Aviso 6383/2002 (2.ª série) - AP. - A Associação de Municípios do Alto Tâmega torna público, para cumprimento do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com a redacção dada pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, que a Assembleia Intermunicipal, em reunião realizada em 26 de Abril de 2002, sob proposta do conselho de administração aprovada em reunião realizada em 11 de Setembro de 2000, aprovou o Regulamento sobre a Estrutura e Organização dos Serviços da Associação e Quadro de Pessoal, em conformidade com as disposições da Lei 172/99, de 21 de Setembro.

22 de Maio de 2002. - O Presidente do Conselho de Administração, Francisco Batista Tavares.

Regulamento sobre a Estrutura e Organização dos Serviços da Associação

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços

Artigo 1.º

Âmbito do Regulamento

1 - O presente Regulamento estabelece os princípios, objectivos e organização dos serviços da Associação de Municípios do Alto Tâmega, bem como as suas atribuições e competências funcionais.

2 - Constituem parte integrante deste Regulamento a representação gráfica dos serviços da Associação (organograma) e o quadro de pessoal constantes dos anexos I e II, respectivamente.

Artigo 2.º

Princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:

a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política e económica definidos pelos órgãos da Associação;

b) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objectivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades;

c) A estrutura de serviços é flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões;

d) A participação e responsabilização dos trabalhadores.

Artigo 3.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços municipais, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos munícipes;

b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;

c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental;

d) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos munícipes e às populações;

e) Promover o prestígio do poder local;

f) Contribuir para a dignificação e valorização dos trabalhadores municipais.

Artigo 4.º

Superintendência

O conselho de administração da Associação de Municípios do Alto Tâmega (AMAT) exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 3.º, o cumprimento dos princípios de gestão como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 5.º

Do planeamento, programação e controlo

1 - Actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos municípios abrangidos.

2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:

Planos anuais ou plurianuais de actividades;

Orçamentos anuais ou plurianuais;

Relatórios de actividades.

4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.

5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução, física e financeira, com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.

7 - No orçamento da Associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades, sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.

Artigo 6.º

Da coordenação

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente à execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao administrador-delegado coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, o administrador-delegado deverá dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços neles interessados.

Artigo 7.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maiores eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços

Artigo 8.º

Estrutura

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a AMAT dispõe dos seguintes serviços:

Gabinete de Apoio ao Conselho de Administração e ao Administrador-Delegado (GA);

Sector Técnico (ST);

Sector Administrativo e Financeiro (SAF).

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do conselho de administração ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

Artigo 9.º

Atribuições comuns aos diversos serviços

Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior, instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;

f) Preparar, quando disso incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração ou da Assembleia Intermunicipal;

g) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação;

j) Zelar pela conservação dos equipamentos a cargo do serviço;

k) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;

l) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente da Associação ou decisão do administrador-delegado;

m) Transmitir ao administrador-delegado, com vista à requisição atempada, as carências em bens e serviços necessários às suas actividades.

Artigo 10.º

Gabinete de Apoio

O Gabinete de Apoio funciona na directa dependência do conselho de administração e do administrador-delegado, tendo por funções:

a) Coordenar globalmente as prestações de serviços em regime de assessoria à Associação ou, através desta, aos municípios associados, sem prejuízo da articulação técnica daquelas com os serviços das áreas respectivas;

b) Apoiar a conselho de administração e o administrador-delegado na coordenação global dos meios e recursos da Associação;

c) Assegurar a coordenação da programação física e financeira;

d) Assegurar a preparação das reuniões dos órgãos e o apoio directo ao seu funcionamento assim como o respectivo expediente;

e) Assegurar a coordenação das acções de informação e de relações públicas da Associação;

f) Proceder à recolha de dados destinados à gestão.

Artigo 11.º

Sector Técnico

O Sector Técnico funciona na dependência directa do administrador-delegado, tendo por funções:

a) Preparar e desenvolver acções de apoio técnico aos municípios nos domínios da elaboração de projectos, acompanhamento e fiscalização de obras, selecção e recrutamento de pessoal;

b) Desenvolver estudos e acções de preservação do ambiente e de utilização racional dos recursos naturais, colaborar na implementação dos respectivos sistemas e supervisionar na sua gestão;

c) Apoiar a gestão dos sistemas de saneamento básico;

d) Fazer o acompanhamento físico das obras de responsabilidade da Associação ou dos municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à Associação;

e) Estudar, projectar, orçamentar, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras a realizar pela Associação, incluindo no caso da empreitada a realização de autos de consignação, medição de trabalhos, e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos, exercendo um permanente controlo físico e financeiro;

f) Assegurar a preparação e a realização dos projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da Associação e dos municípios associados, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria Associação;

g) Superintender na elaboração e acompanhamento dos processos administrativos para a realização de obras e aquisição de bens e serviços;

h) Promover o desenvolvimento, acompanhamento e controlo dos projectos e acções no âmbito da segurança, higiene e saúde no trabalho nos municípios associados;

i) Efectuar a recolha, compilação, organização, tratamento e envio aos municípios de informação técnica e jurídica com interesse para a actividade destes;

j) Promover a preparação e desenvolvimento de projectos e acções intermunicipais nos domínios do desporto, da educação e da cultura, assim como o apoio aos municípios em projectos e acções destes, nos mesmos domínios;

k) Promover a preparação e realização ou acompanhamento de projectos e acções em outros domínios, que lhe venham a ser cometidos pelos órgãos da Associação ou pelo administrador-delegado;

l) Gerir o sistema informático, providenciar no desenvolvimento do sistema de informação ao cidadão e apoiar a implementação de novas tecnologias;

m) Assegurar a gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

n) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento;

o) Proceder à gestão técnica dos programas e projectos que venham a ser contratualizados com a administração central, nomeadamente no âmbito de eventuais programas comunitários de apoio;

p) Elaborar candidaturas a programas ou a linhas de financiamento nacionais ou comunitários;

q) Proceder à análise dos diversos sistemas financeiros de apoio ao desenvolvimento em vigor, promover a definição de uma estratégia de desenvolvimento para os municípios associados e orientar os diversos projectos para as linhas de financiamento mais adequadas;

r) Elaborar o cálculo do valor dos imóveis a adquirir ou a alienar pela Associação ou municípios associados.

s) Cooperar com entidades públicas ou privadas na área dos interesses na Associação.

t) Executar as acções previstas no plano de actividades que lhe sejam cometidas;

u) Colaborar no planeamento global das actividades da Associação;

v) Superintender e coordenar a elaboração dos processos de concursos de obras a adjudicar por empreitada;

w) Prestar apoio à conservação e manutenção dos equipamentos e instalações da Associação;

x) Contribuir para a definição dos montantes das taxas, tarifas e preços a cobrar pelos serviços prestados ou utilização de bens, bem como para a elaboração dos respectivos regulamentos ou alteração dos existentes;

y) Executar as mais tarefas que no âmbito das suas competências lhe sejam superiormente determinadas pelo presidente do conselho de administração ou administrador-delegado.

Artigo 12.º

Sector Administrativo e Financeiro

1 - O Sector Administrativo e Financeiro funciona na dependência directa do administrador-delegado, tendo por funções o desempenho das tarefas a seguir indicadas.

2 - No que se refere ao apoio administrativo, compete-lhe:

a) Assegurar o atendimento do público, prestando-lhe todas as informações dentro do âmbito das suas competências;

b) Assegurar o expediente geral da Associação, as relações com o exterior e apoiar os projectos de cooperação com entidades externas;

c) Dar apoio administrativo aos órgãos da Associação, designadamente no que respeita à preparação do expediente para as reuniões e sessões e à execução das respectivas deliberações, ao administrador-delegado e a todos os serviços;

d) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo, distribuição, expedição e arquivo da correspondência e de outros documentos;

e) Assegurar o serviço de telefone, telefax e e-mail;

f) Passar cópias, certidões ou fotocópias das actas ou de documentos que constem do arquivo, bem como quaisquer outras que resultem de deliberações ou despachos de matéria própria da competência dos serviços, mediante o pagamento das taxas previstas quando solicitadas por particulares;

g) Organizar os processos administrativos respeitantes à aquisição de bens e serviços ou realização de obras, incluindo, quando for o caso, a organização do respectivo processo de concurso;

h) Executar os serviços administrativos de carácter geral;

i) Promover a divulgação pelos serviços das instruções, circulares, normas internas, regulamentos e demais directivas de carácter genérico;

j) Organizar o expediente relativo a processos disciplinares, de inquérito, sindicância e de meras averiguações ou a processos de outra natureza;

k) Assegurar o serviço de contínuos e proceder à abertura das instalações e, designadamente, efectuar todas as notificações ou citações relativas a matérias da respectiva área de actividade;

l) Providenciar a outorga e remessa ao Tribunal de Contas dos contratos ou de outros actos a ele sujeitos;

m) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;

n) Organizar e manter actualizado o arquivo e o Núcleo de Documentação da Associação;

o) Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos órgãos e serviços;

p) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;

q) Não permitir a saída de qualquer livro ou documento, sem requisição datada e assinada;

r) Coordenar e anotar a requisição pelos funcionários das viaturas necessárias à execução das suas funções.

3 - Em matéria de contabilidade e tesouraria, compete-lhe executar os procedimentos administrativos relativos à contabilidade e tesouraria da Associação, designadamente:

a) Promover a arrecadação das receitas e efectuar o pagamento de despesas;

b) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;

c) Coordenar e controlar toda actividade contabilística, designadamente o cabimento e cativação de verbas;

d) Verificar todas as autorizações e emitir, registar e arquivar ordens de pagamentos, guias de receita e de anulação;

e) Executar os registos contabilísticos de harmonia com plano de contabilidade adoptado;

f) Verificar diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;

g) Executar todo o expediente relativo aos pedidos de financiamento;

h) Elaborar estatísticas diversas para apoio e controlo da gestão;

i) Elaborar um sistema de contas de modo a proporcionar a avaliação de custo real das obras e da prestação de serviços em execução ou já executados;

j) Participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

k) Elaborar balancetes e relatórios periódicos sobre a execução orçamental e previsão das despesas comprometidas;

l) Controlar permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;

m) Manter em ordem e controlar a conta corrente com empreiteiros e fornecedores;

n) Participar na elaboração de documentos de gestão;

o) Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de actividades;

p) Liquidar e cobrar taxas e demais rendimentos da Associação bem como emitir as respectivas guias de receita e de anulação;

q) Expedir avisos e editais para pagamento de taxas;

r) Alertar o administrador-delegado para omissões que constatem no pagamento das taxas, tarifas ou outros rendimentos que se mostrem serem devidos à Associação;

s) Organizar e liquidar os processos de execução fiscal;

t) Organizar os processos de contra-ordenação;

u) Processar todo o expediente relacionado com as áreas em causa.

4 - No que se refere aos recursos humanos, compete-lhe:

a) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

b) Executar os procedimentos administrativos relacionados com o recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

c) Elaborar listas de antiguidade;

d) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal e elaborar o expediente relativo à sua classificação;

e) Assegurar e manter actualizado o cadastro dos funcionários e os respectivos processos individuais;

f) Registar as presenças e as ausências dos funcionários, elaborando o mapa de assiduidade;

g) Elaborar o mapa de férias;

h) Atender os funcionários, prestar-lhes as necessárias informações e emitir as declarações por eles solicitadas;

i) Elaborar os mapas de descontos dos funcionários;

j) Emitir cartões de identificação de funcionário e manter actualizado o registo;

k) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares e instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

l) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;

m) Executar, em geral, todas as tarefas administrativas relativas aos funcionários.

5 - No que se refere ao património e aprovisionamento, compete-lhe:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis da Associação;

b) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

c) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e, recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas;

d) Proceder aos estudos de mercado necessários à realização das compras;

e) Proceder ao controlo das compras e assegurar os procedimentos legais aplicáveis;

f) Proceder, sob a supervisão do administrador-delegado, à aquisição ao exterior dos bens e serviços necessários ao funcionamento da Associação e executar todo o expediente necessário;

g) Promover a distribuição pelos serviços dos bens adquiridos, organizando um sistema de controlo das existências;

h) Organizar e manter actualizada uma listagem dos fornecedores de bens e serviços;

6 - Na área do controlo metrológico, compete-lhe:

a) Coordenar e organizar os serviços de aferição, de acordo com as instruções técnicas superiores;

b) Proceder à aferição de pesos e medidas e instrumentos de medição;

c) Fazer a coordenação anual dos padrões de serviço com o arquivo;

d) Providenciar pela conservação de todos os equipamentos de aferição e do material do ramo adstrito;

e) Efectuar a cobrança das taxas de aferição de acordo com a legislação a vigor, emitindo os respectivos recibos;

f) Fiscalizar o cumprimento das disposições legais e regulamentares, levantar autos de contra-ordenação e proceder à apreensão de pesos e medidas ilegais;

g) Executar todas as demais tarefas relacionadas com a área em causa.

CAPÍTULO III

Do quadro de pessoal

Artigo 13.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios dispõe do quadro de pessoal constante do anexo II ao presente Regulamento.

2 - O quadro pessoal referido no número anterior será preenchido à medida que as disponibilidades financeiras o permitam, com observância do disposto no artigo 10.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com as alterações introduzidas pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, e do artigo 21.º da Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 14.º

Mobilidade do pessoal

1 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvido o seu responsável.

2 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência do administrador-delegado.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 15.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

1 - Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo I, que integram a estrutura objecto do presente Regulamento, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Associação de Municípios, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.

2 - Enquanto não forem criados cargos dirigentes ou de chefia, o desempenho das respectivas funções é assegurado por quem, por despacho, for designado pelo presidente do conselho de administração.

Artigo 16.º

Estrutura de projecto

O conselho de administração poderá criar, quando o considerar oportuno, uma estrutura de projecto na sua dependência directa ou na dependência do administrador-delegado com funções de gestão técnica dos programas e projectos que venham a ser contratualizados com a administração central nomeadamente no âmbito de quadros comunitários de apoio.

Artigo 17.º

Alteração das atribuições

Sempre que razões de eficácia o justifiquem poderão ser alteradas as atribuições dos serviços, mediante deliberação da Assembleia Intermunicipal.

Artigo 18.º

Lacunas e omissões

As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

A presente organização dos serviços da Associação, estrutura e quadro pessoal entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal da Associação

(ver documento original)