas as facturas ou documentos equivalentes serão atempadamente entregues na Secção de Contabilidade, com vista ao seu imediato registo contabilístico e actualização permanente dos compromissos da autarquia perante terceiros.

2 - No caso de existência de facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "duplicado".

3 - As ordens de pagamento só serão emitidas pela Secção de Contabilidade, após a conferência das facturas com as respectivas guias de remessa e as requisições externas ou contratos, que lhe procederam, com inclusão do respectivo carimbo de "recebido" e "conferido".

Artigo 39.º

Reconciliações de contas de terceiros

1 - Periodicamente deverá proceder-se à reconciliação entre os extractos de conta corrente de clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia.

2 - As contas de devedores e credores devem ser reconciliadas.

3 - As contas de empréstimos bancários com instituições de crédito devem ser reconciliadas e controlados o cálculo dos seus juros.

4 - As contas do Estado e outros entes públicos devem igualmente ser reconciliadas.

5 - Quando se verifique diferenças nas reconciliações referidas nos números anteriores estas são averiguadas e prontamente regularizadas.

CAPÍTULO X

Existências/consumíveis

Artigo 40.º

Recepção dos bens

1 - É expressamente proibido recepcionar qualquer tipo de bem, sem que o mesmo venha acompanhado pelo respectivo documento legal.

2 - Toda e qualquer entrega dos bens será feita nos serviços de armazém municipal, cuja existência física, qualitativa e quantitativa será efectuada pelo fiel de armazém.

3 - O fiel de armazém, sempre que proceda à recepção dos bens deverá confrontá-los com a respectiva guia de remessa e requisição externa e opor o carimbo "Recebido e conferido", ficando obrigado a remeter ao Serviço de Património, que providenciará o respectivo registo nas fichas de existências. coloca o carimbo de "lançado" e envia-os à Secção de Contabilidade.

Artigo 41.º

Saída de bens

1 - A saída de bens dos armazéns só é permitida mediante a apresentação da correspondente requisição interna, devidamente visada pelo responsável do serviço requisitante.

2 - Os bens não utilizados e ou não consumidos deverão, obrigatoriamente, dar entrada em armazém, através da competente guia de devolução.

3 - Ficam obrigados, os responsáveis dos armazéns, de apresentar cópias dos documentos referidos nos números anteriores, ao Serviço de Aprovisionamento, para aqueles registar os movimentos na respectiva ficha de existências.

Artigo 42.º

Gestão

1 - Na contabilização das existências é adoptado o sistema de inventário permanente.

2 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou de produção e custeadas à saída dos armazéns de acordo com o custo médio ponderado.

3 - Para minimizar a obsolescência, danificação, deterioração, desperdícios e monos, os primeiros bens a entrar em armazém deverão ser os primeiros a satisfazer as requisições internas.

4 - Os responsáveis pelos armazéns da autarquia, deverão definir níveis de stocks mínimos por forma a evitar eventuais rupturas.

5 - As existências deverão estar adequadamente arrumadas, separadas e protegidas, de forma a permitirem um manuseamento rápido e seguro, estando o acesso aos armazéns condicionado aos funcionários não autorizados.

6 - As existências deverão estar devidamente cobertas por seguros adequados contra roubo, incêndio, quebras e outros riscos.

7 - As fichas de existências dos armazéns são movimentadas por forma a que os seus saldos correspondam permanentemente aos bens existentes nos mesmos armazéns.

Artigo 43.º

Controlo de existências

1 - Trimestralmente, ou quando se entender necessário, as existências serão sujeitas a uma inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, com o objectivo de comparar a informação existente nas respectivas fichas.

2 - Para a realização da inventariação física é designado pelo chefe da Secção de Contabilidade e Finanças um funcionário da contabilidade, que conjuntamente com um funcionário do armazém elaboram um relatório.

3 - Quando for o caso, proceder-se-á prontamente às devidas regularizações nas fichas de existências e nas contas da autarquia.

CAPÍTULO XI

Imobilizado

Artigo 44.º

Disposições

O presente capítulo encontra-se definido no Regulamento de Inventário e Cadastro da Câmara Municipal de Vila do Bispo.

CAPÍTULO XII

Empreitadas

Artigo 45.º

Operações de controlo

O Serviço de Fiscalização e Acompanhamento de Empreitadas e Obras de Urbanização, deverá emitir uma relação mensal das empreitadas, evidenciando, entre outros elementos, uma descrição pormenorizada da obra, a data de início, de conclusão e o valor da adjudicação das mesmas, acompanhada pelos autos de consignação, recepção provisória e definitiva, entre outros elementos.

CAPÍTULO XIII

Sector de máquinas

Artigo 46.º

Operações de controlo

1 - Estabelece-se que todas as viaturas do município ficam diariamente arrecadadas nas instalações dos armazéns municipais.

2 - As máquina sediadas nas obras deverão, às sextas-feiras, recolher ao armazém a fim de ser efectuada a manutenção.

3 - As situações de excepção serão objecto de despacho do presidente da Câmara.

4 - Será distribuído um livro de utilização por viatura ou máquina, que será preenchida pelos utilizadores.

5 - Se se verificar alguma anomalia na viatura ou na máquina em serviço, o respectivo condutor é responsável pelo preenchimento do documento, onde anota as eventuais anomalias.

6 - O documento é entregue ao encarregado do parque de máquinas e viaturas. que verifica, assina e remete para o seu superior hierárquico.

7 - Em função dos custos e tipo de reparação o vereador do pelouro decide se a reparação deve ser efectuada e se os serviços municipais têm capacidade para a reparar em tempo oportuno, ou se é aconselhável o recurso ao exterior.

8 - No caso da reparação ser efectuada nas oficinas municipais deverá ser preenchida uma ficha por cada viatura reparada onde conste o material utilizado e número de horas despendidas na reparação.

CAPÍTULO XIV

Disposições finais

Artigo 47.º

Operações de controlo

O controlo das aplicações informáticas ficará a cargo do responsável pelo serviço de informática da Câmara Municipal.

Artigo 48.º

Responsabilidade funcional

1 - A violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no Estatuto Disciplinar.

2 - As informações de serviço, que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente Regulamento integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta, na atribuição da classificação de serviço, relativa ao ano a que respeitem.

3 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos. Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no presente Regulamento é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integre.

Artigo 49.º

Omissões

Os casos omissos à presente norma e eventuais alterações resultantes da aplicação funcional e informática, serão objecto de deliberação da Câmara Municipal.

Artigo 50.º

Norma revogatória

Ficam revogadas todas as normas internas e regulamentos anteriores que disponham em sentido contrario às presentes normas de controlo interno.

Artigo 51.º

Informação

O presente Regulamento, bem como todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias, à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, no prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 52.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor após a sua aprovação pela Câmara Municipal.