Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 23.º e no artigo 75.º dos Estatutos da Universidade de Évora, homologados pelo Despacho Normativo 10/2014 (2.ª série), de 5 de agosto, sob proposta da dirigente dos Serviços Administrativos, foi aprovado o Regulamento dos Serviços Administrativos da Universidade de Évora, por despacho da Reitora da Universidade de Évora de 8/06/2015, que se publica em anexo ao presente despacho.
ANEXO
Regulamento dos Serviços Administrativos da Universidade de Évora
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços Administrativos, abreviadamente designados por SADM.
2 - Os SADM constituem uma direção de serviços e desenvolvem a sua ação nos domínios da administração financeira e patrimonial, do pessoal, expediente e arquivo.
Artigo 2.º
Organização
1 - A estrutura dos SADM tem subjacente os princípios de segregação de funções, sendo composta pelas Divisão Financeira, pela Divisão de Recursos Humanos, por uma Tesouraria e pela unidade de apoio transversal, o Gabinete de Apoio.
2 - Os Serviços são dirigidos pelo Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do Reitor ou em quem este delegar.
3 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Diretor de Serviços:
a) Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;
b) Instruir e gerir processos superiormente cometidos;
c) Organizar informação e pareceres para decisão superior;
d) Definir estratégias e objetivos de atuação que permitam antecipar as necessidades de adaptação do serviço à realidade interna e externa;
e) Atender, esclarecer e divulgar normas internas e procedimentos a adotar;
f) Promover e garantir a articulação entre as divisões tendo em vista a qualidade e eficácia do serviço a prestar e a satisfação do interesse dos utentes;
g) Definir uma estratégia de atuação clara, concreta e ambiciosa para os Serviços;
h) Gerir os recursos humanos, patrimoniais e técnicos afetos ao Serviço de modo a otimizar o seu desempenho;
i) Promover ações de formação no sentido de maximizar a eficiência de utilização dos recursos disponibilizados e o desenvolvimento de competências;
j) Garantir a elaboração de planos de formação internos de forma a permitir a aquisição e consolidação de competências por parte dos recursos humanos afetos ao Serviço;
k) Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades e QUAR dos serviços em articulação com o da universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
l) Avaliar e orientar o desempenho e eficiência do Serviço;
m) Promover o envolvimento de todos os intervenientes, numa ótica de gestão participada;
n) Promover a valorização e a responsabilização da equipa;
o) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos funcionários na sua dependência direta.
p) Orientar e coordenar a atividade dos serviços administrativos;
q) Elaborar e promover estudos, pareceres e informações relativas à gestão da instituição;
r) Analisar, de acordo com as necessidades, a estrutura do mapa de pessoal e propor alterações;
s) Recolher, sistematizar e divulgar a legislação com interesse para a atividade dos Serviços Administrativos;
t) Corresponder-se com serviços e entidades públicas e privadas no âmbito da sua competência.
CAPÍTULO II
Estrutura, atribuições e competências
Artigo 3.º
Divisão Financeira
1 - A Divisão Financeira é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe:
a) Assegurar os registos contabilísticos nas suas vertentes orçamental, patrimonial e analítica, de acordo com a legislação em vigor;
b) Assegurar a prestação de contas anual;
c) Proceder à gestão financeira dos recursos segundo critérios de legalidade, economia, eficiência e eficácia, em conformidade com as orientações superiores que lhe forem transmitidas;
d) Assegurar as obrigações decorrentes do cumprimento das obrigações legais relativas ao apuramento e liquidação de impostos;
e) Acompanhar a execução financeira do orçamento das diferentes unidades/serviços da Universidade.
2 - A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais podem ser dirigidos por coordenadores sob proposta do Chefe de Divisão e integra:
a) O Gabinete de Contabilidade;
b) O Gabinete de Controlo Orçamental e Projetos;
c) O Gabinete de Compras e Património.
3 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
a) Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b) Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
c) Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
d) Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
e) Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
f) Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 - Compete ao Gabinete de Contabilidade:
a) Assegurar o cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Universidade;
b) Assegurar o controlo, processamento, disponibilização e regularização de fundos de maneio das várias unidades orgânicas e serviços;
c) Registar os movimentos relativos à realização de despesas;
d) Processar a faturação de serviços e bens ao exterior;
e) Desencadear todas as ações necessárias à efetiva cobrança de dívidas, por forma a obviar a existência de créditos incobráveis;
f) Proceder à conciliação bancária dos movimentos contabilísticos;
g) Acompanhar as contas correntes de devedores e credores;
h) Colaborar nos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade;
i) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
5 - Compete ao Gabinete de Controlo Orçamental e Projetos:
a) Proceder ao registo das alterações orçamentais;
b) Acompanhar a execução do orçamento, nas suas vertentes externa e interna;
c) Proceder aos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade
d) Proceder às solicitações de transferências de fundos no que respeita às dotações do OE e PIDDAC
e) Reportar superiormente e às entidades tutelares informação sobre a execução orçamental, patrimonial e de gestão com a periodicidade exigida;
f) Acompanhar a execução financeira dos contratos de prestação de serviços celebrados pela Universidade, assim como dos projetos e unidades de investigação;
g) Elaborar os relatórios financeiros exigidos pelas entidades financiadoras dos projetos e unidades referidas na alínea anterior;
h) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
6 - Compete ao Gabinete de Compras e Património:
a) Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações, os autos de abate e os de cessão;
b) Proceder à aquisição de bens, materiais e serviços, organizando os respetivos processos aquisitivos;
c) Gerir as existências em armazém;
d) Valorizar as saídas dos bens e materiais para imputação de custos;
e) Acompanhar a execução dos contratos de aprovisionamento;
f) Rececionar e proceder à conferência das faturas, ou documentos equivalentes;
g) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
Artigo 4.º
Divisão de Recursos Humanos
1 - A Divisão de Recursos Humanos é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe:
a) Garantir a organização e execução dos processos relativos ao pessoal docente e investigador, bem como do pessoal não docente e não investigador, tendo presente as respetivas carreiras, estatutos e demais legislação;
b) Gerir os mapas de pessoal;
c) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal da Universidade, garantindo a sua confidencialidade.
2 - A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais podem ser dirigidos por coordenadores sob proposta do Chefe de Divisão e integra:
a) O Gabinete de Pessoas;
b) O Gabinete de Expediente.
3 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
a) Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b) Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
c) Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
d) Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
e) Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
f) Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 - Ao Gabinete de Pessoas compete:
a) Organizar e manter atualizados os processos individuais (em suporte papel e informático) do pessoal docente, não docente e investigador da Universidade, bem como o registo do controlo da assiduidade e os mapas de férias e licenças;
b) Assegurar as ações relativas ao recrutamento, constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal docente, não docente e de investigação;
c) Emitir certidões e declarações;
d) Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro, licenças sabáticas e dispensa de serviço docente e demais situações previstas na legislação aplicável;
e) Elaborar o Balanço Social;
f) Assegurar o processamento dos vencimentos, abonos e demais benefícios sociais a que o pessoal da Universidade tenha direito;
g) Emitir anualmente a declaração de rendimentos do pessoal da Universidade;
h) Elaborar anualmente a informação superiormente solicitada para elaboração do projeto de orçamento;
i) Realizar o tratamento de dados estatísticos de recursos humanos sempre que solicitado superiormente, a nível interno e externo.
5 - Ao Gabinete de Expediente compete:
a) Assegurar o registo de entradas e saídas da correspondência;
b) Assegurar a distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade;
c) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
Artigo 5.º
Tesouraria
A Tesouraria está na dependência direta do Diretor de Serviços, e compete-lhe:
a) Efetuar os pagamentos aprovados superiormente;
b) Emitir e assinar os recibos necessários para a cobrança das receitas próprias, bem como proceder ao recebimento, registo e depósito dos respetivos valores;
c) Manter atualizado o registo de movimentos e os saldos de todas as contas bancárias da Universidade;
d) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação;
e) Assegurar a delegação da Tesouraria nos Serviços Académicos.
Artigo 6.º
Gabinete de Apoio
Ao Gabinete de Apoio incumbe prestar apoio administrativo à Direção e às Divisões, competindo-lhe designadamente:
a) Assegurar o expediente dos Serviços;
b) Preparar a documentação para as reuniões e assegurar o respetivo expediente;
c) Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
d) Quaisquer outras funções que lhe sejam delegadas/confiadas pelo Diretor de Serviços.
CAPÍTULO III
Disposições Finais
Artigo 7.º
Grupos de trabalho e equipas de projeto
Por despacho do Reitor, sob proposta do dirigente dos serviços, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto ad-hoc para realização de atividades de caráter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração nele delimitados.
Artigo 8.º
Organograma
O Organograma dos Serviços Administrativos é o constante no Anexo A ao presente regulamento.
Artigo 9.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.
ANEXO A
(ver documento original)
9/06/2015. - O Administrador da Universidade de Évora, Rui Manuel Gonçalves Pingo.
208716251