Portaria 131/2004
de 9 de Fevereiro
Tem a Comissão Nacional da UNESCO vindo a promover nos serviços o exercício da função arquivo como medida fundamental para a gestão dos seus documentos. A função arquivo cria as condições objectivas para o conhecimento e controlo permanente e continuado da produção documental nas fases activa, semiactiva e inactiva, mediante dois instrumentos fundamentais, o plano de classificação e a tabela de selecção - a qual ora se publica. Se esta é responsável pela gestão do ciclo de vida dos documentos e a definição da memória da instituição, o primeiro descreve, normaliza e controla a produção documental em fase activa - na realidade, a primeira fase ou o princípio do arquivo, onde ele começa e onde, verdadeiramente, deve ser concentrado todo o esforço normalizador e racionalizador.

Com efeito, muito embora sendo produzidos no âmbito dos arquivos correntes (como fruto da aplicação das funções arquivísticas de classificação e de avaliação), estes dois instrumentos actuam, transversalmente, em todas as fases do ciclo de vida dos documentos: o plano de classificação define a estrutura do arquivo e o seu funcionamento, que vão persistir ao longo das fases semiactiva e inactiva, e a tabela de selecção estabelece os tempos de conservação administrativa e a memória a partir dos quais são aplicadas as transferências e as eliminações, com resultados eficazes nos volumes documentais e na racionalização de espaços.

Dotada destes dois instrumentos arquivísticos, encontra-se a CNU em condições para equacionar a implantação de outro importante expediente de racionalidade e eficiência, a informatização do seu arquivo, mediante a criação de um programa de gestão de documentos electrónicos, o qual deverá cumprir os requisitos essenciais para a preservação integral dos seus documentos nas fases activa, semiactiva e inactiva.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros dos Negócios Estrangeiros e das Comunidades Portuguesas e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Comissão Nacional da UNESCO, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 20 de Janeiro de 2004.
Pela Ministra dos Negócios Estrangeiros e das Comunidades Portuguesas, Maria Manuela Ferreira Macedo Franco, Secretária de Estado dos Negócios Estrangeiros e da Cooperação. - O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta.

ANEXO
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA COMISSÃO NACIONAL DA UNESCO
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Comissão Nacional da UNESCO, adiante designada por CNU.

2.º
Sistema de arquivos da CNU
1 - O arquivo da CNU constitui um sistema integrado de arquivos correntes, intermédio e definitivo.

2 - Os arquivos correntes são geradores e responsáveis por toda a produção documental do organismo, cumprindo as regras definidas para a organização, utilização e conservação dos documentos em fase activa.

3 - O arquivo intermédio guarda os documentos em fase semiactiva, executando as tarefas que lhe estão cometidas no âmbito da recolha, conservação, disponibilização, selecção, eliminação e transferência.

4 - Os documentos com valor secundário ou histórico serão periodicamente entregues à guarda de uma instituição arquivística vocacionada para a conservação permanente deste património, o Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros, mediante celebração de protocolo.

5 - A gestão e a coordenação do sistema de arquivos da CNU são cometidas ao arquivista da CNU, ao qual cabe desenvolver e aplicar a função arquivística através de instrumentos de normalização, gestão, descrição e conservação.

3.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da CNU tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da CNU a atribuição dos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção e dos registos.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da CNU.

4.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo histórico é efectuada pela CNU, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos dos artigos 11.º e 12.º deste Regulamento.

5.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento, consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção será submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a CNU obter, mediante proposta devidamente fundamentada, o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.

6.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá ser remetida dos arquivos correntes para o arquivo intermédio, de acordo com o estipulado na tabela de selecção.

2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio serão efectuadas de acordo com a periodicidade que a CNU vier a determinar.

7.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo histórico após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação e seguindo o estipulado no n.º 4 do n.º 2.º deste Regulamento.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

8.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas de documentos referidas no n.º 6.º serão feitas mediante um registo das unidades de instalação do qual constarão elementos de descrição, de controlo e de recuperação.

2 - As remessas de documentos referidas no n.º 7.º deverão ser acompanhadas por um auto de entrega a título de prova e por uma guia de remessa destinada à identificação e ao controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

a) A guia de remessa deverá ser feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem.

b) O triplicado da guia de remessa será provisoriamente utilizado no arquivo histórico como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

3 - Os modelos referidos nos números anteriores constam dos anexos II, III e IV do presente Regulamento.

9.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

10.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 9.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente da CNU e pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original na CNU e o duplicado remetido ao IAN/TT.

2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo V do presente Regulamento.
11.º
Substituição de suporte
1 - A CNU deverá elaborar oportunamente um programa de substituição de suporte para a sua documentação, o qual deverá articular critérios de economia/racionalização de espaços, de eficácia/eficiência do acesso à informação e de preservação/segurança/autenticidade/durabilidade dos documentos e informação.

2 - A substituição de suporte dos documentos será feita com plena garantia da sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e acessibilidade, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization (ISO).

3 - O programa de substituição de suporte dos documentos da CNU só poderá ser efectuado mediante parecer favorável do IAN/TT.

4 - As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm força probatória de original, de acordo com o disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.

12.º
Documentação electrónica
1 - Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de selecção podem ser conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, segurança, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior, a CNU deve obter, mediante um plano de preservação elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos do IAN/TT e a Norma ISO 15489, o parecer favorável deste Instituto.

13.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da CNU obedecerá a critérios de confidencialidade de informação definidos internamente em conformidade com a lei geral em vigor.

14.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I
Tabela de selecção da CNU
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
Registo de unidades de instalação do AI
(ver modelo no documento original)
ANEXO III
(ver modelo no documento original)
ANEXO IV
(ver modelo no documento original)
ANEXO V
(ver modelo no documento original)