Portaria 959/98
de 10 de Novembro
O Decreto-Lei 193/98, de 10 de Julho, estabelece as disposições necessárias à aplicação do Código Internacional de Gestão para a Segurança da Exploração dos Navios e para a Prevenção da Poluição (Código ISM) aos navios de pavilhão nacional e às companhias nacionais ou estrangeiras que os explorem, nos termos do Regulamento (CE) n.º
3051/95
e do capítulo IX do anexo à Convenção.
De acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 13.º daquele decreto-lei, a regulamentação da emissão dos certificados e respectivos modelos, bem como das verificações a efectuar às companhias e aos navios, serão objecto de portaria a publicar pelo Ministro do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território.
Assim, nos termos e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 13.º do Decreto-Lei 193/98, de 10 de Julho:
Manda o Governo, pelo Ministro do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território, o seguinte:
CAPÍTULO I
Generalidades
1.º O presente diploma estabelece as disposições que regulam a emissão dos certificados e respectivos modelos, bem como as verificações a efectuar às companhias e aos navios no âmbito do Código Internacional de Gestão para a Segurança da Exploração dos Navios e para a Prevenção da Poluição (Código ISM).
2.º Para efeitos do disposto neste diploma, deve entender-se por:
a) Auditoria de gestão para a segurança: exame destinado a verificar se as actividades do sistema de gestão para a segurança (SMS) e os resultados atingidos estão, respectivamente, em conformidade e de acordo com os objectivos do Código ISM;
b) Equipa auditora: os inspectores da carreira da inspecção de navios da Direcção-Geral de Portos, Navegação e Transportes Marítimos (DGPNTM) ou os técnicos de uma organização reconhecida, indicados para efectuar uma auditoria de gestão para a segurança;
c) Observação: qualquer declaração, produzida durante uma auditoria de gestão para a segurança, baseada numa evidência objectiva;
d) Evidência objectiva: qualquer informação, relatório ou declaração respeitante à segurança, à existência ou à execução de um elemento do SMS, resultante de uma observação, de uma avaliação ou de um exame e susceptível de ser comprovada;
e) Não conformidade: qualquer situação em que uma evidência objectiva indique o não preenchimento de um requisito específico do Código ISM;
f) Data de aniversário: o dia e o mês de cada ano que corresponde à data em que o certificado em causa perde a validade.
CAPÍTULO II
Sistema de gestão para a segurança
3.º A verificação da conformidade do SMS implica que este deve:
a) Garantir o cumprimento das regras e dos regulamentos obrigatórios aplicáveis à segurança dos navios e à prevenção da poluição;
b) Ter em atenção os códigos aplicáveis, as orientações e as recomendações provenientes da Organização Marítima Internacional, das entidades competentes e de outras organizações da indústria marítima.
4.º As normas previstas na alínea b) do número anterior, quando adoptadas pelo SMS, não adquirem natureza obrigatória para as respectivas companhias.
CAPÍTULO III
Emissão de certificados
5.º O documento de conformidade (DOC) é emitido a favor de uma companhia, depois de efectuada uma verificação inicial, comprovativa da conformidade do SMS com os requisitos do Código ISM e da existência de uma evidência objectiva de que está a ser executado.
6.º Para efeitos do disposto no número anterior, a verificação inicial deve incluir uma evidência objectiva, comprovativa de que o SMS está a ser executado há pelo menos três meses, tanto na companhia como a bordo de um navio de cada tipo dos explorados por esta, devendo a evidência objectiva compreender, nomeadamente, os relatórios da auditoria interna anual, realizada pela companhia, em terra e a bordo.
7.º O documento de conformidade é válido para os tipos de navios, referidos no capítulo IX do anexo à Convenção, que forem abrangidos pela verificação inicial, podendo a validade ser estendida a tipos adicionais de navios se se verificar que a companhia tem capacidade para cumprir o Código ISM relativamente a estes últimos.
8.º Anualmente, deverá ser efectuada uma verificação (verificação periódica) relativa a um navio de cada tipo dos abrangidos pelo DOC.
9.º A verificação periódica, a realizar nos três meses anteriores ou posteriores à data do aniversário constante do DOC, deve incluir:
a) O exame dos relatórios estatutários e de classificação apresentados;
b) A verificação das acções correctivas e das modificações do SMS executadas após a verificação anterior.
10.º O certificado de gestão para a segurança é emitido pela entidade competente, após uma verificação inicial da conformidade com os requisitos do Código ISM, a qual deve incluir a constatação de que o DOC da companhia se aplica àquele tipo particular de navio e a análise do SMS a bordo do navio.
11.º Para efeitos do número anterior, a verificação inicial deve incluir uma evidência objectiva comprovativa de que o SMS está a ser executado há pelo menos três meses a bordo do navio, devendo a evidência objectiva compreender, nomeadamente, os relatórios da auditoria interna realizada pela companhia.
12.º A verificação intermédia destina-se a confirmar o efectivo funcionamento do SMS e a verificar se eventuais modificações realizadas após a verificação anterior respeitaram os requisitos do Código ISM e deve ser efectuada entre o 2.º e 3.º aniversários do certificado de gestão para a segurança (SMC).
CAPÍTULO IV
Emissão de certificados provisórios
13.º A emissão de um DOC ou de um SMC provisório, nomeadamente nos casos de estabelecimento de novas companhias ou de junção de novos tipos de navios a um DOC já existente, implica que a companhia:
a) Apresente um plano de execução do SMS que cumpra os requisitos do Código ISM, dentro do período de validade do certificado provisório;
b) Demonstre que o seu SMS cumpre as regras e os regulamentos obrigatórios e tem em atenção os códigos aplicáveis, as orientações e as normas recomendadas pela Organização Marítima Internacional, pelas entidades competentes e por outras organizações da indústria marítima.
14.º A entidade competente só deve emitir um SMC provisório depois de verificar que:
a) O DOC ou o DOC provisório são apropriados para o navio;
b) O comandante e os oficiais conhecem o SMS e estão aptos a executá-lo;
c) A tripulação foi devidamente instruída antes do início da viagem;
d) Existem planos de auditoria interna ao navio, a realizar no prazo de três meses contados a partir da data de emissão do SMC provisório;
e) Foram prestadas informações sobre o SMS, num idioma de trabalho ou através de idiomas entendíveis pela tripulação do navio.
CAPÍTULO V
Processo de certificação
15.º Do processo de certificação, que tenha em vista a emissão de um DOC ou de um SMC, deve constar necessariamente uma verificação inicial ou uma verificação para renovação, cada uma efectuada a pedido das companhias.
16.º Os requerimentos das companhias, solicitando a emissão dos certificados atrás referidos, devem ser acompanhados:
a) Do manual de gestão para a segurança;
b) Da identificação dos navios de pavilhão nacional explorados pela companhia e abrangido pelo Código ISM.
17.º Uma verificação inicial, efectuada com vista à emissão de um DOC ou de um SMC, abrange:
a) A avaliação do manual de gestão para a segurança e de outros documentos da companhia;
b) Uma auditoria de gestão para a segurança efectuada à companhia ou ao navio, conforme tenha sido pedida, respectivamente, a emissão de um DOC ou de um SMC.
18.º A auditoria de gestão para a segurança inclui:
a) A verificação da conformidade do SMS da companhia com os requisitos do Código ISM;
b) A confirmação de que o SMS assegura o cumprimento das regras e dos regulamentos obrigatórios e tem em atenção os códigos, as orientações e as recomendações da Organização Marítima Internacional, das entidades competentes e de outras organizações da indústria marítima.
19.º Numa verificação inicial, a avaliação do sistema de gestão em terra do SMS deve basear-se em avaliações efectuadas aos departamentos que têm a seu cargo a referida gestão.
20.º Se os resultados da verificação inicial forem satisfatórios, a entidade competente remeterá à companhia o respectivo DOC, acompanhado de cópias destinadas a cada instalação em terra e a cada navio da companhia a que o DOC respeite.
21.º As verificações periódicas (verificações anuais) são requeridas pelas companhias à entidade competente, devendo o requerimento ser acompanhado:
Do manual de gestão para a segurança;
Da lista de todas as alterações introduzidas ao SMS, desde a última verificação.
22.º As verificações periódicas devem ser requeridas anualmente, no período de três meses anterior à data do aniversário do DOC, e estar concluídas nos três meses seguintes à mesma data.
23.º Uma verificação periódica engloba:
a) Uma avaliação das alterações efectuadas ao SMS, após a verificação anterior, e a verificação da sua adequação aos requisitos do Código ISM;
b) Uma auditoria aos departamentos da companhia responsáveis pela gestão para a segurança, com o objectivo de verificar o funcionamento do SMS.
24.º Se no decurso de uma verificação periódica forem detectadas não conformidades, a companhia acordará com a entidade competente um prazo, que não poderá ultrapassar três meses contados a partir da data do envio do relatório da auditoria à companhia, durante o qual procederá à correcção das não conformidades detectadas.
25.º Uma vez efectuadas as correcções detectadas, e ainda dentro do prazo acordado, a companhia deve requerer à entidade competente uma nova auditoria, sem o que a entidade competente declarará a perda da validade do DOC e dos SMC associados.
26.º As verificações intermédias são requeridas pelas companhias nos seis meses posteriores à data do 2.º aniversário do SMC e devem estar concluídas antes do 3.º aniversário.
27.º O requerimento da companhia respeitante à verificação intermédia deve ser acompanhado:
a) Do manual de gestão para a segurança;
b) Da lista de todas as alterações ao SMS, relativas ao navio e efectuadas após a verificação anterior.
28.º A verificação intermédia abrange:
a) Uma avaliação das alterações efectuadas ao SMS, após a verificação anterior, e a verificação da sua adequação aos requisitos do Código ISM;
b) Uma auditoria ao SMS, efectuada a bordo do navio.
29.º Se no decurso de uma verificação intermédia forem detectadas não conformidades, a companhia acordará com a entidade competente um prazo, que não poderá ultrapassar os dois meses contados a partir da data do envio do relatório da auditoria à companhia, durante o qual procederá à correcção das não conformidades detectadas.
30.º Uma vez efectuadas as correcções necessárias e ainda dentro do prazo acordado, a companhia deve solicitar à entidade competente uma nova auditoria, sem o que a entidade competente declarará a perda da validade do SMC do navio.
31.º A revalidação dos certificados DOC e SMC implica a realização de verificações para renovação.
32.º As verificações para renovação são requeridas pelas companhias e abrangem todos os elementos do SMS e as actividades sujeitas aos requisitos do Código ISM.
33.º As verificações para renovação devem ser requeridas até seis meses antes da data em que os DOC e os SMC perdem a validade, devendo estar concluídas antes dessa mesma data.
CAPÍTULO VI
Auditorias de gestão para a segurança
34.º Ao receber um pedido de emissão de um documento de conformidade ou de um certificado de gestão para a segurança, a entidade competente promove a constituição de uma equipa auditora e designa o chefe dessa mesma equipa.
35.º Da equipa auditora podem fazer parte peritos com formação especializada, que não pertençam aos quadros de pessoal da entidade competente.
36.º Compete ao auditor-chefe preparar o plano de auditoria e acordar com a companhia a data para iniciar a execução desse plano.
37.º A auditoria deve iniciar-se com uma reunião de abertura, destinada à apresentação da equipa auditora aos gestores e outros responsáveis da companhia, à troca de informações ou esclarecimentos e à marcação da data para a reunião final.
38.º A equipa auditora deve proceder a uma avaliação do SMS, que será feita através da realização de entrevistas, de exames a documentos e da observação das actividades e das condições em que são exercidas.
39.º As observações resultantes da auditoria devem ser documentadas e as que forem consideradas como não conformidades devem ser referidas em termos de disposições gerais ou específicas do Código ISM.
40.º A auditoria encerra com a reunião final da equipa auditora com os gestores e outros responsáveis da companhia, na qual serão apresentadas as observações e as não conformidades detectadas.
41.º Depois de realizada a reunião final, deve ser elaborado o relatório da auditoria, sob a direcção do auditor-chefe.
42.º Do relatório da auditoria devem constar:
a) O plano da auditoria;
b) A identificação dos membros da equipa auditora;
c) A identificação da companhia;
d) As observações a situações configuradas como não conformidades;
e) As observações relativas à avaliação do SMS face aos objectivos especificados.
43.º A entidade competente deve enviar uma cópia do relatório da auditoria à respectiva companhia, devendo esta remeter ao comandante cópia do relatório da auditoria efectuada a bordo do navio.
CAPÍTULO VII
Deveres das companhias nas auditorias de gestão para a segurança
44.º Sempre que seja realizada uma auditoria de gestão para a segurança, as companhias são obrigadas a proporcionar aos auditores o livre acesso a todos os registos relativos a acções executadas pela companhia, de modo a verificar se estas são conformes com as regras e regulamentos obrigatórios.
45.º Antes de iniciada uma auditoria, a companhia é igualmente obrigada a:
a) Informar as pessoas ao seu serviço dos objectivos e da finalidade da certificação do Código ISM;
b) Indicar as pessoas que vão acompanhar os membros da equipa auditora;
c) Disponibilizar os meios necessários à equipa auditora, de modo a esta desenvolver um processo de verificação efectivo e eficiente;
d) Providenciar o acesso às instalações e ao material de evidência, de acordo com o pedido da equipa auditora;
e) Cooperar com a equipa auditora, no sentido de esta atingir os objectivos constantes da auditoria.
46.º Sem prejuízo do disposto neste diploma relativamente a auditorias de gestão para a segurança, os auditores devem ainda observar as linhas de orientação do Código de Gestão para a Segurança (ISM), constantes da Resolução A.788 (19), adoptada pela Organização Marítima Internacional, em 23 de Novembro de 1995, bem como as linhas de orientação para auditorias de sistemas da qualidade, constantes da norma portuguesa NP EN 30 001-1, de 1993, publicada no Diário da República, 3.ª série, n.º 204, de 31 de Agosto de 1993.
CAPÍTULO VIII
Modelos dos certificados
47.º Os modelos dos certificados emitidos ao abrigo deste diploma são os que constam do anexo a esta portaria.
CAPÍTULO IX
Disposições finais
48.º O presente diploma entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Ministério do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território.
Assinada em 22 de Outubro de 1998.
O Ministro do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território, João Cardona Gomes Cravinho.
(ver modelos no documento original)
