Edital 23/2003 (2.ª série) - AP. - Ápio Cláudio do Carmo Assunção, presidente da Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis:

Torna público que a Assembleia Municipal de Oliveira de Azeméis, na sua sessão ordinária de Novembro, realizada no dia 27, deliberou, depois de submetido à respectiva apreciação pública nos termos do artigo118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovar definitivamente o Regulamento Arquivístico Municipal de Oliveira de Azeméis, que a seguir se transcreve na íntegra.

6 de Dezembro de 2002. - O Presidente da Câmara, Ápio Cláudio do Carmo Assunção.

Regulamento Arquivístico Municipal de Oliveira de Azeméis

Nota justificativa

No decurso da sua actividade a Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis tem vindo a acumular uma grande massa documental, resultado do aumento do volume de documentos recebidos/produzidos, da burocratização e da complexificação dos serviços, o que exige medidas estratégicas ao nível da gestão documental.

Com efeito, torna-se necessário fazer face ao crescente aumento da documentação arquivada, facto que agrava significativamente o problema da falta de espaço, dificulta a recuperação da informação em tempo útil, eleva os custos da conservação, e não assegura estruturas que garantam segurança e sigilo da mesma.

É, pois, imperativo implementar uma política de gestão mais eficaz da documentação, em todas as fases do seu ciclo de vida, independentemente do tipo de suporte ou formato, no sentido de garantir um tratamento racional, rentável e contínuo da documentação.

O presente Regulamento visa proporcionar um quadro satisfatório de soluções, ao sistematizar e disciplinar os procedimentos administrativos e técnicos, inerentes à avaliação, selecção, remessa, eliminação, tratamento arquivístico, conservação, substituição do suporte, e acessibilidade, tendo em conta o estatuído pela Portaria 412/2001, de 17 de Abril.

Os modelos de auto de entrega, guia de remessa, auto de eliminação e requisição de documentos, devem ser entendidos como instrumentos normalizadores e de salvaguarda de informação, considerada essencial para uma correcta gestão documental.

Pretendemos, assim, a aplicação de práticas arquivísticas com inerentes vantagens funcionais e económicas para os serviços, e promover a adequada preservação dos acervos, para que o património documental não seja destruído, património que, de resto, melhor exprime a identidade da instituição.

CAPÍTULO I

Âmbito

Artigo 1.º

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pelos órgãos do município no âmbito das suas atribuições e competências.

CAPÍTULO II

Avaliação

Artigo 2.º

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação findos os respectivos prazos de conservação administrativa.

2 - É da responsabilidade da Secção de Documentação e Arquivo, adiante designada por SDA, a aplicação dos prazos de conservação dos documentos que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento.

3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

4 - Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou subséries homólogas constantes da tabela de selecção.

5 - Nos casos não previstos aplica-se o disposto no n.º 4 do artigo 8.º do presente Regulamento.

CAPÍTULO III

Selecção

Artigo 3.º

1 - A selecção dos documentos a conservar de forma global e definitiva deve ser efectuada pela SDA, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos, aos quais for reconhecido valor arquivístico, devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do presente Regulamento.

Artigo 4.º

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2 deve a SDA obter parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

CAPÍTULO IV

Remessas para o arquivo

Artigo 5.º

1 - A documentação, finda a sua fase activa, durante a qual é utilizada de uma forma regular, para fins administrativos, fiscais ou legais, deve ser remetida dos serviços produtores para o arquivo.

2 - As remessas de documentos para o arquivo devem ser acordadas entre o responsável do serviço produtor e o responsável técnico do arquivo, no que diz respeito à sua calendarização, tendo sempre em conta o grau de actualidade da documentação, os interesses dos serviços, e as possibilidades de recepção e armazenamento do arquivo.

Artigo 6.º

1 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

2 - A documentação deve ser enviada ao arquivo nos suportes originais devidamente acondicionada e identificada.

3 - Os processos e requerimentos devem ser devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, deve ser intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com assinatura do responsável do respectivo serviço.

Artigo 7.º

As remessas devem obedecer às seguintes formalidades:

a) A documentação deve ser acompanhada de um auto de entrega, anexo II do presente Regulamento, a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa, anexo III do presente Regulamento, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa é feita em triplicado, devendo o original ficar no serviço destinatário, e o duplicado ser devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo como instrumento de descrição documental após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

CAPÍTULO V

Eliminação

Artigo 8.º

1 - O processo de eliminação de documentos é superintendido pela SDA.

2 - A eliminação de documentos, aos quais não for reconhecido valor arquivístico e não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

3 - Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação constantes da tabela de selecção.

4 - Sem embargo da definição de prazos mínimos de conservação, a SDA pode conservar, por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

5 - A eliminação de documentos, que não constam da tabela de selecção, carece de autorização expressa do IAN/TT.

6 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, anexo IV do presente Regulamento, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo responsável do serviço produtor, pelo responsável do arquivo e pelo representante da autarquia;

c) O referido auto é feito em duplicado devendo ficar o original na SDA, e o outro exemplar ser remetido para o Arquivo Distrital.

CAPÍTULO VI

Tratamento e instrumentos de descrição

Artigo 10.º

1 - A SDA deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação) aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe intervir no sentido de uma gestão documental tanto quanto possível coordenada ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos os serviços.

2 - A SDA deve proceder de forma a manter a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, elaborando para o efeito os instrumentos de descrição considerados adequados (guias, inventários, catálogos).

CAPÍTULO VII

Conservação

Artigo 11.º

Compete à SDA zelar pela boa conservação física da documentação em depósito através das seguintes medidas:

a) Criação de boas condições ambientais de instalação, acondicionamento e de segurança;

b) Identificação e envio para restauro e reencadernação da documentação danificada;

c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.

CAPÍTULO VIII

Substituição do suporte

Artigo 12.º

1 - A substituição do suporte é permitida desde que fique clara, expressa, e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento, só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

CAPÍTULO XI

Acessibilidade - serviços

Artigo 13.º

1 - Qualquer serviço municipal pode solicitar à SDA, o empréstimo de documentação, mediante requisição escrita, assinada pelo seu responsável.

2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e outros documentos que pela sua natureza sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas são fornecidos mediante autorização escrita do presidente da Câmara, sem prejuízo das restrições impostas por lei.

Artigo 14.º

1 - As requisições dos serviços municipais devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio, anexo V do presente Regulamento, facultado pela SDA, de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponde uma requisição.

2 - O pedido de empréstimo de documentos deve satisfazer os seguintes requisitos:

a) Ser dirigido à SDA com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;

b) Conter a assinatura do chefe ou responsável, ou legal substituto, do serviço que requisita;

c) Conter o respectivo despacho de autorização do presidente da Câmara Municipal, no caso dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 13.º do presente Regulamento.

3 - No arquivo deve existir um ficheiro com as assinaturas dos funcionários autorizados a visar as requisições.

4 - As requisições devem ser preenchidas, com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas não sendo válidas as assinaturas por chancela.

5 - O serviço requisitante deve entregar o original da requisição, e reservar para si a cópia, que acompanha a documentação no acto da entrega.

6 - A documentação é disponibilizada pela SDA aos serviços requisitantes no prazo máximo de 24 horas.

Artigo 15.º

1 - A documentação só pode permanecer junto do serviço requisitante, até ao limite máximo de 30 dias, renovável por igual período mediante nova requisição averbada à inicial.

2 - Terminado o período de validade da requisição, a SDA deve avisar o serviço requisitante da devolução imediata da documentação ou da renovação da requisição.

3 - A documentação devolvida deve ser conferida de forma a averiguar-se sobre a sua integridade e ordem interna.

4 - Se for detectada desorganização ou falta de peças de um processo, a SDA deve devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a sua regularização.

5 - Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos, a SDA dá baixa no original da requisição, que fica arquivado.

6 - No acto da devolução o serviço requisitante deve apresentar cópia da requisição na qual é colocada a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebe a documentação.

CAPÍTULO X

Acessibilidade - utilizadores

Artigo 16.º

1 - A consulta da documentação depositada em arquivo está aberta a todos os nacionais ou estrangeiros maiores de 18 anos.

2 - O acesso à documentação do arquivo é permitido mediante a exibição do bilhete de identidade ou outro elemento de identificação, e preenchimento de uma requisição, anexo VI do presente Regulamento, da qual constam os seguintes elementos:

a) Identificação completa (nome, morada, telefone, idade, nacionalidade, número do bilhete de identidade, data de emissão);

b) Profissão;

c) Tema de investigação.

3 - A consulta directa dos documentos é efectuada exclusivamente nas instalações da Câmara Municipal, durante o horário de funcionamento dos serviços.

Artigo 17.º

1 - A documentação só pode ser disponibilizada, para consulta pública, após o seu tratamento técnico.

2 - Não é permitida a consulta simultânea de mais de três unidades arquivísticas.

3 - A consulta de originais de espécies raras, ou em risco de deterioração, é reservada e está sujeita a autorização do responsável técnico do arquivo. Sempre que existirem cópias as consultas devem ser feitas através das mesmas de modo a preservar-se a integridade dos originais.

4 - A reprodução de documentos é permitida, desde que não prejudique a sua conservação, sendo os custos suportados pelos interessados de acordo com a tabela de preços vigente.

CAPÍTULO XI

Deveres dos utilizadores

Artigo 18.º

O utilizador que publicar trabalhos, em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no arquivo municipal, deve reservar um exemplar dos trabalhos para o arquivo bem com referenciar os documentos consultados.

Artigo 19.º

1 - É expressamente proibido:

a) Praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento dos serviços;

b) Entrar na sala de consulta e seus acessos, com malas, capas ou objectos que não sejam necessários à consulta;

c) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou de algum modo danificar os documentos consultados;

d) Separar ou retirar qualquer documento da ordem em que se encontra arquivado;

e) Fazer sair das instalações qualquer documento sem expressa autorização do responsável do arquivo;

f) Fumar ou comer dentro das instalações do arquivo.

2 - O utilizador que depois de avisado, não acatar as disposições do número anterior, é convidado a abandonar as instalações e em face da gravidade do acto praticado, fica sujeito às sanções previstas na lei.

CAPÍTULO XII

Fiscalização

Artigo 20.º

Compete ao IAN/TT a fiscalização sobre o disposto no presente Regulamento.

CAPÍTULO XIII

Revisão

Artigo 21.º

O presente Regulamento deve ser revisto no prazo máximo de cinco anos ou sempre que se repute necessário para um mais correcto e eficiente funcionamento do serviço.

CAPÍTULO XIV

Entrada em vigor

Artigo 22.º

O presente Regulamento entra em vigor 30 dias após a sua publicação.

ANEXO I

Tabela de selecção

(Ver Portaria 412/2001, de 17 de Abril, publicada no Diário da República, 1.ª série, de 17 de Abril de 2001.)