Regulamento Orgânico e de Funcionamento
Preâmbulo
O presente Regulamento, que tem a natureza de regulamento interno, e a deliberação que o aprova, representam o ato constitutivo da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral e tem como normas habilitantes o n.º 3 do artigo 14.º da Lei 46/2008, de 27 de agosto e o artigo 4.º do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral (CC-CIMPL).
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIMPL
1 - A CC-CIMPL é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral ao abrigo do disposto nos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro e no Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
2 - Organicamente a CC-CIMPL é suportada por uma Direção de Projeto da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIMPL orienta-se pelos seguintes princípios:
a) A racionalização dos gastos, desburocratização e simplificação dos procedimentos concursais;
b) Promoção da transparência nos procedimentos concursais e nos demais processos de negociação;
c) Segregação das funções de contratação, de compras e de pagamentos;
d) Utilização de ferramentas de compras eletrónicas com funcionalidades de catálogos eletrónicos e de encomenda automatizada;
e) Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;
f) Adoção de práticas que fomentem e promovam aspetos ambientais e sociais nos Municípios que integram a CC-CIMPL.
g) Promoção da concorrência como garantia de melhor condições de compra;
h) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIMPL tem como missão:
a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra e de sourcing para as categorias de bens e serviços superiormente determinados;
b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
e) Monitorizar o desempenho da função compras eletrónicas da CIMPL e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIMPL;
f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIMPL;
g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos Órgãos Executivos;
i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais (não transversais), bem como disponibilizar a plataforma tecnológica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito objetivo
1 - A CC-CIMPL desenvolverá todas as atividades que a sua natureza lhe permitir, nomeadamente:
a) A celebração de acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de locação ou de aquisição de bens móveis;
b) A locação ou a aquisição de bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;
c) A celebração de acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de aquisição de serviços;
d) A adjudicação de propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis, locação de bens móveis e de aquisição de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes abrangidas;
e) A celebração de acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de empreitada de obras públicas.
2 - Na celebração dos acordos quadro, a CC-CIMPL poderá adotar uma das seguintes modalidades:
a) Celebração com uma única entidade, quando neles estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Celebração com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos de execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
3 - A CC-CIMPL poderá ainda encetar a negociação de obras e a aquisição de bens móveis e serviços, nos termos do artigo seguinte.
4 - Dinamizar processos de consulta e negociação centralizada;
5 - Desenvolver todas as competências que lhe forem delegadas pelo Conselho Executivo.
Artigo 6.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMPL encarregar-se da negociação da contratação de obras e da aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por Acordos Quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a CC-CIMPL e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.
Artigo 7.º
Âmbito subjetivo
1 - Na presente data, a CC-CIMPL abrange os municípios de:
a) Batalha;
b) Leiria;
c) Pombal;
d) Porto de Mós.
2 - O recurso, pelas entidades adjudicantes abrangidas, aos Acordos Quadro negociados pela CC-CIMPL é facultativo.
3 - Podem ainda ficar abrangidas pelo âmbito objetivo da CC-CIMPL as entidades que se achem submetidas ao regime do Código dos Contratos Públicos, nomeadamente os demais municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral, os respetivos Serviços Municipalizados, as entidades que integram os diversos sectores empresariais locais e as freguesias, desde que manifestem a vontade de integração, o que comporta a adesão aos princípios da CC-CIMPL e a aceitação do disposto no presente Regulamento e nas normas de execução emanadas pelos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral.
4 - O pedido de adesão à CC-CIMPL carece de Aprovação do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral ou do seu membro com competência delegada.
5 - Podem ainda recorrer aos acordos quadro celebrados pela CC-CIMPL as entidades não abrangidas pela contratação centralizada.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas
As entidades adjudicantes abrangidas têm direito:
a) A indicar um representante efetivo e um suplente para o Comissão de Acompanhamento;
b) A usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, das vantagens asseguradas pelos Acordos Quadro fechados celebrados pela CC-CIMPL;
c) A beneficiarem das ferramentas eletrónicas, nomeadamente de Catalogação Eletrónica, Leilões Eletrónicos, Agregação de Necessidades e outras, nos processos de adjudicação encetadas ao abrigo de Acordos Quadro abertos;
d) Indicar representantes para as Comissões Técnicas sempre que entendam pertinente.
e) A fazer cessar a sua adesão à CC-CIMPL, mediante notificação dirigida à CIMPL, efetuada por carta registada, mantendo-se, no entanto, as obrigações da entidade aderente previstas no âmbito dos acordos quadro celebrados.
f) Beneficiar e usufruir da atividade desenvolvida pela CC-CIMPL.
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-CIMPL a publicitar a sua identidade no sítio da Internet na CC-CIMPL e nos fóruns onde a CC-CIMPL tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas deverão fornecer informação, em formato a disponibilizar pela CC-CIMPL e com periodicidade proposta pela comissão de acompanhamento ou com a prontidão necessária ao bom funcionamento dos serviços.
3 - Colaborar na monitorização dos consumos e supervisão das condições negociadas;
4 - Colaborar no cumprimento dos prazos e demais atribuições da sua responsabilidade;
5 - Autorizar a CC-CIMPL a desempenhar as funções de entidade agregadora, sempre que assim o requeiram, por forma a que esta possa efetuar convites aos cocontratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos e com eles negociar por qualquer meio legalmente admissível, sempre a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias.
Artigo 10.º
Estrutura da CC-CIMPL
A CC-CIMPL está suportada por uma Direção de Projeto da CIMPL que possui a seguinte estrutura:
1 - Unidades funcionais:
a) Diretor de Projeto;
b) Unidade de Gestão de Categorias;
c) Unidade de Supervisão e controlo de contratos;
d) Unidade de gestão da plataforma eletrónica.
2 - Unidades consultivas:
a) Comissão de Acompanhamento;
b) Comissão de Especialistas.
Artigo 11.º
Competências do Diretor da CC-CIMPL
Compete ao Diretor da CC-CIMPL:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras (CC);
b) Propor superiormente os objetivos e métricas de desempenho a atingir pela CC;
c) Monitorizar o desempenho da CC de acordo com os objetivos definidos superiormente;
d) Promover a adesão de outras entidades adjudicantes;
e) Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada;
f) Elaborar relatórios de atividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
g) Acompanhar a Comissão de Acompanhamento.
Artigo 12.º
Competências da Unidade de Gestão de Categorias
Compete à Unidade de Gestão de Categorias:
a) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Proceder à seleção de fornecedores/ prestadores de serviço;
e) Assegurar a gestão dos processos de negociação.
Artigo 13.º
Competências da Unidade de Supervisão e Controlo de Contratos
Compete à Unidade de Supervisão e controlo de contratos:
a) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
b) Avaliar da satisfação das entidades aderentes relativamente aos contratos estabelecidos;
c) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato ("Maverick Buying");
d) Definir medidas corretivas/ preventivas.
Artigo 14.º
Competências da Unidade de Gestão da plataforma eletrónica
Compete à Unidade de gestão da plataforma eletrónica:
a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;
b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica (em regime de outsourciong);
c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais (Service Level Agreement).
d) Assegurar a gestão, administração e atualização do sítio eletrónico da CC-CIMPL.
Artigo 15.º
Composição da Comissão de Acompanhamento
A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMPL.
Artigo 16.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Assegurar a correcta implementação das linhas aprovadas, com base em reuniões periódicas;
b) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;
c) Promover a redução/ eliminação de riscos para a execução do plano de compras eletrónicas da CIMPL;
d) Propor iniciativas no âmbito da Contratação Pública;
e) Identificar as categorias alvo a integrar em acordos quadro, pela CC-CIMPL;
f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos;
g) Emitir Parecer sobre pedidos de adesão à CC-CIMPL;
h) Promover a centralização dos processos de consulta e negociação.
Artigo 17.º
Composição da Comissão Técnica
A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por especialistas designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMPL.
Artigo 18.º
Competências da Comissão Técnica
Compete à Comissão Técnica:
a) Definir as especificações de bens e serviços;
b) Identificar potenciais fornecedores;
c) Avaliar alternativas e soluções;
d) Emitir pareceres técnicos;
e) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.
Artigo 19.º
Serviços de apoio
O apoio logístico, pessoal, financeiro, jurídico e informático à CC-CIMPL é assegurado pelas diversas unidades orgânicas da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral.
Artigo 20.º
Serviços de apoio e financiamento
1 - O funcionamento da CC-CIMPL é assegurado pela Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral.
2 - A CC-CIMPL pode obter, através de qualquer meio legalmente previsto, receitas, diretamente relacionadas com a atividade desenvolvida, revertendo esses valores para a Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral, designadamente através da remuneração dos serviços prestados nas relações contratuais com terceiros que não sejam entidades adjudicantes.
3 - O valor das receitas a cobrar nos termos do número anterior, é definido pelo Conselho Executivo do Pinhal Litoral, relativamente a cada um dos processos desenvolvidos pela CC-CIMPL.
4 - As receitas referidas no n.º 2 devem ser aplicadas, na parte considerada necessária, no desenvolvimento da atividade da CC-CIMPL.
Artigo 21.º
Gestão de atividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas eletrónicas sob a qual assentam os leilões eletrónicos, a catalogação eletrónica, agregação eletrónica, contratação eletrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-CIMPL podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A gestão da atividade da CC-CIMPL pode, ainda, por deliberação do Conselho Executivo da CIM Pinhal Litoral, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
3 - A CIM Pinhal Litoral pode igualmente recorrer à contratação de serviços a fornecedores externos sempre que se mostre mais vantajoso para o funcionamento da CC-CIMPL.
4 - A seleção do fornecedor externo deve obedecer aos princípios vigentes para os procedimentos de formação dos contratos públicos.
Artigo 22.º
Avaliação das necessidades
A CC-CIMPL procederá, de forma regular, a uma avaliação das necessidades das entidades que a integram, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia.
Artigo 23.º
Dependência funcional
Na medida em que integra a estrutura de serviços da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral, a CC-CIMPL depende, em primeira instância, do dirigente máximo dos Serviços e em segunda instância do Conselho Executivo da CIMPL.
Artigo 24.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral.
Artigo 25.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.
26 de junho de 2013. - O Presidente do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Pinhal Litoral, Narciso Ferreira Mota.
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