António José Rega Matos Recto, Presidente da Câmara Municipal de Redondo, determina a publicidade, em cumprimento do n.º 6 do artigo 10.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, do Despacho, de 14 de março de 2013, proferido ao abrigo da competência atribuída pelo artigo 8.º e pelo n.º 5 do artigo 10.º do mesmo Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, pelo qual, dentro dos limites fixados pela Assembleia Municipal, são criadas as subunidades orgânicas e é conformada a estrutura interna das unidades orgânicas, afetando-se-lhe o pessoal do respetivo mapa.
3 de abril de 2014. - O Presidente da Câmara Municipal, António José Rega Matos Recto.
Despacho de constituição de subunidades orgânicas e afetação de pessoal
Preâmbulo
O Regulamento de Organização dos Serviços Municipais aprovado pela Assembleia Municipal na sua sessão de dia 27 de fevereiro de 2013, nos termos do artigo 6.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro e da alínea n) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99 de 18 de setembro, com a redação dada pela Lei 5-A/2002 de 11 de janeiro, define no n.º 1 do Artigo 6.º que os serviços municipais se organizam, segundo um modelo hierarquizado, constituído por uma estrutura hierarquizada flexível, nos termos do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, constituída por unidades orgânicas flexíveis até o máximo de três unidades e por subunidades orgânicas flexíveis até ao máximo de dez subunidades.
Por sua vez e de acordo com a alínea a) do artigo 7.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, a Câmara Municipal aprovou na sua reunião de 13 de março de 2013, sob proposta do Presidente da Câmara Municipal, a criação de unidades orgânicas flexíveis bem como a definição das respetivas atribuições e competências, dentro dos limites fixados.
Assim, de acordo com o artigo 8.º Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, o Presidente da Câmara Municipal de Redondo cria as seguintes subunidades orgânicas e dos seguintes Serviços, com as atribuições e competências descritas nos capítulos I a V:
1 - Na dependência direta do Presidente da Câmara Municipal ou de Vereador com competência delegada:
a) O Gabinete de Apoio à Presidência (GAP);
b) O Serviço Municipal de Proteção Civil (SMPC).
2 - Na dependência da Unidade orgânica Administrativa e Financeira as seguintes subunidades orgânicas:
a) Secção de Recursos Humanos (SRH);
b) Secção de Atendimento e Gestão Documental (SAGD);
c) Secção de Aprovisionamento (SA).
I
Do Gabinete de Apoio à Presidência
Sem prejuízo de despachos específicos resultantes da atividade municipal, compete ao Gabinete de apoio à Presidência:
1 - Na área de planeamento e programação:
a) Proceder a levantamentos, estudos e inquéritos sobre os circuitos administrativos e métodos de trabalho adotados nos serviços municipais, com vista à sua racionalização e simplificação e ao melhoramento da organização;
b) Participar ativamente no processo de planeamento municipal, nomeadamente através da recolha, coordenação, análise e tratamento de informação pertinente, e de estudos e trabalhos preparatórios;
c) Promover e participar na elaboração do orçamento e conta de gerência, em colaboração com a subunidade de Recursos Financeiros;
d) Preparar e acompanhar os planos de atividade e promover a elaboração do relatório de atividades, em articulação com os restantes serviços municipais;
e) Elaborar estudos, prestar colaboração técnica e dar os pareceres que sejam solicitados sobre questões jurídicas, económico-financeiras e organizacionais, tendo em vista uma eficaz e eficiente gestão municipal;
f) Apoiar a informatização dos serviços da Câmara Municipal, quando for caso disso;
g) Promover e colaborar na formação do pessoal dos serviços municipais.
2 - Na área de relações públicas
a) Divulgar interna e externamente a imagem da Câmara Municipal de Redondo, e representar o município sempre que se apresentar conveniente;
b) Desenvolver e acompanhar os assuntos próprios e específicos que lhe são diretamente atribuídos pela presidência e executivo;
c) Estabelecer um elo contínuo de comunicação entre as populações e executivo, bem como este e as várias instituições que lhe são exteriores;
d) Desempenhar um papel arbitral em situação de litígio, salvaguardando os interesses do município e garantindo o correto encaminhamento das questões;
e) Promover e divulgar conjuntamente com os demais setores a imagem do município e matérias de interesse para a Câmara Municipal;
f) Exercer as demais funções e ou poderes funcionais que lhe foram cometidas por lei ou por despacho do presidente da Câmara.
3 - Na área Jurídica
a) Dar apoio técnico-jurídico aos órgãos municipais, presidente, vereadores e serviços;
b) Elaborar os pareceres que lhe forem solicitados;
c) Prestar informações sobre diplomas legais;
d) Dar parecer sobre as reclamações ou recursos graciosos e contenciosos, bem como sobre petições ou exposições, sobre atos e omissões dos órgãos municipais ou procedimentos dos serviços;
e) Intervir e instruir em matéria jurídica os processos graciosos;
f) Apoiar a atuação da Câmara na participação, a que esta seja chamada, em processos legislativos ou regulamentares;
g) Acompanhar o patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara ou contra ela e garantir todo o apoio se o patrocínio for assegurado por mandatário alheio ao gabinete;
h) Organizar e acompanhar os processos de declaração de utilidade pública e expropriação, bem como todos os que se refiram à gestão dos bens do domínio público a cargo do Município e ainda a do património que integra o seu domínio privado;
i) Acompanhar e efetuar a instrução dos processos de contraordenação, em conformidade com os respetivos despachos e regulamentações;
j) Elaborar propostas de novas normas e regulamentos, alteração de normas vigentes, por forma a manter atualizado o ordenamento jurídico municipal em face dos planos aprovados, das deliberações tomadas e dos diplomas legais de hierarquia superior.
II
Do Serviço Municipal de Proteção Civil
1 - Ao Serviço Municipal de Proteção Civil cabe a coordenação das operações relativas à prevenção, socorro e assistência, em especial em situações de catástrofe e calamidades públicas.
2 - Compete, designadamente, ao Serviço Municipal de Proteção Civil:
a) Proceder ao levantamento, previsão, avaliação e prevenção dos riscos coletivos de origem natural ou tecnológica;
b) Efetuar uma análise permanente das vulnerabilidades perante situações de risco devidas à ação do homem ou da natureza;
c) Ceder informação e formação às populações, visando a sua sensibilização em matéria de auto-proteção e de colaboração com as autoridades;
d) Efetuar o planeamento de soluções de emergência, visando a busca, o salvamento, a prestação de socorro e de assistência, bem como a evacuação, alojamento e abastecimento das populações;
e) Proceder à inventariação dos recursos e meios disponíveis e dos mais facilmente mobilizáveis ao nível local, regional e nacional;
f) Desenvolver o estudo e a divulgação de formas adequadas de proteção dos edifícios em geral, de monumentos e de outros bens culturais, de instalações de serviços essenciais, bem como do ambiente e dos recursos naturais.
3 - O Serviço Municipal de Proteção Civil funcionará na direta dependência do presidente da Câmara.
III
Da Subunidade Orgânica Administrativa e Gestão Documental
Compete, designadamente, à Subunidade orgânica Administrativa e Gestão Documental:
1 - Na área do expediente geral:
a) Executar as tarefas administrativas inerentes à receção, classificação, distribuição e expediente de correspondência e outros documentos que lhe dizem respeito;
b) Superintender e assegurar o serviço de telefone;
c) Prestar a devida colaboração na realização de recenseamentos e eleições;
d) Executar, em geral, as tarefas de apoio administrativo não específicas de outros serviços.
e) Promover a divulgação, pelas diferentes unidades orgânicas, de normas internas e demais diretivas de carácter genérico;
f) Superintender e assegurar o serviço de correio;
g) Registar, divulgar e arquivar avisos, anúncios, regulamentos, ordens de serviços, informações e outros documentos da Autarquia;
h) Coordenar o arquivo intermédio do município no que respeita à sua classificação, conservação, arrumação e atualização;
2 - Na área do atendimento ao público:
a) Atender ao público, assegurando a receção de requerimentos e reclamações e, quando for caso disso, encaminhá-los para os serviços adequados;
b) Organizar e dar sequência aos processos administrativos do interesse dos munícipes, bem como promover o seu andamento;
c) Zelar pela gestão e manutenção das suas instalações, bem como superintender o pessoal auxiliar que tiver a seu cargo;
d) Organizar e manter atualizado o sistema de sinalização interna do edifício da Câmara;
e) Superintender e assegurar os serviços de reprografia, de economato e de limpeza;
f) Assegurar a leitura e recolha de elementos tarifários dos consumos de água, bem como promover a cobrança do valor dos consumos e das taxas;
g) Proceder ao registo dos consumidores de água, bem como elaborar e manter atualizado o ficheiro respetivo;
h) Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de carácter genéricos.
3 - Na área de taxas e licenças:
a) Assegurar a emissão de licenças e alvarás da competência do município, promovendo as diligências para tal necessárias junto de outros serviços da Câmara ou de outras entidades públicas;
b) Liquidar taxas e demais receitas a cobrar pelo município, bem como emitir as correspondentes guias de receita;
c) Conferir mapas de cobrança das taxas e tarifas dos bens de utilização pública, bem como passar as respetivas guias de receita;
d) Passar guias de cobrança de rendas de propriedades e outros créditos municipais;
e) Prestar apoio administrativo ao serviço de cemitérios, designadamente organizando e mantendo atualizados os registos respetivos;
f) Efetuar todos os demais serviços que lhe forem determinados.
IV
Da Subunidade Orgânica de Recursos Humanos
Compete, designadamente, à Subunidade Orgânica de Recursos humanos:
Na área de recursos humanos:
a) Proceder à gestão administrativa do pessoal ao serviço da Câmara, mantendo atualizados os respetivos processos individuais;
b) Organizar os processos relativos aos procedimentos concursais ou outras formas de mobilidade;
c) Proceder a todos os atos relativos ao processamento dos vencimentos dos trabalhadores ao serviço da autarquia;
d) Proceder ao controlo da assiduidade e pontualidade dos trabalhadores;
e) Proceder à elaboração do mapa de pessoal e acompanhamento da sua execução;
f) Colaborar na organização e gestão do orçamento, no que concerne à área de pessoal;
g) Proceder à elaboração dos mapas de férias;
h) Elaborar o balanço social;
i) Proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual e dinamizar a sua implementação;
j) Assegurar a divulgação das normas que imponham deveres ou confiram direitos aos funcionários;
k) Acompanhamento das atividades no âmbito da higiene, segurança e saúde no trabalho;
l) Organizar os processos respeitantes à segurança social e prestações complementares;
m) Acompanhar o sistema de avaliação de desempenho dos trabalhadores;
n) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
V
Da Subunidade Orgânica de Aprovisionamento
Compete, designadamente, à Subunidade orgânica de Aprovisionamento:
1 - Na área de aprovisionamento e contratação pública:
a) Efetuar consultas periódicas ao mercado, para definir as entidades que oferecem melhores condições detetar novos fornecedores, bens e serviços em condições mais favoráveis para a Autarquia;
b) Criar bases de dados de fornecedores, autonomizadas, que facilitem o acesso aos principais fornecedores, mantendo-as atualizadas com indicação dos bens, produtos e serviços que estão habilitados a fornecer, bem como manter um registo histórico dos fornecimentos efetuados nos últimos três anos;
c) Promover e proceder de acordo com uma política de eficiência e de eficácia dos meios, mediante a celebração de contratos de fornecimento contínuos, no caso de bens de maior consumo;
d) Elaborar estatísticas mensais sobre custos de cada serviço, a nível de aquisição de materiais e equipamentos, informando das mesmas ao responsável da DAF;
e) Definir quais são os produtos que maior gasto representa para a Câmara e concentrar nesses um maior esforço de prospeção do mercado;
f) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao bom funcionamento da Autarquia, promovendo os respetivos procedimentos, com respeito pela legislação aplicável, articulando-se com a subunidade de Recursos Humanos, nos casos de prestação de serviços, nos termos e para os efeitos do disposto no artigo 35.º da Lei 12-A/2008, de 27 de fevereiro;
g) Designar o(s) funcionário(s) responsável pela gestão do armazém;
h) Assegurar que o acesso ao armazém é restrito e se encontra devidamente controlado;
i) Gerir os stocks e encomendas de materiais;
j) Manter atualizado o inventário do material em stock;
k) Emitir requisição externa para os pedidos de material inexistente em armazém;
l) Rececionar os pedidos através do sistema informático, realizados por funcionários autorizados para o efeito no próprio sistema;
m) Responder de imediato ao pedido, caso haja material em stock e atualizar a conta corrente do serviço na quantidade e valor correspondente;
n) Acionar o processo de prospeção do mercado, quando tal seja necessário;
o) Proceder à receção e assegurar a armazenagem em condições adequadas;
p) Conferir a guia de remessa enviada pelo fornecedor com a requisição externa, apor carimbo de conferência e enviá-la aos serviços financeiros;
q) Certificar a quantidade e qualidade do material recebido e manter atualizadas as respetivas fichas;
r) Elaborar estatísticas do consumo de material de forma a melhorar o aprovisionamento e informar sempre que necessário sobre o destino do mesmo;
s) Elaborar inventário do armazém a nível físico em conjunto com a área de contabilidade, que completará com os valores monetários;
t) Assegurar que as devoluções de mercadorias sejam acompanhadas das correspondentes guias de devolução;
u) A gestão do armazém, nomeadamente através da elaboração periódica de mapas de custos por serviço municipal, informação sobre os stocks existentes e sua avaliação qualitativa fazendo referência a situações de obsolescência, deterioração física, excesso, rotação e reposição dos mesmos;
v) Elaborar anúncios, programas de concurso e cadernos de encargos, bem como assegurar a tramitação dos processos, sob o ponto de vista legal e administrativo, até à consignação da empreitada;
w) Elaborar e remeter ao oficial público, minuta dos contratos de empreitada;
x) Informar juridicamente sobre todas as questões suscitadas no decurso dos processos de empreitada;
y) Remeter ao setor de património, informação detalhada sobre cada processo de empreitada, identificando a natureza da obra, data e valor do respetivo contrato, para efeitos de inventariação e contabilização, respetivamente, do património municipal;
2 - Na área de armazém e economato:
a) Informar sobre as aquisições de bens que se mostrem necessários e proceder às aquisições devidamente autorizadas;
b) Proceder à armazenagem e zelar pelo bom funcionamento e conservação dos bens em stock;
c) Organizar e manter atualizado o inventário das existências em armazém;
d) Proceder à distribuição pelos serviços dos bens objeto de requisição;
e) Colaborar com os serviços financeiros na organização e controlo das disponibilidades contabilísticas existentes aquando do preenchimento das respetivas requisições.
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