Aviso 1054/2003 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos publica-se o Regulamento de Controlo Interno, da Junta de Freguesia de Ponte de Sor, aprovado em reunião ordinária de 6 de Novembro de 2002 e apreciado pela Assembleia de Freguesia em sessão ordinária de 30 de Dezembro de 2002, o qual entrou em vigor no dia 1 de Janeiro de 2003.

O Presidente da Junta, Francisco Manuel Lopes Alexandre.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Introdução

O Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica.

Por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilidade de informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção da ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos.

Artigo 1.º

Objecto

O Regulamento de Controlo Interno do Pocal, doravante designado abreviadamente de RCI-POCAL, ou simplesmente RCI, visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes a evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

Âmbito da aplicação

1 - O RCI-POCAL é aplicado a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.

2 - Compete ao presidente de órgão executivo o acompanhamento directo de implementação e do cumprimento das normas do RCI-POCAL e dos preceitos legais aplicáveis.

3 - Compete aos funcionários administrativos a execução e cumprimento das normas contidas neste Regulamento, sob orientação hierárquica.

Artigo 3.º

Da execução orçamental

1 - Na elaboração e execução do orçamento da freguesia de Ponte de Sor, devem ser seguidos os princípios orçamentais, regras provisionais e regras de execução orçamental definidas no POCAL.

2 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da freguesia de Ponte de Sor.

Artigo 4.º

Limites de disponibilidades em caixa

A importância em numerário existente em caixa, não deve ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias de tesouraria, sendo este montante definido pelo executivo.

Artigo 5.º

Da abertura e movimento de contas bancárias

1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Ponte de Sor.

2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas, com as assinaturas conjuntas do presidente e do tesoureiro, sendo obrigatória a assinatura do tesoureiro e em caso de falta ou impedimento do presidente pelo secretário.

Artigo 6.º

Meio de pagamento

1 - Os pagamentos podem ser feitos por numerário, cheque ou transferência bancária.

2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da Junta serão feitos por transferência bancária ou cheque.

Artigo 7.º

Do processamento de autorizações de pagamento

1 - Compete aos serviços administrativos o processamento das autorizações de pagamento, com base nos documentos.

2 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos, são previamente conferidas pelo responsável pelos serviços administrativos e submetidos a deliberação do executivo, ou despacho do presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo presidente e tesoureiro, ou respectivo substituto legal.

3 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas aos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais.

Artigo 8.º

Guarda de documentos bancários

1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do responsável designado para o efeito.

2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados nos serviços administrativos, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 9.º

Local de cobrança de receitas

Compete aos serviços administrativos proceder à cobrança das receitas.

Artigo 10.º

Contas correntes

Compete aos serviços administrativos manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de Ponte de Sor.

Artigo 11.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, por funcionário designado para o efeito pelo presidente da Junta.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo, sob proposta do tesoureiro.

3 - Após cada reconciliação bancária, os serviços administrativos analisam a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 12.º

Reconciliação de empréstimos

Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e determinam-se os respectivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

Artigo 13.º

Normas sobre início e final dos mandatos

1 - No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente e tesoureiro da Junta.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 14.º

Responsabilidade do tesoureiro

O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por funcionário a designar pelo presidente da Junta, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo presidente e aleatoriamente sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

Artigo 15.º

Controlo de capacidade de endividamento

Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia é titular.

Artigo 16.º

Dependência do tesoureiro

1 - O tesoureiro da Junta de Freguesia, depende funcionalmente do presidente da Junta, respondendo directamente perante o executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.

2 - Os funcionários em serviço nos serviços administrativos, respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões, que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a natureza.

3 - O tesoureiro da Junta de Freguesia é responsável pela arrecadação de receitas e pagamentos de despesas, bem como pelo cumprimento de todos os normativos legais aplicáveis.

4 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis.

Artigo 17.º

Acções inspectivas

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, deve requerer junto das instituições de crédito todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Artigo 18.º

Da forma das aquisições

Compete aos serviços administrativos promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

Artigo 19.º

Da entrega das aquisições

A entrega dos bens é feita no serviço da Junta indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "conferido" e "recebido".

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos aos serviços administrativos que, sendo o caso, promoverá a actualização de existências.

Artigo 20.º

Conferência da factura e pagamento

1 - Nos serviços administrativos são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexas à ordem de pagamento para se proceder ao respectivo pagamento.

Artigo 21.º

Duplicado da factura

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "duplicado".

Artigo 22.º

Fichas de imobilização

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas nos serviços administrativos/Sector de Património.

Artigo 23.º

Inventário

O inventário patrimonial inclui todos os bens da Junta de Freguesia de Ponte de Sor.

Artigo 24.º

Abate de bens

Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao presidente da Junta.

Se a entidade competente para decidir, entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem.

Artigo 25.º

Registo e inscrição matricial dos prédios

Compete aos serviços administrativos promover o registo e inscrição matricial dos prédios adquiridos pela Junta de Freguesia.

Artigo 26.º

Reconciliação e controlo de registo do imobilizado

1 - Compete aos serviços administrativos a realização semestral, de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto ao montante das aquisições e das amortizações acumuladas.

2 - Os serviços administrativos realizam, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

3 - Em Janeiro de cada ano os serviços administrativos fornecerão um inventário patrimonial actualizado.

Artigo 27.º

Da constituição de fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

2 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado no final de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 28.º

Normas de controlo do fundo de maneio

1 - As normas de constituição e controlo do fundo de maneio constarão da deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.

2 - Da deliberação deverá constar, designadamente:

a) O montante que constitui o fundo e rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela posse e utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição será mensal contra entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia de cada ano.

Artigo 29.º

Reuniões ordinárias da Junta

Serão efectuadas reuniões ordinárias mensais na primeira quarta-feira (dia útil) de cada mês, podendo ser alterado em reunião da Junta, com fixação de editais nos locais próprios para o efeito.

Artigo 30.º

Horário de funcionamento da secretaria da Junta

Horário de abertura à população - segunda-feira a sexta-feira, excepto feriados (das 9 horas às 12 horas e 30 minutos e das 14 horas às 17 horas e 30 minutos), podendo ser alterado este horário, em reunião da Junta, com fixação de editais nos locais próprios para o efeito.

Artigo 31.º

Correspondência

Toda a correspondência recebida e expedida, deverá ser registada em livro próprio para o efeito ou em sistema informático, bem como arquivada por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 32.º

Atestados, certidões e declarações

Os atestados, certidões ou declarações serão emitidos pelos serviços da Junta, após despacho do presidente, sendo assinadas por este ou por quem o substituir, e subscritos pelo secretário ou por quem o substituir, devendo os mesmos ser registados em livro ou sistema informático, bem como arquivado por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 33.º

Registo informático

O registo dos documentos de prestação de contas, bem como o controlo orçamental será efectuado em programa informático, sendo obrigatório a impressão de todos os documentos, quer da receita, quer da despesa, bem como mapas de controlo interno, arquivando-os por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 34.º

Violação de normas do RCI

A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento sempre que indicie o cometimento de infracção, dá lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos do estatuto disciplinar.

Artigo 35.º

Disposições complementares

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do presidente.

Artigo 36.º

Entrada em vigor

1 - O presente Regulamento entra em vigor no dia 1 de Janeiro de 2003, após ter sido aprovado em reunião do órgão executivo com conhecimento ao órgão deliberativo.

2 - Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3. do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a Junta de Freguesia deliberou em 6 de Novembro de 2002 aprovar o Regulamento do Sistema de Controlo Interno.