Regulamento 375/2012

Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave (IPCA)

Considerando:

a) A entrada em vigor dos Estatutos Definitivos do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave(IPCA)homologados pelo Despacho Normativo 21/2010, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 141, de 22 de julho de 2010;

b) A necessidade de definir e regular uma nova estrutura orgânica no IPCA à luz dos princípios de eficiência e de eficácia do serviço público, promovendo a rentabilização dos recursos existentes;

c) Que os referidos Estatutos não definem a organização interna dos Serviços Centrais;

d) A necessidade de proceder a uma alteração significativa na relação dos Serviços Centrais do IPCA com as respetivas unidades de ensino e de investigação, não podendo subsistir nem ser criados nas mesmas serviços ou estruturas que detenham as mesmas competências ou que executem as mesmas atividades;

e) Que compete aos Serviços Centrais do IPCA a definição de procedimentos no sentido de assegurar níveis de qualidade dos serviços;

f) O objetivo de assegurar as condições necessárias para que os Serviços Centrais do IPCA e as unidades de ensino e investigação possam cumprir as respetivas missões, articulando-se de uma forma responsável;

g) Que a reestruturação orgânica tem de ser suportada por um conjunto integrado de plataformas informáticas que assegurem a rapidez, segurança e transparência dos processos;

h) Que a presente reorganização pretende criar as condições necessárias para atingir os objetivos estratégicos do IPCA, procurando responder com critérios de eficácia e eficiência aos desafios que hoje se colocam às instituições de ensino superior;

i) O definido no artigo 38.º dos Estatutos do IPCA aprovados pelo Despacho Normativo 21/2010, publicados no Diário da República de 13 de julho de 2010;

Aprovo, ao abrigo do disposto na alínea s) do artigo38.º dos Estatutos do IPCA, e após deliberação do Conselho de Gestão, o Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do IPCA e respetivo organigrama anexo ao presente Regulamento.

Os Regulamentos orgânicos das unidades de ensino e investigação do IPCA, bem como dos Serviços de Ação Social, devem ser apresentados até ao dia 30 de setembro de 2012. Os responsáveis pelas divisões e gabinetes constantes deste regulamento podem apresentar propostas de Regulamento interno para uma melhor articulação com os demais serviços e uma maior eficiência e transparência.

Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - A estrutura geral do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave integra serviços de natureza administrativa e gabinetes de apoio técnico, nos termos dos artigos 2.º e seguintes do presente Regulamento.

2 - O presente Regulamento Orgânico estabelece a organização, as atribuições e as competências dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave.

Artigo 2.º

Estrutura dos Serviços

1 - Os serviços do Instituto Politécnico do Cávado e do Ave, adiante designado por Instituto ou IPCA, são vocacionados para o apoio técnico e administrativo às respetivas atividades.

2 - A estrutura dos serviços centrais do IPCA compreende:

a) Divisão Administrativa e Financeira

b) Divisão de Recursos Humanos;

c) Divisão Académica;

d) Divisão de Sistemas de Informação;

e) Biblioteca;

f) Gabinete de Aquisições e Gestão de Infraestruturas.

3 - A estrutura dos serviços de apoio à presidência compreende:

a) Gabinete de Apoio à Presidência

b) Gabinete de Auditoria e Controlo Interno;

c) Gabinete de Assessoria Jurídica;

d) Gabinete de Comunicação e Imagem;

e) Gabinete de Relações Internacionais;

f) Gabinete para a Avaliação e Qualidade;

g) Gabinete de Apoio ao Emprego, Empreendedorismo e ligação às Empresas.

Artigo 3.º

Divisão Administrativa e Financeira

1 - A Divisão Administrativa e Financeira exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa e financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial e orçamental e, ainda, nos domínios do aprovisionamento e gestão do património, cabendo-lhe designadamente:

a) Elaborar, acompanhar e monitorizar a execução do orçamento;

b) Elaborar relatórios financeiros e assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas individuais e consolidadas;

c) Assegurar a gestão da receita, despesa e tesouraria;

d) Assegurar a gestão financeira de projetos institucionais;

e) Gerir o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis;

f) Assegurar o reporte da informação financeira, de aprovisionamento e património aos diversos órgãos e entidades;

g) Preparar dados estatísticos e informação financeira e patrimonial;

h) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;

i) Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;

j) Organizar e manter atualizado o registo das decisões, de modo a prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos neles tratados.

k) Executar outras atividades que, no domínio financeiro, de aprovisionamento e património, lhe sejam cometidas.

2 - A Divisão Administrativa e Financeira exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador.

Artigo 4.º

Divisão de Recursos Humanos

1 - A Divisão de Recursos Humanos exerce as suas competências nos domínios da gestão das pessoas, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente no que respeita a processamento de remunerações e outros abonos, declarações de rendimentos, benefícios sociais, deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;

b) Apoiar os processos de contratação de pessoal docente da responsabilidade das unidades orgânicas e elaborar os respetivos contratos bem como proceder aos atos tendentes à sua assinatura;

c) Elaborar o mapa de pessoal, controlar os efetivos e assegurar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação, renovação e extinção da relação jurídica de emprego público;

d) Executar as atividades associadas à formação e desenvolvimento dos trabalhadores não docentes;

e) Executar a gestão do processo de avaliação do desempenho dos trabalhadores não docentes;

f) Assegurar a gestão da segurança e saúde no trabalho;

g) Assegurar o reporte da informação sobre recursos humanos aos diversos órgãos e entidades;

h) Preparar dados estatísticos e informação com vista à caracterização permanente dos recursos humanos, incluindo a elaboração anual do Balanço Social;

i) Exercer as demais atividades que no domínio dos Recursos Humanos lhe sejam cometidas.

2 - A Divisão de Recursos Humanos exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador.

Artigo 5.º

Divisão Académica

1 - A Divisão Académica exerce as suas competências no domínio académico, cabendo-lhe designadamente:

a) Apoiar os processos de criação, alteração e extinção dos ciclos de estudo e dos respetivos planos de estudos, incluindo cursos não conferentes de grau académico;

b) Organizar os processos dos concursos locais de acesso ao ensino superior e apoiar o concurso nacional de acesso e ingresso;

c) Instruir processos de equivalência, de creditação e de registo de habilitações de nível superior;

d) Elaborar os processos do registo académico relativos à mobilidade e ao intercâmbio de estudantes;

e) Assegurar os processos de matrículas, inscrições, interrupções, conferência de graus e diplomas de todos os ciclos de estudo ministrados no IPCA, conferentes ou não de grau académico, incluindo pós-graduações;

f) Assegurar a emissão de certidões, cartas de curso, diplomas e declarações diversas;

g) Gerir os processos de equivalências e reconhecimentos de graus estrangeiros;

h) Gerir os processos relativos aos regimes de reingresso, mudança de curso, transferência e concursos especiais;

i) Gerir os processos de integração curricular, designadamente equivalências, creditações;

j) Gerir os processos de reclamações dos estudantes de assuntos relacionados com os serviços académicos;

k) Assegurar o reporte da informação académica aos diversos órgãos e entidades;

l) Preparar dados estatísticos e informação relativos à gestão académica;

m) Executar outras atividades que no domínio da gestão académica lhe sejam cometidas.

2 - A Divisão Académica exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional da pessoa nomeada por despacho do Presidente.

Artigo 6.º

Divisão de Sistemas de Informação

1 - A Divisão de Sistemas de Informação exerce as suas competências no domínio da conceção e planeamento das aplicações informáticas, das comunicações, da infraestrutura de rede, de servidores e de bases de dados e da assessoria técnica à tomada de decisão naqueles domínios, bem como no apoio aos utilizadores, cabendo-lhe designadamente:

a) Apoiar a conceção e implementação de projetos estratégicos na área das TIC;

b) Assegurar a ampla acessibilidade e disponibilidade dos recursos e serviços de informática e de rede, em condições adequadas de desempenho, capacidade e segurança;

c) Garantir a permanente adequação dos serviços de TIC às necessidades da comunidade IPCA, tendo em conta a sua distribuição geográfica;

d) Executar as políticas, estratégias e projetos definidos;

e) Gerir e operar as infraestruturas na área das TIC;

f) Promover uma boa gestão do site do IPCA, incluindo diferentes níveis de acessibilidade à informação;

g) Garantir as melhores condições de trabalho relativas às TIC à Comunidade IPCA, nas suas diferentes vertentes de ensino, investigação e gestão;

h) Gerir os recursos e serviços computacionais e de informação, promovendo a sua organização, divulgação e desenvolvimento de atividades de melhoria;

i) Prestar apoio técnico às diferentes unidades e serviços do IPCA;

j) Assegurar as informações e os indicadores de monitorização dos processos e atividades aos diversos órgãos e entidades;

k) Preparar dados estatísticos e informação no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação;

l) Executar outras atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas.

2 - A Divisão de Sistemas de Informação exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional da pessoa nomeada por despacho do Presidente.

Artigo 7.º

Biblioteca do IPCA

1 - À Biblioteca do IPCA compete a preservação, enriquecimento e o tratamento técnico do património bibliográfico e documental do IPCA, o apoio ao ensino e à investigação e o prosseguimento de uma atividade cultural própria, designadamente:

a) Promover a organização e funcionamento da biblioteca geral;

b) Propor a aquisição de bibliografia com base nos pedidos feitos pelas direções das unidades orgânicas e centros de investigação do IPCA;

c) Apresentar propostas para aquisição de bibliografia tendo por base as necessidades manifestadas pelos utilizadores do IPCA;

d) Proceder à catalogação, indexação e classificação da documentação;

e) Organizar e proceder à arrumação, segundo a cotação atribuída à documentação;

f) Colaborar no tratamento informatizado da informação, de acordo com as necessidades dos utilizadores;

g) Executar e controlar o serviço de empréstimos aos utilizadores, bem como entre a biblioteca do IPCA e outras bibliotecas nacionais e estrangeiras;

h) Manter atualizada a informação sobre a bibliografia científica desenvolvida no IPG;

i) Propor a participação em projetos nacionais e internacionais no âmbito do PorBase, edição eletrónica e multimédia;

j) Organizar e manter atualizado o arquivo da atividade corrente da biblioteca;

k) Apresentar ao Administrador do IPCA o relatório anual e o plano de atividade para o ano seguinte.

2 - A Biblioteca exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador.

Artigo 8.º

Gabinete de Aquisições e Gestão de Infraestruturas

1 - O Gabinete de aprovisionamento e gestão de Infraestruturas tem como objetivo promover a eficácia, eficiência e redução de custos em matéria de bens e serviços, bem como assegurar a gestão e manutenção dos espaços e edifícios do IPCA, e competindo-lhe designadamente:

a) Colaborar na definição das políticas de aquisições, fornecimentos, gestão de contratos, logística e transportes, de acordo com as estratégias e políticas gerais do IPCA;

b) Garantir o fornecimento de bens e serviços nas melhores condições de qualidade, quantidade, prazo e preço.

c) Efetuar a gestão de stocks e elaborar os procedimentos de contratação pública e gestão de contratos;

d) Organizar, lançar e gerir obras de construção, manutenção, reabilitação e requalificação;

e) Assegurar o planeamento, realizar o programa preliminar e efetuar o acompanhamento de intervenções nos edifícios e espaços do IPCA;

f) Elaborar o plano de manutenção dos edifícios e dos espaços exteriores do IPCA e acompanhar a sua execução;

g) Assegurar a gestão ambiental e a eficiência energética;

h) Gerir a frota automóvel do IPCA;

i) Executar outras atividades que, no domínio da gestão das aquisições e das infraestruturas, lhe sejam cometidas.

2 - O Gabinete de Aquisições e Gestão de Infraestruturas exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador.

Artigo 9.º

Gabinete de Apoio à Presidência

1 - Compete, genericamente, ao Gabinete de Apoio à Presidência:

a) Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Presidente e à representação do Instituto;

b) Superintender, nos assuntos de protocolo a cargo da presidência;

c) Organizar e acompanhar os processos dirigidos à presidência.

2 - O Gabinete de Apoio à Presidência exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente.

Artigo 10.º

Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

1 - O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno exerce as suas competências no domínio do controlo interno, cabendo-lhe designadamente:

a) Proceder a atividades de controlo interno, de modo a avaliar a organização, funcionamento, fiabilidade e qualidade dos sistemas de controlo, tendo em vista a identificação de problemas e a formulação de recomendações;

b) Garantir a conformidade legal, estatutária e regulamentar das decisões e operações;

c) Assegurar o cumprimento das políticas e decisões;

d) Definir as áreas de maior risco financeiro e operacional, de corrupção e infrações conexas;

e) Providenciar informações regulares sobre a contingência de atividades do IPCA;

f) Analisar os resultados das auditorias externas;

g) Assegurar o reporte da informação sobre controlo interno aos diversos órgãos de gestão e entidades;

h) Preparar dados estatísticos e informação no domínio do controlo interno;

i) Executar outras atividades que, no domínio do controlo interno, lhe sejam cometidas.

2 - O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional direta do Presidente do IPCA.

Artigo 11.º

Gabinete de Assessoria Jurídica

1 - O Gabinete de Assessoria Jurídica assegura o apoio jurídico aos órgãos e serviços do IPCA de acordo com a estratégia e as diretrizes emanadas pelo Conselho de Gestão do IPCA.

2 - Cabe ao Gabinete de Assessoria Jurídica prestar o apoio jurídico em todos os assuntos referentes, nomeadamente, à área de recursos humanos e financeiros, à área de assuntos académicos, bem como à área do património e gestão de espaços.

3 - Validar as informações elaboradas pelo gabinete de aquisições e gestão de infraestruturas, os cadernos de encargos e programas de concurso no âmbito do Código dos Contratos Públicos.

4 - Apoiar juridicamente o funcionamento dos órgãos de gestão do IPCA e dos júris eventualmente constituídos, nomeadamente no âmbito do Código dos Contratos Públicos e na tramitação do procedimento concursal de pessoal na administração pública;

5 - O Gabinete de Assessoria Jurídica exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue as respetivas funções.

Artigo 12.º

Gabinete de Comunicação e Imagem

1 - O Gabinete de Comunicação e Imagem (GCI) exerce as suas competências no domínio da promoção da identidade e imagem do IPCA e ainda da comunicação interna e externa, cabendo-lhe designadamente:

a) Conceber os planos de comunicação e de divulgação da imagem do IPCA e sua concretização;

b) Conceber a linha editorial do IPCA;

c) Reforçar a notoriedade e presença do IPCA nos media e efetuar a respetiva avaliação de resultados;

d) Conceber e dinamizar iniciativas de rentabilização da imagem do IPCA;

e) Recolher, sistematizar e divulgar as atividades dos diversos sectores do IPCA;

f) Dinamizar a comunicação interna;

g) Assegurar a gestão de eventos;

h) Assegurar o acolhimento de visitantes protocolares e não protocolares;

i) Assegurar a gestão do merchandising;

j) Assegurar o reporte da informação sobre imagem e comunicação aos diversos órgãos e entidades;

k) Preparar dados estatísticos e informação no domínio da identidade, imagem e comunicação;

l) Executar outras atividades que, no domínio da imagem e comunicação, lhe sejam cometidas.

2 - O Gabinete de Comunicação e Imagem exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional direta do Presidente ou na pessoa em quem este delegue as respetivas funções.

Artigo 13.º

Gabinete de Relações Internacionais

1 - O Gabinete de Relações Internacionais exerce as suas competências no domínio das relações internacionais e do intercâmbio internacional dos estudantes e trabalhadores do IPCA, cabendo-lhe designadamente:

a) Gerir os assuntos relativos ao intercâmbio de estudantes me trabalhadores ao abrigo de programas comunitários e outros;

b) Coordenar, dinamizar e apoiar ações de intercâmbio e cooperação internacional do IPCA;

c) Apoiar a negociação e preparação de propostas de protocolos, de acordos, convenções ou outros instrumentos internacionais de cooperação;

d) Dinamizar atividades que promovam a internacionalização do IPCA;

e) Assegurar a gestão dos protocolos relativos ao intercâmbio internacional institucional de estudantes e trabalhadores;

f) Assegurar a gestão da informação relativa a iniciativas realizadas pelo IPCA no âmbito do intercâmbio internacional institucional de estudantes e trabalhadores;

g) Apoiar a receção e integração de estudantes e trabalhadores em mobilidade;

h) Assegurar o reporte da informação sobre internacionalização e mobilidade aos diversos órgãos e entidades;

i) Preparar dados estatísticos e informação no domínio da internacionalização e mobilidade;

j) Executar outras atividades que, no domínio da internacionalização e mobilidade lhe sejam cometidas.

2 - O Gabinete de Relações Internacionais exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional direta do Presidente ou na pessoa em quem este delegue as respetivas funções.

Artigo 14.º

Gabinete para a Avaliação e Qualidade

1 - O Gabinete para a Avaliação e Qualidade exerce as suas competências no domínio da dinamização dos Sistemas de Garantia da Qualidade do IPCA, na identificação das necessidades e oportunidades de melhoria, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar a gestão integrada e a melhoria contínua do Sistema Interno de Garantia da Qualidade, bem como as interfaces com as estruturas em cada unidade orgânica;

b) Promover e realizar estudos, designadamente, de caracterização e diagnóstico dos principais problemas dos processos de ensino/aprendizagem;

c) Assegurar o desenvolvimento, gestão e aplicação dos sistemas de autoavaliação e avaliação institucional no IPCA;

d) Dinamizar ações de benchmarking nacional e internacional;

e) Dinamizar projetos de inovação e modernização que contribuam para a melhoria da qualidade dos serviços prestados;

f) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;

g) Assegurar o reporte da informação sobre avaliação e qualidade, nomeadamente para a gestão e controlo dos processos, aos diversos órgãos e entidades;

h) Preparar dados estatísticos e informação no domínio da avaliação e da qualidade;

i) Executar outras atividades que, no domínio da avaliação e qualidade, lhe sejam cometidas.

2 - O Gabinete para a Avaliação e Qualidade exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional direta do Presidente ou na pessoa em quem este delegue as respetivas funções.

Artigo 15.º

Gabinete de Apoio ao Emprego, Empreendedorismo e ligação às Empresas

1 - O Gabinete Apoio ao Emprego, Empreendedorismo e ligação às Empresas(G3E) exerce as suas competências no domínio do apoio às atividades de inovação, I&D e empreendedorismo do IPCA, cabendo-lhe designadamente:

a) Desenvolver atividades que promovam a integração dos diplomados do IPCA na vida ativa;

b) Recolher e disseminar informação sobre programas e organizações nacionais e internacionais que suportem e financiem a investigação científica, o desenvolvimento tecnológico e a formação avançada;

c) Gerir a participação do IPCA em redes nacionais e internacionais de I&D;

d) Prestar apoio técnico na elaboração de candidaturas a projetos de I&D com financiamento nacional e internacional e acompanhar a respetiva execução;

e) Difundir informação sobre programas de bolsas e outros apoios para docentes e estudantes, designadamente para a participação em conferências e seminários;

f) Efetuar a disseminação dos resultados obtidos nas ações de I&D, contribuindo para uma maior visibilidade nacional e internacional do IPCA;

g) Potenciar a transferência de tecnologia entre o IPCA, empresas e outras organizações bem como a interface entre a ciência e o tecido económico;

h) Apoiar a criação de empresas start-upse spin-offs, designadamente de base tecnológica, a partir dos resultados dos projetos de investigação desenvolvidos no IPCA, assessorando os membros da comunidade IPCA na elaboração de planos de negócio;

i) Promover a criação de ações de cooperação entre o tecido empresarial e o IPCA, com o objetivo de incrementar a prestação de serviços;

j) Apoiar os docentes na valorização económica de patentes e dos modelos de utilidade, promovendo o uso generalizado dos mecanismos para proteção de propriedade intelectual;

k) Assegurar o reporte da informação sobre inovação, I&D e empreendedorismo aos diversos órgãos e entidades;

l) Preparar dados estatísticos e informação no domínio da inovação, I&D e empreendedorismo;

m) Executar outras atividades no domínio da inovação, I&D e empreendedorismo lhe sejam cometidas.

2 - O Gabinete Apoio ao Emprego, Empreendedorismo e ligação às Empresas exerce as suas atividades sob a supervisão e dependência funcional direta do Presidente ou na pessoa em quem este delegue as respetivas funções.

Artigo 16.º

Estruturas flexíveis

1 - Por despacho do Presidente, sob proposta do Conselho de Gestão, podem ser criados novos Gabinetes, ou reestruturados os que se encontram previstos no presente Regulamento, tendo como objetivo uma maior eficácia e responsabilização.

2 - Podem ainda ser criados grupos de trabalho ou de projeto, com carácter operativo, a fim de dar resposta a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo, para desempenho de tarefas a cumprimentos de obrigações de carácter temporário ou sempre que a natureza interdisciplinar ou a especificidade das tarefas o aconselhe.

Artigo 17.º

Atribuições das estruturas e cargos dirigentes

1 - As atribuições e competências das estruturas dos Serviços Centrais do IPCA são as constantes do presente Regulamento Orgânico.

2 - As estruturas com a natureza de divisão são coordenadas por um dirigente de direção intermédia de 2.º grau, tal como previsto na Lei 2/2004, de 15 de janeiro, republicada pela Lei 64/2011 de 22 de dezembro, ou por um licenciado, preferencialmente da carreira de Técnico Superior, nomeado por despacho do Presidente.

3 - Os restantes serviços e gabinetes são coordenados por um licenciado, preferencialmente por um Técnico Superior, nomeado por despacho do Presidente.

4 - Por despacho do Presidente poderão ser estabelecidas outras dependências hierárquicas e funcionais entre os diferentes serviços e estruturas.

Artigo 18.º

Mapa de pessoal

O pessoal necessário à execução das atribuições e competências dos Serviços Centrais integra o mapa único de pessoal do IPCA.A afetação do pessoal necessário ao funcionamento dos diversos serviços é determinada por despacho do Presidente, nos termos legais.

Artigo 19.º

Casos omissos e dúvidas

Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento são resolvidos por despacho do Presidente, ouvido o Conselho de Gestão.

Artigo 20.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da respetiva publicação no Diário da República.

6 de agosto de 2012. - O Presidente do IPCA, João Baptista da Costa Carvalho.

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