Aviso 813/2002 (2.ª série) - AP. - Em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais se torna público o Regulamento de Controlo Interno do POCAL, aprovado pela Junta de Freguesia de Aljezur, em deliberação de 6 de Agosto de 2001.

10 de Dezembro de 2001. - O Presidente da Junta, Flávio de Jesus Figueiras.

Sistema de controlo interno

Regulamento 1/2001

Preambulo

1 - O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das realidades locais.

2 - Como se conclui da leitura do preâmbulo do citado diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

3 - Por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos provisionais, tendo em vista a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão da tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

4 - O prosseguimento dos desideratos enunciados no número anterior passa, necessariamente, pela implementação do Regulamento Interno do POCAL, abreviadamente RCI-POCAL, tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelece o presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo interno.

5 - O RCI-POCAL, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidades, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabílisticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

6 - A elaboração de um tal documento obedece a um estudo e desenvolvimentos profundos, por forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados. Porém, tornando-se necessário implementar, desde já, um conjunto de regras essenciais, apresenta-se agora um documento contendo, apenas e só, o estritamente indispensável organização dos serviços e métodos e controlo interno reservado, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas no RCI-POCAL, inter-relacionando os actos administrativos de vários serviços em sequências lógicas e eficazes. Importa referir que este documento pressupõe uma estrutura de funcionamento constituída, principalmente, pelo órgão executivo, que será o responsável pela gestão e coordenação do sistema de controlo.

Assim:

A Junta de Freguesia de Aljezur, em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3, do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pela deliberação de 6 de Agosto de 2001, determina o seguinte:

Artigo 1.º

É aprovado o Regulamento de Controlo Interno do POCAL, publicado em anexo à presente deliberação da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

O RCI-POCAL entra em vigor no dia 2 de Janeiro de 2002.

Regulamento de Controlo Interno do POCAL

Artigo 1.º

Objectivo

O Regulamento do Controlo Interno do POCAL, doravante designado abreviadamente de RCI-POCAL, ou simplesmente RCI, visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluído a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos, e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - RCI-POCAL é aplicado a todos os serviços da autarquia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.

2 - Compete ao órgão executivo, no âmbito do acompanhamento do RCI, a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.

3 - A proposta de revisão será de, pelo menos, de dois em dois anos.

4 - Compete ao órgão executivo, a implementação e o cumprimento das normas do RCI-POCAL e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 3.º

Limites de disponibilidade em caixa

1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 5000$.

2 - Compete ao tesoureiro, seguindo as orientações do presidente da Junta promover a aplicação dos valores ociosos, sobre a forma de uma aplicação segura e rentável para a freguesia.

Artigo 4.º

Da abertura e movimento de contas bancárias

1 - Compete à Junta de Freguesia, sob a proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Aljezur.

2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas simultaneamente com as assinaturas do presidente da Junta de Freguesia, ou do vogal que o substitui e do tesoureiro da Junta de Freguesia.

Artigo 5.º

Meio de pagamento

1 - O pagamento de valor superior a 5000$, devem ser feitos, preferencialmente, por cheque.

2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da freguesia, será feito sempre por transferência bancária.

Artigo 6.º

Guarda de documentos bancários

1 - Os documentos bancários, incluído os cheques, preenchidos, ficam à guarda do responsável da administração financeira.

2 - Os cheques que venham a ser anulados, após a sua emissão, serão arquivados sequencialmente na contabilidade, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 7.º

Local de cobrança de receitas

1 - Compete às secções abaixo mencionadas efectuar a liquidação das seguintes receitas:

a) Secção de Contabilidade:

Transferências;

Descontos em vencimentos;

Outras receitas que não sejam liquidadas através de outro serviço.

b) Secção Administrativa:

Emolumentos pela emissão de atestados;

Emolumentos pela confirmação de documentos;

Taxas e multas pelo registo de canídeos;

Autenticação de documentos;

Quaisquer outras receitas criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço.

2 - A cobrança das receitas previstas no número anterior é efectuado através de documentos de receita e ou recibo, com numeração sequencial, com indicação do serviço de cobrança.

3 - As receitas cobradas nos termos do presente artigo, depois de conferidas, deverão dar entrada na tesouraria, no primeiro dia útil de cada mês.

Artigo 8.º

Contas correntes

Compete à tesouraria manter permanentemente actualizadas as contas correntes, referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de Aljezur.

Artigo 9.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas por um funcionário designado para o efeito pelo órgão executivo, uma vez por mês.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a exarar em informação fundamentada pela administração financeira.

3 - Após cada reconciliação bancária, a tesouraria analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 10.º

Da forma das aquisições

Compete à Secção de Contabilidade promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços, e a assunção de compromissos.

Artigo 11.º

Da entrega das aquisições

1 - A entrega dos bens é feita no serviço indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido".

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos à Secção de Património e Aprovisionamento que, sendo o caso, promoverá a actualização das existências.

3 - É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia.

Artigo 12.º

Conferência da factura e pagamento

1 - Na Secção de Contabilidade são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexadas à ordem de pagamento para o seu pagamento sendo aí processadas.

Artigo 13.º

Duplicado de facturas

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 14.º

Fichas de imobilizado

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas pelo funcionário designado para o efeito.

Artigo 15.º

Inventário de bens duradouros

1 - O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos, propriedade da freguesia, cujo valor seja superior a 10 000$, deverá manter-se permanentemente actualizado.

Artigo 16.º

Abate de bens

1 - Sempre que por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.

2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, à Secção de Aprovisionamento e Património.

3 - A competência para ordenar o abate pertence à Junta de Freguesia.

Artigo 17.º

Reconciliações e controlo de registo do imobilizado

1 - O órgão executivo realiza, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

2 - Em Janeiro de cada ano a Secção de Património enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 18.º

Responsabilidade pelo uso de bens

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe sejam distribuídos, para o que o subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

Artigo 19.º

Da constituição de fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

2 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter em caso algum despesas não documentadas.

Artigo 20.º

Normas de controlo do fundo

1 - As normas de constituição e controlo do fundo de maneio constarão da deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.

2 - Da deliberação deverá constar, designadamente:

a) O montante que constitui o fundo de maneio e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito:

O responsável pela sua posse e utilização;

A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas; e

A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

Artigo 21.º

Violação de normas do RCI

A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.

Artigo 22.º

Casos omissos

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, exarada em informação do responsável da administração financeira.

Organização dos serviços

Artigo 1.º

A unidade orgânica à qual está directamente cometida a gestão financeira patrimonial da freguesia é o Departamento de Administração e Finanças.

Artigo 2.º

Constituem funções comuns às diversas unidades orgânicas:

a) Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal efectivo;

b) Elaborar e submeter à aprovação superior instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequada ao âmbito de cada serviço;

c) Colaborar na elaboração do orçamento, plano de actividades e documentos de prestação de contas;

d) Emitir requisições internas, tendo em vista a aquisição de bens e serviços e, bem assim, a execução de empreitadas de obras públicas;

e) Coordenar a actividade dos respectivos e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;

f) Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;

g) Velar pela conservação do património afecto;

h) Zelar pelo cumprimento dos direitos dos funcionários e demais pessoal afecto;

i) Preparar, quando disto incumbidos, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de tratamento ulterior;

j) Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

k) Promover a execução das deliberações da Junta de Freguesia e dos despachos do presidente ou dos restantes membros, com competências, no âmbito das suas competências e nas áreas dos respectivos serviços.

Artigo 3.º

Compete à Secção Administrativa Financeira:

a) Executar o registo de toda a documentação recebida, no próprio dia em que a mesma dê entrada na autarquia;

b) Assegurar a localização de todos os documentos registados e distribuição pelas diversas unidades orgânicas;

c) Proceder ao registo de toda a correspondência expedida pela autarquia;

d) Promover uma linguagem correcta e fácil na comunicação entre os serviços da freguesia e entre estes e os residentes;

e) Proceder à arrecadação de receitas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções de serviço;

f) Proceder à organização, manter actualizada as inscrições e os abates dos verbetes eleitorais;

g) Preparar e manter actualizado, com os respectivos registos e abates, o cadastro dos canídeos.

Artigo 4.º

Compete à Secção de Contabilidade:

a) Proceder ao pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções do serviços;

b) Liquidar juros moratórias, referentes à arrecadação de receita;

c) Proceder à guarda de valores monetários;

d) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria, nos termos definidos neste diploma;

e) Elaborar balancetes diários de tesouraria (quando houver movimento);

f) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;

g) Promover os registos inerentes à execução orçamental e do plano plurianual de investimentos;

h) Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;

i) Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos, nos termos definidos neste diploma e nas demais normas legais e regulamentares aplicáveis;

j) Promover a verificação permanente do movimento de fundos da tesouraria e de documentos de receita e da despesa;

k) Apresentar relatórios de ocorrência, sempre que tal se justifique, por incumprimento de normas legais ou regulamentares;

l) Emitir os documentos de receita e da despesa, bem como os demais documentos que suportam registos contabilísticos;

m) Coligir todos os elementos necessários à execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e respectivas modificações;

n) Proceder cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas com locação e aquisição de bens e empreitadas de obras públicas;

o) Organizar os procedimentos atinentes à aquisição e alienação de bens imóveis;

p) Proceder à verificação de facturas e guias de remessa e respectivos registos contabilísticos;

q) Proceder ao levantamento dos bens existentes;

r) Preparar e manter actualizado o registo cadastro dos bens imóveis propriedades da freguesia;

s) Preparar e manter actualizado o cadastro dos bens do domínio público;

t) Preparar e manter actualizado, com as respectivas inscrições e abates, o cadastro dos bens móveis de propriedade da freguesia;

u) Manter os registos com os elementos necessários ao preenchimento de fichas de amortização;

v) Preparar todos os documentos inerentes à gestão do património da freguesia no concerne a bens imóveis.

(ver documento original)

Secção de Contabilidade, Tesouraria e Património

Das aquisições:

Promove a aquisição de todos os bens e produtos necessários ao funcionamento dos serviços, com base em requisição externa ou contrato;

Confere as facturas com a guia de remessa e a requisição externa;

Dá informação nas facturas e anexa à ordem de pagamento;

Fotocopia a factura da aquisição dos bens duradouros e equipamentos, para actualização das fichas do património.

Ordens de pagamento:

Processa as ordens de pagamento, com base nos documentos da própria secção ou fornecidos pela administração financeira.

Efectua a liquidação das seguintes receitas:

Transferencias;

Descontos em vencimentos;

Outras receitas que não sejam liquidadas através de outro serviço.

Tesouraria:

Recebe as ordens de pagamento, para pagamento;

Mantém as contas correntes com as instituições bancárias permanentemente actualizadas;

Recepciona as guias de receita emitidas por outros serviços.

Aprovisionamento e património:

Recepciona os bens adquiridos e confere com as facturas e as guias de remessa;

Procede à cabimentação da despesa na contabilidade, afim de serem emitidas as ordens de pagamento;

Promove a actualização das existências, se for o caso;

Mantém permanentemente actualizadas as fichas do imobilizado;

Anualmente faz a verificação física dos bens.

Secção Administrativa

Gestão de documentos

Executa o registo de toda a correspondência recebida, no próprio dia em que a mesma dê entrada na autarquia;

Assegura a localização de todos os documentos registados e distribuídos;

Procede ao registo de toda a correspondência expedida pela autarquia.

Efectua a cobrança das seguintes receitas:

Emolumentos pela emissão de atestados;

Emolumentos pela confirmação de documentos;

Taxas e multas pelo registo de canídeos;

Taxas e multas pela ocupação da via pública e publicidade;

Autenticação de fotocópias de documentos;

Fotocópia de documentos;

Quaisquer outras criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço.

(ver documento original)