Aviso 4156/2002 (2.ª série) - AP. - Hermano Manuel Gonçalves Nunes de Almeida, presidente da Câmara Municipal de Pampilhosa da Serra:

Faz público que foi aprovado em reunião de Câmara realizada no dia 20 de Março de 2002, o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, que se publica na íntegra, entrando em vigor no 1.º dia útil após a sua publicação no Diário da República.

1 de Abril de 2002. - O Presidente da Câmara, Hermano Manuel Gonçalves Nunes de Almeida.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Introdução

1 - O Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no Sector da Administração Autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das realidades locais.

2 - Como se conclui da leitura do preâmbulo do citado diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

3 - Por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, tendo em vista a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

4 - O prosseguimento dos desideratos enunciados no número anterior passa, necessariamente, pela implementação do Regulamento de Controlo Interno do POCAL, abreviadamente RCI, tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno.

5 - O RCI, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

6 - A elaboração de um tal documento obedece a um estudo e desenvolvimentos profundos, por forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados.

Porém, tornando-se necessário implementar, desde já, um conjunto de regras essenciais apresenta-se agora um documento contendo, apenas e só, o estritamente indispensável - organização dos serviços e métodos e controlo interno - reservando, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas no RCI, interrelacionando os actos administrativos de vários serviços em sequências lógicas e eficazes.

Importa referir que este documento pressupõe uma estrutura de funcionamento constituída, principalmente, pela DAF, que será a responsável pela gestão e coordenação do sistema de controlo.

Regulamento de Controlo Interno do POCAL

Artigo 1.º

Objecto

O Regulamento de Controlo Interno do POCAL, doravante designado abreviadamente de RCI, visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - O RCI é aplicável a todos os serviços municipais, sendo gerido e coordenado pela Divisão Administrativa e Financeira (DAF).

2 - Compete ao chefe da DAF, no âmbito do acompanhamento do Sistema de Controlo Interno (SCI), a recolha de sugestões, de propostas e contributos das restantes divisões, tendo em vista a sua avaliação e revisão.

3 - Os contributos apresentados sustentarão a proposta de revisão e actualização que o chefe da DAF remeterá para apreciação superior, pelo menos, de dois em dois anos.

4 - Compete aos chefes de secção da DAF e aos responsáveis pelas subunidades das restantes divisões, a implementação e o cumprimento das normas do RCI e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 3.º

Da execução orçamental

1 - Na elaboração e execução do orçamento do município de Pampilhosa da Serra devem ser seguidos os princípios e regras previsionais definidos no POCAL.

2 - Aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental do município de Pampilhosa da Serra.

Artigo 4.º

Limites de disponibilidades em caixa

1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 5000 euros.

2 - Compete ao chefe da DAF, seguindo as orientações do presidente da Câmara, promover a aplicação dos valores ociosos, sobre a forma de uma aplicação segura e rentável para o município.

Artigo 5.º

Da abertura e movimento de contas bancárias

1 - Compete à Câmara Municipal, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pelo município de Pampilhosa da Serra.

2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas com as assinaturas do presidente da Câmara, ou do vereador com competência delegada para o efeito, e do responsável pela tesouraria municipal (TM).

Artigo 6.º

Meio de pagamento

1 - Os pagamentos de valor superior a 50 euros devem ser feitos, preferencialmente, por cheque ou transferência bancária.

2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores do município será feito sempre por transferência bancária.

Artigo 7.º

Do processamento de ordem de pagamento (OP)

1 - Compete à Secção Financeira o processamento das ordens de pagamento, com base nos documentos da própria secção ou fornecidos por outros sectores da Câmara.

2 - As OP, a submeter a despacho do presidente, são assinadas pelo responsável e conferidas pela chefe da DAF.

3 - As OP, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas à TM para pagamento.

Artigo 8.º

Guarda de documentos bancários

1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos, ficam à guarda do responsável pela tesouraria.

2 - Os cheques não preenchidos, ficarão à guarda do responsável da contabilidade.

3 - Os cheques que venham a ser anulados, após a sua emissão, serão arquivados na TM, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 9.º

Local de cobrança de receitas

1 - Compete à TM proceder à cobrança das receitas municipais, após emissão da guia de receita, emitida pelos diversos serviços emissores.

2 - Exceptuam-se do disposto no número anterior, a cobrança, entre outras, de taxas e ou tarifas relativas às entradas na piscina, pavilhão municipal e sector de Acção Social, as quais serão cobradas pelos funcionários designados para o efeito por despacho do presidente da Câmara Municipal.

3 - Integra-se no disposto no número anterior, a cobrança do produto da venda de artigos disponíveis no posto de turismo.

4 - A cobrança das receitas previstas nos n.os 2 e 3 é efectuada através da emissão de documentos de receita e ou recibo, com numeração sequencial, com indicação do serviço de cobrança.

5 - Os documentos de receita previstos no número anterior, numerados sequencialmente, serão fornecidos quando necessário, pela Secção Administrativa aos serviços que estejam autorizados a realizar as cobranças.

6 - As receitas cobradas nos termos do presente artigo, depois de conferida pela Secção Administrativa e emitida a competente guia de recebimento, deverão dar entrada na tesouraria municipal, semanalmente, às segundas-feiras.

7 - O disposto no presente artigo aplica-se, com as necessárias adaptações à cobrança das facturas-recibos de água, nos termos do respectivo regulamento.

Artigo 10.º

Controlo da cobrança fora da TM

Compete à Secção Administrativa, a coordenação e o controlo da cobrança de todas as receitas fora da tesouraria municipal.

Artigo 11.º

Contas correntes

Compete à tesouraria municipal manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do município de Pampilhosa da Serra.

Artigo 12.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas mensalmente, por um funcionário designado para o efeito pelo presidente da Câmara.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a exarar em informação fundamentada do chefe da DAF.

3 - Após cada reconciliação bancária, a TM analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 13.º

Reconciliações de empréstimos

1 - Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e determinam-se os respectivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

2 - Mensalmente, serão efectuadas reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos".

Artigo 14.º

Normas sobre início e final dos mandatos

1 - Compete à Câmara Municipal, na primeira reunião de cada mandato, sob proposta do seu presidente exarada em informação do chefe da DAF, definir a relação das receitas que devem ser objecto de cobrança virtual.

2 - No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade da tesouraria, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara, pelo chefe da DAF e pelo tesoureiro municipal.

Artigo 15.º

Responsabilidade do tesoureiro

A responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por funcionário a designar pelo presidente da Câmara, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pela chefe da DAF e aleatoriamente sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

Artigo 16.º

Controlo da capacidade de endividamento

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas do município.

2 - Sempre que surjam alterações ao montante do endividamento, o chefe da DAF apresentará um relatório em que analisa a situação, tendo em atenção os limites fixados no artigo 24.º e seguintes da Lei das Finanças Locais (Lei 42/98, de 6 de Agosto).

Artigo 17.º

Dependência do tesoureiro

1 - O tesoureiro municipal dependente funcionalmente do chefe da DAF, respondendo directamente perante o executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.

2 - Os demais funcionários em serviço na tesouraria, se os houver, respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

3 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativas a cada caixa, transmitindo as ocorrências ao chefe da DAF.

4 - O tesoureiro municipal é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

5 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 18.º

Acções inspectivas

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente da Câmara, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Artigo 19.º

Da forma das aquisições

Compete à Secção Financeira promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços municipais, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

Artigo 20.º

Da entrega das aquisições

1 - A entrega dos bens é feita no serviço municipal indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido".

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos à Secção Financeira que promoverá a actualização das existências.

Artigo 21.º

Conferência da factura e pagamento

1 - Na Secção Financeira são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexas à ordem de pagamento para o seu pagamento.

Artigo 22.º

Duplicado de facturas

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 23.º

Gestão do armazém e oficina

1 - Para além das funções definidas na respectiva estrutura orgânica, compete ao armazém e oficina da DTOU, a gestão e o armazenamento de todas as existências necessárias ao regular funcionamento dos serviços respectivos.

2 - A gestão de stocks do armazém e oficina fica sob a responsabilidade dum funcionário, que deverá informar atempadamente, a Secção Financeira, dos stocks existentes, a fim de se evitar a ruptura dos mesmos.

3 - A distribuição das existências nestes locais, será precedido de pedido e ou requisição interna, assinada pelo responsável pela execução da tarefa.

4 - Compete ao presidente da Câmara designar o responsável pelo armazém e pela oficina.

Artigo 24.º

Das requisições internas ao armazém

1 - As entradas e saídas de materiais do armazém é titulada por guia de remessa ou requisição interna, assinada pelos responsáveis dos serviços.

2 - As sobras de materiais serão obrigatoriamente devolvidas ao armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

3 - É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia.

Artigo 25.º

Fichas de imobilizado

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas na Secção Financeira.

Artigo 26.º

Reconciliações e controlo de registo do imobilizado

1 - Compete à Secção Financeira a realização, trimestral, de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto ao montante das aquisições e das amortizações acumuladas.

2 - A Secção Financeira, durante o mês de Dezembro de cada ano, ou quando entender necessário, procederá à verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

3 - Em Janeiro de cada ano, a Secção Financeira enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim do mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 27.º

Responsabilidades pelo uso de bens

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhes estejam atribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

Artigo 28.º

Violação de normas do RCI

A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos do Estatuto Disciplinar.

Artigo 29.º

Casos omissos

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Câmara Municipal, sob proposta do seu presidente, exarada em informação do chefe da DAF.

Artigo 30.º

Revogação

São revogadas todas as disposições regulamentares na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 31.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento Interno entra em vigor no 1.º dia útil após a sua publicação no Diário da República.