Despacho 11978-A/2020

Sumário: Alteração da organização dos serviços do Município de Arouca.

Para os efeitos previstos no n.º 6 do artigo 10.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, torna-se público que a Câmara Municipal de Arouca, em reunião ordinária realizada em 3 de novembro de 2020, ao abrigo do disposto no artigo 7.º e no n.º 3 do artigo 10.º do mesmo diploma, sob condição de aprovação da orgânica dos serviços pelo órgão deliberativo, que se verificou em 3 de dezembro, deliberou extinguir a estrutura nuclear, criando, em sua substituição, duas unidades orgânicas flexíveis e respetivas competências, mantendo as restantes divisões sem qualquer alteração, constituindo-se a atual estrutura orgânica em cinco divisões, nos precisos termos constantes do anexo B.

ANEXO B

Alteração da Organização dos Serviços do Município de Arouca

Novas Unidades orgânicas

(ver documento original)

I - Novas Unidades Orgânicas Flexíveis

1 - Divisão de Expediente Geral e de Gestão Recursos Humanos

2 - Divisão de Contabilidade e Finanças

II - Competências

1) Comuns

Constituem competências comuns a todas as unidades flexíveis que integram a estrutura orgânica do Município, incluindo a estas duas novas:

1 - Observar rigorosamente o regime jurídico aplicável aos procedimentos administrativos que corram no seio dos respetivos serviços;

2 - Elaborar estudos, pareceres e informações necessários à fundamentação das decisões;

3 - Propor projetos de regulamentos, instruções, circulares e de outras normas julgadas necessárias ao bom funcionamento dos serviços e submete-los à consideração e aprovação superior;

4 - Prestar colaboração recíproca e assegurar a circulação e partilha de informação entre as unidades orgânicas, de modo a garantir o bom funcionamento e a eficácia dos serviços;

5 - Prestar as informações necessárias à elaboração das grandes opções do plano e das atividades mais relevantes, do orçamento municipal, do relatório e documentos de prestação de contas e de outros instrumentos de gestão municipal;

6 - Promover os registos e procedimentos necessários para o apuramento dos custos por funções e para a determinação dos custos subjacentes à fixação das taxas e preços, comunicando atempadamente a informação respetiva aos serviços competentes;

7 - Remeter para o arquivo geral os documentos e processos sem utilização corrente e manter organizados e atualizados os arquivos sectoriais;

8 - Propor a aquisição de bens e serviços necessários ao exercício das suas competências e à execução das tarefas inseridas na respetiva atividade, elaborando os cadernos de encargos com todas as clausulas a incluir no contrato ou, no caso de manifesta simplicidade das prestações, documentos equivalentes contendo a mera fixação das especificações técnicas e a referência a outros aspetos essenciais da execução desse contrato, tudo de acordo com as normas técnicas e legislação aplicáveis;

9 - Cumprir todas as normas de organização e funcionamento dos serviços, designadamente o Sistema de Controlo Interno, bem como as decisões, circulares e instruções que lhes sejam dirigidas superiormente;

10 - Manter devidamente organizado o arquivo da documentação relativa à unidade orgânica;

11 - E executar todas as demais competências que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior;

2) Divisão de Expediente Geral e de Gestão de Recursos Humanos

2.1) No âmbito do Expediente Geral:

1 - Executar todos os serviços administrativos de caráter geral, não atribuídos a outros serviços;

2 - Executar as tarefas inerentes à receção, registo, digitalização, classificação, tramitação e distribuição de correspondência e de outros documentos;

3 - Prestar o necessário apoio aos membros dos órgãos do Município, designadamente organizar a agenda de trabalhos das reuniões e promover a sua convocação e publicitação;

4 - Elaborar as atas dos órgãos do Município e dar publicidade às respetivas deliberações;

5 - Distribuir pelos serviços competentes os documentos objeto de deliberação;

6 - Promover a divulgação pelos serviços das instruções e normas internas;

7 - Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites na unidade;

8 - Executar todas as tarefas que se mostrem necessárias no âmbito do recenseamento eleitoral;

9 - Organizar e acompanhar o processo eleitoral;

10 - Organizar os processos necessários à formação de contratos celebrados com a autarquia;

11 - Executar os serviços que lhe forem determinados no domínio do notariado;

12 - Instruir os processos de execução fiscal e dar-lhes o respetivo andamento nos termos legais;

13 - Organizar os processos de registo ou de licenciamento, cuja competência não esteja atribuída a qualquer outra secção;

14 - Manter devidamente organizado o arquivo de documentos dos serviços;

15 - Assegurar os serviços de receção e informação e os serviços de comunicações telefónicas;

2.2) No âmbito da Gestão de Recursos Humanos:

1 - Promover e executar todas as ações necessárias à gestão de recursos humanos;

2 - Assegurar o expediente necessário ao recrutamento, seleção, provimento e contratação de pessoal, para preenchimento de lugares previstos no mapa de pessoal;

3 - Realizar todos os procedimentos e registos decorrentes da modificação ou extinção da relação jurídica de emprego;

4 - Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites na secção;

5 - Dar execução às deliberações ou despachos de nomeação, contratação, transferência, requisição, promoção, reclassificação ou permuta, bem como a qualquer outro ato no âmbito da gestão de recursos humanos.

6 - Organizar e manter atualizado o cadastro de todo o pessoal e os respetivos processos individuais;

7 - Manter o mapa de pessoal atualizado, de modo a refletir o número de lugares previstos, ocupados e vagos por cada carreira e categoria;

8 - Manter devidamente organizado o arquivo da documentação relativa aos serviços;

9 - Assegurar o expediente relacionado com as férias, faltas e licenças dos trabalhadores, promover o registo e o controlo administrativo da assiduidade;

10 - Instruir e manter atualizados os processos referentes a prestações sociais, nomeadamente os relativos às prestações familiares, à ADSE à CGA e ao Regime Geral da Segurança Social;

11 - Promover a organização dos procedimentos e assegurar o processamento dos vencimentos, subsídios, abonos e quaisquer outros rendimentos a que trabalhadores e membros dos órgãos autárquicos tenham direito, nos termos da lei;

12 - Promover a organização de ações e atividades de segurança, higiene e saúde no trabalho que visem a prevenção de riscos profissionais e a promoção da saúde do trabalhador;

13 - Informar superiormente as ações necessárias à legal gestão administrativa dos recursos humanos;

14 - Prestar o apoio necessário no processo de avaliação do desempenho do pessoal ao serviço do Município;

15 - Prestar o apoio administrativo que lhe for solicitado no âmbito de processos de inquérito, de averiguações e disciplinares;

16 - Recolher, organizar e tratar a informação sócio profissional relativa aos recursos humanos e elaborar, anualmente, o balanço social;

2.3) No âmbito do Apoio Jurídico:

1 - Prestar assessoria jurídica aos membros dos órgãos municipais;

2 - Prestar apoio jurídico aos serviços municipais nos termos que superiormente sejam definidos;

3 - Elaborar os estudos e emitir os pareceres jurídicos que lhe forem solicitados superiormente;

4 - Fazer o acompanhamento de todos os processos contenciosos ou graciosos de que seja incumbida e em que o município seja interveniente;

5 - Proceder à investigação e instrução de processos de contraordenação e elaborar proposta da respetiva decisão;

6 - Assegurar a cobrança coerciva no âmbito dos processos de execução fiscal;

7 - Proceder à instrução, acompanhamento e conclusão dos processos de expropriação de bens imóveis e direitos a eles inerentes, por causa de utilidade pública incluída nas atribuições do Município;

8 - Assegurar a preparação dos atos notariais e dar apoio à formalização de contratos e de protocolos em que o município seja parte;

9 - Elaborar minutas de despachos, de deliberações, de regulamentos, de contratos e de outros atos ou normas que lhe forem solicitados superiormente;

10 - Exercer as funções e levar a cabo as demais tarefas e procedimentos que lhe forem atribuídos superiormente.

2.4) No domínio dos Sistemas Informáticos:

1 - Estudar a organização e assegurar o funcionamento e a fiabilidade dos sistemas informáticos e de comunicação;

2 - Propor medidas adequadas ao tratamento informático da atividade dos serviços;

3 - Colaborar com os serviços no estudo e seleção de dados suscetíveis de tratamento informático;

4 - Tratar os assuntos que se relacionem com a informatização dos serviços municipais;

5 - Gerir todos os sistemas informáticos implantados nos serviços municipais ou sob sua administração;

6 - Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por decisão superior.

7 - Colaborar nos estudos conducentes à definição das políticas de informática da Câmara Municipal;

8 - Propor a aquisição e assegurar a instalação, operação, segurança e manutenção dos equipamentos informáticos, e outros que se mostrem necessários ao desenvolvimento das atividades da Câmara Municipal;

9 - Garantir a interligação dos edifícios municipais e dos sistemas internos e externos da Câmara Municipal, nomeadamente a Internet, comunicações e redes;

10 - Assegurar a organização e atualização permanente e sistemática do arquivo dos programas e ficheiros e cópias de segurança;

11 - Identificar as anomalias dos sistemas informáticos e desencadear, com a brevidade possível, as ações de normalização requerida;

12 - Providenciar a eficiente utilização dos sistemas instalados e a adoção de medidas que melhorem a produtividade, segurança e rapidez dos circuitos informáticos;

13 - Dar parecer sobre todos os processos de aquisição de equipamento informático;

14 - Colaborar na aquisição, instalação, operação, segurança e manutenção dos equipamentos de telecomunicações.

3) Divisão de Contabilidade e Finanças

3.1) No âmbito da Gestão Financeira e Controlo de Gestão

1 - Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento, do plano das atividades mais relevantes, do plano plurianual de investimentos e respetivas alterações e revisões;

2 - Propor e difundir instruções visando o controlo de execução orçamental;

3 - Proceder ao controlo da execução orçamental;

4 - Identificar as interdependências e definir mecanismos de articulação entre as diversas unidades orgânicas, com vista à execução orçamental;

5 - Elaborar estudos e informações sobre matérias relacionadas com a execução orçamental e com a situação financeira e patrimonial da autarquia;

6 - Proceder ao apuramento de custos por funções e para a determinação dos custos subjacentes à fixação das taxas e preços, tendo por base a informação dos serviços municipais, designadamente no que se refere à afetação de mão-de-obra e de máquinas e viaturas do Município e, ainda, aos movimentos de armazém.

7 - Promover a contagem física do numerário e documentos sob a responsabilidade do tesoureiro, nos termos e com a periodicidade estabelecida nas normas em vigor;

8 - Promover reconciliações mensais das contas bancárias tituladas pelo Município com os respetivos registos da contabilidade patrimonial;

9 - Proceder à verificação física periódica dos bens do imobilizado, conferindo os respetivos registos e promovendo as diligências necessárias à regularização a que eventualmente haja lugar;

10 - Proceder à inventariação física periódica, geral ou por amostragem, das existências em armazém, reconciliando a informação recolhida, nos termos dos regulamentos em vigor;

11 - Informar os órgãos municipais competentes, os seus membros e os serviços proponentes sempre que a assunção de compromissos exceda os fundos disponíveis;

12 - Organizar o processo de prestação de contas anual, fornecer os elementos necessários e promover a elaboração do respetivo relatório;

3.2) No âmbito da Contabilidade e Património:

1 - Executar todas as tarefas inerentes à contabilidade autárquica e à gestão patrimonial, de acordo com as normas legais e regulamentares em vigor;

2 - Proceder à cabimentação, compromisso e liquidação das despesas, confirmando os respetivos registos;

3 - Conferir diariamente a exatidão das operações de arrecadação de receitas e pagamento das despesas, entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria e débito e crédito de valores em documentos à guarda do tesoureiro;

4 - Proceder, mensalmente, ao registo da informação sobre os fundos disponíveis, compromissos assumidos, saldo inicial das contas a pagar, movimento mensal e saldo das contas a pagar a transitar para o mês seguinte e pagamentos em atraso no suporte informático disponibilizado pelas entidades responsáveis pelo controlo da despesa pública;

5 - Fornecer os elementos estatísticos necessários a um efetivo controlo da gestão;

6 - Promover a arrecadação das receitas e liquidação e pagamento das despesas nos termos da lei;

7 - Conferir e controlar os documentos da receita cobrados fora da tesouraria municipal;

8 - Verificar as autorizações de despesa, emitir, registar e arquivar ordens de pagamento, bem como assegurar a coordenação e controlo das guias de receita e de anulação;

9 - Tratar e manter devidamente atualizada toda a informação contabilística;

10 - Manter devidamente organizado o arquivo contabilístico e patrimonial, nomeadamente de toda a documentação das gerências findas;

11 - Cumprir as regras e procedimentos da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, nos termos previstos no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais;

12 - Executar outros serviços, mapas, relatórios, estatísticas, análises e informações inerentes à contabilidade municipal;

13 - Manter atualizadas as contas-correntes de todas as contas bancárias titulados pelo Município;

14 - Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites nos serviços;

15 - Dar conhecimento à Câmara, em cada uma das suas reuniões ordinárias, do resumo diário da tesouraria relativo ao dia útil imediatamente anterior ao da sua realização;

16 - Organizar e manter atualizado o cadastro dos bens móveis e imóveis do município;

17 - Proceder aos registos de aquisição, transferência, abate, permuta, venda e outros atos que possam alterar o valor do património do Município;

18 - Executar todo o expediente relacionado com o património, nomeadamente promover a inscrição matricial e predial dos bens imobiliários do município;

3.3) No âmbito do Aprovisionamento:

1 - Promover a tramitação dos procedimentos pré-contratuais adequados à contratação de aquisição de bens e serviços e de locação de bens que lhe sejam ordenados superiormente, de acordo com as normas legais e regulamentos aplicáveis, tendo por base os cadernos de encargos ou documentos equivalentes fornecidos pelos serviços requisitantes;

2 - Desenvolver procedimentos simplificados, nos termos e condições previstos na lei, para aquisição de bens e serviços formalmente requeridos pelos serviços, e emitir a respetiva requisição externa;

3 - Promover os procedimentos de formação dos contratos, designadamente a apresentação dos documentos der habilitação, bem como a sua redução a escrito sempre que, por lei, seja exigida tal forma;

4 - Organizar e manter atualizados os respetivos processos nos termos e condições previstos na legislação em vigor;

5 - Colaborar com os serviços requisitantes, sempre que a natureza da matéria o justifique, na elaboração dos cadernos de encargos ou documentos equivalentes;

6 - Organizar e manter atualizado um ficheiro de fornecedores dos principais bens e serviços com interesse para a Autarquia;

3.4) No que se refere à Tesouraria:

1 - Executar as operações necessárias à arrecadação das receitas e pagamento das despesas orçamentais, assim como à entrada e saída de fundos por operações de tesouraria, nos termos das disposições legais aplicáveis;

2 - Arrecadar as receitas virtuais e eventuais, bem como os fundos contabilizados em operações de tesouraria, liquidando e cobrando os juros de mora a que eventualmente haja lugar;

3 - Efetuar os pagamentos autorizados depois de verificadas as condições legais exigidas;

4 - Efetuar depósitos, levantamentos e transferências bancárias, quando devidamente autorizadas;

5 - Entregar diariamente nos erviços de contabilidade a folha de caixa e o diário de tesouraria acompanhados de todos os documentos de receita e despesa referentes ao respetivo dia;

6 - Manter devidamente escriturados e ordenados os documentos e registos da tesouraria;

7 - Cumprir as disposições legais e regulamentares aplicáveis, designadamente o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais;

III - Estrutura interna, afetação do pessoal e criação de subunidades orgânicas

Compete ao presidente da câmara a conformação da estrutura interna das unidades orgânicas, cabendo-lhe a afetação ou reafetação do pessoal do respetivo mapa, e, ainda, a criação, a alteração e a extinção de subunidades orgânicas - artigo 8.º do Decreto-Lei 305/2209, de 23.10.

IV - Gabinetes e serviços de apoio

Os gabinetes e serviços de apoio necessários à conformação da estrutura interna e ao bom funcionamento dos serviços são instituídos por despacho do Presidente da Câmara, ao qual cabe, na falta de norma legal ou regulamentar aplicável, definir as funções e competências respetivas.

4 de dezembro de 2020. - A Presidente da Câmara, Margarida Belém.

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