Edital 373/2002 (2.ª série) - AP. - Regulamento Arquivístico - Apreciação Pública (artigo 118.º do CPA). - Ápio Cláudio do Carmo Assunção, presidente da Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis:
Faz saber que a Câmara Municipal, na sua reunião ordinária de 28 de Maio último, tendo-lhe sido presente o projecto do Regulamento acima referido em assunto e que a seguir se publica na íntegra, deliberou submetê-lo a apreciação pública, pelo prazo de 30 dias, contados da data da sua publicação no Diário da República, podendo, por isso, os interessados dirigir por escrito as suas sugestões ao presidente da Câmara Municipal, dentro daquele prazo.
E para constar se elaborou o presente edital, que vai ser afixado nos lugares do estilo, e publicado na 2.ª série do Diário da República.
6 de Junho de 2002. - O Presidente da Câmara, Ápio Cláudio do Carmo Assunção.
Projecto de Regulamento Arquivístico da Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis
Nota justificativa
No decurso da sua actividade, a Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis tem vindo a acumular uma grande massa documental, resultado do aumento do volume de documentos recebidos/produzidos, da burocratização e da complexificação dos serviços, o que exige medidas estratégicas ao nível da gestão documental.
Com efeito, torna-se necessário fazer face ao crescente aumento da documentação arquivada, facto que agrava significativamente o problema da falta de espaço, dificulta a recuperação da informação em tempo útil, eleva os custos da conservação, e não assegura estruturas que garantam segurança e sigilo da mesma.
É, pois, imperativo implementar uma política de gestão mais eficaz da documentação, em todas as fases do seu ciclo de vida, independentemente do tipo de suporte ou formato, no sentido de garantir um tratamento racional, rentável e contínuo da documentação.
O presente Regulamento visa proporcionar um quadro satisfatório de soluções, ao sistematizar e disciplinar os procedimentos administrativos e técnicos, inerentes à avaliação, selecção, remessa, eliminação, tratamento arquivístico, conservação, substituição do suporte e acessibilidade, tendo em conta o estatuído pela Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Os modelos de auto de entrega, guia de remessa, auto de eliminação e requisição de documentos, devem ser entendidos como instrumentos normalizadores e de salvaguarda de informação, considerada essencial para uma correcta gestão documental.
Pretendemos, assim, a aplicação de práticas arquivísticas com inerentes vantagens funcionais e económicas para os serviços, e promover a adequada preservação dos acervos, para que o património documental não seja destruído, património que, de resto, melhor exprime a identidade da instituição. A Câmara Municipal, no uso das competências conferidas pela alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, submete à Assembleia Municipal a presente proposta de Regulamento, nos termos e para efeitos do determinado na alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º do diploma atrás referido.
Regulamento
CAPÍTULO I
Âmbito
Artigo 1.º
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis.
CAPÍTULO II
Avaliação
Artigo 2.º
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.
2 - É da responsabilidade da Secção de Documentação e Arquivo, adiante designada por SDA, a aplicação dos prazos de conservação dos documentos que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento.
3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
4 - Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries, ou subséries homólogas constantes da tabela de selecção.
5 - Nos casos não previstos aplica-se o disposto no n.º 4 do artigo 8.º do presente Regulamento.
CAPÍTULO III
Selecção
Artigo 3.º
1 - A selecção dos documentos a conservar de forma global e definitiva deve ser efectuada pela SDA, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do presente Regulamento.
Artigo 4.º
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2 deve a SDA obter parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
CAPÍTULO IV
Remessas para o arquivo
Artigo 5.º
1 - A documentação, finda a sua fase activa, durante a qual é utilizada de uma forma regular, para fins administrativos, fiscais ou legais, deve ser remetida dos serviços produtores para o arquivo.
2 - As remessas de documentos para o arquivo devem ser acordadas entre o responsável do serviço produtor e o responsável técnico do arquivo, no que diz respeito à sua calendarização, tendo sempre em conta o grau de actualidade da documentação, os interesses dos serviços, e as possibilidades de recepção e armazenamento do arquivo.
Artigo 6.º
1 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
2 - A documentação deve ser enviada ao arquivo nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.
3 - Os processos e requerimentos devem ser devidamente paginados, e caso tenha sido retirado algum documento, deve ser intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respectivo serviço.
Artigo 7.º
As remessas devem obedecer às seguintes formalidades:
a) A documentação deve ser acompanhada de um auto de entrega, anexo II do presente Regulamento, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa, anexo III do presente Regulamento, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa é feita em triplicado, devendo o original ficar no serviço destinatário, e o duplicado ser devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo como instrumento de descrição documental após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
CAPÍTULO V
Eliminação
Artigo 8.º
1 - O processo de eliminação de documentos é superintendido pela SDA.
2 - A eliminação de documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico e não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
3 - Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação constantes da tabela de selecção.
4 - Sem embargo da definição de prazos mínimos de conservação, a SDA pode conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
5 - A eliminação de documentos que não constam da tabela de selecção, carece de autorização expressa do IAN/TT.
6 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades
a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, anexo IV do presente Regulamento, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo responsável do serviço produtor, pelo responsável do arquivo e pelo representante da autarquia;
c) O referido auto é feito em duplicado devendo ficar o original na SDA, e o outro exemplar ser remetido para o arquivo distrital.
CAPÍTULO VI
Tratamento e instrumentos de descrição
Artigo 10.º
1 - A SDA deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação) aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe intervir no sentido de uma gestão documental tanto quanto possível coordenada ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos os serviços.
2 - A SDA deve proceder de forma a manter a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, elaborando para o efeito os instrumentos de descrição considerados adequados (guias, inventários, catálogos).
CAPÍTULO VII
Conservação
Artigo 11.º
Compete à SDA zelar pela boa conservação física da documentação em depósito através das seguintes medidas:
a) Criação de boas condições ambientais de instalação, acondicionamento e de segurança;
b) Identificação e envio para restauro e reencadernação da documentação danificada;
c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.
CAPÍTULO VIII
Substituição do suporte
Artigo 12.º
1 - A substituição do suporte é permitida desde que fique clara, expressa, e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento, só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
CAPÍTULO IX
Acessibilidade - serviços
Artigo 13.º
1 - Qualquer serviço municipal pode solicitar à SDA, o empréstimo de documentação, mediante requisição escrita, assinada pelo seu responsável.
2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e outros documentos que pela sua natureza sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas são fornecidos mediante autorização escrita do presidente da Câmara, sem prejuízo das restrições impostas por lei.
Artigo 14.º
1 - As requisições dos serviços municipais devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio, anexo V do presente Regulamento, facultado pela SDA, de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponde uma requisição.
2 - O pedido de empréstimo de documentos deve satisfazer os seguintes requisitos:
a) Ser dirigido à SDA, com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;
b) Conter a assinatura do chefe ou responsável, ou legal substituto, do serviço que requisita;
c) Conter o respectivo despacho de autorização do presidente da Câmara Municipal, no caso dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 13.º do presente Regulamento.
3 - As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas, não sendo válidas as assinaturas por chancela.
4 - A entidade requisitante deve reservar para si uma cópia da requisição e fazer a entrega do original.
5 - A documentação é disponibilizada pela SDA aos serviços requisitantes no prazo máximo de vinte e quatro horas.
Artigo 15.º
1 - A documentação só pode permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo de 30 dias, renovável por igual período mediante nova requisição, averbada à inicial.
2 - A documentação devolvida deve ser conferida de forma a averiguar-se sobre a sua integridade e ordem interna.
3 - Se for detectada desorganização ou falta de peças de um processo, a SDA devolve-o à procedência, devendo ser regularizada a situação no prazo máximo de vinte e quatro horas, contadas a partir da sua devolução.
4 - Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos, a SDA dá baixa no original da requisição, que fica arquivado.
5 - No acto da devolução, o serviço requisitante deve apresentar cópia da requisição na qual é colocada a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebe a documentação.
CAPÍTULO X
Acessibilidade - utilizadores
Artigo 16.º
1 - A consulta da documentação depositada em arquivo está aberta a todos os cidadãos maiores de 18 anos.
2 - O acesso à documentação do arquivo é permitido mediante a exibição do bilhete de identidade ou outro elemento de identificação, e preenchimento de uma requisição, anexo VI do presente Regulamento, da qual constam os seguintes elementos:
a) Identificação completa (nome, morada, telefone, idade, nacionalidade, número do bilhete de identidade, data de emissão);
b) Profissão;
c) Tema de investigação.
3 - A consulta directa dos documentos é efectuada exclusivamente nas instalações da Câmara Municipal, durante o horário de funcionamento dos serviços.
Artigo 17.º
1 - A documentação só pode ser disponibilizada para consulta pública após o seu tratamento técnico.
2 - Não é permitida a consulta simultânea de mais de três unidades arquivísticas.
3 - A consulta de originais de espécies raras ou em risco de deterioração, é reservada e está sujeita a autorização do responsável técnico do arquivo.
4 - A reprodução de documentos, é permitida desde que não prejudique a sua conservação, sendo os custos suportados pelos interessados, de acordo com a tabela de preços vigente.
CAPÍTULO XI
Deveres dos utilizadores
Artigo 18.º
O utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no arquivo municipal, deve reservar um exemplar dos trabalhos para o arquivo, bem como referenciar os documentos consultados.
Artigo 19.º
1 - É expressamente proibido:
a) Praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento dos serviços;
b) Entrar na sala de consulta e seus acessos, com malas, capas ou objectos que não sejam necessários à consulta;
c) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou de algum modo danificar os documentos consultados;
d) Separar ou retirar qualquer documento, da ordem em que se encontra arquivado;
e) Fazer sair das instalações qualquer documento sem expressa autorização do responsável do arquivo;
f) Fumar ou comer dentro das instalações do arquivo.
2 - O utilizador que depois de avisado não acatar as disposições do número anterior, é convidado a abandonar as instalações, e em face da gravidade do acto praticado fica sujeito às sanções previstas na lei.
CAPÍTULO XII
Fiscalização
Artigo 20.º
Compete ao IAN/TT a fiscalização sobre o disposto no presente Regulamento.
CAPÍTULO XIII
Revisão
Artigo 21.º
O presente Regulamento deve ser revisto no prazo máximo de cinco anos ou sempre que se repute necessário para um mais correcto e eficiente funcionamento do serviço.
CAPÍTULO XIV
Entrada em vigor
Artigo 22.º
O presente Regulamento entra em vigor 30 dias após a sua publicação.
ANEXO I
Tabela de Selecção
(Ver Portaria 412/2001, de 17 de Abril, publicada no Diário da República, 1.ª série, de 17 de Abril de 2001.)
ANEXO II
Auto de entrega
(ver documento original)
ANEXO III
Guia de remessa de documentos
(ver documento original)
ANEXO IV
Auto de eliminação
(ver documento original)
ANEXO V
Requisição de documentação
(ver documento original)
ANEXO VI
Requisição de documentação
(ver documento original)
