Aviso 9712/2002 (2.ª série) - AP. - Criação do DAMA (Departamento de Auditoria e Modernização Administrativa). - Pelo presente aviso, torna-se público que a Câmara Municipal do Barreiro, na sua reunião extraordinária privada de 12 de Junho de 2002 e a Assembleia Municipal do Barreiro na sua sessão de 3 de Outubro de 2002, no uso das suas competências que lhe são cometidas pela alínea m) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, revista na Lei 5-A/02, de 11 de Janeiro, aprovou a criação do DAMA (Departamento de Auditoria e Modernização Administrativa) que a seguir se transcreve na íntegra:

11 de Outubro de 2002. - O Presidente da Câmara, Emídio Xavier.

Criação do Departamento de Auditoria e Modernização Administrativa (DAMA)

Preâmbulo

No reconhecimento de que os serviços camarários estão ao serviço dos munícipes e, obviamente, também, dos cidadãos não residentes no concelho do Barreiro e, em consequência, devem orientar a sua actuação em conformidade com os princípios da qualidade, da comunicação eficaz, da cultura da confiança e da gestão participativa, identificou-se como prioritária a introdução, na estrutura organizacional, de uma unidade orgânica que correspondesse às exigências que hoje se colocam no quotidiano de uma organização inovadora.

Efectivamente, as novas realidades das administrações que buscam a excelência como um hábito, procuram posicionar-se face a novos modos de decisão e funcionamento, pelo que se exige o redimensionamento da estrutura no sentido de melhor corresponder aos interesses dos clientes quer internos, quer externos, da Câmara Municipal do Barreiro.

Por outro lado, torna-se necessário assegurar o acompanhamento e promover uma avaliação metódica e sistemática do sistema de controlo interno e garantir, através da estrutura orgânica, mecanismos que visem a planificação, acção e verificação do cumprimento das orientações e normas em vigor para as diferentes áreas de gestão municipal.

Assim, e assumindo uma lógica de rentabilização de recursos e interdisciplinaridade de actuação, cria-se o Departamento de Auditoria e Modernização Administrativa (DAMA).

1 - Estrutura orgânica do Departamento de Auditoria e Modernização Administrativa (DAMA).

1.1 - O DAMA compreende:

Secção de Apoio Administrativo (SEAA);

Gabinete de Assessoria Técnico-Jurídica (GATJ);

Divisão de Auditoria e Controlo Interno (DIACI):

Secretariado de Auditoria Interna (SAI);

Gabinete de Planificação de Acções de Auditoria (GPAA);

Sector de Auditorias (SCA);

Divisão de Qualidade e Inovação (DIQI):

Sector de Planeamento e Inovação - (SCPI);

Sector de Informação ao Munícipe - (SCIM).

Assumem-se as seguintes abreviaturas:

Divisão = DI;

Secção = SE;

Sector = SC;

Secretariado = S;

Gabinete = G.

1.2 - Organograma:

(ver documento original)

2 - Funções, competências e atribuições - ao Departamento de Auditoria e Modernização Administrativa (DAMA) incumbe, genericamente, a promoção, metódica e sistemática, de práticas de inovação, qualidade e modernização administrativa.

E compete:

a) Assegurar a chefia e a supervisão técnico-administrativas das subunidades orgânicas que integram o departamento;

b) Desencadear e acompanhar todos os procedimentos necessários à execução das deliberações dos órgãos municipais, das propostas emanadas do departamento, dentro das normas legais em vigor;

c) Promover, em coordenação com o Departamento de Gestão de Recursos Humanos (DGRH), a formação específica dos trabalhadores do Departamento, no âmbito das tarefas que são chamados a desempenhar;

d) Assegurar a gestão da utilização de instalações e equipamentos afectos ao departamento, promovendo o melhor aproveitamento;

e) Assegurar o atendimento público na sua área de actuação;

f) Assegurar as ligações funcionais com organismos e entidades intervenientes no âmbito da modernização administrativa, inovação e qualidade e, ainda, nos domínios da auditoria e controlo de procedimentos;

g) Coordenar a elaboração do projecto de proposta do plano de actividades e orçamento no âmbito do departamento;

h) Promover o controlo de execução do plano de actividades e orçamento no âmbito do departamento e coordenar a elaboração dos respectivos relatórios de actividades;

i) Organizar e promover o controlo de execução das actividades a cargo do departamento;

j) Promover a recolha, tratamento e divulgação dos elementos informativos relativos às atribuições do departamento;

k) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares relativas às atribuições do departamento:

l) Promover e coordenar, em colaboração com as diversas unidades da estrutura orgânica, a modernização e automatização dos processos e circuitos administrativos próprios de cada uma dessas unidades;

m) Dinamizar as acções de auditoria interna nos domínios do sistema de controlo interno, através da verificação do cumprimento das disposições legais e regulamentares aplicáveis à autarquia, em articulação com o presidente da Câmara Municipal;

n) Promover a execução do Plano de Acção Global de Auditoria com as subunidades orgânicas do departamento;

o) Promover a elaboração de outros estudos e planos de auditoria interna sectoriais, solicitados pelo presidente da Câmara;

p) Promover acções de sensibilização junto dos serviços municipais;

q) Fomentar a promoção de acções de prevenção dos riscos inerentes às diferentes actividades municipais;

r) Emitir recomendações técnicas aos serviços municipais, inerentes à correcção dos procedimentos adoptados;

s) Fomentar a eficiência e eficácia, visando a protecção dos bens do município e a optimização da sua utilização, no sentido de minimizar o desperdício, a sua perda ou o seu mau uso;

t) Promover reuniões de coordenação com os departamentos e divisões municipais, sempre que se revelem necessárias, no âmbito das acções de auditoria interna;

u) Elaborar, nos termos da Lei, as reorganizações dos serviços municipais;

v) Dinamizar a execução do manual de qualidade da autarquia;

w) Dinamizar a elaboração, em colaboração com as adequadas unidades orgânicas da estrutura camarária, brochuras, desdobráveis, guias ou outros meios de divulgação de actividades e respectivas formalidades;

x) Reunir periodicamente com os dirigentes dos serviços municipais no sentido de fomentar o desempenho de papéis inovadores que permitam o cumprimento da missão do serviço;

y) Sugerir medidas para uma nova cultura de gestão municipal.

2.1 - Secção de Apoio Administrativo (SEAA).

Compete-lhe:

a) Comunicar à direcção de departamento elementos sobre o desempenho das suas funções, de acordo com a periodicidade e critérios que forem definidos;

b) Assegurar e coordenar, de forma integrada, a execução das actividades e tarefas da secção e gerir o pessoal respectivo;

c) Participar nas reuniões de coordenação do departamento, para definição de objectivos e programação de acções;

d) Executar e orientar o serviço a cargo, de maneira a que tenha andamento e se efectue nos prazos estipulados;

e) Assegurar o atendimento público, na sua área de actuação;

f) Elaborar e fornecer aos serviços competentes, conforme a metodologia determinada pela direcção de departamento, os elementos relativos à assiduidade do pessoal e ao registo patrimonial de bens e equipamentos do departamento;

g) Quando solicitado pela direcção de departamento, assegurar o apoio às reuniões de trabalho e o registo das mesmas;

h) Assegurar a organização dos processos de consulta;

i) Organizar os processos da actividade do departamento;

j) Organizar e conservar o arquivo corrente promovendo, nas épocas determinadas, o seu descongestionamento sobre a orientação da direcção de departamento e em sintonia com a metodologia das unidades orgânicas que exercem funções na área;

k) Assegurar o expediente resultante da actividade do departamento, incluindo a classificação de documentos;

l) Prestar informações escritas à direcção do departamento sobre aspectos legais ou regulamentares a observar em matéria de gestão de recursos humanos, para orientação e disciplina no departamento;

m) Prestar informações escritas à direcção de departamento sobre aspectos legais ou regulamentos que devam ser observados nas actuações dos serviços que integram o departamento;

n) Assegurar a expedição de informação gerada internamente e destinada ao executivo, a outras entidades orgânicas e ao exterior;

o) Assegurar a elaboração material de documentos do departamento;

p) Assegurar as demais actividades técnico-administrativas que resultem das funções atribuídas ao departamento ou que lhe sejam superiormente determinadas.

2.2 - Gabinete de Assessoria Técnico-Jurídica (GATJ).

Compete-lhe:

a) Assegurar de forma integrada a organização e coordenação técnico-documental necessária ao funcionamento do DAMA e do Gabinete, em matéria de legislação aplicável às autarquias locais, publicações, regulamento municipal do sistema de controlo interno, outros regulamentos municipais e restantes normas aplicáveis à autarquia;

b) Conhecer o Regulamento Municipal do Sistema de Controlo Interno e a legislação em vigor aplicável às autarquias locais, bem como o conjunto de normas e outros procedimentos municipais em matéria de organização e funcionamento dos serviços da autarquia;

c) Garantir a assessoria jurídica ao departamento, ao nível de emissão de pareceres sobre a interpretação da legislação aplicável e das normas municipais em vigor;

d) Promover e assegurar a organização dos processos jurídicos de auditoria do departamento e zelar pela sua segurança e funcionalidade;

e) Participar em acções de auditoria interna que pela sua natureza impliquem a verificação e apreciação jurídica;

f) Desenvolver as ligações funcionais/horizontais com todas as unidades orgânicas do DAMA, e dos restantes departamentos e divisões municipais, incluindo os Serviços Municipalizados de Transportes Colectivos do Barreiro;

g) Desempenhar outras tarefas que se enquadrem no âmbito das suas funções.

2.3 - Divisão de Auditoria e Controlo Interno (DIACI).

Compete-lhe:

a) Comunicar à direcção de departamento elementos sobre o desempenho das suas funções, de acordo com a periodicidade e critérios que forem definidos;

b) Dirigir as acções de auditoria interna nos domínios do sistema de controlo interno, sob a orientação da direcção de departamento, através da verificação do cumprimento das disposições legais e regulamentos aplicáveis à autarquia.

c) Assegurar a elaboração e execução do plano de acção global de auditoria e coordenar a respectiva equipa técnica, planificar e distribuir as acções de verificação dos procedimentos adoptados pelos serviços municipais;

d) Elaborar os respectivos relatórios periódicos das acções de auditoria;

e) Conhecer o Regulamento Municipal do Sistema de Controlo Interno e a Legislação em vigor aplicável às autarquias locais, bem como o conjunto de normas e outros procedimentos municipais em matéria de organização e funcionamento dos serviços da autarquia;

f) Promover acções de sensibilização junto dos serviços municipais no sentido de se atingir um maior aperfeiçoamento dos procedimentos adoptados previstos no Regulamento Municipal do Sistema de Controlo Interno e nas restantes normas de controlo e legislação aplicável;

g) Promover acções de prevenção dos riscos inerentes às diferentes actividades municipais;

h) Elaborar recomendações técnicas aos serviços municipais, inerentes à correcção dos procedimentos adoptados.

i) Elaborar orientações que visem a protecção dos bens do município e a optimização da sua utilização;

j) Promover a organização da auditoria interna, através de planeamento das acções e administração adequados, assegurando a sua independência moral e técnica, planeando os projectos de intervenção, compreendendo-os, escolhendo a respectiva equipa de trabalho em função das áreas a auditar e avaliar o respectivo controlo interno, sob orientação da direcção de departamento;

k) Participar na elaboração dos planos, orçamentos e relatórios de actividade municipais e sectoriais do departamento;

l) Elaborar pareceres técnicos e relatórios de auditoria relativos à actividade do município que sejam necessários ao funcionamento da autarquia.

2.3.1 - Secretariado de Auditoria Interna (SAI).

Compete-lhe:

a) Assegurar as tarefas administrativas, o expediente e organização do arquivo da DIACI, sob a orientação da SEAA/DAMA;

b) Executar os trabalhos de processamento de texto em terminal, de acordo com as especificações dos programas informáticos aprovados pela Câmara Municipal do Barreiro;

c) Secretariar as respectivas reuniões de coordenação, quando designado pela direcção de departamento ou pela chefia de divisão;

d) Executar outras tarefas e actividades que se enquadrem no âmbito das suas funções e da divisão.

2.3.2 - Gabinete de Planificação de Acções de Auditoria (GPAA).

Compete-lhe:

a) Assegurar de forma integrada o plano de organização e coordenação técnica do funcionamento do Gabinete;

b) Conhecer o Regulamento Municipal do Sistema de Controlo Interno e a legislação em vigor aplicável às autarquias locais, bem como o conjunto de normas e outros procedimentos municipais em matéria de organização e funcionamento dos serviços da autarquia;

c) Assegurar o planeamento e administração das acções de auditoria, tendo em conta a função de planear os projectos de acção, compreender o seu conteúdo e natureza, escolher as equipas de intervenção, salvaguardando a sua independência técnica e conhecer bem as áreas de intervenção e os respectivos procedimentos de controlo interno e as normas aplicáveis;

d) Elaborar os planos de acção de auditoria e submetê-los à aprovação do presidente da Câmara Municipal;

e) Exercer as demais competências legais, que se enquadrem no âmbito da sua função técnica de auditoria.

2.3.3 - Sector de Auditorias (SCA).

Compete-lhe:

a) Coordenar e desenvolver, de forma integrada, as actividades técnico-administrativas de acção de auditoria interna, previstas e definidas nos planos de acção de auditoria, sob as directrizes do chefe de divisão e ou do director do departamento, após a sua aprovação pelo Presidente da Câmara Municipal, no âmbito das diferentes áreas funcionais, tomando como acções necessárias:

b) Promover acções de auditoria e controlo interno designadamente no âmbito da organização e gestão económica e financeira municipal, administração, projectos de investimentos municipais, processos de urbanização e loteamento urbanos;

c) Conhecer as normas do Regulamento Municipal do Sistema de Controlo Interno, o POCAL - Plano Oficial de Contabilidade, a Lei das Finanças Locais, a Lei dos Loteamentos Urbanos e da Ocupação do Solo, nomeadamente o Regime Jurídico dos Loteamentos Urbanos, o Plano Director Municipal do Barreiro, os diplomas legais relativos ao planeamento e gestão urbana, os diplomas legais relativos à gestão de recursos humanos e política de pessoal, os documentos de reestruturação e organização dos serviços municipais, os restantes regulamentos e normas legais que se enquadrem no âmbito da organização e gestão administrativa do município;

d) Verificar a aplicação de normas de controlo da organização e gestão económica e financeira do município;

e) Verificar como se encontram desenhados os sistemas de controlo administrativo municipais, incluindo os serviços de execução fiscal e de contra-ordenação, as normas aplicadas à gestão física e administrativa do património municipal e de outros procedimentos administrativos, no âmbito de concursos de fornecimentos de bens imóveis e serviços e de empreitadas de obras públicas, bem como de aquisição de bens imóveis (terrenos e edifícios municipais);

f) Verificar o cumprimento da aplicação das normas relativas à elaboração e organização dos documentos oficiais do município, designadamente das deliberações camarárias, dos despachos do presidente ou dos vereadores com competência delegada, da elaboração e autenticação de actas, certidões e outros documentos oficiais da Câmara Municipal do Barreiro;

g) Verificar o cumprimento da aplicação das disposições legais e das normas relativas à gestão de recursos humanos, em matéria de concursos de admissão, de ingresso, de acesso e de organização de processos individuais, bem como dos princípios de elaboração do quadro de pessoal do município, e de outros procedimentos legais relativos à política de pessoal da administração local;

h) Verificar o cumprimento da aplicação das normas relativas à organização de processos, sua tramitação, circulação e arrumação das acções de desenvolvimento e organização do Plano de Arquivo Municipal;

i) Verificar o cumprimento da aplicação das normas referentes à execução das deliberações da Câmara Municipal pelos serviços municipais;

j) Verificar o cumprimento da aplicação das normas referentes à execução e funcionamento dos serviços de acção educativa, sócio cultural e desportiva, quer em matéria de protocolos celebrados com entidades sócio-culturais, quer em matéria de atribuição de subsídios às diversas entidades, em cumprimento das deliberações da Câmara Municipal;

k) Verificar o cumprimento da aplicação das normas referentes à execução e funcionamento dos serviços dos assuntos sociais quer em matéria de protocolos com entidades de solidariedade;

l) social, quer em matéria de atribuição de subsídios em cumprimento das deliberações da Câmara Municipal;

m) Verificar o cumprimento da aplicação das normas referentes à execução e funcionamento de todos os serviços e unidades orgânicas municipais, quer em matéria de realização de despesas correntes, quer em matéria de despesas de capital, em conformidade com as dotações orçamentais;

n) Verificar como se encontram desenhados os sistemas de controlo administrativos municipais, incluindo os processos e outros procedimentos administrativos, no âmbito de concursos de fornecimentos e de empreitadas de obras públicas;

o) Verificar o cumprimento da aplicação das disposições legais e das normas relativas à gestão de projectos e investimentos municipais, quer em matéria de concursos, quer em matéria de administração directa de obras do município, e de outros procedimentos legais relativos à elaboração e medição de orçamentos;

p) Verificar como se encontram desenhados os sistemas de controlo administrativos municipais, incluindo os processos e outros procedimentos administrativos, no âmbito do planeamento e gestão urbana.

2.4 - Divisão de Qualidade e Inovação - (DIQI).

Compete-lhe:

a) Comunicar à direcção de departamento elementos sobre o desempenho das suas funções, de acordo com a periodicidade e critérios que forem definidos;

b) Promover a recolha e tratamento e divulgação dos elementos informativos relativos às atribuições da divisão;

c) Elaborar o manual de qualidade da autarquia onde se enuncia a política de qualidade e se descreve o sistema da qualidade e as práticas da qualidade e organização;

d) Elaborar, em colaboração com as adequadas unidades orgânicas da estrutura, brochuras, desdobráveis, guias ou outros meios de divulgação de actividades e respectivas formalidades;

e) Elaborar estudos e inquéritos de avaliação sobre o desempenho da estrutura dos serviços municipais;

f) Promover métodos de implementação do Código de Procedimento Administrativo (CPA);

g) Desencadear medidas tendentes à criação, modificação ou extinção de procedimentos ou de formalidades;

h) Conceber as reorganizações dos serviços municipais;

i) Elaborar manuais de desempenho e de procedimentos;

j) Promover medidas de facilitação de uso e convivência dos munícipes com os serviços municipais;

k) Identificar e propor a implementação de medidas de inovação no âmbito de uma cultura organizacional prometedora.

2.4.1 - Sector de Planeamento e Inovação (SCPI).

Compete-lhe:

a) Comunicar à chefia de divisão elementos sobre o desempenho das suas funções, de acordo com a periodicidade e critérios que forem definidos;

b) Realizar estudos e inquéritos de avaliação sobre o desempenho da estrutura dos serviços municipais e dos respectivos métodos de trabalho;

c) Preparar formulários de fornecimento de informação pelos serviços à divisão;

d) Elaborar propostas de alteração de circuitos e métodos de trabalho tendo em vista melhorar a eficiência e a eficácia do trabalho desenvolvido pelos serviços;

e) Colaborar, em articulação com as unidades orgânicas de administração geral e de apoio jurídico, na definição de métodos de implementação do Código de Procedimento Administrativo;

f) Propor a adopção de métodos de gestão que proporcionem diminuição de custos de funcionamento, sem prejuízo da qualidade dos serviços prestados;

g) Estudar a normalização e racionalização de uso de todos os modelos de impressos utilizados;

h) Elaborar, anualmente, em conjunto com as unidades orgânicas com funções nas áreas higiene, segurança e saúde no trabalho, um relatório sobre as instalações municipais;

i) Elaborar projecto de procedimentos em matéria de tramitação de correspondência e documentação, na estrutura vertical e horizontal;

j) Promover medidas tendentes à criação, modificação ou extinção de procedimentos ou de formalidades, com vista à simplificação;

k) Elaborar projecto sobre mecanismos de audição e participação;

l) Analisar e propor a desconcentralização e descentralização de serviços municipais;

m) Elaborar o manual de qualidade;

n) Elaborar as reorganizações dos serviços municipais;

o) Elaborar manuais de desempenho de funções e de procedimentos;

p) Elaborar as candidaturas aos prémios de modernização administrativa, inovação e qualidade;

q) Investigar a existência de programas, de apoio ao desenvolvimento da modernização administrativa e elaborar as candidaturas quando autorizadas;

r) Conceber sistemas de comunicação administrativa (linhas de atendimento telefónico, encaminhamento de utentes e correspondência, fornecimento de formulários, definição dos suportes de comunicação, normas de redacção de documentos modelos de requerimentos, modalidades de recepção e restituição de documentos, definição da remessa postal de documentos, correio electrónico, entre outras que vejam a ser identificadas como essenciais).

2.4.2 - Sector de Informação ao Munícipe (SCIM).

Compete-lhe:

a) Comunicar à chefia de divisão elementos sobre o desempenho das suas funções, de acordo com a periodicidade e critérios que forem definidos;

b) Elaborar e manter actualizado um guia dos serviços de atendimento e ou guia do munícipe;

c) Promover a instituição de sistemas de recolha e tratamento de opiniões, sugestões e reclamações dos clientes internos e externos;

d) Implementar sistemas de sinalética, nos serviços/instalações municipais, que permitam o auto-encaminhamento;

e) Promover projectos de receptividade ao utente, em matérias de acolhimento e atendimento;

f) Promover a afixação do organograma dos serviços;

g) Promover, em conjunto com as unidades orgânicas interessadas, a afixação de horários de atendimento;

h) Conceber e implementar métodos de identificação personalizada dos funcionários que estão em permanente contacto com o público;

i) Promover normas de prioridades no atendimento;

j) Promover e acompanhar as especializações dos atendedores;

l) Promover, em articulação com as unidades orgânicas adequadas, métodos de produção e difusão de suportes informativos sobre procedimentos e formalidades para o exercício de direitos e para o cumprimento de obrigações por parte dos particulares;

m) Promover a instalação de um serviço central de informação ao munícipe;

n) Participar, em articulação com as unidades orgânicas ligadas à administração geral, informática e à informação e relações públicas, em projectos que visem a instalação e utilização de novas tecnologias de informação nas comunicações com os utentes.