Nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 12.º e do artigo 27.º dos Estatutos da Universidade Nova de Lisboa, aprovados pelo Despacho Normativo 42/2008, de 18 de agosto de 2008, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 164, de 26 de agosto, aprovo o Regulamento Orgânico dos Serviços da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa, cujo texto final consta do anexo ao presente despacho.
28 de abril de 2015. - O Reitor, Prof. Doutor António Bensabat Rendas.
ANEXO
Regulamento Orgânico dos Serviços da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Natureza Jurídica
A Reitoria da Universidade Nova de Lisboa, abreviadamente RUNL, goza de autonomia administrativa e financeira, funcionando nos termos do presente regulamento e demais legislação aplicável.
Artigo 2.º
Atribuições e competências
1 - A RUNL desenvolve a sua atividade através de Direções de Serviços, Divisões e Gabinetes cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento.
2 - Os Serviços e os Gabinetes podem, se assim se justificar, ser organizados em Núcleos, por despacho do Reitor.
Artigo 3.º
Administrador
1 - O Administrador é livremente nomeado e exonerado pelo Reitor, nos termos da legislação em vigor.
2 - O Administrador reporta hierarquicamente ao Reitor, e exerce as suas competências de acordo com os Estatutos da Universidade, nomeadamente:
a) Assegura a gestão corrente da RUNL;
b) Coordena os Serviços Administrativos e os Gabinetes que lhe forem determinados pelo Reitor;
c) Integra o Conselho de Gestão da Universidade e dá execução às suas deliberações.
3 - O Administrador executa ainda as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Reitor.
Artigo 4.º
Fiscal único
Os Serviços da RUNL estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único e as suas contas são consolidadas com as contas das Unidades Orgânicas da Universidade Nova de Lisboa.
CAPÍTULO II
Organização Interna
Artigo 5.º
Direções de Serviços e Gabinetes
1 - A RUNL integra as seguintes Direções de Serviço:
a) A Direção de Serviços Administrativos;
b) A Direção de Serviços de Planeamento e Assuntos Jurídicos;
c) A Direção de Serviços de Infraestruturas Patrimoniais.
2 - A RUNL integra os seguintes Gabinetes:
a) O Gabinete de Apoio ao Reitor e à Equipa Reitoral;
b) O Gabinete de Relações Internacionais;
c) O Gabinete de Apoio à Investigação;
d) O Gabinete de Informática;
e) O Gabinete de Apoio ao Empreendedorismo;
f) O Gabinete de Comunicação, Imagem e Relações Públicas;
g) O Gabinete de Qualidade do Ensino, Acreditação e Empregabilidade.
CAPÍTULO III
Direção de Serviços Administrativos
Artigo 6.º
Atribuições e estrutura
1 - A Direção de Serviços Administrativos (DSA) tem como atribuições a gestão de recursos humanos, a gestão documental, a gestão financeira, a gestão orçamental, a gestão patrimonial e o controlo interno, bem como atribuições no domínio dos concursos e provas académicas, diplomas e graus académicos e gestão académica.
2 - A DSA compreende a Divisão de Recursos Humanos (DRH), a Divisão de Recursos Financeiros (DRF) e a Divisão Académica (DA).
3 - A DSA é dirigida por um diretor de serviços, na dependência hierárquica do Administrador da Universidade.
Artigo 7.º
Divisão de Recursos Humanos
À DRH, dirigida por um chefe de divisão, compete:
a) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos;
b) Preparar o projeto de orçamento relativamente às despesas com os recursos humanos;
c) Preparar e instruir processos administrativos de recursos humanos da Universidade, emitindo pareceres e informações conducentes à tomada de decisão;
d) Preparar as decisões em matéria de gestão previsional de efetivos, elaborando os processos de recrutamento, seleção e contratação;
e) Organizar e manter atualizado o cadastro de recursos humanos;
f) Identificar as necessidades de formação e elaborar o plano anual de formação dos recursos humanos;
g) Elaborar o balanço social e inquéritos estatísticos;
h) Organizar e acompanhar o processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores;
i) Assegurar as atividades no âmbito da higiene e segurança no trabalho;
j) Receber, registar e distribuir toda a correspondência dirigida à Reitoria;
k) Registar e expedir a correspondência que lhe for cometida;
l) Organizar e manter atualizado o arquivo da Reitoria.
Artigo 8.º
Divisão de Recursos Financeiros
À DRF, dirigida por um chefe de divisão, compete:
a) Assegurar a gestão dos recursos financeiros, contabilizar receitas, despesas e efetuar pagamentos autorizados;
b) Preparar o projeto de orçamento da Reitoria;
c) Registar nas aplicações informáticas da Direção Geral do Orçamento o orçamento da Reitoria;
d) Elaborar e processar os pedidos de libertação de créditos da Reitoria;
e) Organizar os processos de alteração orçamental da Universidade;
f) Efetuar o acompanhamento da execução orçamental da receita e da despesa;
g) Elaborar relatórios mensais e trimestrais de controlo orçamental;
h) Elaborar os documentos de prestação de contas, bem como a conta de gerência, a submeter à aprovação do Conselho de Gestão e envio ao Tribunal de Contas;
i) Preparar o processo de consolidação de contas da Universidade;
j) Acompanhar e apoiar os processos de auditoria financeira;
k) Organizar os processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas e elaborar os procedimentos concursais e respetivos contratos, em articulação com a DSIP e a DAJ, quando necessário;
l) Manter atualizados os dados contabilísticos relativos a stocks;
m) Assegurar a gestão do economato;
n) Organizar e manter atualizado o inventário dos bens patrimoniais;
o) Controlar o fundo de maneio atribuído a serviços da Reitoria;
p) Executar outras atividades que, no âmbito da gestão financeira, lhe sejam cometidas pelo Conselho de Gestão.
Artigo 9.º
Divisão Académica
À DA, dirigida por um chefe de divisão, compete:
1 - No âmbito dos Concursos e Provas Académicas:
a) Registar e organizar processos relativos à realização de concursos e provas com vista à progressão na carreira docente universitária e de investigação;
b) Organizar os processos conducentes à concessão de equivalência e de reconhecimento de habilitações de graus e títulos académicos;
c) Dar andamento aos processos relativos à obtenção de graus e títulos académicos honoríficos, assegurando a necessária articulação com o Gabinete de Relações Internacionais;
d) Informar os processos de registo dos diplomas do grau de Doutor obtidos no estrangeiro e reconhecidos em Portugal;
e) Emitir os diplomas e certidões comprovativas dos graus conferidos pela Universidade, bem como dos títulos honoríficos;
f) Analisar e informar as propostas relativas à fixação de grupos e áreas disciplinares, ramos e especialidades de doutoramentos, propostos pelas unidades orgânicas que integram a Universidade e verificar a sua conformidade com a lei e regulamentos vigentes, com vista à sua aprovação pelo Colégio dos Diretores;
g) Publicitar, nos termos legais, as deliberações do Colégio dos Diretores, que tenham por objeto os atos a que se refere a alínea anterior.
2 - No âmbito da Gestão Académica:
a) Analisar e assegurar a necessária coordenação institucional no que respeita:
i) Aos numeri clausi dos cursos de 1.º ciclo, no âmbito do regime geral de acesso, dos concursos especiais, dos regimes especiais e dos processos de reingresso, mudança e transferência de cursos, bem como as condições de acesso direto e os critérios de seleção e seriação;
ii) Aos numeri clausi dos cursos de 2.º ciclo e de 3.º ciclo;
b) Assegurar a coordenação e execução do processo de acesso ao ensino superior no âmbito das atribuições que são conferidas à Universidade, garantido o apoio técnico aos respetivos candidatos;
c) Recolher e analisar os dados relativos a estudantes colocados e inscritos nos ciclos de estudos conferentes de grau da NOVA;
d) Recolher, analisar e enviar à DGES informação específica de 1.º ciclo e Mestrados Integrados (pré-requisitos, condições de acesso e articulações de serviços e fixação de elencos de provas de ingresso) e informação de caráter mais abrangente, relativa a todos os níveis de estudos (vagas);
e) Recolher e coligir a informação relativa às propostas de valor de propina afetos aos 2.º e 3.º ciclos de estudos da NOVA;
f) Recolher e analisar os dados sobre os estudantes que se diplomam em todos os níveis de estudos da NOVA;
g) Acompanhar e monitorizar a execução dos acordos e protocolos académicos celebrados pela NOVA a nível nacional.
CAPÍTULO IV
Direção de Serviços de Planeamento e Assuntos Jurídicos
Artigo 10.º
Atribuições e estrutura
1 - A Direção de Serviços de Planeamento e Assuntos Jurídicos (DSPAJ), tem como atribuições o planeamento estratégico e o apoio jurídico.
2 - A DSPAJ compreende a Divisão de Planeamento (DP) e a Divisão de Assuntos Jurídicos (DAJ).
3 - A DSPAJ é dirigida por um diretor de serviços, na dependência hierárquica do Administrador da Universidade.
Artigo 11.º
Divisão de Planeamento
À DP, dirigida por um chefe de divisão, compete:
a) Organizar e proceder ao tratamento de toda a informação relevante para o planeamento estratégico global da Universidade;
b) Acompanhar o processo de distribuição pelas unidades orgânicas do orçamento anual bem como o processo de execução orçamental, incluindo verbas de PIDDAC;
c) Manter atualizados os indicadores de referência, designadamente os indicadores de gestão destinados à avaliação económico-financeira da atividade desenvolvida pela Universidade;
d) Apoiar o processo de elaboração do plano e do relatório de atividades da Universidade;
e) Promover a realização de estudos com interesse para o planeamento das atividades da Universidade;
f) Dar apoio aos projetos de implementação de bases de dados ou sistemas integrados de gestão de informação.
Artigo 12.º
Divisão de Assuntos Jurídicos
À DAJ, dirigida por um chefe de divisão, compete:
a) Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica;
b) Prestar apoio jurídico em matéria de processos disciplinares, de inquérito e de averiguações;
c) Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais a Universidade seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;
d) Intervir nos processos de contencioso administrativo em que a Universidade seja parte;
e) Assegurar a recolha, tratamento e difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevante na prossecução das atribuições da Universidade.
CAPÍTULO V
Direção de Serviços de Infraestruturas Patrimoniais
Artigo 13.º
Atribuições e estrutura
1 - A Direção de Serviços de Infraestruturas Patrimoniais (DSIP) tem como atribuições a gestão dos projetos de novos edifícios da Universidade e a gestão da manutenção do património edificado e dos espaços verdes, competindo-lhe, designadamente:
a) Preparar o planeamento físico da Universidade, no âmbito do planeamento estratégico;
b) Gerir novos projetos, projetos de remodelação ou de beneficiação de imóveis da Universidade, em termos de programação física e financeira;
c) Elaborar os programas preliminares dos novos edifícios da Universidade;
d) Elaborar pareceres sobre os projetos a desenvolver pelas Unidades Orgânicas que sejam submetidos a autorização do Reitor;
e) Proceder à consignação e à receção provisória ou definitiva de obras adjudicadas pela RUNL;
f) Propor medidas tendentes a assegurar uma adequada gestão, conservação ou segurança dos edifícios e dos espaços exteriores da RUNL;
g) Propor e elaborar projetos de equipamento interior da RUNL e implementar a sua instalação;
h) Gerir a manutenção do edifício da RUNL, incluindo os espaços exteriores e o parque automóvel;
i) Manter um registo atualizado sobre as características e o estado de conservação dos edifícios e dos espaços exteriores da RUNL;
j) Manter informação sobre indicadores de referência, inventariação e cadastro do património da Universidade atualizados em articulação com a Direção de Serviços Administrativos.
2 - A DSIP é dirigida por um diretor de serviços, na dependência hierárquica do Administrador da Universidade.
CAPÍTULO VI
Gabinetes
Artigo 14.º
Gabinete de Apoio ao Reitor e à Equipa Reitoral
1 - O Gabinete de Apoio ao Reitor e à Equipa Reitoral (GAR) exerce a sua ação na dependência direta do Reitor.
2 - Ao GAR compete:
a) Assegurar os serviços de apoio ao Reitor e à Equipa Reitoral;
b) Prestar o apoio técnico à elaboração de documentos e informações e preparação das reuniões da Equipa Reitoral;
c) Preparar e distribuir pelos membros do Colégio dos Diretores a documentação relativa às matérias a apreciar em cada sessão;
d) Acompanhar a execução das deliberações do Colégio dos Diretores, em conjugação com o Administrador;
e) Organizar o registo das deliberações do Colégio dos Diretores, de modo a prestar informação sobre a situação dos processos tratados.
3 - O Gabinete de Apoio ao Reitor e à Equipa Reitoral tem dois secretariados, cada um deles dirigido por um coordenador, cargo de direção intermédia de 4.º grau.
Artigo 15.º
Gabinete de Relações Internacionais
1 - O Gabinete de Relações Internacionais (GRI) desenvolve e gere, a nível nacional e internacional, a imagem institucional da Universidade, integrando os objetivos das Unidades Orgânicas de acordo com uma estratégia global definida. A estratégia de internacionalização centra -se no desenvolvimento da mobilidade na Europa tendo como pano de fundo o Espaço Europeu de Ensino Superior, bem como na colaboração com o Brasil, espaço lusófono e latino -americano, não excluindo outras regiões do mundo e perspetivando o desenvolvimento e a cooperação.
2 - Ao GRI compete:
a) Apoiar os programas de cooperação internacional da Universidade;
b) Assegurar os contactos internacionais, particularmente com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, e prestar informações que lhe sejam solicitadas;
c) Monitorizar o estabelecimento de convénios e protocolos internacionais;
d) Preparar a participação do Reitor ou de outros representantes da Universidade nas associações e redes (EUA, UNICA, UNIVERSIA e outras) de que a Universidade é membro ou em que participa;
e) Gerir o intercâmbio de docentes e estudantes no âmbito de programas internacionais;
f) Gerir a participação da Universidade em programas europeus, nomeadamente o Programa Erasmus;
g) Preparar as visitas de entidades estrangeiras à Universidade, quando necessário.
3 - O GRI é dirigido por um coordenador principal, cargo de direção intermédia de 3.º grau, na dependência hierárquica do Reitor.
Artigo 16.º
Gabinete de Apoio à Investigação
O Gabinete de Apoio à Investigação (GAI) exerce as suas atribuições no domínio da promoção da atividade de investigação e inovação das Unidades Orgânicas da NOVA, competindo-lhe:
a) Promover a cooperação e o estabelecimento de sinergias entre as diferentes Unidades Orgânicas, visando alcançar e manter níveis de excelência, aumentar a visibilidade da investigação realizada na Universidade e o seu impacto na sociedade;
b) Promover a participação das Unidades Orgânicas em projetos de investigação e de inovação de carácter nacional e internacional;
c) Implementar mecanismos que promovam a realização de projetos de investigação em colaboração entre as diferentes Unidades Orgânicas;
d) Implementar mecanismos de apoio à realização de projetos de investigação e inovação entre as unidades Orgânicas e o meio empresarial, assegurando igualmente o apoio necessário em questões de propriedade intelectual;
e) Implementar ações e mecanismos de apoio à inovação que permitam a criação de valor social e económico;
f) Implementar processos de apoio ao desenvolvimento de capacidades pessoais e profissionais da comunidade de docentes e investigadores, com o objetivo de potenciar o desenvolvimento da sua atividade científica;
g) Implementar e gerir um sistema de gestão de informação para a investigação, agregando dados sobre investigadores/docentes, publicações, projetos nacionais e internacionais, projetos de cooperação empresarial e patentes;
h) Promover e realizar estudos, bibliométricos ou outros considerados de interesse, para apoiar as decisões sobre a política da Universidade no que diz respeito à investigação científica;
i) Promover o aumento da visibilidade externa da investigação realizada na Universidade.
Artigo 17.º
Gabinete de Informática
1 - O Gabinete de Informática (GI) exerce as suas atribuições no domínio da disponibilização de serviços informáticos, partilhados pelas diversas Unidades Orgânicas.
2 - Ao GI compete:
a) Proceder ao estudo e análise do sistema de informação de modo a responder com eficiência e eficácia aos objetivos estratégicos e operacionais da Universidade;
b) Implementar e manter um modelo de gestão das tecnologias de informação que privilegie a qualidade de serviço aos utentes da Universidade;
c) Assegurar a fiabilidade, desempenho e segurança da infraestrutura tecnológica partilhada, incluindo a conectividade (rede privada em fibra ótica, rede sem fios e acesso à Internet) e centro de dados (servidores, armazenamento e segurança da informação);
d) Assegurar o bom funcionamento e integração das aplicações informáticas partilhadas, participando na realização dos testes de aceitação e na formação dos utilizadores;
e) Garantir a confidencialidade e privacidade dos dados, de acordo com os critérios adotados pela Universidade;
f) Gerir a rede e o sistema informático da RUNL e Serviços de Ação Social, apoiando também o bom funcionamento das redes e sistemas informáticos das Unidades Orgânicas;
g) Planear e ministrar ações de formação aos utilizadores dos sistemas e aplicações informáticas existentes na Universidade;
h) Realizar os estudos necessários à fundamentação de decisões conducentes à aquisição de equipamento informático;
i) Apoiar a área de planeamento, estudo e organização de bases de dados neste domínio, incluindo projetos na área dos indicadores operacionais de gestão.
Artigo 18.º
Gabinete de Apoio ao Empreendedorismo
1 - O Gabinete de Apoio ao Empreendedorismo (GAE) exerce as suas atribuições no âmbito da promoção do empreendedorismo, transferência de tecnologia e gestão da propriedade intelectual.
2 - Compete ao GAE:
a) Prestar apoio à Equipa Reitoral nas matérias relativas à promoção do empreendedorismo, transferência de tecnologia e da gestão da propriedade intelectual da Universidade;
b) Prestar apoio às atividades de promoção do empreendedorismo realizadas ao nível da Universidade em colaboração com as unidades orgânicas;
c) Prestar apoio ao Conselho de Empreendedorismo da Universidade;
d) Assegurar, sempre que tal lhe seja delegado pelo Reitor, a representação externa da Universidade nas matérias relativas ao empreendedorismo, transferência de tecnologia e gestão da propriedade intelectual;
e) Prestar apoio às unidades orgânicas nas suas atividades de promoção do empreendedorismo, transferência de tecnologia e da gestão da propriedade intelectual;
f) Prestar apoio às iniciativas dos alunos da Universidade relativas ao fomento do espírito empreendedor.
Artigo 19.º
Gabinete de Comunicação, Imagem e Relações Públicas
1 - O Gabinete de Comunicação, Imagem e Relações Públicas (GCIRP) exerce as suas atribuições nos domínios da comunicação, imagem e relações públicas da Universidade.
2 - Ao GCIRP compete na área da Comunicação:
a) Propor e implementar o plano de comunicação da Reitoria;
b) Assegurar assessoria de imprensa do Reitor e da RUNL, monitorizar informação sobre áreas do ensino superior e investigação e a presença da Universidade nas redes sociais;
c) Gerir o site da Universidade, a sua imagem e os seus conteúdos;
d) Coordenar a colaboração com o projeto da NOVA TV;
e) Coordenar a informação com os Gabinetes de Comunicação das Unidades Orgânicas.
3 - Ao GCIRP compete na área da Imagem promover e definir a imagem da Universidade ao nível da identidade gráfica.
4 - Ao GCIRP compete na área das Relações Públicas:
a) Organizar e gerir eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas, promovidas pela Reitoria ou no âmbito do aluguer de espaços;
b) Divulgar informação sobre reuniões de carácter nacional e internacional, prémios, cursos e notícias de cariz académico;
c) Promover o contacto com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, a nível nacional e internacional;
d) Promover a participação da Universidade em exposições e feiras de ensino superior de relevo, no âmbito nacional e internacional.
5 - O GCIRP é dirigido por um coordenador principal, cargo de direção intermédia de 3.º grau, na dependência hierárquica do Reitor.
Artigo 20.º
Gabinete de Qualidade do Ensino, Acreditação e Empregabilidade
1 - O Gabinete de Qualidade do Ensino, Acreditação e Empregabilidade (GQEAE) exerce as suas atribuições no âmbito do sistema de garantia de qualidade do ensino, acreditação e empregabilidade.
2 - Ao GQEAE compete:
a) Acompanhar, monitorizar e assegurar as condições do funcionamento do Sistema de Garantia da Qualidade do Ensino (SGQE) na NOVA;
b) Elaborar os relatórios do SGQE da NOVA, com base nos relatórios das Unidades Orgânicas (UO), divulgar os resultados e supervisionar as medidas de melhoria preconizadas;
c) Acompanhar e apoiar as UO nos procedimentos decorrentes da tramitação dos processos de acreditação prévia e de avaliação/acreditação de ciclos de estudos pela Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES);
d) Instruir os processos de pedido de registo dos novos ciclos de estudos junto da Direção-Geral do Ensino Superior (DGES);
e) Organizar o arquivo e consulta eletrónica da informação respeitante à criação e alteração de ciclos de estudos e da informação relativa à publicação das suas normas regulamentares, para efeitos de análise de futuras alterações/criações;
f) Recolher os dados para a obtenção de indicadores de desempenho dos ciclos de estudo;
g) Acompanhar e supervisionar os estudos efetuados no âmbito do Observatório de Inserção Profissional (OBIPNOVA);
h) Fomentar e avaliar iniciativas destinadas a promover a empregabilidade dos alunos e alumni da NOVA.
3 - No âmbito do GQEAE funciona o Núcleo de Inovação Pedagógica e de Desenvolvimento Profissional dos Docentes que tem por missão contribuir para a qualidade das experiências de aprendizagem dos estudantes, através do apoio ao desenvolvimento profissional dos seus docentes tendo, entre outras, as seguintes atribuições:
a) Organizar cursos de formação de docentes;
b) Trabalhar individualmente, ou em grupo com os docentes no âmbito dos processos de avaliação de desempenho, por solicitação das Unidades Orgânicas;
c) Coordenar o fórum de troca de boas práticas de ensino;
d) Promover e coordenar a edição de guias de boas práticas de ensino.
4 - O GQEAE é dirigido por um coordenador principal, cargo de direção intermédia de 3.º grau, na dependência hierárquica do Reitor.
CAPÍTULO VII
Artigo 21.º
Mapa de pessoal
1 - O mapa de pessoal da RUNL é elaborado anualmente em conjunto com a proposta de orçamento e submetido à aprovação do Conselho Geral da Universidade, por proposta do Reitor.
2 - O mapa de pessoal é publicado na página oficial da RUNL.
CAPÍTULO VIII
Disposições finais e transitórias
Artigo 22.º
Cargos dirigentes
1 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente das Direções de Serviços, Divisões e Gabinetes existentes àquela data, nem a contagem dos respetivos prazos.
2 - Mantêm-se válidos os concursos cujos avisos de abertura se encontrem publicados à data de entrada em vigor do presente regulamento e desde que se destinem ao provimento dos lugares referidos no número anterior.
Artigo 23.º
Integração de lacunas e legislação subsidiariamente aplicável
1 - As dúvidas e omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo Reitor.
2 - Aplicar-se-á subsidiariamente o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislação em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.
Artigo 24.º
Norma Revogatória
É revogado o Regulamento Orgânico dos Serviços da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa, aprovado por Despacho 14577/2014, de 14 de novembro, alterado pelo Despacho 1588/2015, de 29 de janeiro.
Artigo 25.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
ANEXO
Organograma dos Serviços da Reitoria
(ver documento original)
208602081