Aviso 8243/2002 (2.ª série) - AP. - A Associação de Municípios do Vale do Lima torna público, para cumprimento do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com a redacção dada pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, que a Assembleia Intermunicipal em reunião realizada a 4 de Julho de 2002, aprovou o Regulamento Interno, Organigrama Funcional e respectivo quadro de pessoal, em conformidade com as disposições da Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Regulamento Interno

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços

Artigo 1.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços municipais, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos cidadãos/munícipes;

b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;

c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e a qualidade ambiental do Vale do Lima;

d) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos municípios e às populações;

e) Qualificar e formar os recursos humanos;

f) Promover o prestígio do poder local.

Artigo 2.º

Princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e pelos estatutos da Associação devendo respeitar os seguintes princípios:

a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política, social, económica e cultural definidos pelos órgãos da Associação;

b) A correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação de Municípios, no sentido da obtenção da maior eficácia e eficiência;

c) A gestão por projectos, quando a realização de missões com finalidade económica e social e de carácter interdisciplinar não possa ser eficaz e eficientemente alcançada com recurso a estruturas verticais permanentes;

d) A participação e responsabilização dos funcionários.

Artigo 3.º

Superintendência

O conselho de administração da Associação de Municípios do Vale do Lima exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 1.º, o cumprimento dos princípios referidos no artigo 2.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho, bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 4.º

Dos princípios técnico administrativos

No desempenho das suas atribuições e competências, os serviços deverão actuar subordinados aos seguintes princípios:

Planeamento;

Coordenação;

Delegação.

Artigo 5.º

Do planeamento, programação e controlo

1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.

2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes: planos anuais ou plurianuais de actividades; Orçamentos anuais ou plurianuais; relatórios de actividades.

4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.

5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução (física e financeira), com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.

7 - No orçamento da Associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades, sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.

Artigo 6.º

Da coordenação

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente à execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo aos diferentes responsáveis sectoriais promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, os responsáveis sectoriais deverão dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considerem necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar a nível de execução, e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente apreciados entre todos os serviços neles interessados.

Artigo 7.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maiores eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços

Artigo 8.º

Estrutura

1 - Para a prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a Associação de Municípios do Vale do Lima dispõe dos seguintes serviços:

a) Divisão de Planeamento, Desenvolvimento e Projectos (DPDP);

b) Divisão Administrativa e Financeira (DAF);

c) Conselhos Intermunicipais Sectoriais (CIS).

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do conselho de administração ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

3 - O organograma da Valima - Associação de Municípios do Vale do Lima consta do anexo I.

Artigo 9.º

Competências comuns aos diversos serviços

Constituem competências comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;

f) Preparar, quando disso forem incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;

g) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação;

j) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;

k) Remeter, ao arquivo geral, no fim de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;

l) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente da Associação ou decisão do administrador-delegado.

Artigo 10.º

Divisão Administrativa e Financeira

A Divisão Administrativa e Financeira tem por objectivo prestar apoio instrumental às actividades desenvolvidas pelos órgãos da Associação, nomeadamente no referente à gestão e optimização dos recursos financeiros e patrimoniais, gestão e acompanhamento financeiro dos projectos comunitários, colaborar no âmbito do desenvolvimento dos municípios, colaborar na gestão, formação e racionalização dos recursos humanos e prestar apoio administrativo. Especificamente, a Divisão Administrativa e Financeira prossegue as seguintes atribuições:

Na área da contabilidade e tesouraria:

a) Promover a arrecadação das receitas e efectuar o pagamento de despesas;

b) Executar os procedimentos relativos à contabilidade da Associação, designadamente:

Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;

Proceder à classificação de documentos;

Participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

Verificar diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;

Controlar permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;

Fornecer os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;

Participar na elaboração de documentos de gestão;

Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de gestão.

No que se refere ao pessoal:

c) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

d) Executar os procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

e) Elaborar listas de antiguidades;

f) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;

g) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos a notação de pessoal;

h) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;

i) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

j) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;

k) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

l) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho.

No que refere ao património:

m) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da Associação;

n) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

o) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

p) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas.

No que se refere ao apoio administrativo:

q) Dar apoio administrativo aos órgãos da Associação, ao administrador-delegado e a todos os serviços da Associação;

r) Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

s) Superintender e assegurar o serviço de telefone;

t) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;

u) Gerir, através dos competentes sectores, o arquivo e o núcleo de documentação da Associação;

v) Proceder à recolha de dados destinados à gestão.

No que se refere à área informática:

w) Acompanhar a informatização dos serviços elaborando estudos de diagnóstico da situação e propondo medidas adequadas ao tratamento informático da actividade dos serviços;

x) Gerir o sistema informático implantado na Associação;

y) Colaborar com os demais serviços na aquisição de bens ou serviços no âmbito da informática, assumindo o papel de interlocutor.

Artigo 11.º

Divisão de Planeamento, Desenvolvimento e Projectos

A Divisão de Planeamento, Desenvolvimento e Projectos tem por atribuição o apoio técnico às actividades desenvolvidas pela Associação e pelos municípios associados, bem como prosseguir uma acção operativa através dos núcleos que a compõem, competindo-lhe designadamente:

a) A realização de estudos e planos de intervenção nos domínios do desenvolvimento social, económico e cultural e do ambiente, na área de influência do Vale do Lima;

b) A preparação, elaboração, montagem e execução física e financeira de projectos, iniciativas e candidaturas que visem a promoção do desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental das populações do Vale do Minho;

c) A preparação e realização de planos e acções de formação e qualificação dirigidas recursos humanos de que as autarquias locais careçam;

d) A preparação e realização ou acompanhamento de projectos e iniciativas intermunicipais que lhe sejam acometidas pelos órgãos da Associação, bem com a gestão corrente de meios e recursos àqueles afectos;

e) Apoiar os órgãos da Associação no acompanhamento e na avaliação de projectos e acções em curso nos municípios associados, que visem ou tenham impacte no desenvolvimento social, económico e cultural e no ambiente dos seus concelhos;

f) A participação, sempre que assim for determinado pelos órgãos da Associação, em projectos promovidos por outras entidades, parcerias e outras formas de cooperação de carácter intra-regional, inter-regional, transfronteiriço e internacional;

g) A gestão de programas e projectos contratualizados com outras entidades;

h) Apoiar tecnicamente os Órgãos da Associação e dos municípios associados na gestão das participações em empresas, associações ou outras entidades participadas;

i) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

Artigo 12.º

Conselhos intermunicipais sectoriais

1 - Os conselhos intermunicipais sectoriais (CIS) a criar terão um objecto específico estando vocacionados para áreas concretas nomeadamente o ambiente, a cultura, formação profissional, floresta, segurança, higiene e segurança no trabalho, sistema de informação geográfico.

2 - Os CIS dependem hierarquicamente do conselho de administração e deverão reportar a ele ou a quem aquele delegue os projectos, iniciativas ou decisões inerentes ao seu funcionamento.

3 - Compete aos conselhos intermunicipais sectoriais, desenvolver as seguintes actividades:

a) Prosseguir actividades especificas e de âmbito intermunicipal que dinamizem as acções da Valima e a aproximem dos municípios e dos munícipes;

b) Propor iniciativas destinadas a ser promovidas em cooperação entre os vários municípios.

CAPÍTULO III

Do quadro de pessoal

Artigo 13.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.

2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidas as chefias intermédias.

3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia.

Artigo 14.º

Direcção e chefia

1 - Os lugares de direcção e chefia serão preenchido de acordo com as regras gerais em vigor.

2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponda categoria de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais categorizado, ou ao que for, para o efeito, designado pelo imediatamente superior hierárquico.

3 - O pessoal de direcção e chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou administrador-delegado pela execução e orientação dos diferentes serviços.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 15.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

Ficam desde já criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo II, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Associação de Municípios, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 16.º

Adaptação

1 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.

2 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder à alteração das competências dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

Artigo 17.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor a partir da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

ANEXO I

Organigrama funcional

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal

(ver documento original)

19 de Agosto de 2002. - O Presidente do Conselho de Administração, Francisco Rodrigues de Araújo.