A experiência de ano e meio de funcionamento da nova estrutura da Administração da Universidade de Coimbra permite identificar alguns aspetos que necessitam de reajustamentos para uma resposta mais eficaz aos níveis elevados de resultados exigíveis à sua atividade. Neste contexto, com esta revisão inicia-se este processo, incidindo-se nas áreas de aprovisionamento, gestão financeira e suporte a candidaturas e gestão de projetos.
Assim, nos termos da alínea x) do artigo 49.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra, homologados pelo Despacho Normativo 43/2008 (2.ª série), de 1 de setembro, o Reitor da Universidade de Coimbra aprova, por seu despacho de 30 de julho de 2012, a alteração ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento 423/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, N.º 208, de 27 de outubro:
Artigo 1.º
Alteração ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra
1 - Os artigos 3.º e 8.º do Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra passam a ter a seguinte redação:
«Artigo 3.º
[...]
1 - A Administração da Universidade de Coimbra integra:
a) ...
b) ...
i) ...
ii) ...
iii) (Revogada.)
iv) ...
v) ...
vi) ...
vii) Divisão de Apoio e Promoção da Investigação;
viii) Divisão de Projetos e Atividades.
c) ...
i) ...
ii) ...
iii) ...
iv) ...
v) ...
2 - ...
Artigo 8.º
[...]
1 - O Serviço de Gestão Financeira exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial, orçamental, do aprovisionamento e de controlo interno, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política definida, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:
a) ...
b) ...
c) ...
d) Assegurar o planeamento e a gestão de compras, de contratos de fornecimento, de aprovisionamento, de stocks, o inventário, o arquivo automático e financeiro e a logística de transportes;
e) ...
2 - O Serviço de Gestão Financeira é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau, e as suas unidades poderão ser dirigidas por Coordenadores de Unidade, equiparados para todos os efeitos legais a cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, as Divisões poderão ser dotadas de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação, distribuição de competências entre as Divisões e Unidades, bem como a criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.»
2 - O mapa anexo a que se refere o artigo 19.º do Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra passa a ter a seguinte redação:
Mapa a que se refere o artigo 19.º
(ver documento original)
Artigo 2.º
Aditamentos ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra
São aditados ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra os artigos 12.º-A e 12.º-B com a seguinte redação:
«Artigo 12.º-A
Divisão de Apoio e Promoção da Investigação
1 - A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação exerce as suas competências nos domínios da divulgação, promoção e apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos, no âmbito de programas de financiamento competitivo nacionais e internacionais, públicos ou privados, acompanhamento de entidades terceiras com as quais a UC tem uma relação próxima, e genericamente no suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento da UC.
2 - A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, a Divisão de Apoio e Promoção da Investigação poderá ser dotada de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 12.º-B
Divisão de Projetos e Atividades
1 - A Divisão de Projetos e Atividades exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de autofinanciamento, nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, apoiando os órgãos de gestão, docentes, investigadores e equipas nas atividades que exigem serviços técnicos especializados, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida, numa lógica de processos de prestação de serviços.
2 - A Divisão de Projetos e Atividades é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, a Divisão de Projetos e Atividades poderá ser dotada de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.»
Artigo 3.º
Norma revogatória
São revogados a subalínea iii) da alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º e o artigo 9.º do Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra.
Artigo 4.º
Republicação
É integralmente republicado, em anexo, o Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, com a redação atual.
Artigo 5.º
Entrada em vigor
As alterações introduzidas pelo presente despacho no Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra entram em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
30 de julho de 2012. - O Reitor, João Gabriel Silva.
ANEXO
Regulamento da Administração da Universidade
CAPÍTULO I
Administração
Artigo 1.º
Administração
A Administração é o serviço de apoio central à governação da Universidade de Coimbra, integrando um Centro de Serviços Comuns que assegura apoio a todas as Unidades Orgânicas e outras Unidades e Serviços da Universidade.
Artigo 2.º
Administrador
1 - A Administração da Universidade de Coimbra é dirigida pelo Administrador, que pode ser coadjuvado por um máximo de três Administradores Adjuntos.
2 - O Administrador e os Administradores Adjuntos são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor.
3 - Os Administradores Adjuntos exercem as competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelo Administrador.
4 - O Administrador é substituído, nas suas faltas e impedimentos, pelos Administradores Adjuntos por ele designados para o efeito.
5 - O provimento do Administrador e dos Administradores Adjuntos é efetuado por escolha, mediante despacho do Reitor, de entre licenciados, vinculados ou não à Administração Pública, que possuam competência técnica, aptidão e experiência profissional adequadas ao exercício das respetivas funções.
6 - O cargo de Administrador é equiparado, para todos os demais efeitos, a cargo de direção superior de primeiro grau e o cargo de Administrador Adjunto a cargo de direção superior de segundo grau.
Artigo 3.º
Serviços da Administração
1 - A Administração da Universidade de Coimbra integra:
a) Gabinete Técnico de Apoio;
b) Como Centro de Serviços Comuns, as seguintes estruturas:
i) Serviço de Gestão de Recursos Humanos;
ii) Serviço de Gestão Financeira;
iii) (Revogada)
iv) Serviço de Gestão Académica;
v) Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente e Segurança e Saúde no Trabalho;
vi) Serviço de Gestão de Sistemas e Infra -estruturas de Informação e Comunicação;
vii) Divisão de Apoio e Promoção da Investigação;
viii) Divisão de Projetos e Atividades.
c) Como Centro de Serviços Especializados, as seguintes estruturas:
i) Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento;
ii) Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua;
iii) Divisão de Relações Internacionais;
iv) Divisão de Inovação e Transferências do Saber;
v) Divisão de Identidade, Imagem e Comunicação;
2 - A Administração pode ainda constituir grupos de trabalho ou de projeto, nos termos do artigo 4.º
Artigo 4.º
Grupos de trabalho ou de projeto
1 - Os grupos de trabalho ou de projeto são equipas operativas criadas tendo em vista a resposta a necessidades não permanentes da Administração da Universidade, ou visando a solução de novas questões e exigências como a implementação de um novo serviço, ou como forma de desempenho de tarefas ou cumprimentos de obrigações com caráter temporário, ou ainda, sempre que a natureza interdisciplinar ou a especificidade das tarefas o aconselhe.
2 - Estas equipas são criadas por decisão do Administrador, que determina o objeto e âmbito da ação, a duração do projeto, o período de funcionamento e composição da equipa, bem como o responsável que coordena o projeto.
3 - Os responsáveis de grupos de trabalho ou de projeto poderão ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de segundo grau, desde que a complexidade dos projetos o justifique.
Artigo 5.º
Gabinete Técnico de Apoio
1 - Compete ao Gabinete Técnico de Apoio:
a) Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria à Administração;
b) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões;
c) Analisar e emitir pareceres e informações sobre quaisquer assuntos de natureza técnica, nomeadamente jurídica, relativos à Universidade;
d) Assegurar a análise, sistematização e divulgação de legislação diária com impacto para a atividade da Universidade de Coimbra;
e) Assegurar a interface com entidades públicas e privadas que contactem a Administração;
f) Assegurar a gestão documental, comunicações e transportes da Administração;
g) Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pela Administração.
2 - O Gabinete Técnico de Apoio é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas do serviço, poderão ser criados, por despacho reitoral, cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior, o qual definirá o grau, as competências e demais requisitos legais de tais cargos.
Artigo 6.º
Centro de Serviços Comuns
1 - A institucionalização de um Centro de Serviços Comuns visa um modelo organizacional, integrado e coerente, dotado de flexibilidade de atuação, agilidade e capacidade de ajustamento, numa perspetiva de desenvolvimento centralizado de atividades comuns.
2 - As estruturas do Centro de Serviços Comuns exercem as suas atribuições nos domínios da prestação de serviços de natureza institucional às diversas Unidades Orgânicas e outras Unidades e Serviços da Universidade de Coimbra utilizando métodos comuns e partilhando recursos e dados, numa lógica de gestão por processos, de eficiência e de orientação para os resultados.
3 - O Centro de Serviços Comuns norteia a sua atividade pelos seguintes princípios orientadores:
a) Princípio da manutenção da autonomia decisional, à luz do qual os atos de decisão permanecem nos clientes, cabendo ao Centro de Serviços Comuns a prestação de serviços;
b) Princípio da cultura de prestação de serviço, respondendo às necessidades dos clientes com a eventual associação de uma remuneração;
c) Princípio da disseminação de boas práticas, visando garantir elevados padrões de qualidade dos serviços prestados e o cumprimento sistemático de boas práticas;
d) Princípio da normalização de processos, tendo em vista o desenvolvimento, a manutenção e melhoria contínua de processos, garantindo designadamente o cumprimento da legislação aplicável, a integração e a otimização de recursos;
e) Princípio da avaliação pelos resultados, segundo o qual a avaliação das atividades deve ser orientada em termos dos objetivos definidos nos «Acordos de Nível de Serviço».
4 - Entre o Centro de Serviços Comuns e as Unidades Orgânicas, outras Unidades e Serviços, são estabelecidos «Acordos de Níveis de Serviços» que especificam os indicadores de medição do desempenho dos serviços prestados, o modo de os calcular e monitorizar e as metas a alcançar, podendo ainda ser especificados modos de remuneração dos serviços prestados, de forma indexada ao nível de serviços alcançado.
5 - O Centro de Serviços Comuns depende exclusivamente de um Administrador Adjunto, designado para o efeito.
Artigo 7.º
Serviço de Gestão de Recursos Humanos
1 - O Serviço de Gestão de Recursos Humanos exerce as suas competências nos domínios da gestão das pessoas, na dinamização das ações de formação adequadas ao seu desenvolvimento e reforço de competências, no recrutamento e integração de novos trabalhadores, na gestão da mobilidade interna e no atendimento especializado em matéria de recursos humanos da Universidade, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo -lhe designadamente:
a) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente no que respeita a processamento de remunerações, outros abonos e descontos, elaboração dos mapas de horários, controlo de assiduidade, declarações de rendimentos, benefícios sociais de trabalhadores e familiares, trabalho extraordinário, deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;
b) Apoiar o recrutamento e seleção de docentes, investigadores e não docentes, gerir os procedimentos concursais e de contratação bem como a mobilidade e integração dos recursos humanos;
c) Executar as atividades associadas à formação e desenvolvimento de recursos humanos, incluindo a gestão de competências e a decorrente elaboração do plano anual individual de formação, a identificação de necessidades formativas, o planeamento, gestão e avaliação do programa anual de formação e a preparação de eventuais candidaturas a apoios externos no domínio da formação;
d) Prestar apoio técnico no âmbito da gestão da avaliação do desempenho dos trabalhadores;
e) Executar outras atividades que, no domínio da gestão de recursos humanos, lhe sejam cometidas pela Administração.
2 - O Serviço de Gestão de Recursos Humanos é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, as Divisões poderão ser dotadas de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação, distribuição de competências entre as Divisões, bem como a criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 8.º
Serviço de Gestão Financeira
1 - O Serviço de Gestão Financeira exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial, orçamental, do aprovisionamento e de controlo interno, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política definida, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:
a) Elaborar e acompanhar a execução do orçamento e efetuar a sua monitorização periódica;
b) Elaborar relatórios financeiros, assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas e dar apoio ao processo de consolidação de contas;
c) Assegurar a gestão da receita, despesa e tesouraria;
d) Assegurar o planeamento e a gestão de compras, de contratos de fornecimento, de aprovisionamento, de stocks, o inventário, o arquivo automático e financeiro e a logística de transportes;
e) Executar outras atividades que, no domínio da gestão financeira, lhe sejam cometidas pela Administração.
2 - O Serviço de Gestão Financeira é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau, e as suas unidades poderão ser dirigidas por Coordenadores de Unidade, equiparados para todos os efeitos legais a cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, as Divisões poderão ser dotadas de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação, distribuição de competências entre as Divisões e Unidades, bem como a criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 9.º
Serviço de Gestão do Aprovisionamento, Logística e Património
(Revogado.)
Artigo 10.º
Serviço de Gestão Académica
1 - O Serviço de Gestão Académica exerce as suas competências nos domínios académico, da vida escolar dos estudantes, provas e graus académicos, bem como nos de fomento e apoio das atividades circum-escolares, numa lógica de processos de prestação de serviços, designadamente:
a) Apoiar a captação de estudantes e gerir os processos de matrículas e inscrições;
b) Gerir os processos de graduação e pós graduação bem como a respetiva certificação;
c) Acompanhar e apoiar os estudantes, designadamente na mobilidade estudantil, em situação de necessidades especiais e em matéria de bolsas e prémios;
d) Apoiar e secretariar provas académicas;
e) Assegurar a gestão das saídas profissionais e a interface com o mercado de trabalho;
f) Executar outras atividades que, no domínio da gestão académica, lhe sejam cometidas pela Administração.
2 - O Serviço de Gestão Académica é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, as Divisões poderão ser dotadas de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação, distribuição de competências entre as Divisões, bem como a criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 11.º
Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente e Segurança e Saúde no Trabalho
1 - O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente e Segurança e Saúde no Trabalho exerce as suas competências no domínio da gestão e manutenção do edificado e da gestão da segurança, do ambiente, e segurança e saúde no trabalho, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe, designadamente:
a) Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da Universidade;
b) Organizar, lançar e gerir as obras que a Universidade decida levar a efeito, quer de construção, quer de manutenção, reabilitação e requalificação;
c) Gerir os espaços e imóveis;
d) Assegurar a gestão da segurança e saúde no trabalho, incluindo a medicina no trabalho;
e) Assegurar a gestão ambiental e a eficiência energética;
f) Assegurar a gestão da segurança das instalações, espaços e equipamentos, nas suas diversas vertentes;
g) Executar outras atividades que, no domínio da gestão do edificado, segurança, ambiente e segurança e saúde no trabalho lhe sejam cometidas pela Administração.
2 - O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente e Segurança e Saúde no Trabalho é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.
3 - A criação e distribuição de competências entre as Divisões é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 12.º
Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação
1 - O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação exerce as suas competências no domínio da conceção e planeamento das aplicações informáticas, das comunicações, da infra -estrutura de rede, de servidores e de bases de dados e da assessoria técnica à tomada de decisão naqueles domínios, bem como no apoio aos utilizadores numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:
a) Apoiar a definição das políticas e estratégias para a área das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC);
b) Apoiar a conceção e acompanhar projetos estratégicos na área das TIC;
c) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades relativas às TIC e realizar auditorias de segurança;
d) Executar as políticas, estratégias e projetos definidos, gerir e operar as infra -estruturas bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores na área das TIC;
e) Executar outras atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infra -estruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas pela Administração
2 - O Serviço de Gestão de Sistemas e Infra -estruturas de Informação e Comunicação é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.
3 - A criação e distribuição de competências entre as Divisões é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 12.º-A
Divisão de Apoio e Promoção da Investigação
1 - A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação exerce as suas competências nos domínios da divulgação, promoção e apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos, no âmbito de programas de financiamento competitivo nacionais e internacionais, públicos ou privados, acompanhamento de entidades terceiras com as quais a UC tem uma relação próxima, e genericamente no suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento da UC.
2 - A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, a Divisão de Apoio e Promoção da Investigação poderá ser dotada de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 12.º-B
Divisão de Projetos e Atividades
1 - A Divisão de Projetos e Atividades exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de autofinanciamento, nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, apoiando os órgãos de gestão, docentes, investigadores e equipas nas atividades que exigem serviços técnicos especializados, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida, numa lógica de processos de prestação de serviços.
2 - A Divisão de Projetos e Atividades é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.
3 - Tendo em vista a otimização da operacionalidade de diversas áreas dos serviços, a Divisão de Projetos e Atividades poderá ser dotada de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior.
4 - A criação de cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior e correspondentes competências é efetuada por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
Artigo 13.º
Centro de Serviços Especializados
1 - As estruturas do Centro de Serviços Especializados exercem as suas atribuições no âmbito dos estudos, elaboração de propostas de intervenção transversais à Universidade e seu planeamento, monitorização e avaliação da sua execução, exercendo ainda atividades de interface interno e externo da Universidade nos domínios das relações internacionais, inovação e transferências do saber, recorrendo a diversos meios de comunicação, de forma a enfatizar e reforçar a imagem da Universidade.
2 - O Centro de Serviços Especializados presta serviços comuns a toda a Universidade e funciona numa lógica de gestão por processos e com acompanhamento direto por parte de membros da Equipa Reitoral.
3 - As estruturas do Centro de Serviços Especializados dependem do Administrador ou de Administrador Adjunto com competência delegada para o efeito.
4 - O Centro de Serviços Especializados compreende as seguintes Divisões:
a) Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento;
b) Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua;
c) Divisão de Relações Internacionais;
d) Divisão de Inovação e Transferências do Saber;
e) Divisão de Identidade, Imagem e Comunicação;
5 - As Divisões do Centro de Serviços Especializados são dirigidas por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.
Artigo 14.º
Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento
1 - A Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento exerce as suas competências nos domínios do apoio à definição de estratégias, do planeamento estratégico, operacional e monitorização.
2 - Compete à Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento:
a) Apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional da Universidade, o alinhamento de objetivos, sua monitorização e reporte de desempenho;
b) Apoiar a preparação do plano físico de desenvolvimento, das propostas de plano plurianual de investimentos e do orçamento da Universidade;
c) Realizar estudos de diagnóstico e de situação, identificadores de tendências de desenvolvimento do ensino e investigação a nível geral do ensino superior e assegurar o acompanhamento de rankings nacionais e internacionais;
d) Analisar, acompanhar, elaborar estudos e previsões, no âmbito de questões consideradas relevantes a nível institucional;
e) Elaborar o Plano de Atividades e o Relatório de Atividades da Administração e da Universidade;
f) Executar outras atividades que, no domínio do planeamento, gestão e desenvolvimento, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 15.º
Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua
1 - A Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua exerce as suas competências no domínio da dinamização dos Sistema de Gestão e de Avaliação que contribuam para determinar a performance da Administração, Unidades Orgânicas, outras Unidades e Serviços da Universidade, identificar as necessidades e oportunidades de melhoria e dinamizar a sua concretização.
2 - Compete à Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua:
a) Assegurar a gestão e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade;
b) Assegurar a gestão e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade Pedagógica;
c) Assegurar o desenvolvimento, gestão e aplicação dos sistemas de auto -avaliação e avaliação institucional na Universidade;
d) Dinamizar ações de benchmarking nacional e internacional;
e) Dinamizar projetos de inovação e modernização que contribuam para a melhoria da qualidade dos serviços prestados;
f) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação dos clientes e outras partes interessadas, quer de forma global, quer sectorial, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados em coordenação com as diversas Unidades Orgânicas, outras Unidades e Serviços da Universidade;
g) Executar outras atividades que, no domínio da avaliação e melhoria contínua, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 16.º
Divisão de Relações Internacionais
1 - A Divisão de Relações Internacionais exerce as suas competências no domínio da dinamização das relações internacionais da Universidade e do apoio aos estudantes, docentes, investigadores e pessoal não docente em processo de mobilidade académica e aos estudantes da Comunidade de Países de Língua Portuguesa.
2 - Compete à Divisão de Relações Internacionais:
a) Analisar e acompanhar os assuntos da União Europeia que se relacionem com a área do ensino superior, designadamente o intercâmbio de docentes e estudantes ao abrigo de programas comunitários;
b) Coordenar, dinamizar e apoiar ações de intercâmbio e cooperação internacional da Universidade;
c) Apoiar a negociação e preparação de propostas de protocolos, de acordos, convenções ou outros instrumentos internacionais de cooperação de que a Universidade seja parte;
d) Apoiar as estruturas da Universidade na preparação de missões ao estrangeiro e na receção de individualidades estrangeiras;
e) Assegurar a gestão da informação relativa às redes universitárias de cooperação de que a Universidade é membro e a divulgação e promoção da sua utilização;
f) Assegurar a gestão da informação relativa a iniciativas realizadas pela Universidade no âmbito das Relações Internacionais;
g) Gerir a mobilidade e intercâmbio de docentes, investigadores e pessoal não docente;
h) Apoiar a receção e integração de estudantes da CPLP;
i) Executar outras atividades que, no domínio das relações internacionais, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 17.º
Divisão de Inovação e Transferências do Saber
1 - A Divisão de Inovação e Transferências do Saber exerce as suas competências no domínio da identificação das oportunidades de efetuar a transferência de inovação e de saberes da Universidade para a sociedade e o mundo empresarial e da dinamização das iniciativas e projetos que a permitam concretizar.
2 - Compete à Divisão de Inovação e Transferências do Saber:
a) Pesquisar, identificar e divulgar apoios comunitários, ou outros, passíveis de serem aplicados a projetos de desenvolvimento da Universidade no domínio da Inovação e da Transferência do Saber e da I&D;
b) Assegurar a gestão da propriedade industrial;
c) Gerir parcerias no domínio da inovação e apoiar a criação de «spin-offs» universitárias;
d) Identificar e avaliar produtos resultantes de Investigação e Desenvolvimento com potencial de inovação e ou comercialização e identificar parceiros adequados para o efeito;
e) Estimular a condução de projetos conjuntos entre a Universidade e entidades externas;
f) Divulgar as condições de acesso a bolsas de estudo, cursos, programas e projetos de investigação e desenvolvimento em articulação com o Instituto de Investigação Interdisciplinar;
g) Apoiar e acompanhar as parcerias em curso no domínio da Inovação e Transferências do Saber em articulação com o Instituto de Investigação Interdisciplinar;
h) Gerir a participação da Universidade em redes internacionais de Inovação e Transferências do Saber;
i) Promover formação em empreendedorismo e inovação;
j) Executar outras atividades que, no domínio da inovação e da transferência do saber, lhe sejam cometidas pela Administração.
Artigo 18.º
Divisão de Identidade, Imagem e Comunicação
1 - A Divisão de Identidade, Imagem e Comunicação exerce as suas competências no domínio da promoção da identidade e imagem da Universidade e da comunicação da Universidade com a sociedade e outras partes interessadas.
2 - Compete à Divisão de Identidade, Imagem e Comunicação:
a) Conceber, de acordo com diretivas superiormente definidas, a estratégia e plano de divulgação da imagem da Universidade e sua concretização;
b) Reforçar a notoriedade e presença da Universidade nos media e efetuar avaliação de resultados;
c) Recolher, sistematizar e divulgar através dos meios adequados as atividades dos diversos setores da Universidade;
d) Dinamizar a comunicação interna;
e) Assegurar o funcionamento do «circuito turístico» e o acolhimento dos visitantes não protocolares;
f) Assegurar a gestão do merchandising, conceber e dinamizar iniciativas de rentabilização da imagem da Universidade;
g) Executar outras atividades que, no domínio da identidade, imagem e comunicação, lhe sejam cometidas pela Administração.
CAPÍTULO II
Estruturas e pessoal
Artigo 19.º
Quadro de cargos de direção
Os lugares de direção superior de primeiro e de segundo grau e de direção intermédia de primeiro grau constam do mapa anexo ao presente regulamento, do qual faz parte integrante.
Artigo 20.º
Estrutura flexível
O número máximo de Divisões da estrutura flexível da Administração é de 19, cabendo ao Centro de Serviços Comuns 13 dessas Divisões.
Artigo 21.º
Regime dos cargos de direção
Com as exceções constantes do artigo 2.º, o pessoal dirigente da Administração rege-se pelo disposto na Lei 2/2004, de 15 de janeiro.
Artigo 22.º
Mapa de pessoal
1 - O pessoal das carreiras gerais necessário à execução das atribuições e competências dos Serviços da Administração integra um único Mapa de Pessoal.
2 - A afetação do pessoal necessário ao funcionamento dos diversos Serviços é determinada por despacho do Reitor, sob proposta do Administrador.
CAPÍTULO III
Disposições transitórias e finais
Artigo 23.º
Processo de transição
1 - As diversas Unidades Orgânicas e outras Unidades e serviços participarão em equipas de trabalho tendo em vista a implementação do Centro de Serviços Comuns, sendo consideradas as seguintes fases:
a) Definição dos atributos e análise de requisitos gerais do Centro de Serviços Comuns;
b) Análise dos macro -processos, incluindo requisitos e serviços a prestar;
c) Definição dos serviços a prestar e dos níveis indicativos a assegurar;
d) Definição de requisitos e recursos, nomeadamente espaço físico e sistemas de informação;
e) Conceção da metodologia de definição dos Acordos de Nível de Serviço (ANS).
2 - A negociação dos Acordos de Nível de Serviço, bem como a sua posterior concretização, será acompanhada por um comité composto por representantes da Administração e dos clientes dos serviços, o qual poderá propor alterações às condições de prestação dos serviços face aos resultados alcançados, bem como manter informado o Reitor desses mesmos resultados.
3 - Para os fins previstos no n.º 3 do artigo 69.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra o Reitor informará o Conselho Geral dos elementos definidores do processo de integração das três administrações, nomeadamente dos critérios objetivos e mensuráveis utilizados, das melhores práticas identificadas e dos acordos de nível de serviço estabelecidos.
4 - O Reitor, sob proposta do Administrador, aprova um Plano de Ações relativo à definição de instalações que acomodem o Centro de Serviços Comuns.
5 - O Reitor, sob proposta do Administrador, aprova um Plano de Ações relativo à reengenharia de processos de prestação de serviços devidamente integrados no Sistema de Gestão da Qualidade da Universidade.
6 - O Reitor, sob proposta do Administrador, aprova um Plano de Integração dos trabalhadores nos seus novos locais e postos de trabalho, o qual incluirá a definição de funções, a formação no posto de trabalho, quando necessária, a redefinição de objetivos, indicadores de integração, propostas de melhoria, sistema de monitorização e outras orientações que se revelem necessárias.
Artigo 24.º
Disposições transitórias
1 - A estrutura flexível do Centro de Serviços Comuns, bem como a distribuição das competências entre as suas Divisões, é definida por despacho reitoral.
2 - Até que seja definida, por despacho reitoral, a transição dos serviços atualmente existentes para a estrutura do Centro de Serviços Comuns, mantêm-se transitoriamente em vigor os artigos 13.º, 15.º a 34.º e 40.º a 52.º do Regulamento dos serviços e estrutura central da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho Reitoral n.º 15949/2003 (2.ª série), publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 188, de 16 de agosto.
3 - O despacho a que alude o número anterior deve fazer a indicação da revogação, total ou parcial, dos artigos nele referidos.
4 - Enquanto transitoriamente em vigor os artigos referidos no n.º 2 do presente artigo, mantêm-se as comissões de serviços dos dirigentes atualmente providos em cargos de direção dos serviços neles previstos, os quais passam a depender, para todos os efeitos, do Administrador ou de Administrador Adjunto no qual venha a ser delegada essa competência, não sendo possível a abertura de concursos para provimento ou a renovação de comissões de serviço de tais cargos.
5 - À medida que entrem em funcionamento os serviços das diversas áreas do Centro de Serviços Comuns e para eles transitem as atribuições e competências dos serviços referidos no n.º 2, são extintos, nos termos de despacho que opere a transição, os respetivos cargos dirigentes, com a cessação de funções dos seus titulares.
6 - Não poderão encontrar-se simultaneamente providos, na Administração, um número de cargos dirigentes superior ao número máximo de dirigentes previstos no presente regulamento, considerando-se para este efeito os cargos dirigentes transitoriamente subsistentes.
7 - Após a integração no Centro de serviços Comuns, caso ainda subsistam algumas das atribuições dos serviços a que se referem os artigos indicados no n.º 2, estes passam, quanto àquelas, a depender diretamente do Administrador ou de Administrador Adjunto.
8 - A partir da entrada em vigor do presente regulamento não podem ser abertos concursos para provimento nem renovadas as comissões de serviço de cargos dirigentes de quaisquer Unidades Orgânicas cujas atribuições passem a caber ao Centro de Serviços Comuns, cessando, nos termos do despacho que determine a transição, as comissões de serviço ainda então subsistentes.
9 - Até à entrada em vigor dos despachos que operem a transição para o Centro de Serviços Comuns, continuam dependentes dos órgãos de gestão das respetivas Unidades Orgânicas os trabalhadores destas que atualmente prestem serviço em áreas a integrar naquele.
10 - À medida que entre em funcionamento o Centro de Serviços Comuns e para ele forem transitando as correspondentes atribuições dos serviços das diversas Unidades Orgânicas, consideram-se extintos estes serviços nessas Unidades Orgânicas, podendo ser integrados noutros serviços os trabalhadores que não o venham a ser no Centro de Serviços Comuns.
11 - Com a entrada em funcionamento dos diversos serviços do Centro de Serviços Comuns, os trabalhadores das Unidades Orgânicas que devam passar a pertencer a este, constantes de lista anexa ao despacho que opere a transição, passam a exercer funções no âmbito daquele e a depender e responder hierárquica e funcionalmente perante os dirigentes da Administração, ainda que possam continuar a exercer funções nas instalações de uma Unidade Orgânica.
12 - Não podem subsistir nem ser criados nos regulamentos das Unidades Orgânicas, serviços ou estruturas que detenham, a que sejam atribuídas competências ou que executem atividades cometidas à Administração, não podendo também as Unidades Orgânicas cometer ou afetar à execução dos processos da Administração outros trabalhadores que não os pertencentes a este.
13 - Os regulamentos das Unidades Orgânicas não podem dispor sobre o funcionamento do Centro de Serviços Comuns, nem sobre a forma como este se relaciona funcionalmente com os Órgãos de Governo das Unidades Orgânicas, nem criar outros processos ou relacionamentos interorgânicos nas áreas de atuação do Centro de Serviços que não os contidos em regulamento deste serviço ou em despacho reitoral ou estabelecidos pela Administração ou pelo Centro de Serviços Comuns.
Artigo 25.º
Norma revogatória
São revogados o artigos 5.º, o n.º 1, e as alíneas b) a f) e i) do n.º 2 do artigo 6.º, os artigos 7.º, 8.º, 10.º a 12.º, 14.º, 35.º a 39.º e 53.º a 57.º do Regulamento dos serviços e estrutura central da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho Reitoral n.º 15949/2003 (2.ª série), publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 188, de 16 de agosto.
Artigo 26.º
Entrada em vigor
1 - O presente regulamento entra em vigor no quinto dia após a data da sua publicação no Diário da República.
2 - O artigo 2.º produz efeitos a partir de 1 de outubro de 2009.
ANEXO
Mapa a que ser refere o artigo 19.º
(ver documento original)
206290609
