Aviso 206/2002 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos se torna público que a Assembleia Municipal de Sines, em sessão de 4 de Outubro de 2001, aprovou o presente Regulamento de Controlo Interno, em cumprimento do disposto no Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro - POCAL, que a seguir se publicita, e o qual entrará em vigor a 1 de Janeiro de 2002.

30 de Novembro de 2001. - O Presidente da Câmara, Manuel Coelho Carvalho.

Regulamento de Controlo Interno

Preâmbulo

I - O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento local. O principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

E isto, por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e de procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

II - O prosseguimento dos desideratos enunciados no ponto I, passa necessariamente, pela implementação do sistema de controlo interno. Tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelece o presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

O sistema de controlo interno, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano da organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detenção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

III - A elaboração de um tal documento carece de um estudo e desenvolvimento profundos, por forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados.

Porém, tornando-se necessário implementar, desde já, um conjunto de regras essenciais, apresenta-se agora um documento contendo, apenas e só, o estritamente indispensável - organização dos serviços e métodos de controlo interno - reservando, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas no sistema de controlo interno, inter-relacionando os actos administrativos de vários serviços em sequências lógicas eficazes.

Importa referir que este documento pressupõe uma estrutura de funcionamento constituída (no que concerne à gestão financeira e patrimonial) pelas seguintes unidades orgânicas:

(ver documento original)

Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a Câmara Municipal deliberou em 19 de Setembro de 2001, e a Assembleia Municipal em 4 de Outubro de 2001, aprovar o sistema de controlo interno, que passará a vigorar a partir de 1 de Janeiro de 2002 consubstanciado nas normas seguintes:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

O presente diploma visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação fiável.

Artigo 2.º

O presente diploma é aplicável a todos os serviços da autarquia.

Artigo 3.º

Compete às direcções de departamento, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente diploma e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 4.º

1 - A direcção do Departamento de Administração e Finanças, (DAF) reunirá os contributos das restantes direcções decorrentes da aplicação das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente Regulamento.

2 - Aqueles contributos sustentarão a proposta de revisão e actualização que a direcção do DAF remeterá à apreciação da presidência, pelo menos, de dois em dois anos, que se assim o entender, submeterá a decisão do órgão executivo.

CAPÍTULO II

Princípios e regras

Artigo 5.º

Na elaboração e execução do orçamento das autarquias locais devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento de Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados, em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 6.º

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente Plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstrações de resultados) são apresentadas em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 7.º

A elaboração do orçamento das autarquias locais deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem à elaboração do orçamento;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento de Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento de Estado em vigor até à publicação do Orçamento de Estado para o ano a que ele respeita;

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado ou em comissão de serviço, ou contratos a termo certo, bem como aqueles cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações de pessoal" devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 8.º

Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode no entanto ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação de receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO III

Organização dos serviços

Artigo 9.º

A organização interna do Departamento de Administração e Finanças compreende:

a) Divisão de Administração Geral;

b) Divisão de Recursos Humanos;

c) Divisão Financeira;

d) Serviço de Fiscalização e Contra-Ordenações.

Artigo 10.º

Compete ao Departamento de Administração e Finanças:

a) Coordenar e implementar no plano técnico as políticas municipais no âmbito da gestão financeira, da gestão de recursos humanos e da administração geral;

b) Coordenar a organização do orçamento, incluindo as respectivas alterações e revisões, bem como a elaboração dos projectos de contas de gerência;

c) Coordenar e promover a fiscalização municipal com excepção da de obras particulares;

d) Coordenar as actividades das unidades orgânicas na sua dependência.

Artigo 11.º

Constituem funções comuns às diversas unidades orgânicas:

a) Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal afecto;

b) Elaborar e submeter à aprovação superior instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgados necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequada no âmbito de cada serviço;

c) Colaborar na elaboração do orçamento, plano plurianual de investimentos e documentos de prestação de contas;

d) Emitir requisições internas, tendo em vista a aquisição de bens e serviços e, bem assim, a execução de empreitadas de obras públicas;

e) Coordenar a actividade dos respectivos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;

f) Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;

g) Zelar pela conservação do património afecto;

h) Zelar pelo cumprimento dos direitos e deveres dos funcionários e demais pessoal afecto;

i) Preparar, quando disto incumbidos, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de tratamento ulterior;

j) Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

k) Promover a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do presidente ou dos vereadores com competências delegadas, no âmbito das suas competências e nas áreas dos respectivos serviços.

Artigo 12.º

A unidade orgânica à qual está directamente cometida a gestão financeira e patrimonial do município é à Divisão Financeira.

Artigo 13.º

A organização interna da Divisão Financeira compreende:

a) Serviço de Aprovisionamento e Património;

b) Secção de Tesouraria;

c) Serviço de Gestão Financeira.

Artigo 14.º

Compete à Divisão Financeira:

a) Assegurar a gestão das finanças e contabilidade do município;

b) Garantir a organização da conta de gerência, as contas e o relatório de actividades do município;

c) Gerir os aprovisionamentos e património municipal;

d) Gerir a carteira de seguros da Câmara Municipal;

e) Acompanhar a contabilização e entrega atempada das operações de tesouraria e do IVA;

f) Acompanhar e fiscalizar o funcionamento da Secção de Tesouraria;

g) Garantir a cabimentação prévia dos documentos representativos de compromisso por parte do município, designadamente os sujeitos a visto do Tribunal de Contas;

h) Assegurar a realização de estudos técnicos previsionais sobre meios financeiros e avaliação da situação económica;

i) Organizar os processos para obtenção de crédito e garantias junto das instituições financeiras e proceder ao respectivo acompanhamento contabilístico;

j) Assegurar a elaboração de estudos de carácter económico-financeiro;

k) Coordenar as actividades das unidades orgânicas na sua dependência;

Artigo 15.º

O Serviço de Aprovisionamento e Património, compreende a Secção de Aprovisionamento e o Sector de Património e Seguros.

Artigo 16.º

À Secção de Aprovisionamento compete:

a) Assegurar os aprovisionamentos garantindo os stocks necessários em armazéns;

b) Gerir o fundo de maneio das compras;

c) Promover a uniformização e normalização dos bens de consumo;

d) Desenvolver os processos de concurso ou consultas ao mercado tendentes à aquisição de bens ou serviços não expressamente atribuídos a outros serviços;

e) Efectuar estudos de mercado na óptica qualidade/preço e proceder às respectivas compras;

f) Proceder às acções prévias necessárias às consultas e ou concursos para aquisição de materiais, nas modalidades e procedimentos legalmente impostos, e acompanhar o respectivo processo nas diferentes fases do seu desenvolvimento;

g) Registar e zelar pelo cumprimento dos contratos de manutenção e assistência técnica que foram elaborados pelos diversos serviços municipais;

h) Manter actualizados os ficheiros de fornecedores, de materiais ou outros, necessários ao funcionamento dos serviços e controlo de existências;

i) Satisfazer os pedidos de materiais ou equipamento não existentes em armazém, colaborando na celebração de contratos de fornecimento, nos termos da legislação em vigor;

j) Enviar ao Serviço de Gestão Financeira as facturas devidamente visadas e proceder à conferência das mesmas, em conformidade com as entradas em armazém;

k) Recepcionar as facturas referentes às aquisições directas ao mercado submetê-las a conferência, em termos de qualidade e quantidade, por parte do serviço requisitante;

l) Satisfazer imediatamente e sempre que possível as requisições internas através do material existente em armazém;

m) Manter actualizadas as fichas de existências e controlo dos materiais em armazém;

Artigo 17.º

Ao Sector de Património e Seguros compete:

a) Promover a gestão e fiscalização do património municipal;

b) Assegurar a gestão de carteira de seguros do município;

c) Organizar e manter actualizado o inventário de bens móveis e imóveis pertencentes ao município, mantendo actualizados os respectivos ficheiros;

d) Garantir os procedimentos necessários à alienação de imóveis - solo e outros, através de hasta pública ou qualquer outra forma prevista na lei;

e) Efectuar os registos que sejam da responsabilidade do município e assegurar o respectivo expediente;

f) Executar as acções e operações necessárias à administração corrente do património municipal;

g) Efectuar os contratos de seguro determinados pela Câmara e prestar colaboração, quando necessário, a outros serviços nas relações com as seguradoras;

h) Promover a venda de produtos de sucata e outros bens desnecessários aos serviços;

i) Controlar e manter actualizado o inventário permanente.

Artigo 18.º

Compete à Secção de Tesouraria:

a) Arrecadar todas as receitas virtuais e eventuais, incluindo a liquidação de juros de mora e outras taxas suplementares;

b) Manter devidamente escriturados os livros de tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade municipal;

c) Efectuar o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizadas;

d) Transferir para a tesouraria da Fazenda Pública ou outras entidades as importâncias devidas, uma vez recebida a necessária ordem de pagamento;

e) Elaborar e remeter ao Serviço de Gestão Financeira balancetes diários da caixa, bem como os documentos, relações de despesas e receita, incluindo títulos de anulação, guia de reposição e outros, escriturados no respectivo diário de tesouraria e resumo de diário de tesouraria;

f) Fazer o controlo das contas bancárias;

g) Proceder à regularização contabilística das transferências em contas operadas por força das arrecadações das receitas ou pagamento de despesas, nas diversas instituições bancárias;

h) Remeter aos empreiteiros, fornecedores ou outras entidades os cheques relativos aos pagamentos efectuados.

Artigo 19.º

O Serviço de Gestão Financeira, compreende a Secção de Contabilidade e o Sector de Gestão Financeira.

Artigo 20.º

À Secção de Contabilidade, compete:

a) Promover a elaboração da conta anual de gerência, proceder às respectivas conferências e assegurar a sua remessa às entidades competentes;

b) Garantir os procedimentos contabilístico inerentes à execução do orçamento no município;

c) Garantir a contabilização e entrega das receitas cobradas por operações de tesouraria;

d) Proceder ao controlo do cumprimento dos contratos de empréstimo, locação, locação financeira ou outros de idêntica natureza;

e) Promover a cabimentação das despesas consequentes de empreitadas e de fornecimento de bens ou serviços, incluindo pessoal, cativando as respectivas verbas logo que haja despacho ou deliberação para o efeito;

f) Executar, nos termos legais, a contabilidade orçamental, através da conferência dos documentos e da classificação e escrituração das receitas e das despesas, arquivando os necessários comprovativos, com vista ao controlo de todos os movimentos de carácter financeiro;

g) Promover a regularização das despesas superiormente autorizadas e das receitas legalmente devidas e manter actualizados os seus registos contabilísticos;

h) Conferir o diário e o resumo do diário da tesouraria e proceder à correspondente escrituração;

i) Conferir e promover a regularização das anulações e dos fundos permanentes, nos prazos legais;

j) Processar a liquidação e controlo das receitas provenientes de outras entidades, designadamente FGM, FBM e FCM, derrama, impostos locais, contribuição autárquica ou outras;

k) Realizar balanços à tesouraria;

l) Remeter ao Tribunal de Contas, à contabilidade pública e aos departamentos centrais ou regionais os elementos obrigatórios por lei;

m) Emitir certidões das importâncias entregues pela Câmara Municipal a outras entidades;

n) Processar o recebimento de indemnizações provenientes de contratos de seguros, bem como cuidar do processamento dos pagamentos devidos;

o) Cabimentar requisições ao exterior ou de quaisquer outros documentos ou acções geradoras de despesa;

p) Proceder ao controlo das diferentes contas correntes, nomeadamente de empreiteiros, fornecedores e outras entidades;

q) Controlar a remessa dos recibos dos pagamentos efectuados através de cheque;

r) Proceder à escrituração, controlo e entrega do IVA.

Artigo 21.º

Ao Sector de Gestão Financeira, compete:

a) Promover a elaboração dos orçamentos do município, respectivas revisões e alterações;

b) Elaborar os balancetes e relatórios mensais sobre a previsão/realização de receitas e despesas;

c) Organizar e promover a concretização dos procedimentos relativos a derramas, contribuição autárquica, empréstimos, subsídios ou outras receitas fiscais que eventualmente venham a ser cometidos ao município e que, pela sua natureza, não digam directamente respeito a outro serviço municipal;

d) Executar a contabilidade dos custos das acções ou iniciativas promovidas pelo departamento, fornecendo aos outros serviços os custos quando por estes solicitados;

e) Colaborar com todos os serviços, tendo em vista o regular funcionamento do circuito classificativo das receitas e das despesas;

f) Colaborar nos balanços à tesouraria, e proceder à elaboração do termo do balanço;

g) Elaborar os balancetes e relatórios mensais sobre a realização de receitas e despesas;

h) Proceder ao controlo das diferentes contas correntes, nomeadamente de empreiteiros, fornecedores e outras entidades;

i) Coligir e concentrar todos os elementos relativos a despesas com obras, fornecimentos ou outros encargos em contas correntes organizadas visando a contabilidade do plano.

CAPÍTULO IV

Disponibilidades

Artigo 22.º

1 - A importância em numerário existente em caixa no montante do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor correspondente a 5% das despesas correntes inscritas no orçamento da autarquia, respeitando-se um mínimo de 500 euros e um máximo de 5000 euros.

2 - Em consequência do disposto no número anterior, dever-se-á promover uma aplicação segura dos valores ociosos, competindo ao director do DAF decidir sobre a forma de aplicação, segundo orientação da presidência.

Artigo 23.º

1 - Compete ao presidente da Câmara submeter à apreciação do órgão executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia.

2 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro, ou por quem o substitua, e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

Artigo 24.º

Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente, por transferencia bancária, cheque ou dinheiro, em função do valor a pagar.

Artigo 25.º

Os cheques são emitidos na Secção de Contabilidade e apensos a respectiva ordem de pagamento, sendo remetidos à tesouraria, para pagamento, após serem devidamente subscritos, pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

Artigo 26.º

1 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do chefe da Secção de Contabilidade.

2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados sequencialmente pela Secção de Contabilidade, após a inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 27.º

1 - A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do tesoureiro, carece de autorização da presidência, e da respectiva nomeação dos responsáveis pela cobrança.

A cobrança é efectuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial, e que indiquem o serviço de cobrança.

2 - Os documentos de receita previstos no número anterior, devidamente numerados e sequenciais, serão fornecidos no início de cada mês, pela Secção de Contabilidade aos serviços que estejam autorizados a realizar as cobranças.

3 - Na data indicada, nos termos do número anterior, será feita conferência dos documentos de receita distribuídos, sendo justificados à Secção de Contabilidade aqueles que tenham sido inutilizados.

4 - As receitas cobradas nos termos do presente artigo deverão dar entrada na tesouraria, semanalmente, e de preferência no início de cada semana, através da emissão da respectiva guia de receita emitida pelo serviço recebedor.

5 - Deverá a Secção de Contabilidade, estabelecer contas correntes por cada posto de cobrança ou cobrador, as quais devem estar permanentemente actualizadas.

Artigo 28.º

1 - A tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem abertas contas em nome da autarquia.

2 - Para além das conferências referidas na alínea a) do artigo 31.º do presente diploma, a Secção de Contabilidade fará uma reconciliação bancária no último dia útil de cada mês, através de um funcionário designado, rotativamente para o efeito, pelo chefe da Divisão Financeira, o qual não deve estar afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.

3 - Quando se verificarem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a inserir em informação da Divisão Financeira com os adequados fundamentos.

Artigo 29.º

Após cada reconciliação bancária, a Secção de Contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 30.º

Na primeira reunião de cada mandato, a Câmara Municipal definirá quais as receitas que podem ser objecto de cobrança virtual.

Artigo 31.º

O estado da responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou do substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para o efeito forem designados pelo chefe da Divisão Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da Divisão Financeira, aleatoriamente e sem aviso prévio;

b) No encerramento de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

Artigo 32.º

1 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 33.º

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia à titular.

2 - Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a Divisão Financeira apresentará relatório que analise a sua situação, tendo em atenção os limites fixados na Lei das Finanças Locais.

Artigo 34.º

1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas, e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, transmitindo as ocorrências ao chefe da Divisão Financeira.

Artigo 35.º

1 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

2 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao seu alcance e do seu conhecimento.

Artigo 36.º

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente aquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO V

Contas de terceiros

Artigo 37.º

As compras são promovidas pela Secção de Aprovisionamento, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.

Artigo 38.º

1 - A entrega de bens é feita no sector indicado no processo de aquisição, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com a respectiva guia de remessa, onde deverão ser inscritas as palavras "RECEBIDO" e "CONFERIDO" e a assinatura do receptor.

2 - O documento referido no número anterior será remetido à Secção de Aprovisionamento que, sendo o caso, promoverá a actualização das existências.

Artigo 39.º

1 - Na Secção de Aprovisionamento são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas são remetidas à Secção de Contabilidade, devidamente informadas, a fim de se proceder ao seu registo e emissão das respectivas ordens de pagamento.

Artigo 40.º

Com regularidade, serão feitas reconciliações entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, por um funcionário designado pelo chefe da Divisão Financeira.

Artigo 41.º

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "DUPLICADO".

Artigo 42.º

Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com as instituições de crédito e controlados os cálculos dos respectivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

Artigo 43.º

Mensalmente, serão efectuadas reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos".

CAPÍTULO VI

Existências

Artigo 44.º

Por cada local de armazenagem de existências será nomeado pela presidência, sob proposta do director do DAF, um responsável pelos bens aí depositados.

Artigo 45.º

1 - As entradas ou saídas dos materiais dos armazéns apenas é permitida mediante a respectiva guia de remessa ou requisição externa.

2 - As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

Artigo 46.º

É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela respectiva guia.

Artigo 47.º

1 - A guia de remessa ou factura terá que dar entrada na Secção de Aprovisionamento, o mais tardar, até dois dias úteis imediatos ao da recepção. Excepcionam-se os casos em que a guia de remessa ou a factura carecem de confirmação por parte do serviço requisitante, ou de certificação técnica, em que o prazo é alargado para cinco dias úteis.

2 - A Secção de Aprovisionamento verificará as facturas tendo em conta a legalidade das despesas e as normas de transparência a que deve obedecer cada aquisição.

Artigo 48.º

1 - As fichas de existências em armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes em armazém.

2 - A ficha de armazém correspondente a cada bem, deve ser actualizada de acordo com o método do custo médio.

Artigo 49.º

1 - As existências são trimestralmente sujeitas a inventariação física, por utilização de testes de amostragem, devendo, ao longo do ano, serem contados todos os bens.

2 - Os funcionários que procedem à inventariação física por amostragens são indicados pelo chefe da Divisão Financeira, o qual apresentará um relatório trimestral ao director do DAF.

3 - Quando for o caso, proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades.

CAPÍTULO VII

Imobilizado

Artigo 50.º

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas no Sector de Património.

Artigo 51.º

1 - O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade do município, cujo valor de aquisição seja superior a 50 euros, deverá manter-se permanentemente actualizado.

2 - Para o efeito previsto no número anterior, a Secção de Contabilidade entregará ao Sector de Património cópia do respectivo título, no momento da sua liquidação.

Artigo 52.º

1 - Sempre que por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.

2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, ao Sector de Património.

3 - Consoante o valor do bem a abater, têm competência para ordenar o abate:

a) Até 500 euros, o chefe da divisão respectiva;

b) Até 2500 euros, o director do departamento respectivo;

c) Acima de 2500 euros, o presidente ou o vereador com competências delegadas.

Artigo 53.º

1 - Sempre que, pelo município, seja adquirido um prédio, rústico ou urbano, deverá o Sector de Património, logo após a outorga da escritura, promover a sua inscrição matricial e registral em nome da autarquia.

2 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, deverá ainda o Sector de Património requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e de serviço de telecomunicações.

Artigo 54.º

As chaves dos bens imóveis propriedade do município ficarão guardadas no Sector de Património.

Artigo 55.º

1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e segundo orientações que o órgão executivo entenda emitir.

2 - Estas aquisições são efectuadas com base em requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

Artigo 56.º

A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita, trimestralmente, no Sector de Património.

Artigo 57.º

1 - O Sector de Património fará, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

2 - Em Janeiro de cada ano o Sector de Património enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 58.º

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá o documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector que integram.

CAPÍTULO VIII

Fundos de maneio

Artigo 59.º

Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

Artigo 60.º

Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim de cada ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 61.º

Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deve, no momento da sua constituição, aprovar as normas a que o mesmo deve obedecer, das quais deve constar:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela sua posse e utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

CAPÍTULO IX

Responsabilidade funcional

Artigo 62.º

A violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no Estatuto Disciplinar.

Artigo 63.º

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO X

Disposições finais e transitórias

Artigo 64.º

São revogadas todas as normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 65.º

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 66.º

O presente Regulamento entra em vigor no dia 1 de Janeiro, que se seguir à data da sua aprovação pelo órgão deliberativo.