de 15 de Janeiro
Tendo em conta que o controlo do Fundo de Coesão está integrado no sistema nacional de controlo do QCA III (SNC), e que o seu funcionamento foi regulado pelo Decreto-Lei 17/2002, de 29 de Janeiro, importa estabelecer o modo como as entidades responsáveis pelos diferentes níveis de controlo se relacionam entre si, tendo em vista o eficiente funcionamento do sistema, baseado na suficiência, complementaridade e relevância das respectivas intervenções.A suficiência implica garantir que o conjunto das acções realizadas assegura a inexistência de áreas não sujeitas a controlo ou sujeitas a controlos redundantes.
A complementaridade pressupõe uma concertação da actuação das entidades responsáveis pelo exercício do controlo, no âmbito das respectivas áreas de intervenção, quanto às fronteiras a observar e aos critérios e metodologias a utilizar.
A relevância tem subjacente o planeamento e realização das intervenções com base numa avaliação de risco e materialidade das situações objecto de controlo.
No que respeita ao controlo relativo à execução dos projectos, é indispensável garantir o fornecimento da informação e o acesso aos dados necessários ao planeamento e desenvolvimento das actividades do sistema nacional de controlo, bem como o tratamento da informação decorrente das acções de controlo efectuadas.
De modo a assegurar que a Comissão Europeia seja sistematicamente informada das medidas adoptadas para protecção dos interesses financeiros da Comunidade Europeia, é necessário criar um modelo de coordenação do tratamento da informação relativa à comunicação de irregularidades no âmbito do Fundo de Coesão, para evitar acções avulsas, sobrepostas ou divergentes e para dar cumprimento ao disposto na alínea e) do n.º 1 do artigo 12.º do Regulamento (CE) n.º 1164/94, do Conselho, de 16 de Maio, alterado pelo Regulamento (CE) n.º 1264/99, do Conselho, de 21 de Junho, tendo em conta o Regulamento (CE) n.º 1386/2002, da Comissão, de 29 de Julho, que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.º 1164/94, no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo e ao procedimento para a realização das correcções financeiras aplicáveis às intervenções no quadro do Fundo de Coesão.
Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 3 do artigo 6.º do Decreto-Lei 17/2002, de 29 de Janeiro:
Manda o Governo, pelos Ministros de Estado e das Finanças, das Obras Públicas, Transportes e Habitação e das Cidades, Ordenamento do Território e Ambiente, o seguinte:
CAPÍTULO I
Disposições gerais
1.º
Objectivo
A presente portaria tem por objectivo estabelecer as modalidades de articulação entre as entidades responsáveis pelos diferentes níveis de controlo do Fundo de Coesão e definir as condições de fornecimento e acesso à informação relevante para o controlo.
2.º
Entidades de controlo de primeiro e segundo níveis
1 - As entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível, designadas nos termos do n.º 6 do artigo 19.º e do n.º 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei 191/2000, de 16 de Agosto, são o gestor da intervenção operacional do ambiente, o gestor da intervenção operacional de acessibilidades e transportes, o Instituto de Gestão de Fundos Comunitários, da Região Autónoma da Madeira, e a Direcção Regional de Estudos e Planeamento, da Região Autónoma dos Açores.
2 - As entidades responsáveis pelo controlo de segundo nível são a Direcção-Geral do Desenvolvimento Regional (DGDR), enquanto responsável pela coordenação do controlo de segundo nível, nos termos do n.º 2 do artigo 4.º do Decreto-Lei 17/2002, de 29 de Janeiro, a Inspecção-Geral do Ambiente, a Inspecção-Geral das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, a Inspecção Regional de Finanças da Secretaria Regional do Plano e Finanças da Região Autónoma da Madeira e a Inspecção Administrativa Regional dos Açores, nos termos do n.º 4 do artigo 19.º do Decreto-Lei 191/2000, de 16 de Agosto.
CAPÍTULO II
Modalidades de articulação
SECÇÃO I
Articulação entre o controlo de alto nível e o controlo de segundo nível
3.º
Plano anual dos controlos
1 - O ciclo de controlo de um ano (N) inicia-se no ano anterior (N - 1), com a preparação e elaboração do plano dos controlos, e encerra-se no ano subsequente (N + 1), com a apresentação do relatório anual de síntese dos controlos realizados.2 - O planeamento anual dos controlos obedece à seguinte calendarização:
a) Durante o mês de Junho do ano N - 1, a Inspecção-Geral de Finanças (IGF) e a DGDR fixam, em conjunto, as linhas gerais do plano dos controlos para o ano N, com base na informação das entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível, nos controlos já realizados e em curso de acordo com critérios de selecção que garantam uma cobertura equilibrada por tipos de projecto e natureza das entidades executoras;
b) Até final de Setembro do ano N - 1, a DGDR remete à IGF, de acordo com modelo a definir pelo sistema nacional de controlo (SNC), as propostas de planos de controlos a realizar durante o ano N no âmbito dos primeiro e segundo níveis;
c) Durante a 1.ª quinzena de Outubro do ano N - 1, a IGF promove a articulação necessária entre os diferentes planos dos controlos e conclui a elaboração do plano de controlo para o ano N.
4.º
Acompanhamento da execução do plano anual dos controlos
No prazo de 30 dias após o final de cada trimestre, a DGDR informa a IGF sobre a execução dos controlos dos segundo e primeiro níveis, indicando, para cada acção, os desvios aos calendários iniciais e as tarefas realizadas e a realizar.
5.º
Relatório anual de síntese
1 - Para efeitos de conhecimento da actividade de controlo realizada, a IGF, até ao final de Maio do ano N + 1, elabora o relatório anual de síntese referente ao ano N.2 - O relatório mencionado no ponto anterior deve resumir as conclusões dos controlos efectuados e conter a identificação dos sectores e natureza dos executores, a quantificação das despesas verificadas, as correcções financeiras e a frequência das deficiências relevantes constatadas ao nível da gestão ou do controlo, bem como uma estimativa da dimensão dos problemas.
3 - Para a elaboração do relatório anual de síntese, a DGDR remete à IGF, até 30 de Abril, o resumo de todos os controlos, efectuados no ano anterior, das entidades de controlo de primeiro e segundo níveis e da autoridade de pagamento.
4 - No âmbito do presente artigo, a IGF:
a) Dá conhecimento à comissão de gestão do QCA III da informação a enviar à Comissão Europeia nos termos da alínea seguinte;
b) Informa a Comissão Europeia, até 30 de Junho de cada ano e, pela primeira vez, até 30 de Junho de 2003, dos controlos efectuados no ano civil anterior, respectivos métodos e consequências, bem como, sempre que aplicável, da actualização da descrição dos sistemas implantados, nos termos do previsto no artigo 12.º do Regulamento (CE) n.º 1386/2002, da Comissão, de 29 de Julho.
5 - É da responsabilidade da DGDR transmitir à IGF a informação necessária à actualização da descrição dos sistemas mencionada na alínea b) do ponto anterior.
SECÇÃO II
Articulação entre o controlo de segundo nível e o controlo de primeiro
nível
6.º
Planeamento anual dos controlos
A actividade anual de controlo de primeiro nível é programada pelas entidades responsáveis por este nível de controlo em conjunto com a DGDR, de acordo com as linhas gerais mencionadas na alínea a) do ponto 2 do n.º 3.º, durante a 1.ª quinzena de Setembro do ano anterior ao qual diz respeito.
7.º
Acompanhamento da execução do plano anual dos controlos
No prazo de 15 dias após o final de cada trimestre, as entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível remetem à DGDR a informação relativa à execução dos planos anuais de controlo, de acordo com o modelo por esta fornecido.
8.º
Relatório anual de síntese
Para efeitos da elaboração do relatório anual de síntese referido no n.º 5, as entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível enviam à DGDR, até 31 de Março de cada ano, em modelo próprio, a síntese da actividade de controlo desenvolvida no ano anterior.
SECÇÃO III
Disposições específicas de articulação
9.º
Critérios de selecção, métodos e instrumentos de controlo
Os critérios de selecção para a identificação dos projectos a incluir na realização dos controlos, os métodos e os instrumentos de controlo, incluindo a estrutura dos relatos, são elaborados pela IGF em articulação com a DGDR, sendo disponibilizados por esta última, enquanto responsável pelo controlo de segundo nível, às restantes entidades responsáveis pelo desenvolvimento das actividades de controlo.
10.º
Operacionalização
É da responsabilidade da DGDR, em parceria com a IGF, prestar os esclarecimentos necessários à aplicação coerente dos instrumentos de trabalho referidos no número anterior, promover as acções de divulgação e a formação específica necessárias à sua operacionalização, bem como elaborar manuais de controlo e demais documentação que se revele necessária.
CAPÍTULO III
Fornecimento e acesso à informação
11.º
Informação subjacente ao planeamento do controlo
1 - A DGDR deve manter actualizada a informação subjacente ao anexo IV do Regulamento (CE) n.º 1386/2002, da Comissão, de 29 de Julho, e disponibilizá-la à IGF, para efeitos de concretização do planeamento anual das acções de controlo.
2 - A periodicidade do envio da informação referida no ponto anterior será acordada entre as entidades envolvidas.
3 - A IGF poderá, ainda, solicitar informação adicional à DGDR, ficando o fornecimento da mesma sujeito a modelo a acordar previamente entre as partes.
12.º
Tratamento da informação decorrente das acções de controlo
1 - As entidades que exercem funções de controlo devem dispor, de acordo com as respectivas competências, de um sistema de informação que a todo o tempo disponibilize elementos relativamente:
a) À incidência financeira dos controlos realizados;
b) Aos resultados obtidos pelas acções de controlo, designadamente quanto às recomendações formuladas e às situações de não elegibilidade e de elegibilidade duvidosa relatadas;
c) À tipologia das principais irregularidades detectadas e respectivas causas;
d) Ao tratamento de todas as irregularidades, à recuperação dos pagamentos irregulares do Fundo de Coesão e à aplicação de eventuais sanções administrativas, de modo a permitir uma adequada gestão de devedores, designadamente para efeitos de contabilização actualizada dos montantes objecto de regularização nos termos do artigo 7.º do Regulamento (CE) n.º 1386/2002, da Comissão, de 29 de Julho;
e) A outros aspectos tidos como relevantes para o exercício do controlo e decorrentes de necessidades explícitas identificadas pelo SNC.
2 - A implementação, administração e manutenção do sistema de informação mencionado no ponto anterior competem à DGDR.
3 - Os elementos referidos no ponto 1 obedecem a modelo a transmitir pela IGF em articulação com a DGDR.
4 - Os relatos de controlo, na sua versão final, enquanto complemento da informação mencionada no ponto 1, são enviados pelas entidades responsáveis pelo controlo de primeiro nível à DGDR no prazo de 30 dias após a sua elaboração.
5 - Para efeitos do presente número, apenas relevam como controlos de primeiro nível as acções de controlo concomitante e ou a posteriori dos projectos ou acções co-financiadas, a executar nos termos do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei 17/2002, de 29 de Janeiro.
13.º
Acesso pela IGF aos elementos de informação em suporte informático
1 - A IGF terá acesso à informação armazenada em suporte informático pelos organismos responsáveis pela gestão e acompanhamento do Fundo de Coesão, pelos organismos responsáveis pelos controlos de segundo e primeiro níveis e pela autoridade de pagamento, considerada relevante para o exercício do controlo de alto nível.
2 - O acesso mencionado no ponto anterior é feito, designadamente, através da transferência dos dados por suporte informático, consulta directa ou cópia dos mesmos.
3 - Para efeitos de conhecimento dos sistemas de informação de apoio à gestão do Fundo de Coesão das entidades referidas no ponto 1, a IGF terá acesso aos elementos necessários à obtenção de uma descrição exaustiva e actualizada dos sistemas informáticos que servem de suporte ao processamento de dados.
CAPÍTULO IV
Comunicação de irregularidades
14.º
Modelo de coordenação
1 - Para cumprimento do estipulado na alínea e) do n.º 1 do artigo 12.º do Regulamento (CE) n.º 1164/94, do Conselho, de 16 de Maio, alterado pelo Regulamento (CE) n.º 1264/99, do Conselho, de 21 de Junho, observar-se-ão os seguintes procedimentos:a) As irregularidades detectadas e toda a informação necessária ao cumprimento das obrigações mencionadas na alínea d) do ponto 1 do n.º 12.º do presente diploma legal são transmitidas imediatamente após a elaboração dos relatórios de controlo, através de suportes adequados à DGDR, quer enquanto entidade coordenadora do controlo de segundo nível quer enquanto autoridade de pagamento;
b) A DGDR, após o desenvolvimento das diligências consideradas necessárias, envia à IGF os elementos correspondentes ao cumprimento das obrigações decorrentes do Regulamento (CE) n.º 1831/94, da Comissão, de 26 de Julho.
2 - Os elementos a que se refere a alínea b) do ponto anterior são enviados:
a) Nos 15 dias imediatos ao termo de cada trimestre, no que respeita às informações necessárias ao cumprimento do disposto nos artigos 3.º e 5.º do Regulamento (CE) n.º 1831/94, da Comissão, de 26 de Julho;
b) Imediatamente, no que diz respeito às informações previstas no n.º 2 do artigo 2.º e no artigo 4.º do mesmo Regulamento.
3 - Previamente ao envio à Comissão Europeia, o conteúdo das comunicações de irregularidades é transmitido, pela IGF, ao Ministro das Finanças e aos membros do Governo com responsabilidades de tutela sobre os sectores do transporte e do ambiente.
4 - A IGF dará conhecimento aos Ministros da Justiça e dos Negócios Estrangeiros e à comissão de gestão do QCA III do teor das comunicações enviadas à Comissão Europeia.
CAPÍTULO V
Disposições finais
15.º
Disponibilização e manutenção de informação
1 - A informação prevista no n.º 4.º, no ponto 3 do n.º 5.º, no n.º 7.º e no n.º 8.º passará a ser transmitida através do sistema de informação a que se refere o n.º 12.º, logo que o mesmo esteja operacional.
2 - As entidades que exercem funções de controlo conservarão na sua posse, durante um período de três anos após o último pagamento da Comissão Europeia, os documentos subjacentes à elaboração do relatório anual de síntese, nomeadamente os relatos dos controlos e a documentação complementar.
3 - Do dossier do projecto controlado constará sempre a menção da acção de controlo em que o mesmo foi envolvido, a sua referência e data.
16.º
Vigência
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.Em 20 de Dezembro de 2002.
A Ministra de Estado e das Finanças, Maria Manuela Dias Ferreira Leite. - O Ministro das Obras Públicas, Transportes e Habitação, Luís Francisco Valente de Oliveira. - O Ministro das Cidades, Ordenamento do Território e Ambiente, Isaltino Afonso de Morais.
