Em execução das competências conferidas nos termos da alínea k) do artigo 16.º dos estatutos da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego, torna-se público que a Assembleia Intermunicipal do Baixo Mondego, em sessão ordinária realizada no dia 28 de Junho de 2011, aprovou o Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego, conforme a seguir se publica, em sequência da proposta do Conselho Executivo, aprovada na sua reunião de 08 de Junho de 2011.
21 de Outubro de 2011. - O Presidente do Conselho Executivo, Jorge Manuel Teixeira Bento.
Regulamento Orgânico e de Funcionamento
Preâmbulo
O presente Regulamento, que tem a natureza de regulamento interno, e a deliberação que o aprova, representam o acto constitutivo da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego e tem como normas habilitantes o n.º 3 do artigo 14.º da Lei 46/2008, de 27 de Agosto e o artigo 4.º do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
Artigo 1.º
Objecto
O presente Regulamento tem por objecto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras Electrónicas da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego (CCE-CIM-BM).
Artigo 2.º
Natureza da CCE-CIM-BM
1 - A CCE-CIM-BM é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego ao abrigo do disposto nos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro e no Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
2 - Organicamente a CCE-CIM-BM é suportada por uma Direcção de Projecto da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CCE-CIM-BM orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Utilização de ferramentas de compras electrónicas com funcionalidades de catálogos electrónicos e de encomenda automatizada;
b) Adopção de práticas aquisitivas por via electrónica baseadas na acção de negociação, com vista à redução de custos;
c) Preferência pela aquisição dos bens e serviços que promovam a protecção do ambiente e de outros interesses constitucionalmente protegidos;
d) Promoção da concorrência;
e) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego.
Artigo 4.º
Missão
A CCE-CIM-BM tem como missão:
a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra e de sourcing para as categorias de bens e serviços superiormente determinados;
b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planea-mento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respectivos contratos e relações com fornecedores;
e) Monitorizar o desempenho da função compras electrónicas da CIM-BM e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CCE-CIM-BM;
f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CCE-CIM-BM;
g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos Órgãos Executivos;
i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais (não transversais), bem como disponibilizar a plataforma tecnológica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito objectivo
1 - A CCE-CIM-BM desenvolverá todas as actividades que a sua natureza lhe permitir, nomeadamente:
a) A celebração de acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de locação ou de aquisição de bens móveis;
b) A locação ou a aquisição de bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;
c) A celebração de acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de aquisição de serviços;
d) A adjudicação de propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis, locação de bens móveis e de aquisição de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes abrangidas;
e) A celebração de acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de empreitada de obras públicas.
2 - Na celebração dos acordos quadro, a CCE-CIM-BM poderá adoptar uma das seguintes modalidades:
a) Celebração com uma única entidade, quando neles estejam suficientemente especificados todos os aspectos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Celebração com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspectos de execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
3 - A CCE-CIM-BM poderá ainda encetar a negociação de obras e a aquisição de bens móveis e serviços, nos termos do artigo seguinte.
Artigo 6.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CCE-CIM-BM encarregar-se da negociação da contratação de obras e da aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por Acordos Quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a CCE-CIM-BM e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua actividade.
Artigo 7.º
Âmbito subjectivo
1 - Na presente data, a CCE-CIM-BM abrange os municípios de:
a) Cantanhede;
b) Coimbra;
c) Condeixa-a-Nova;
d) Figueira da Foz;
e) Mealhada;
f) Mira;
g) Mortágua;
h) Montemor-o-Velho;
i) Penacova;
j) Soure;
2 - O recurso, pelas entidades adjudicantes abrangidas, aos Acordos Quadro negociados pela CCE-CIM-BM é facultativo.
3 - Podem ainda ficar abrangidas pelo âmbito objectivo da CCE-CIM-BM as entidades que se achem submetidas ao regime do Código dos Contratos Públicos, nomeadamente os demais municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego, os respectivos Serviços Municipalizados, as entidades que integram os diversos sectores empresariais locais e as freguesias, desde que manifestem a vontade de integração, o que comporta a adesão aos princípios da CCE-CIM-BM e a aceitação do disposto no presente Regulamento e nas normas de execução emanadas pelos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego.
4 - O pedido de adesão à CCE-CIM-BM carece de Parecer a emitir pela Comissão de Acompanhamento, sujeito a Aprovação do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego ou do seu membro com competência delegada.
5 - Podem ainda recorrer aos acordos quadro celebrados pela CCE-CIM-BM as entidades não abrangidas pela contratação centralizada.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas
As entidades adjudicantes abrangidas têm direito:
a) A indicar um representante efectivo e um suplente para o Comissão de Acompanhamento;
b) A usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro, das vantagens asseguradas pelos Acordos Quadro fechados celebrados pela CCE-CIM-BM;
c) A beneficiarem das ferramentas electrónicas, nomeadamente de Catalogação Electrónica, Leilões Electrónicos, Agregação de Necessidades e outras, nos processos de adjudicação encetadas ao abrigo de Acordos Quadro abertos;
d) Indicar representantes para as Comissões Técnicas sempre que entendam pertinente.
e) A fazer cessar a sua adesão à CCE-CIM-BM, mediante notificação dirigida à CIM-BM, efectuada por carta registada, mantendo-se, no entanto, as obrigações da entidade aderente previstas no âmbito dos acordos quadro celebrados.
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CCE-CIM-BM a publicitar a sua identidade no sítio da Internet na CCE-CIM-BM e nos fóruns onde a CCE-CIM-BM tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas deverão fornecer informação, em formato a disponibilizar pela CCE-CIM-BM e com periodicidade proposta pela comissão de acompanhamento.
Artigo 10.º
Estrutura da CCE-CIM-BM
A CCE-CIM-BM está suportada por uma Direcção de Projecto da CIM-BM que possui a seguinte estrutura:
1 - Unidades funcionais:
a) Director de Projecto;
b) Unidade de Gestão de Categorias;
c) Unidade de Supervisão e controlo de contratos;
d) Unidade de gestão da plataforma electrónica.
2 - Unidades consultivas:
a) Comissão de Acompanhamento;
b) Comissão de Especialistas.
Artigo 11.º
Competências do Director da CCE-CIM-BM
Compete ao Director da CCE-CIM-BM:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objectivos e métricas de desempenho a atingir pela CCE;
c) Monitorizar o desempenho da CCE de acordo com os objectivos definidos superiormente;
d) Promover a adesão de outras entidades adjudicantes;
e) Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada;
f) Elaborar relatórios de actividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
g) Acompanhar a Comissão de Acompanhamento.
Artigo 12.º
Competências da Unidade de Gestão de Categorias
Compete à Unidade de Gestão de Categorias:
a) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Proceder à selecção de fornecedores/ prestadores de serviço;
e) Assegurar a gestão dos processos de negociação.
Artigo 13.º
Competências da Unidade de Supervisão e Controlo de Contratos
Compete à Unidade de Supervisão e controlo de contratos:
a) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
b) Avaliar da satisfação das entidades aderentes relativamente aos contratos estabelecidos;
c) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato ("Maverick Buying");
d) Definir medidas correctivas/ preventivas.
Artigo 14.º
Competências da Unidade de Gestão da plataforma electrónica
Compete à Unidade de gestão da plataforma electrónica:
a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma electrónica;
b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma electrónica (em regime de outsourcing);
c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais (Service Level Agreement).
Artigo 15.º
Composição da Comissão de Acompanhamento
A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas pela CCE-CIM-BM.
Artigo 16.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Assegurar a correcta implementação das linhas aprovadas, com base em reuniões periódicas;
b) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;
c) Promover a redução/ eliminação de riscos para a execução do plano de compras electrónicas da CIM-BM;
d) Propor iniciativas no âmbito da Contratação Pública;
e) Identificar as categorias alvo a integrar em acordos quadro, pela CCE-CIM-BM;
f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos;
g) Emitir Parecer sobre pedidos de adesão à CCE-CIM-BM.
Artigo 17.º
Composição da Comissão Técnica
A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por especialistas na área de economato, consumíveis de informática, consumíveis de higiene e limpeza, papel e outros designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CCE-CIM-BM.
Artigo 18.º
Competências da Comissão Técnica
Compete à Comissão Técnica:
a) Definir as especificações de bens e serviços;
b) Identificar potenciais fornecedores;
c) Avaliar alternativas e soluções;
d) Emitir pareceres técnicos;
e) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.
Artigo 19.º
Serviços de apoio
O apoio logístico, pessoal, financeiro, jurídico e informático à CCE-CIM-BM é assegurado pelas diversas unidades orgânicas da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego.
Artigo 20.º
Gestão de actividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas electrónicas sob a qual assentam os leilões electrónicos, a catalogação electrónica, agregação electrónica, contratação electrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CCE-CIM-BM podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A selecção do fornecedor externo deve obedecer aos princípios vigentes para os procedimentos de formação dos contratos públicos.
Artigo 21.º
Avaliação das necessidades
A CCE-CIM-BM procederá, de forma regular, a uma avaliação das necessidades das entidades que a integram, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia.
Artigo 22.º
Dependência funcional
Na medida em que integra a estrutura de serviços da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego, a CCE-CIM-BM depende, em primeira instância, do dirigente máximo dos Serviços e em segunda instância do Conselho Executivo da CIM-BM.
Artigo 23.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego.
Artigo 24.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua aprovação.
O Presidente da Comunidade Intermunicipal do Baixo Mondego, Jorge Manuel Teixeira Bento.
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