de 21 de Setembro
A Portaria n.° 1185/90, de 6 de Dezembro, e o despacho conjunto de 10 de Dezembro de 1990, do director-geral da Polícia Judiciária e do presidente do extinto Instituto Português de Arquivos dotaram a Polícia Judiciária dos instrumentos jurídicos sobre a avaliação e selecção de documentos, a sua transferência do arquivo corrente para arquivo intermédio e deste para o definitivo, bem como a eliminação de documentação despojada de valor secundário, após o cumprimento dos prazos de conservação administrativa para ela fixados.Tais diplomas não se adequam já aos procedimentos de carácter técnico definidos pela política arquivística para a Administração Pública. Daqui resulta a necessidade de reformular a citada Portaria n.° 1185/90, bem como a respectiva tabela de avaliação e selecção de documentação da Polícia Judiciária.
Nestes termos, e ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.° 1 do Decreto-Lei n.° 447/88, de 10 de Dezembro, do n.° 2 do artigo 2.° do Decreto-Lei n.° 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.° do Decreto-Lei n.° 16/93, de 23 de Janeiro:
Manda o Governo, pelo Ministro da Justiça e pelo Subsecretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o seguinte Regulamento Arquivístico da Polícia Judiciária, no que se refere à avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo e eliminação da sua documentação:
Artigo 1.°
Âmbito de aplicação
1 - O presente Regulamento aplica-se à documentação produzida e recebida pela Polícia Judiciária no exercício da sua actividade.2 - São abrangidos pelas disposições desta portaria os arquivos de todos os serviços da Polícia Judiciária.
Artigo 2.°
Avaliação e selecção
1 - A avaliação e a selecção dos documentos são feitas de acordo com a tabela que constitui o anexo I do presente diploma.2 - Os documentos seleccionados a título permanente devem ser conservados no suporte original.
Artigo 3.°
Tabela de selecção
A tabela de selecção a que se refere o artigo anterior deve ser sujeita a revisões periódicas, de modo a adequá-la às alterações na produção documental que a organização dos serviços vier a determinar.
Artigo 4.°
Da remessa para arquivo intermédio
1 - Os documentos que ainda não tenham cumprido os respectivos prazos de conservação administrativa, mas cuja taxa de utilização seja reduzida, devem ser remetidos para arquivo intermédio.2 - As remessas devem ser feitas de acordo com a regularidade que os serviços da Polícia Judiciária estabelecerem internamente.
Artigo 5.°
Da remessa para arquivo definitivo
1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa, devem ser remetidos para arquivo definitivo os documentos que, segundo as disposições consignadas na tabela, sejam de conservação permanente.2 - A documentação remetida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.
Artigo 6.°
Formalidades das remessas
1 - As remessas previstas nos artigos 4.° e 5.° serão formalizadas pelos respectivos autos de entrega, dos quais farão parte integrante guias destinadas à identificação e controlo das respectivas unidades arquivísticas.2 - Os documentos referidos no n.° 1 são obrigatoriamente assinados e autenticados pelos responsáveis das partes envolvidas no processo.
3 - As guias de remessa serão feitas em triplicado, conforme modelo constante do anexo II.
4 - O original será arquivado no arquivo intermédio ou definitivo, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem.
5 - O duplicado da guia de remessa será devolvido aos serviços de origem, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas do arquivo intermédio ou definitivo e mais informação que se repute pertinente na aplicação da tabela.
6 - O triplicado será utilizado provisoriamente no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
Artigo 7.°
Eliminação de documentos
1 - Findos os prazos de conservação administrativa, os documentos para os quais não foi determinada a conservação permanente podem ser eliminados.2 - Não é permitida a eliminação de documentos de arquivo que não estejam contemplados na tabela de selecção.
Artigo 8.°
Processo de eliminação
1 - A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.2 - A decisão sobre o processo de eliminação por corte, incineração, maceração ou outro meio deve atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.°
Do auto de eliminação
1 - Do acto de eliminação deve ser lavrado, em livro próprio, um auto, do qual fará parte integrante uma relação das unidades arquivísticas objecto da destruição ou alienação, com indicação dos seguintes elementos:a) Proveniência;
b) Série ou subsérie a que pertencem;
c) Designação;
d) Âmbito cronológico;
e) Número e tipo de unidades arquivísticas;
f) Dimensão;
2 - O livro de autos de eliminação de documentos terá termos de abertura e de encerramento, assinados pelo responsável dos serviços de arquivo, ao qual compete numerar e rubricar cada uma das folhas.
3 - O auto de eliminação passa a constituir prova do abate patrimonial.
Artigo 10.°
Incorporação nos arquivos nacionais
1 - A Polícia Judiciária deve promover a incorporação dos documentos de conservação permanente no arquivo nacional ou distrital competente para o efeito caso não disponha de condições logísticas necessárias à guarda, conservação e tratamento arquivístico dos fundos documentais em seu poder.
2 - Os meios necessários à transferência da documentação considerada de conservação permanente para o arquivo nacional ou distrital são assegurados pela Polícia Judiciária.
3 - Aos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e aos Arquivos das Universidades de Coimbra e do Minho compete determinar as condições que reputem adequadas à preservação, segurança e comunicação dos documentos incorporados.
Artigo 11.°
Acessibilidade e comunicabilidade
1 - O acesso aos arquivos correntes e intermédios da Polícia Judiciária só é permitido ao pessoal devidamente autorizado pelo director-geral da Polícia Judiciária, nos termos dos regulamentos internos, considerada a lei geral.2 - No arquivo definitivo, este acesso deve obedecer a critérios de confidencialidade da informação, que se encontram definidos nos regulamentos internos, em conformidade com a lei geral.
3 - No caso dos arquivos incorporados nos arquivos nacionais e distritais, compete ao director-geral da Polícia Judiciária remeter uma lista discriminada dos documentos que nos termos da lei devam ser objecto de restrições de comunicabilidade.
Artigo 12.°
Fiscalização
Compete aos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.
Artigo 13.°
Revogação
É revogada a Portaria n.° 1185/90, de 6 de Dezembro.
Artigo 14.°
Da entrada em vigor
Esta portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Justiça.
Assinada em 30 de Agosto de 1995.
O Ministro da Justiça, Álvaro José Brilhante Laborinho Lúcio. - O Subsecretário de Estado da Cultura, Manuel Joaquim Barata Frexes.
ANEXO I
Tabela de selecção
(Ver tabela no documento original)
