De acordo com o n.º 3 do artigo 27.º dos Estatutos do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, anexos ao Despacho 10588/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 79, de 23 de Abril de 2009, a organização dos Serviços de Apoio Geral deste Instituto é determinada pelo Director, constando de Regulamento aprovado por este.
Assim, neste enquadramento, e considerando o modo como o funcionamento destes Serviços se desenvolveu na vigência dos referidos Estatutos, ora consagra-se em diploma normativo o Regulamento dos Serviços de Apoio Geral do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, aprovados pelo nosso despacho de 17 de Maio de 2011, que seguidamente se publica.
17 de Maio de 2011. - O Director, Professor Doutor Paulo Ferrinho.
ANEXO
Regulamento dos Serviços de Apoio Geral do Instituto de Higiene e Medicina Tropical (IHMT)
Capítulo I
Dos Serviços de Apoio Geral do IHMT
Artigo 1.º
Integram os Serviços de Apoio Geral do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, adiante abreviado por IHMT:
a) O Administrador;
b) A Direcção de Serviços de Apoio Geral;
c) A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
d) A Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
e) O Gabinete de Informática;
a) Os Serviços Oficinais;
f) O Secretariado de Apoio às Unidades de Ensino e Investigação;
g) O Secretariado do Conselho de Gestão;
Capítulo II
Artigo 2.º
Do Administrador
1 - O Administrador coordena e supervisiona o funcionamento e a interligação dos Serviços de Apoio Geral.
2 - O Administrador exerce, ainda as competências que lhe forem delegadas pelo Director do IHMT.
3 - O Administrador reporta directamente ao Director do IHMT.
Capítulo III
Da Direcção de Serviços de Apoio Geral
Artigo 3.º
Direcção de Serviços de Apoio Geral
1 - Compete à Direcção de Serviços de Apoio Geral dirigir superiormente as Divisões e os demais serviços incluídos nesta Direcção, articulando o seu funcionamento com os demais serviços do IHMT.
2 - A Direcção de Serviços de Apoio Geral compreende:
a) A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
b) A Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
c) O Gabinete de Informática;
d) Os Serviços Oficinais.
3 - A Direcção de Serviços de Apoio Geral é dirigida por um Director de Serviços, que reporta ao Administrador.
Artigo 4.º
Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial
1 - Compete à Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial:
a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo;
b) Emitir e processar as requisições de fundos;
c) Emitir e processar as facturas respeitantes aos serviços prestados pelo IHMT e assegurar a sua boa cobrança;
d) Processar as facturas respeitantes às aquisições de bens e serviços adquiridos pelo IHMT e emitir as respectivas ordens de pagamento;
e) Proceder à conciliação bancária;
f) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente a Conta de Gerência a submeter à aprovação do Conselho de Gestão e envio às entidades competentes;
g) Acompanhar e apoiar os processos de auditoria financeira às contas do IHMT;
h) Assegurar as aquisições de bens e serviços necessários ao bom funcionamento do IHMT, nomeadamente através do lançamento dos procedimentos que para tal se venham a revelar legalmente exigíveis;
i) Emitir as requisições aos fornecedores dos bens e serviços que se revelem necessários;
j) Manter em armazém o material de uso geral;
k) Proceder à recepção de todo o material encomendado pelo IHMT e assegurar a sua entrega aos serviços e unidades;
l) Organizar e manter actualizados o cadastro e o inventário dos bens do IHMT;
m) Gerir o património do IHMT e velar pela sua conservação e segurança, promovendo a sua manutenção e as reparações necessárias;
n) Assegurar os serviços de manutenção geral, nomeadamente o jardim, a vigilância e a limpeza das instalações;
o) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;
p) Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Director.
2 - A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial é dirigida por um Chefe de Divisão, que reporta ao Director de Serviços de Apoio Geral.
3 - A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial integra a Tesouraria do IHMT, à qual compete:
a) Dar entrada de todas as receitas;
b) Efectuar o depósito regular de todas as receitas cobradas;
c) Assegurar os pagamentos previamente autorizados pelo Conselho de Gestão;
d) Elaborar as guias de entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes sejam devidos;
e) Registar a liquidação dos meios de pagamentos emitidos;
f) Assegurar a gestão do fundo de maneio;
g) Elaborar regularmente a informação necessária ao acompanhamento, pelo Conselho de Gestão, dos fluxos financeiros do IHMT, nomeadamente através da preparação dos mapas legalmente exigidos.
4 - O Tesoureiro responsável pelas operações da Tesouraria é nomeado pelo Director, sob proposta do Director de Serviços de Apoio Geral.
5 - O Director indicará ainda, um trabalhador, que substituirá o Tesoureiro nas suas faltas e impedimentos.
6 - O Tesoureiro reporta ao Chefe da Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial.
Artigo 5.º
Divisão de Gestão de Recursos Humanos
1 - Compete à Divisão de Gestão de Recursos Humanos:
a) Instruir, organizar e movimentar os processos relativos aos recursos humanos do IHMT;
b) Assegurar a gestão do mapa de pessoal;
c) Elaborar a previsão das despesas com o pessoal a incluir no projecto de orçamento do IHMT;
d) Preparar e acompanhar a tramitação dos procedimentos de recrutamento de trabalhadores, até à respectiva contratação e acolhimento;
e) Organizar e manter actualizado o cadastro de recursos humanos;
f) Elaborar informações conducentes à tomada de decisão superior, nomeadamente no âmbito da renovação de contratos e acumulação de funções;
g) Processar as remunerações, abonos e descontos legais do pessoal;
h) Elaborar os documentos referentes ao pessoal, necessários à prestação de contas do IHMT;
i) Promover a identificação das necessidades de formação profissional, elaborar o respectivo plano anual e efectuar o seu acompanhamento;
j) Divulgar externamente as oportunidades de candidatura a bolsas de investigação científica oferecidas no IHMT;
k) Instruir os processos dos bolseiros de investigação científica, apoiando os Júris dos concursos;
l) Processar as prestações devidas aos bolseiros de investigação científica;
m) Assegurar as competências relativas ao Núcleo do Bolseiro, previsto no artigo 15.º do Estatuto do Bolseiro de Investigação, aprovado pela Lei 40/2004, de 18 de Agosto;
n) Conferir a pontualidade e assiduidade dos trabalhadores e proceder ao registo das justificações de faltas e de licenças sem remuneração;
o) Elaborar os mapas de férias;
p) Elaborar o Balanço Social;
q) Acompanhar o processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores;
r) Emitir declarações e certidões referentes a situação profissional e de rendimentos dos trabalhadores e bolseiros;
s) Receber, registar e distribuir a correspondência dirigida aos órgãos e serviços do IHMT;
t) Registar a correspondência expedida pelo IHMT;
u) Organizar e manter actualizado o arquivo da Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
v) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;
r) Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Director.
2 - A Divisão de Gestão de Recursos Humanos é dirigida por um Chefe de Divisão, que reporta ao Director de Serviços de Apoio Geral.
Artigo 6.º
Gabinete de Informática
1 - Compete ao Gabinete de Informática, nomeadamente:
a) Apoiar a instalação e o funcionamento das redes internas;
b) Velar pela segurança das redes internas e da intranet do IHMT;
c) Construir e manter actualizada as aplicações Web do IHMT;
d) Apoiar os utilizadores da rede informática do IHMT;
e) Dar parecer sobre a aquisição de software/hardware;
f) Dar parecer sobre a aquisição de serviços externos de manutenção e reparação de equipamentos de informática;
g) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;
h) Monitorar a capacidade e disponibilidade dos componentes da infra-estrutura tecnológica;
i) Investigar e promover a implementação de tecnologias que melhorem a interoperabilidade, a disponibilidade e o desempenho da infra-estrutura tecnológica;
j) Emitir parecer, quando solicitado, nas áreas dos sistemas e tecnologias de informação;
l) Cumprir as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Director.
2 - O Gabinete de Informática é coordenado por um Técnico Superior, que é designado pelo Director e reporta directamente ao Director de Serviços de Apoio Geral.
Artigo 7.º
Serviços Oficinais
1 - Compete aos Serviços Oficinais, nomeadamente:
a) Velar pelo bom estado de conservação das instalações e do equipamento, promovendo o levantamento periódico das reparações necessárias, em articulação com a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
b) Executar as pequenas reparações e acompanhar as operações de manutenção periódica;
c) Acompanhar as obras e reparações efectuadas nos edifícios e equipamento do IHMT por entidades externas e estabelecer os contactos com os seus representantes.
2 - Os Serviços Oficinais são coordenados pelo Director de Serviços de Apoio Geral.
Capítulo IV
Do Secretariado
Artigo 8.º
Secretariado de Apoio Secretariado de Apoio às Unidades de Ensino e Investigação
1 - Na dependência directa do Administrador funciona um Secretariado de Apoio às Unidades de Ensino e Investigação, ao qual compete prestar apoio à actividade dos serviços e dos membros das Unidades de Ensino e Investigação.
2 - Este secretariado é coordenado por um trabalhador do Instituto de Higiene e Medicina Tropical designado pelo Director, sob proposta do Administrador.
Artigo 9.º
Secretariado do Conselho de Gestão
1 - Na dependência directa do Director funciona o Secretariado do Conselho de Gestão, ao qual compete prestar apoio à actividade dos membros daquele Conselho.
2 - Os trabalhadores deste serviço são designados pelo Director.
Capítulo V
Disposições finais e transitórias
Artigo 10.º
Cargos dirigentes e coordenadores
1 - Os dirigentes e técnicos superiores com funções de coordenação nos serviços supra previstos, que se encontram nomeados à data da entrada em vigor do presente Regulamento, cujo cargo não tenha sofrido alteração de nível transitam para o serviço que lhe sucedeu.
2 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente nomeado àquela data, nem a contagem do respectivo prazo.
3 - Mantêm-se válidos os procedimentos concursais pendentes à data da entrada em vigor do presente Regulamento.
Artigo 11.º
Dúvidas e lacunas
As dúvidas de interpretação e a integração de lacunas que a aplicação do presente Regulamento venha a suscitar serão resolvidas pelo Director.
Artigo 12.º
Norma revogatória
É revogado o Regulamento dos Serviços de Apoio do IHMT, aprovado pelo Regulamento 202/2006, publicitado no Diário da República, 2.ª Série, n.º 207, de 26 de Outubro de 2006.
Artigo 13.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.
204710874
