Entre as unidades orgânicas nucleares figura a Direcção de Serviços de Administração (DSA), com atribuições nas áreas de administração de pessoal, de gestão financeira e patrimonial e de apoio logístico em geral.
Tendo em conta as atribuições cometidas às secretarias-gerais pelo artigo 31.º da Lei 4/2004, bem como a natureza e o tipo de serviços que a Secretaria-Geral (SG) deve prestar centralizadamente aos organismos centrais do Ministério da Educação, verifica-se que a DSA concentra uma boa parte daqueles serviços, destacando-se os relacionados com a administração de pessoal. Atentos os conhecimentos específicos exigidos e o volume de tarefas previsível, muitas delas sujeitas a prazos impreteríveis, justifica-se que esta área se constitua como subunidade especializada, no âmbito da DSA.
Assim:
Ao abrigo do n.º 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro, e do disposto no n.º 2 do artigo 3.º do Decreto Regulamentar 12/2004, de 28 de Abril, e no âmbito da dotação estabelecida no n.º 6.º da Portaria 595/2004, de 3 de Junho, determino:
1 - É criada a Divisão de Administração de Pessoal e Expediente (DAPE) na dependência hierárquica e funcional da DSA da SG do Ministério da Educação.
2 - Compete em especial à DAPE:
a) Assegurar as tarefas relacionadas com o processamento que esteja cometido à SG, relativamente aos vencimentos, salários, gratificações e outros abonos devidos, nomeadamente, ao pessoal da SG, aos membros do Governo e ao pessoal dos respectivos gabinetes;
b) Instruir os processos de despesa relativos, entre outros, a trabalho extraordinário, prestação de serviços e deslocações;
c) Instruir os processos de benefícios sociais, nomeadamente respeitantes ao abono de família, prestações complementares, assistência na doença aos servidores do Estado (ADSE), acidente em serviço e outros subsídios legalmente estabelecidos;
d) Organizar, processar e enviar as declarações de rendimentos exigidas por lei;
e) Assegurar as tarefas administrativas relacionadas com o pessoal, nomeadamente o provimento, assiduidade, férias, faltas, licenças, progressão na carreira, situações de mobilidade, lista de antiguidade, cessação de funções e recuperação do vencimento de exercício;
f) Organizar o cadastro do pessoal e manter actualizados os registos dos processos individuais;
g) Instruir os processos a remeter à Caixa Geral de Aposentações;
h) Emitir certidões e declarações de registos do processo individual, solicitadas por interessados legítimos;
i) Elaborar e propor normas e instruções de acolhimento do pessoal que inicie funções na SG;
j) Assegurar a função de expediente geral, nomeadamente o registo e a distribuição da correspondência entrada e saída;
k) Manter o arquivo geral organizado, por forma a permitir o acesso rápido aos documentos arquivados;
l) Garantir o atendimento e encaminhamento dos utentes da SG, seja presencial, telefónico ou electrónico;
m) Assegurar as tarefas de secretariado e de apoio comum aos serviços e a gestão do pessoal auxiliar.
3 - A DAPE assegura a execução das tarefas referidas nas alíneas a) a h) do n.º 2, relativas a pessoal dos serviços centrais do Ministério da Educação, na sequência das decisões dos respectivos órgãos de gestão e dos correspondentes dados informativos tempestivamente veiculados para a SG.
4 - As competências referidas nos números anteriores podem ser agrupadas em secções, a fixar por despacho interno do secretário-geral, sob proposta do director de serviços de Administração.
5 - O pessoal necessário ao funcionamento da DAPE é designado por despacho interno do secretário-geral.
21 de Julho de 2004. - O Secretário-Geral, Manuel Gameiro.
