Portaria 380/88
de 14 de Junho
A Polícia Judiciária tem vindo a sentir sérias dificuldades para arquivar documentos, designadamente ofícios, copiadores, processos aguardando produção de melhor prova ou arquivados, livros de registo, processos disciplinares e outros.
Considerando as vantagens funcionais e económicas que representará a possibilidade de inutilizar documentos há muito arquivados e já sem qualquer interesse ou utilidade administrativa ou técnica;
Considerando ainda a indispensabilidade de assegurar a conservação de documentos ou processos de interesse histórico ou singular, em virtude, nomeadamente, da identidade dos seus autores, dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos;
Considerando, finalmente, a necessidade de regulamentar a conservação, microfilmagem e destruição dos documentos em arquivo:
Manda o Governo, pelo Ministro da Justiça, nos termos dos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1.º Os documentos e processos mantidos em arquivo na Polícia Judiciária constantes do mapa anexo à presente portaria podem ser inutilizados após expirarem os prazos nele fixados.
2.º Devem ser conservados permanentemente os originais dos documentos e processos de interesse histórico ou singular, em virtude da identidade dos seus autores, dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos.
3.º A selecção da documentação a conservar é feita por pessoal da Polícia Judiciária, designado pelo respectivo director-geral, sob proposta do director dos Serviços Administrativos, a quem cabe a responsabilidade pela selecção.
4.º A inutilização da documentação é feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto da respectiva inutilização.
5.º O livro de autos de inutilização da documentação tem termos de abertura e de encerramento e todas as folhas são rubricadas pelo funcionário responsável.
6.º Os documentos e processos que devam ser mantidos em arquivo na Polícia Judiciária podem ser inutilizados depois de microfilmados.
7.º O responsável pelas operações de microfilmagem e segurança da documentação é designado pelo director-geral, sob proposta do director dos Serviços Administrativos.
8.º - 1 - Os filmes contêm termos de abertura e de encerramento, assinados pelo responsável pela microfilmagem.
2 - O termo de abertura inicia o filme e o de encerramento contém, obrigatoriamente, a declaração de que as imagens são reproduções totais e exactas dos originais.
9.º O início, fim e qualquer colagem do filme devem ser autenticados com perfuração especial.
10.º - 1 - Os filmes são registados em livro próprio, com termos de abertura e de encerramento e páginas rubricadas pelo responsável.
2 - Qualquer alteração do filme é expressamente referida no respectivo registo.
11.º Quaisquer fotocópias da documentação microfilmada têm a mesma força probatória da original desde que autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço e com o selo branco.
Ministério da Justiça.
Assinada em 17 de Maio de 1988.
O Ministro da Justiça, Joaquim Fernando Nogueira.
Mapa anexo à Portaria 380/88
(ver documento original)
