Criação do projeto especial designado Organização e Divulgação da Informação Administrativa

Despacho 10777/2023

Sumário: Criação do projeto especial designado Organização e Divulgação da Informação Administrativa.

De acordo com o n.º 2 do artigo 268.º da Constituição da República Portuguesa ("CRP"), os cidadãos têm o direito de acesso aos arquivos e registos administrativos, sem prejuízo do disposto na lei em matérias relativas à segurança interna e externa, à investigação criminal e à intimidade das pessoas. Este direito, constitucionalmente consagrado, visa permitir que os cidadãos conheçam e fiscalizem a atividade da Administração Pública.

O direito de acesso à informação administrativa, corolário do princípio da administração aberta é, assim, um direito fundamental, de natureza análoga aos direitos, liberdades e garantias, assumindo um papel essencial no âmbito da relação entre os cidadãos e a Administração Pública. O princípio da administração aberta integra o elenco dos princípios aplicáveis à atuação dos órgãos e agentes administrativos e tem previsão legal no Direito Europeu, na CRP, no Código de Procedimento Administrativo ("CPA") e na Lei de Acesso à Informação Administrativa e Ambiental e de Reutilização dos Documentos Administrativos (Lei 26/2016, de 22 de agosto, vulgo "LADA"), funcionando como um mecanismo de controlo da Administração, que se pretende aberta, clara, transparente e acessível. A Lei 26/2016, de 22 de agosto, diploma que aprovou o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, define documento administrativo como qualquer conteúdo, ou parte dele, que esteja na posse ou seja detido em nome dos órgãos e entidades a que se aplica a lei, e seja o suporte de informação sob forma escrita, visual, sonora, eletrónica ou sob outra forma material.

Por forma a assegurar o cumprimento do princípio da administração aberta, é de crucial importância que a Universidade de Coimbra ("UC"), que se pretende aberta, clara, transparente e acessível, tenha um repositório atualizado que permita a divulgação ativa à comunidade académica, de forma periódica e atualizada, da informação administrativa relevante, procedimental e não procedimental, que possui. Para cumprir esse desiderato, torna-se necessário fazer um levantamento da informação existente, criar procedimentos e disciplinar a organização, designadamente, no âmbito da atualização, criação e estruturação de repositórios documentais, da validação de processos eleitorais de órgãos de governo e de gestão, e da conceção de regimentos em falta de órgãos colegiais, fundamentais ao seu funcionamento (desde logo, do Senado, que nunca possuiu um regulamento interno de funcionamento).

A informação pública relevante para garantir a transparência da atividade administrativa, designadamente a relacionada com o funcionamento e controlo da atividade pública, deve ser divulgada ativamente, de forma periódica e atualizada, pelos respetivos órgãos e entidades. Assim, para garantia de uma divulgação eficaz e eficiente da informação relevante à Comunidade Académica, através da Intranet, é ainda imprescindível que sejam desenvolvidos procedimentos com vista à sua disponibilização, que assegurem a sua compreensibilidade, bem como a acessibilidade, a qualidade, a integridade e a autenticidade dos dados publicados. Por forma a garantir a criação das condições necessárias para a Universidade de Coimbra atingir os desejáveis níveis de abertura, clareza, transparência e acessibilidade, subjacentes ao princípio da administração aberta, potenciando o exercício do direito de acesso à informação administrativa pela Comunidade Académica, através de uma resposta eficaz e eficiente aos exigentes desafios que diariamente se colocam, em obediência aos princípios norteadores da atuação da Administração Pública, justifica-se que a reestruturação e organização do repositório de documentação administrativa existente em repositórios digitais, bem como o sequente desenvolvimento de procedimentos tendentes à sua divulgação e, ainda, a conceção de procedimentos de organização e de disciplinação interna de processos de eleição e de atividades decursivas do funcionamento de órgãos colegiais da UC, no âmbito de atuação do Gabinete do Reitor, sejam enquadradas num projeto especificamente criado para o efeito.

Assim:

Ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 57.º do Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, Regulamento 359/2023, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 57, de 21 de março de 2023, determino a criação de um Projeto Especial, designado Organização e Divulgação da Informação Administrativa, na dependência da Chefe de Gabinete do Reitor, a desenvolver por uma equipa de projeto multidisciplinar, em estreita articulação com a Reitoria da Universidade de Coimbra.

1 - O objeto e âmbito da ação: O objeto e o âmbito de ação do Projeto Especial Organização e Divulgação da Informação Administrativa estão diretamente associados à atualização do repositório de documentos administrativos relevantes, à criação de procedimentos e à elaboração de regulamentos internos, salvaguardando o cumprimento das normas do Regulamento Geral de Proteção de Dados, promovendo, nesse contexto, a articulação com o EPD-UC, através das seguintes ações:

a) Atualização do repositório digital de despachos Reitorais, criando condições para que se obtenha um repositório digital sistematizadamente organizado com a sequente conceção de um formato seguro e eficaz de disponibilização da informação para consulta pela comunidade académica.

b) Organização de repositório digital de deliberações do Conselho de Gestão, sob uma estrutura unificadora e potenciadora da sua divulgação, melhorando processos de comunicação e arquivo.

c) Otimização do funcionamento do Senado da Universidade de Coimbra, designadamente, através da conceção de um regimento de funcionamento interno e ainda da organização de um arquivo material e digital de todos os documentos analisados e produzidos por este órgão consultivo desde 2019, com vista à sua divulgação.

d) Desenvolvimento de procedimentos com vista à disponibilização da informação administrativa relevante à Comunidade Académica através da Intranet, que assegurem a sua compreensibilidade, bem como a acessibilidade, a qualidade, a integridade e a autenticidade dos dados publicados.

e) Criação de procedimento para a validação dos processos eleitorais, garantindo a representação equilibrada de sexos e o respeito dos princípios aplicáveis ao tratamento de dados pessoais.

Assente na experiência e visão da Equipa Reitoral, por um lado, e na capacidade de resposta às necessidades previamente diagnosticadas, por outro, o presente projeto visa assumir, desde logo, a criação de um repositório de documentos administrativos e uma disciplinação interna de processos de eleição e de atividades decursivas do funcionamento de órgãos colegiais da UC, e apresenta como missão primordial garantir a criação das condições necessárias para a Universidade de Coimbra atingir os desejáveis níveis de abertura, clareza, transparência e acessibilidade, subjacentes ao princípio da administração aberta, potenciando o exercício do direito de acesso à informação administrativa pela Comunidade Académica, através de uma resposta eficaz e eficiente aos exigentes desafios que se colocam em obediência aos princípios norteadores da atuação da Administração Pública.

2 - Composição e coordenação da Equipa de Projeto Especial:

a) A equipa terá uma composição variável, mediante a integração temporária em regime de tempo integral ou parcial de trabalhadores da Universidade de Coimbra, determinada pelo grau de especialização e/ou de conhecimentos destes, na medida em que permita ganhos de eficácia e eficiência ou se afigure essencial ao desenvolvimento de cada uma das atividades que constituem o objeto e o âmbito de ação do projeto, e/ou mediante a integração de bolseiros ou estagiários devidamente qualificados, determinada em função das necessidades do Projeto.

b) Em face da exigência e complexidade reconhecidas ao projeto a desenvolver, a Equipa do Projeto é coordenada pela Técnica Superior Catarina Isabel Ranito da Costa Providência, que é remunerada por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de terceiro grau, nos termos do n.º 3 do artigo 57.º do supramencionado Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, porquanto reúne os requisitos legais exigidos e a competência técnica, aptidão e experiência profissional adequadas ao exercício das respetivas funções.

3 - Duração do Projeto: A duração do Projeto Especial Organização e Divulgação da Informação Administrativa é de 24 meses, com efeitos a 3 de setembro de 2023, eventualmente renovável por período igual ou menor, em função do estado de cumprimento dos objetivos que presidiram à sua criação.

2 de outubro de 2023. - O Reitor, Amílcar Falcão.

316941583

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2016-08-22 - Lei 26/2016 - Assembleia da República

  Aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, transpondo a Diretiva 2003/4/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de janeiro, e a Diretiva 2003/98/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de novembro

Este documento é referido no seguinte documento (apenas ligações a partir de documentos da Série I do DR):