Despacho 2209/2013

Para os devidos efeitos se torna público que, para cumprimento do disposto no n.º 6 do artigo 10.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, por meu despacho de 28/01/2013, foram criadas as subunidades orgânicas, cujo conteúdo se transcreve:

"Despacho

Considerando que:

* de acordo com o Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro e a alínea n) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99, de 18 de setembro, alterada e republicada em anexo à Lei 5-A/2002, de 11 de janeiro, o órgão deliberativo aprovou em sessão de 19 de novembro de 2012, sob proposta n.º 185/2012/CM, do órgão executivo, em reunião de 09 de novembro de 2012, o modelo de estrutura orgânica e estrutura nuclear e fixou em doze o número máximo de subunidades orgânicas;

* compete ao Presidente da Câmara Municipal, nos termos do artigo 8.º e n.º 5 do artigo 10.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, criar as subunidades orgânicas.

Determino que:

1 - O Município de Tavira passará a ter as seguintes subunidades orgânicas, integradas nas respetivas unidades orgânicas:

a) Divisão de Administração:

i) Secção de Expediente e Apoio;

ii) Secção Administrativa;

iii) Secção de Contratação Pública;

iv) Secção de Recursos Humanos.

b) Divisão Financeira:

i) Secção de Contabilidade;

ii) Secção de Taxas e Licenças;

iii) Secção de Património.

c) Divisão de Gestão Urbanística e Obras Particulares:

i) Secção de Obras.

d) Divisão de Cultura, Património e Museus:

i) Secção de Cultura.

e) Divisão de Assuntos Sociais:

i) Secção de Educação e Juventude;

ii) Secção Administrativa do Agrupamento D. Manuel I;

iii) Secção Administrativa do Agrupamento D. Paio Peres Correia.

2 - As competências das subunidades orgânicas são as seguintes:

Secção de Expediente e Apoio

À subunidade orgânica compete:

a) Executar as tarefas inerentes à receção, registo, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos;

b) Superintender e assegurar o serviço de correio;

c) Executar os serviços administrativos de carácter geral, não específicos de outras secções ou de serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;

d) Digitalizar e arquivar despachos, avisos, editais, ordens de serviço, protocolos e acordos;

e) Atender o público e encaminhar para os serviços adequados quando for caso disso;

f) Digitalizar, imprimir e manter devidamente atualizado o copiador geral, bem como todos os livros próprios da secção;

g) Providenciar o arquivo dos documentos afetos à Secção;

h) Afixar editais e outros documentos a divulgar e publicitar, em local a esse fim destinado;

i) Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas;

j) Proceder à alteração do plano de arquivo, no programa de Gestão de Expediente;

k) Manter devidamente atualizada a Base de Dados no Sistema de Gestão de Expediente;

l) Assegurar a distribuição e recolha do expediente junto de todo o secretariado de apoio ao executivo e Divisão de Administração.

Secção Administrativa

À subunidade orgânica compete:

a) Apoiar a preparação dos contratos que não careçam de escritura pública, de acordo com deliberações da Câmara ou decisões do seu Presidente;

b) Preparar os elementos necessários à elaboração de contratos escritos referidos na alínea anterior;

c) Preparar os processos dos contratos por si produzidos sujeitos a fiscalização prévia do Tribunal de Contas para efeito de visto;

d) Elaborar todas as minutas de contratos, nomeadamente arrendamento, comodato, concessões, bem como acompanhar as vicissitudes e ou alterações aos mesmos;

e) Garantir a formalização dos protocolos, acordos e outros documentos, mesmo os realizados de forma desconcentrada, em articulação com os outros serviços da autarquia;

f) Colaborar na preparação de atos notariais em que o Município seja parte, nos termos da legislação em vigor;

g) Proceder à elaboração de todo o processo administrativo relativo a hastas públicas;

h) Providenciar e assegurar o expediente e todo o arquivo dos documentos por si produzidos, tendo em vista a fácil localização dos mesmos.

Secção de Contratação Pública

À subunidade orgânica compete:

a) Zelar pela correta e atempada execução das respetivas tarefas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a eficácia e qualidade do serviço;

b) Preparar os procedimentos necessários para abertura de concursos diversos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, bem como acompanhar os mesmos, do ponto de vista administrativo, até à respetiva adjudicação;

c) Preparar, instruir, lançar e acompanhar, em colaboração com as demais unidades orgânicas, todos os procedimentos de contratação pública para aquisição de bens, serviços e empreitadas;

d) Colaborara na elaboração de convites, programas de concurso e cadernos de encargos, para lançamento dos procedimentos concursais para aquisição de bens, serviços e empreitadas e organizar a informação para a celebração dos respetivos contratos;

e) Emitir parecer, sempre que solicitados pelos serviços, aquando do trabalho preparatório com vista ao lançamento de procedimentos para a aquisição de bens e serviços e de empreitadas.

f) Enviar os relatórios estatísticos relativos aos contratos de aquisição e locação de bens e aquisição de serviços e de empreitadas de obras públicas às entidades competentes;

g) Gerir a plataforma eletrónica de aquisição de bens e serviços e empreitadas;

h) Assegurar o expediente e arquivo da secção.

Secção de Recursos Humanos

À subunidade orgânica compete:

a) Proceder à gestão administrativa do pessoal ao serviço da Câmara;

b) Manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;

c) Providenciar e acompanhar os procedimentos concursais levados a cabo pela autarquia;

d) Proceder a todos os atos relativos ao processamento dos vencimentos dos trabalhadores ao serviço da autarquia;

e) Proceder ao controlo da assiduidade e pontualidade dos trabalhadores;

f) Colaborar na organização e gestão do orçamento, no que concerne à área de pessoal;

g) Proceder à elaboração dos mapas de férias e acompanhar a sua execução;

h) Apoiar técnica e administrativamente o processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores, bem como o processo de eleição da comissão paritária;

i) Elaborar o balanço social;

j) Elaborar o diagnóstico de necessidades, colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores e elaborar o plano de formação;

k) Proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual e dinamizar a sua implementação;

l) Assegurar a divulgação das normas que imponham deveres ou confiram direitos aos trabalhadores;

m) Organizar e acompanhar as atividades de segurança, higiene e saúde no trabalho;

n) Garantir o envio das estatísticas/informações às entidades competentes;

o) Assegurar o expediente e arquivo da secção.

Secção de Contabilidade

À subunidade orgânica compete:

a) Contribuir para o registo valorativo dos bens inventariáveis;

b) Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento, e respetivas alterações e revisões;

c) Elaborar os documentos de prestação de contas;

d) Acompanhar e garantir a execução financeira do orçamento e tratar a informação contida no sistema contabilístico;

e) Instalar, implementar, executar e controlar a contabilidade municipal com base no POCAL, integrando de forma consistente a contabilidade orçamental, patrimonial e de custos;

f) Elaborar instruções tendentes à adoção de critérios uniformes à contabilização das receitas e despesas e proceder ao seu registo;

g) Proceder ao arquivo organizado de processos de natureza contabilística;

h) Apreciar os balancetes (resumos) diários de Tesouraria e proceder à sua conferência;

i) Acompanhar diariamente o movimento de valores e comprovar os saldos de cada uma das contas bancárias bem como proceder às reconciliações bancárias;

j) Apresentar propostas para a constituição de fundo de maneio para despesas urgentes e de mero expediente e proceder ao controlo e verificação da aplicação do respetivo regulamento ou instruções de utilização;

k) Receber e conferir as propostas de despesa apresentadas pelos diferentes serviços, procedendo à respetiva cabimentação;

l) Verificar as condições legais para a realização das despesas;

m) Organizar o processo administrativo de despesa e receita;

n) Receber faturas e respetivas guias de remessa, devidamente conferidas e proceder à sua liquidação e registo de compromisso;

o) Manter atualizadas as conta-correntes com terceiros;

p) Submeter a autorização superior os pagamentos a efetuar e emitir ordens de pagamento;

q) Rececionar e conferir os elementos constantes da guia de receita;

r) Movimentar as contas correntes obrigatórias e demais documentos contabilísticos legalmente exigíveis;

s) Calcular, registar e controlar os pagamentos das retenções de verbas relativas a receitas cobradas para terceiros, nos processamentos efetuados;

t) Emitir cheques e proceder à sua guarda e controle;

u) Emitir ordens de pagamento relativas a operações de Tesouraria;

v) Elaborar e subscrever certidões relativas a processos de despesa e receita a remeter às diversas entidades, em respeito pelas salvaguardas estabelecidas por lei;

w) Recolher elementos conducentes ao preenchimento de modelos fiscais, segurança social e outros e subscrever os respetivos documentos;

x) Enviar as ordens de pagamento à Tesouraria;

y) Apresentar relatórios de ocorrência, sempre que tal se verifique, por incumprimento de normas legais ou regulamentares;

z) Fazer o registo atempado das receitas cobradas por outras entidades;

aa) Assegurar o serviço de expediente e manter devidamente organizado o arquivo.

Secção de Taxas e Licenças

À subunidade orgânica compete:

a) Liquidar os impostos, taxas, licenças e outros rendimentos municipais, cuja arrecadação não esteja a cargo de outra unidade orgânica;

b) Conferir os mapas de cobrança das taxas de mercados e feiras e emitir as respetivas guias de receita;

c) Emitir guias de cobrança de rendas de propriedade e outros créditos municipais;

d) Expedir avisos e editais para pagamento de licenças, taxas e outros rendimentos;

e) Formular propostas de atualização de taxas e licenças ou outras receitas legalmente previstas;

f) Exercer as responsabilidades municipais relacionadas com o funcionamento e inspeção de ascensores, monta-cargas, escadas e tapetes rolantes;

g) Instruir os processos de licenciamento de transporte de aluguer em veículos ligeiros de passageiros - transporte em táxi;

h) Preparar os processos relativos à renovação da carta de caçador;

i) Instruir os processos e propor o licenciamento da atividade de guarda-noturno, de arrumador de automóveis, de acampamentos ocasionais, de exploração de máquinas automáticas, mecânicas, elétricas e eletrónicas, realização de espetáculos de natureza desportiva e divertimentos públicos nas vias, jardins e demais lugares públicos ao ar livre;

j) Cobrar os serviços prestados pelos Bombeiros Municipais, designadamente: transporte em ambulância, serviço de autotanque, serviço de abertura de porta, entre outros;

k) Proceder à instrução dos processos relativos ao licenciamento de ocupação do espaço público e publicidade;

l) Instruir os processos relativos à TMDP (taxa municipal direitos de passagem);

m) Apreciar e instruir processos relativos ao Cemitério Municipal (registos de inumações e exumações, registo de jazigos particulares, inscrição e atualização da base de dados, entre outros);

n) Analisar e emitir horários de funcionamento para os estabelecimentos comerciais, de prestação de serviços e outros;

o) Instruir os processos relativos à emissão de Certificados de Registo de Cidadão da União Europeia;

p) Organizar os processos de licenciamento sobre condução e exploração de carruagens puxadas por solípedes;

q) Proceder à instrução de processos relativos ao licenciamento da atividade de vendedor ambulante;

r) Assegurar o expediente e arquivo da secção.

Secção de Património

À subunidade orgânica compete:

a) Zelar pela correta e atempada execução das respetivas tarefas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a eficácia e qualidade do serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diferentes instrumentos regulamentares que estejam diretamente relacionados com o serviço;

c) Colaborar na elaboração de normas no âmbito da gestão e controlo patrimonial e zelar pela sua posterior atualização e cumprimento;

d) Assegurar a gestão do património, com exceção do parque habitacional;

e) Organizar e manter organizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis do município;

f) Executar e acompanhar os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens;

g) Proceder à legalização de prédios rústicos e urbanos nas entidades competentes;

h) Proceder à identificação, codificação, classificação, etiquetagem, registo, movimentação, inventário permanente e controlo de todos os bens patrimoniais dos serviços, incluindo obras de arte, mobiliário e equipamentos existentes nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outros organismos;

i) Tratar de toda a documentação inerente às máquinas e viaturas municipais;

j) Promover as inscrições nas matrizes prediais e o registo na conservatória do registo predial de todos os bens imobiliários do município;

k) Colaborar na inventariação física periódica anual dos bens registados em armazém;

l) Efetuar a realização de reconciliações físico-contabilísticas;

m) Executar todo o expediente relacionado com o abate de bens móveis e imóveis;

n) Executar todo o expediente relacionado com a alienação de bens móveis e imóveis;

o) Organizar e acompanhar todos os processos relativos ao recenseamento eleitoral e aos atos eleitorais referendários;

p) Acompanhar a gestão dos condomínios onde o município detém participação;

q) Assegurar o expediente e arquivo geral da secção.

Secção de Obras

À subunidade orgânica compete:

a) Assegurar o apoio administrativo necessário ao bom funcionamento dos serviços da Divisão;

b) Assegurar a tramitação dos processos de modo a garantir o cumprimento dos prazos legais e normas em vigentes;

c) Assegurar a aplicação do Regulamento de Taxas e Licenças Municipais;

d) Atender e informar o público sobre a tramitação dos processos;

e) Receber os pedidos de urbanização e edificação e verificar a sua instrução;

f) Rececionar os pedidos de emissão de certidões;

g) Emitir as guias de receita de acordo com o Regulamento de Taxas e Licenças Municipais;

h) Receber os processos prontos a licenciar;

i) Organizar os processos e assegurar a sua tramitação;

j) Emitir alvarás de loteamento e ou obras de urbanização;

k) Emitir alvarás de licença de obras ou de utilização e certidões no âmbito das competências da Divisão, nos termos da legislação em vigor;

l) Efetuar as medidas dos processos de obras e os cálculos das respetivas taxas de acordo com as tabelas em vigor;

m) Preparar as propostas para integrarem a ordem dia, nas matérias que digam respeito à Divisão e necessitem de ir à reunião de Câmara;

n) Assegurar a receção e expedição, registo e controlo da correspondência e outra documentação;

o) Remeter aos organismos oficiais os documentos exigidos à face da legislação;

p) Elaborar as estatísticas solicitadas pelo Instituto Nacional de Estatística;

q) Fornecer cópias de projetos de construção ou de loteamentos urbanos bem como as cartas ou plantas que forem solicitadas e possam ser fornecidas;

r) Assegurar o agendamento de todo o tipo de vistorias;

s) Publicitar os alvarás de licença de loteamentos emitidos e eventuais discussões públicas;

t) Verificar o cumprimento dos prazos dados aos requerentes para apresentar elementos, bem como os de caducidade dos processos;

u) Organizar e arquivar todos os processos da Divisão;

v) Oficiar e notificar os requerentes, reclamantes e todo e qualquer munícipe que deva ser informado ou notificado por escrito.

Secção de Cultura

À subunidade orgânica compete:

a) Assegurar o apoio administrativo necessário ao bom funcionamento dos serviços da Divisão;

b) Organizar os processos administrativos decorrentes da atividade da Divisão;

c) Rececionar, registar e encaminhar o expediente, processos e ou outra documentação do teor administrativo ou técnico;

d) Apoiar o desenvolvimento de atividades culturais de interesse municipal;

e) Colaborar na gestão das infraestruturas e espaços municipais destinados a atividades culturais e artísticas, nomeadamente nas artes do espetáculo, teatro, música e dança, cinema e audiovisuais;

f) Apoiar e acompanhar a realização das feiras de âmbito cultural e artístico, nomeadamente da serra, artesanato, disco, antiguidades entre outras;

g) Incentivar o associativismo no âmbito de difusão dos valores culturais do Concelho e da defesa do seu património;

h) Assegurar o expediente e gestão do arquivo afeto à secção.

Secção de Educação e Juventude

À subunidade orgânica compete:

a) Assegurar o apoio administrativo necessário ao bom funcionamento dos serviços da Divisão;

b) Organizar os processos administrativos decorrentes da atividade da Divisão

c) Rececionar, registar e encaminhar o expediente, processos ou outra documentação de teor administrativo ou técnico;

d) Executar o processamento informático de trabalhos essenciais à atividade específica da Divisão;

e) Garantir o atendimento aos munícipes;

f) Assegurar a prossecução das atribuições do Município no âmbito do sistema educativo;

g) Garantir os transportes escolares;

h) Assegurar e acompanhar o fornecimento das refeições escolares;

i) Apoiar a escola como instituição fundamental da comunidade concelhia;

j) Colaborar com as IPSS e com os órgãos de direção das instituições escolares nas tarefas de desenvolvimento e melhoria das redes de ensino, designadamente pré-escolar;

k) Garantir o alojamento aos alunos que frequentam o ensino básico, como alternativa ao transporte escolar, nomeadamente em residências, centros de alojamento e colocação familiar;

l) Organizar os processos relativos ao apoio às crianças da educação pré-escolar e aos alunos do ensino básico, no domínio da ação social escolar;

m) Instruir os processos relativos à atribuição de bolsas de estudo a alunos do Ensino Superior.

n) Assegurar o expediente e gestão do arquivo afeto à Divisão.

Secção Administrativa do Agrupamento D. Manuel I

À subunidade orgânica compete:

a) Coordenar toda a atividade administrativa nas áreas da gestão de recursos humanos, da gestão financeira, patrimonial e de aquisições e da gestão do expediente e arquivo;

b) Dirigir e orientar o pessoal afeto ao serviço administrativo no exercício diário das suas tarefas;

c) Propor as medidas tendentes à modernização e eficiência e eficácia dos serviços de apoio administrativo;

d) Preparar e submeter a despacho do órgão executivo da escola ou do agrupamento de escolas todos os assuntos respeitantes ao funcionamento da escola;

e) Assegurar a elaboração do projeto de orçamento, de acordo com as linhas traçadas pela direção executiva;

f) Coordenar, de acordo com as orientações do conselho administrativo, a elaboração do relatório de conta de gerência.

Secção Administrativa do Agrupamento D. Paio Peres Correia

À subunidade orgânica compete:

a) Coordenar toda a atividade administrativa nas áreas da gestão de recursos humanos, da gestão financeira, patrimonial e de aquisições e da gestão do expediente e arquivo;

b) Dirigir e orientar o pessoal afeto ao serviço administrativo no exercício diário das suas tarefas;

c) Propor as medidas tendentes à modernização e eficiência e eficácia dos serviços de apoio administrativo;

d) Preparar e submeter a despacho do órgão executivo da escola ou do agrupamento de escolas todos os assuntos respeitantes ao funcionamento da escola;

e) Assegurar a elaboração do projeto de orçamento, de acordo com as linhas traçadas pela direção executiva;

f) Coordenar, de acordo com as orientações do conselho administrativo, a elaboração do relatório de conta de gerência.

31 de janeiro de 2013. - O Presidente da Câmara Municipal, Jorge Botelho.

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