Portaria 859/82
de 10 de Setembro
Considerando que o Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, determina que deverão ser fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse de serviços públicos personalizados;

Considerando que o mesmo diploma veio permitir a microfilmagem e consequente destruição desses documentos antes do decurso dos respectivos prazos de conservação;

Considerando que o Instituto de Seguros de Portugal (ISP) é, nos termos do Decreto-Lei 302/82, de 30 de Julho, um instituto público dotado de personalidade jurídica, autonomia administrativa e financeira e património próprio, revestindo, assim, a natureza de serviço público personalizado;

Considerando que a microfilmagem e destruição de originais de documentos em arquivo no ISP possibilitarão um melhor aproveitamento do espaço disponível nas suas instalações:

Manda o Governo da República Portuguesa, através do Ministro de Estado e das Finanças e do Plano, ao abrigo do disposto no Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º É de 2 anos o prazo de conservação em arquivo dos elementos da correspondência do ISP e dos documentos relativos a assuntos que, nos termos do Decreto-Lei 302/82, de 30 de Julho, sejam da sua competência apreciar ou decidir.

2.º O conselho directivo do ISP poderá determinar, no seu regulamento interno, prazos mínimos, não inferiores a 1 ano, de conservação de outros documentos que não os referidos no número anterior.

3.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais sem prejuízo do disposto no número seguinte.

4.º Não podem, em caso algum, ser inutilizados os documentos que revistam interesse histórico ou singular em virtude dos factos a que se reportem ou das circunstâncias em que tenham sido produzidos.

5.º A microfilmagem será executada sob a responsabilidade do director que tenha este serviço a seu cargo, devendo obedecer aos seguintes requisitos:

a) Ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem;
b) Ser cada espécie documental microfilmada em 2 bobinas guardadas em locais diferentes, os quais devem satisfazer às necessárias condições de salubridade e segurança;

c) Não sofrer quaisquer cortes ou emendas;
d) Conterem os filmes os termos de abertura e de encerramento, que devem, respectivamente, mencionar a espécie microfilmada e a declaração de que as imagens reproduzem fielmente e na íntegra os originais;

e) Constarem ainda dos filmes o termo de encerramento, as rubricas dos funcionários que intervierem nas operações de microfilmagem e a assinatura do responsável pela orientação dos trabalhos;

f) Ser a microrreprodução do termo de encerramento autenticada através de selo branco ou de perfuração especial;

g) Ser elaborado um livro de registo dos filmes conservados, que deverá conter os respectivos termos de abertura e de encerramento e cujas folhas serão rubricadas pelo responsável pela microfilmagem.

6.º A inutilização dos documentos será feita de modo a que seja impossível a sua reconstituição.

7.º As fotocópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas através da assinatura de um membro do conselho directivo ou de um trabalhador com poderes delegados para tanto e da aposição de selo branco.

8.º As dúvidas suscitadas na aplicação da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro de Estado e das Finanças e do Plano.

Ministério das Finanças e do Plano, 27 de Agosto de 1982. - O Ministro de Estado e das Finanças e do Plano, João Maurício Fernandes Salgueiro.