No âmbito das atribuições e competências definidas pelo Decreto-Lei 103/2012, de 16 de maio, o presente documento regulamenta a utilização de espaços em imóveis afetos à Direção-Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), salvaguardando a sua especificidade e prestígio.
Constituindo estes imóveis locais privilegiados de realização de eventos, o acesso aos seus espaços, pela sua dignidade e pelas coleções que alguns deles encerram, deve ser controlado por forma a salvaguardar-se uma utilização menos consentânea com as suas origens, com a sua dignidade ou com a sua mensagem cultural.
Em virtude do crescente número de pedidos de aluguer e de cedência desses espaços, importa definir um conjunto de regras orientadoras dessa utilização.
Assim e ao abrigo do disposto na alínea e) do n.º 2 e do n.º 5 do artigo 6.º do Decreto-Lei 103/2012, de 16 de maio, manda o Governo, pela Ministra de Estado e das Finanças, e pelo Secretário de Estado da Cultura, no uso das competências que lhe foram delegadas pelo Primeiro-Ministro, através do Despacho 15249/2012, de 16 de novembro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 230, de 28 de novembro de 2012, aprovar o Regulamento de Utilização de Espaços da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, que faz parte integrante do presente despacho e que entra em vigor no dia 1 do mês seguinte ao da data da sua publicação.
12 de agosto de 2015. - A Ministra de Estado e das Finanças, Maria Luís Casanova Morgado Dias de Albuquerque. - O Secretário de Estado da Cultura, Jorge Barreto Xavier.
Regulamento de Utilização de Espaços
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente regulamento aplica-se a todas as situações de cedência de espaços em imóveis afetos à Direção-Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).
2 - Nos espaços cuja utilização seja autorizada, podem decorrer eventos de caráter social, académico, científico, cultural, comercial, empresarial, turístico ou promocional.
Artigo 2.º
Competência
1 - Compete ao diretor-geral da DGLAB decidir, após parecer do Serviço onde decorrerá o evento, da oportunidade e interesse da cedência, bem como das respetivas condições a aplicar.
2 - A DGLAB reserva-se o direito de não autorizar a cedência de espaços.
Artigo 3.º
Princípios Gerais
1 - Todas as atividades e eventos a desenvolver terão que respeitar o prestígio histórico e cultural do espaço cedido.
2 - Serão rejeitados os pedidos de caráter político ou sindical.
3 - Serão ainda rejeitados os pedidos que colidam com a dignidade dos edifícios ou que perturbem o acesso e circuito de visitantes, bem como as atividades planeadas ou já em curso.
Artigo 4.º
Forma
1 - O pedido de utilização de espaços deve ser formulado com uma antecedência mínima de quinze dias.
2 - A não observância do prazo referido no número anterior pode inviabilizar o pedido, exceto se o mesmo, pela sua natureza e pela simplicidade de meios envolvidos, for suscetível de ser objeto de análise e decisão em prazo mais curto.
3 - Os pedidos de utilização de espaços são formalizados por escrito, dirigidos ao diretor-geral da DGLAB e entregues ao dirigente do serviço onde decorrerá o evento, devendo especificar:
a) As atividades a desenvolver;
b) As áreas a ceder;
c) Os equipamentos a utilizar;
d) O número de pessoas;
e) A duração e horário;
f) As entidades envolvidas;
g) O plano de organização, incluindo eventual intervenção de catering, movimentação de cargas, montagem/desmontagem de estruturas, entre outras.
4 - A DGLAB poderá solicitar esclarecimentos ou documentos complementares, sempre que tal considere necessário para emissão de parecer.
5 - O dirigente do Serviço deverá remeter para despacho do diretor-geral da DGLAB os pedidos de utilização de espaços após concluído o processo negocial, emitindo o respetivo parecer.
6 - O diretor-geral da DGLAB poderá, sempre que o entender, avocar a si qualquer processo de negociação de cedência de espaços.
7 - Após aceitação escrita, pela entidade requerente, das condições e contrapartidas financeiras, compete aos Serviços Dependentes assegurarem o seu cumprimento.
Artigo 5.º
Contrapartidas
1 - As contrapartidas financeiras pela utilização dos espaços são determinadas com base nos montantes constantes no Anexo do presente Regulamento e no parecer dos serviços.
2 - Podem ainda ser determinadas condições suplementares, entre as quais a celebração de um seguro específico, em montante fixado pelo diretor-geral da DGLAB.
3 - A entidade cessionária assegurará ainda:
a) O pagamento de todas as despesas com o serviço de vigilância que será, tendencialmente, assegurado por parte do Serviço ou por empresa especializada, contratada pelo cessionário e previamente aprovado pelo diretor-geral da DGLAB;
b) Os meios necessários à eventual movimentação de cargas, cuja utilização terá que ser monitorizada por pessoal do Serviço Dependente onde decorrerá o evento, estando excluída a utilização de meios que, pela sua natureza, possam representar uma agressão para o local;
c) Eventuais despesas relativas a Serviços de Bombeiros, Piquete de Eletricidade, Piquete de Elevadores, Polícia de Segurança Pública, Guarda Nacional Republicana, de ambulâncias ou outras, sempre que o diretor do Serviço Dependente considere necessária a sua presença;
d) A assinatura de um Termo de Responsabilidade Civil, por perdas e danos, de montante a determinar, casuisticamente, pelo dirigente do Serviço Dependente;
e) No termo referido na alínea anterior, o cessionário do espaço assumirá, por escrito, a responsabilidade por todos os danos ou prejuízos que vierem a ser causados no local em consequência da cedência;
f) Na circunstância de ser exigível seguro, a cópia autenticada da respetiva apólice terá que ser presente ao diretor do Serviço Dependente com a antecedência de 48 horas, relativamente ao início do evento;
g) A confirmação de reserva obriga ao pagamento de 25 % da contrapartida financeira determinada pelo diretor-geral no seu despacho de autorização, devendo os restantes 75 % serem pagos até à véspera do evento.
4 - Os pagamentos serão efetuados em numerário na tesouraria do Serviço onde decorrerá o evento ou por transferência bancária para o NIB que lhe venha a ser comunicado por aquele Serviço.
5 - As restantes despesas terão que ser liquidadas imediatamente após o fim do evento.
6 - A desistência do serviço contratado dá lugar à retenção de 25 % do valor entretanto pago, bem como de outros encargos decorrentes da reserva efetuada.
Artigo 6.º
Condições Especiais
1 - Os pedidos de cedência de espaços para cerimónias protocolares, eventos socioculturais e outros relativos ao funcionamento ou competências da Presidência da República, da Assembleia da República ou do Governo, ainda que enviados diretamente aos Serviços Dependentes, terão de ser transmitidos ao diretor-geral da DGLAB, estando isentos de pagamento.
2 - Excluem-se da isenção referida no número anterior os eventos que, viabilizados e apoiados pela Presidência da República, pela Assembleia da República ou pelo Governo, sejam promovidos e organizados por entidades externas.
3 - Poderão ser sujeitos a condições especiais de cedência de espaços, designadamente do preço de cedência, os pedidos formulados por entidades que tenham estabelecido protocolos ou acordos de colaboração com a DGLAB, bem como os respetivos mecenas, ou os pedidos associados a eventos que, pela sua dimensão ou significado, mereçam tratamento diferenciado.
Artigo 7.º
Regulamentos Internos de Utilização de Espaços
1 - O presente Regulamento de Utilização de Espaços é complementado, em cada Serviço, com os Regulamentos Internos de Utilização de Espaços, adaptados às respetivas realidades, fixando as normas técnicas, logísticas e de segurança a adotar em cada situação, designadamente, montagem de estruturas, catering, movimentação de pessoas e viaturas, planos de emergência.
2 - Os regulamentos internos deverão ser apresentados ao diretor-geral da DGLAB, para aprovação, no prazo de 30 dias a contar da data de entrada em vigor do presente Regulamento.
ANEXO
TABELA DE PREÇOS DE UTILIZAÇÃO DE ESPAÇOS
(ver documento original)
208877361
