Aviso 6893/2002 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos se faz público que, nos termos e para os efeitos do disposto no Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e no uso da competência prevista na alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, a Assembleia Municipal de Ponte de Sor, em sua sessão ordinária realizada no dia 22 de Junho de 2002, sob proposta da Câmara Municipal tomada na sua reunião ordinária realizada no dia 5 de Junho do mesmo ano de 2002, aprovou o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, o qual entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

25 de Junho de 2002. - O Presidente da Câmara, João José de Carvalho Taveira Pinto.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Introdução

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica.

Por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção da ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos.

CAPÍTULO I

Controlo de disponibilidades

Artigo 1.º

A importância em numerário existente em caixa, não deve ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias de tesouraria, sendo este montante definido pelo executivo.

Artigo 2.º

Compete ao chefe de divisão financeira, seguindo as orientações do presidente da Câmara, a aplicação de valores ociosos, sobre a forma de aplicações financeiras seguras e rentáveis para o município.

Artigo 3.º

A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do órgão executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela autarquia e movimentadas pelo presidente ou pelo vice-presidente e, pelo tesoureiro ou pelo seu substituto, designado para o efeito.

Artigo 4.º

Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável designado para o efeito, bem como os que já emitidos que tenham sido anulados, inutilizado-se neste caso as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente.

Artigo 5.º

A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro é feita diariamente, utilizando para o efeito os meios definidos pelo órgão executivo (entregando na tesouraria ou depositando directamente no banco, entregando depois os comprovativos de depósito).

Artigo 6.º

As reconciliações bancárias, feitas mensalmente são confrontadas com os registos da contabilidade, pelo responsável designado para o efeito, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.

Artigo 7.º

Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas se tal se justificar.

Artigo 8.º

Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 9.º

Os montantes e documentos entregues à guarda do tesoureiro é verificado, na presença deste ou do seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo responsável designado para o efeito, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem pré-aviso;

b) No encerramento de contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando se verificar substituição de tesoureiro.

Artigo 10.º

São lavrados termos de contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo, pelo dirigente designado para o efeito e pelo tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) do número anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos na alínea d) do mesmo número.

Artigo 11.º

O executivo em caso de manifesta necessidade, pode constituir um fundo maneio com dotação a definir por este, tem ainda que designar um funcionário para o efeito.

Este fundo tem de ser regularizado ao fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo, em caso algum, conter despesas não documentadas, devendo o mesmo servir para despesas que tenham carácter urgente e inadiáveis, e ainda:

a) A afectação, segundo a sua natureza, as correspondentes rubricas de classificação económica;

b) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

c) A sua reposição tem de se verificar até 31 de Dezembro.

Artigo 12.º

Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito, extractos de todas as contas de que a autarquia é titular.

Artigo 13.º

O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, para que o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontre em vigor nas tesourarias da fazenda pública, com as necessárias adaptações.

Artigo 14.º

A responsabilização por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

Artigo 15.º

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, deve requerer junto das instituições de crédito todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO II

Controlo de terceiros

Artigo 16.º

Todos os projectos antes de serem apresentados à Câmara devem ser alvo de informação técnica afim de se verificar a sua inscrição no Plano Plurianual de Investimentos e do cabimento orçamental.

Artigo 17.º

As aquisições são feitas pelo aprovisionamento com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concursos e de contratos.

Artigo 18.º

As requisições serão emitidas e autorizadas pelo aprovisionamento, sendo a cabimentação executada pela contabilidade, mediante despacho do presidente da Câmara ou a quem ele delegar essa função, ou de deliberação da Câmara Municipal, após verificação de cabimento no orçamento da autarquia.

Artigo 19.º

A entrega dos bens é feita no sector designado para o efeito, obrigatoriamente distinto da Secção de Aprovisionamento, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, e se confronta com a respectiva guia de remessa, onde é aposto "Recebido" e "Conferido", se for o caso.

Artigo 20.º

Periodicamente, o funcionário para tal designado faz a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia local.

Artigo 21.º

Na Secção de Aprovisionamento são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa, após são remetidas para a contabilidade onde, depois do visto do presidente ou do vereador designado para o efeito, são emitidas ordens de pagamento.

Artigo 22.º

Nos casos que existam facturas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente um carimbo de "Duplicado".

Artigo 23.º

Têm de se efectuar reconciliações nas contas de:

a) Devedores e credores;

b) Estado e outros entes públicos.

Artigo 24.º

Deve ser criada uma ficha para cada empréstimo, para acompanhamento do mesmo, sendo efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e sejam controlados os cálculos dos juros, de acordo com a taxa para cada empréstimo.

CAPÍTULO III

Controlo de existências

Artigo 25.º

O armazém fica sob a responsabilidade do chefe de armazém, o qual deverá garantir o bom e eficaz funcionamento do mesmo.

Artigo 26.º

Os artigos adquiridos aquando da sua entrada em armazém, devem ser acompanhados da respectiva guia de remessa, verificados, física, qualitativa e quantitativamente pelo fiel de armazém, que deverá apor "recebido" e "conferido" na mesma, se for o caso.

Artigo 27.º

Após a recepção dos bens, estes deverão ser o codificados em registo informático e arrumados de acordo com a família de artigos a que pertencem.

Artigo 28.º

O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas.

Artigo 29.º

As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente às existências em armazém.

Artigo 30.º

Os registos de entradas e saídas são feitos por pessoas que não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém.

Artigo 31.º

As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo-se utilizar testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades se for o caso.

CAPÍTULO IV

Controlo do imobilizado

Artigo 32.º

Os métodos e procedimentos de controlo de Imobilizado devem permitir assegurar que:

a) As fichas do imobilizado sejam permanentemente actualizadas;

b) As requisições de imobilizado se efectuem de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitidos pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos;

c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas;

d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 33.º

Nos casos em que não seja possível determinar o ano de aquisição, adopta-se como base para se estimar o período de vida útil dos bens o ano do inventário inicial.

Artigo 34.º

Entende-se por vida útil dos bens o período de tempo estimado de utilização durante o qual se amortiza totalmente o seu valor. Constituem documentos obrigatórios de registo do inventário as fichas respeitantes aos seguintes bens:

Imobilizado incorpóreo;

Bens imóveis;

Equipamento básico;

Equipamento de transporte;

Ferramentas e utensílios;

Equipamento administrativo;

Outro imobilizado corpóreo.

Artigo 35.º

Para efeitos de amortização o período de vida útil varia consoante o tipo de bem, iniciando-se a partir da sua aquisição e segundo o classificador geral do CIBE - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado, de acordo com a Portaria 671/2000, de 17 de Abril.

Artigo 36.º

A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em 2.ª mão, é determinada pelo órgão deliberativo da autarquia sob proposta do órgão executivo.

Artigo 37.º

Compete ao património:

a) Conhecer os bens do município e sua afectação, bem como a sua gestão e controlo;

b) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens;

c) Entregar a cada serviço, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, o qual deve ser conferido e subscrito pelo chefe da Secção do Património e pelo funcionário do serviço.

Artigo 38.º

Compete aos outros sectores:

a) Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhe estejam afectos;

b) Informar o património da aquisição, transferência, abate, roubo, permuta e venda de bens;

c) Manter actualizada a folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, ficando o original no património e o duplicado afixado, em local visível, na secção responsável pelo bem;

d) O serviço responsável pelo notariado, aquando da celebração de escrituras (compra, venda, permuta e cedência), fornecerá os elementos necessários ao património, para que a mesma possa proceder à realização de inscrição matricial dos bens e registo predial;

e) Aquando da execução de processos de loteamento, devem os serviços competentes fornecer ao património os elementos necessários para que o mesmo proceda à requisição da respectiva caderneta e certidão;

f) Compete ao responsável da biblioteca municipal a inventariação de livros, obras de arte e outras obras adstritas à mesma, inventário este que deve ser elaborado em impresso próprio e em duplicado sendo uma das cópias entregues ao património;

g) Sempre que seja adquirido um bem que passe a fazer parte integrante do imobilizado, a Secção de Património deverá proceder ao seu registo e apor na factura o código respectivo, posteriormente a factura é entregue na contabilidade.

CAPÍTULO V

Disposições finais

Artigo 39.º

O sistema de controlo interno aplica-se a todos os serviços da Câmara Municipal.

Artigo 40.º

O presente Regulamento entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.