Aviso 23602/2010

Unidades Orgânicas Flexíveis

Preâmbulo

Nos termos do artigo. 6.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de Outubro e da alínea n) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99 de 18 de Setembro, com a redacção dada pela Lei 5-A/2002 de 11 de Janeiro, o órgão deliberativo aprovou na sua sessão de 30 de Setembro de 2010 o Regulamento de Organização dos Serviços Municipais.

O Regulamento de Organização dos Serviços Municipais define no n.º 1 do Artigo 6.º que os serviços municipais se organizam, segundo um modelo hierarquizado, constituído por uma estrutura hierarquizada flexível, nos termos do Decreto -Lei 305/2009, de 23 de Outubro, constituída por unidades orgânicas flexíveis até o máximo de 3 unidades.

A alínea a) do artigo 7.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de Outubro estipula que compete à Câmara Municipal, sob proposta do Presidente da Câmara Municipal, deliberar sobre a criação de unidades orgânicas flexíveis bem como a definição das respectivas atribuições e competências, dentro dos limites fixados. Nestes termos, a Câmara Municipal de Santa Cruz das Flores deliberou, na sua reunião ordinária de 07 de Outubro de 2010:

A constituição das seguintes unidades orgânicas flexíveis;

Unidade orgânica de Administração Geral;

Unidade Orgânica de Contabilidade, Finanças e Aprovisionamento;

As atribuições e competências das unidades orgânicas flexíveis.

I

Unidade orgânica de administração geral

À Unidade Orgânica de Administração Geral, chefiada por um dirigente intermédio de 4.º grau, dependente do presidente da Câmara, ou no todo ou em parte do vereador com competência delegada, incumbe prestar apoio técnico-administrativo instrumental às actividades desenvolvidas pelos restantes órgãos do município, competindo-lhe, designadamente:

Na área de administração geral e apoio aos órgãos:

Assegurar a execução de todas as tarefas de apoio instrumental à administração dos recursos humanos e patrimoniais, de acordo com as disposições legais aplicáveis e segundo critérios de boa gestão;

Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;

Assegurar a execução das tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de todo o expediente que lhe respeita;

Zelar pelo atendimento do público e pela organização e pela sequência dos processos administrativos do interesse dos munícipes;

Dar apoio aos órgãos e restantes serviços do município;

Zelar pela gestão e manutenção das suas instalações;

Participar na elaboração do orçamento e da conta de gerência, em colaboração com o Núcleo de Estudos, Consultadoria e Planeamento.

Na área de atendimento ao público:

Atender ao público, assegurando a recepção de requerimentos e reclamações e, quando for caso disso, encaminhá-los para os serviços adequados;

Organizar e dar sequência aos processos administrativos do interesse dos munícipes, bem como promover o seu andamento;

Zelar pela gestão e manutenção das suas instalações, bem como superintender o pessoal auxiliar que tiver a seu cargo;

Organizar e manter actualizado o sistema de sinalização interna do edifício da Câmara;

Superintender e assegurar os serviços de reprografia, de economato e de limpeza;

Superintender e assegurar o serviço de arquivo, promovendo a opção de planos adequados de arquivo;

Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais directivas de carácter genéricos.

Na área do expediente e arquivo:

Executar as tarefas administrativas inerentes à recepção, classificação, distribuição e expediente de correspondência e outros documentos que lhe dizem respeito;

Superintender e assegurar o serviço de telefone;

Prestar a devida colaboração na realização de recenseamentos e eleições;

Executar, em geral, as tarefas de apoio administrativo não específicas de outros serviços;

O arquivo municipal encontra-se repartido em arquivo dinâmico e arquivo morto;

O arquivo dinâmico é da responsabilidade de cada unidade ou subunidade orgânica no tocante à sua área específica de competências;

No arquivo, além de inspecção e manutenção da documentação existente, cabe assegurar o levantamento de elementos bibliográficos e informação técnica de modo a implementar o seu desenvolvimento e a sua actualização;

No arquivo, além de inspecção e manutenção da documentação existente, cabe assegurar o levantamento de elementos bibliográficos e informação técnica de modo a implementar o seu desenvolvimento e a sua actualização;

Cabe, ainda, ao arquivo, dinamizar acção no sentido da recolha e tratamento de elementos documentais com interesse para a administração local.

Na área dos recursos humanos:

Executar as acções administrativas respeitantes ao recrutamento, provimento, promoção, progressão e cessação de funções de pessoal;

Lavrar os contratos de pessoal;

Instruir todos os processos referentes a prestações sociais obrigatórias dos funcionários;

Assegurar e manter organizado o cadastro de pessoal bem como o registo e controlo de assiduidade, e elaborar as listas de antiguidade;

Promover a verificação de faltas ou licenças por doença;

Elaborar no início de cada ano o mapa de férias do pessoal, de acordo com os planos de férias fornecidos pelos vários serviços;

Processar os vencimentos e outros abonos do pessoal;

Dar apoio necessário à classificação de serviço dos funcionários;

Divulgar pelos funcionários as acções de formação com interesse para os diversos serviços, promovendo as respectivas inscrições e elaborando o mapa anual de formação de pessoal;

Atender os trabalhadores e esclarecê-los sobre questões referentes à sua situação profissional;

Promover quaisquer outras acções que se insiram na sua área de actuação.

Na área do património e inventário:

Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis do domínio do município;

Proceder à actualização do registo e identificação de todos os bens móveis, designadamente obras de arte, mobiliários e equipamentos existentes nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outras entidades públicas;

Promover a inscrição nas matrizes prediais e no registo predial dos bens a ele sujeito de propriedade do município;

Executar todo o expediente relacionado com a alienação de bens móveis e imóveis.

II

Unidade orgânica de contabilidade, finanças e aprovisionamento

À Unidade Orgânica de Contabilidade, Finanças e Aprovisionamento, chefiada por um dirigente intermédio de 4.º grau, dependente do presidente da Câmara, ou no todo ou em parte do vereador com competência delegada, incumbe prestar apoio contabilístico, de acompanhamento patrimonial e financeiro às actividades desenvolvidas pelos restantes órgãos do município, competindo-lhe, designadamente:

Na área de contabilidade:

Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento e respectivas revisões e alterações e da conta de gerência;

Controlar a actividade financeira, designadamente através do cabimento de verbas;

Organizar os processos inerentes à execução do orçamento;

Estabelecer e manter uma estatística financeira necessária a um efectivo controlo de gestão;

Promover a arrecadação de receitas e o pagamento das despesas de gestão;

Organizar a conta anual de gerência e fornecer os elementos indispensáveis à elaboração do respectivo relatório de actividades;

Verificar todas as autorizações de despesa, emitir, registar e arquivar ordens de pagamento, registar e arquivar guias de receita e de anulação;

Verificar diariamente a exactidão das operações de tesouraria, nos termos da lei;

Efectuar o tratamento informático relativo à contabilidade municipal e manter devidamente organizada toda a documentação respectiva;

Organizar e manter em ordem a conta corrente, em coordenação com a tesouraria;

Elaborar balanços mensais, anuais e outros que sejam determinados;

Executar outros serviço tais como elaboração de mapas, estatísticas, análises ou informações sobre contabilidade municipal;

Remeter aos departamentos centrais ou regionais os elementos determinados por lei;

Colaborar na elaboração e controlo do plano de actividades;

Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade municipal.

Na área da contratação pública e aprovisionamento:

Efectuar consultas periódicas ao mercado, para definir as entidades que oferecem melhores condições detectar novos fornecedores, bens e serviços em condições mais favoráveis para a Autarquia;

Criar bases de dados de fornecedores, autonomizadas, que facilitem o acesso aos principais fornecedores, mantendo-as actualizadas com indicação dos bens, produtos e serviços que estão habilitados a fornecer, bem como manter um registo histórico dos fornecimentos efectuados nos últimos três anos;

Promover e proceder de acordo com uma política de eficiência e de eficácia dos meios, mediante a celebração de contratos de fornecimento contínuos, no caso de bens de maior consumo;

Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao bom funcionamento da Autarquia, promovendo os respectivos procedimentos, com respeito pela legislação aplicável, articulando -se com o Sector de Recursos Humanos, nos casos de prestação de serviços, nos termos e para os efeitos do disposto no artigo 35.º da Lei 12-A/2008, de 27 de Fevereiro;

Adoptar concursos ou procedimentos independentes para contratar o fornecimento do capital em sistema de "leasing" e a adjudicação do bem em causa;

Assegurar que o acesso ao armazém é restrito e se encontra devidamente controlado;

Gerir os stocks e encomendas de materiais;

Manter actualizado o inventário do material em stock, nomeando o funcionário responsável pela actualização do registo de existências, ao qual não deverão ser confiadas tarefas de manuseamento de existências;

Recepcionar os pedidos internos de material e satisfazer o pedido ou proceder à aquisição dos mesmos quando devidamente autorizada;

Proceder à recepção e assegurar a armazenagem em condições adequadas;

Conferir a guia de remessa enviada pelo fornecedor com a requisição externa, apor carimbo de conferência e enviá-la ao Sector Financeiro;

Elaborar inventário do armazém a nível físico em conjunto com a área de Prospecção, que completará com os valores monetários;

Assegurar que as devoluções de mercadorias sejam acompanhadas das correspondentes guias de devolução;

A gestão do armazém, nomeadamente através da elaboração periódica de mapas de custos por serviço municipal, informação sobre os stocks existentes e sua avaliação qualitativa fazendo referência a situações de obsolescência, deterioração física, excesso, rotação e reposição dos mesmos;

Promover a elaboração e execução de um plano das necessidades do armazém e da gestão de stocks;

Tramitar todos os processos de empreitadas de obras públicas e Aquisição de Bens e Serviços do Município;

Elaborar anúncios, programas de concurso e cadernos de encargos, bem como assegurar a tramitação dos processos, sob o ponto de vista legal e administrativo, até à consignação da empreitada;

Elaborar e remeter ao oficial público, minuta dos contratos de empreitada;

Prestar todos os esclarecimentos solicitados pelo Tribunal de Contas, no âmbito da fiscalização dos contratos de empreitada;

Elaborar, nos termos da lei, as contas-correntes das empreitadas e a conta corrente e cadastro de empreiteiros;

Desenvolver o processo conducente à posse administrativa de empreitadas, sempre que à mesma haja lugar;

Registar e arquivar as garantias bancárias, apresentadas pelos adjudicatários, no âmbito dos processos de empreitada.

Na área de fundos e programas comunitários:

Acompanhar e manter-se informado sobre as iniciativas, estudos e planos da União Europeia e da Administração Central do Estado que tenham incidência sobre o desenvolvimento local e regional;

Assegurar a difusão de informação aos serviços municipais e entidades concelhias sobre programas nacionais e comunitários;

Desenvolver e gerir os meios necessários à captação dos instrumentos financeiros da Administração Central do Estado, da União Europeia e outros de aplicação às Autarquias Locais;

Coordenar o processo de preparação de propostas de candidatura a financiamento;

Acompanhar a execução financeira dos vários projectos co-financiados;

Assegurar a organização contabilística e administrativa dos dossiers técnicos e financeiros dos projectos,

Promover as medidas necessárias para o cumprimento das obrigações de informação e publicidade dos projectos co-financiados;

Apoiar tecnicamente as entidades sem fins lucrativos do concelho na formatação dos processos de candidaturas a medidas e programas nacionais e comunitários;

Dinamizar um serviço de apoio ao investidor, disponibilizando informação sobre oportunidades de financiamento, apoiando o acesso a programas específicos, actualizar e disponibilizar informação sobre terrenos e espaços industriais, promovendo um tratamento integrado do processo junto dos diversos serviços municipais e de entidades externas.

Na área de tesouraria:

Arrecadar receitas virtuais e eventuais, cumprindo as disposições legais e regulamentares aplicáveis;

Liquidar juros de mora;

Efectuar o pagamento de despesas, devidamente autorizado, verificada a existência das condições necessárias;

Efectuar depósitos, levantamento e transferências de fundos, devidamente autorizados;

Entregar ao responsável pela área da contabilidade, balancetes diários da caixa, acompanhados de toda a documentação referente ao respectivo dia;

Manter devidamente escriturados os livros e fichas de tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade municipal.

Na área de registo de consumidores e facturação de águas:

Assegurar o atendimento dos consumidores, dar andamento aos seus requerimentos e reclamações e elaborar contratos;

Proceder ao registo dos consumidores, bem como elaborar e manter actualizado o ficheiro respectivo;

Calcular a importância a cobrar aos consumidores e processar as respectivas receitas;

Assegurar a leitura e recolha de elementos tarifários, bem como promover a cobrança do valor dos consumos e das taxas;

Na área de processos administrativos do cemitério:

Organizar os processos administrativos relativos ao cemitério;

Proceder à elaboração do cálculo das taxas de utilização, actividades fúnebres e obras nos cemitérios;

Manter actualizado o cadastro de ocupações de terrenos e jazigo;

Prestar apoio administrativo ao serviço de cemitérios, designadamente organizando e mantendo actualizados os respectivos registos.

Município de Santa Cruz das Flores, 5 de Outubro de 2010. - O Presidente da Câmara Municipal de Santa Cruz das Flores, Manuel Alberto da Silva Pereira.

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