Sumário: Aprova o regulamento que estabelece as normas de funcionamento dos espaços para a realização de eventos organizados por entidades externas.
Normas de Funcionamento dos Espaços para a Realização de Eventos Organizados por Entidades Externas
Preâmbulo
O Camões - Instituto da Cooperação e da Língua, I. P. (Camões, I. P.) possui vários espaços que poderão ser utilizados por entidades externas para a realização de atividades diversas nos domínios da Cooperação, da Cultura e da Língua.
As características do edifício de arquitetura romântica construído no início do Sec. XX e restaurado em 2002, aliadas à sua localização no centro de Lisboa e à proximidade com a estação do Metropolitano do Marquês de Pombal, têm sido o argumento para diversas entidades que ali organizam conferências, lançamento de livros, workshops, exposições, entre outros.
O presente documento constitui um conjunto de normas que devem ser cumpridas na utilização dos espaços e equipamentos do Camões, I. P..
Capítulo I
Disposições Gerais e Enquadramento
Artigo 1.º
Âmbito
1 - O presente regulamento estabelece as normas de funcionamento e utilização dos espaços e equipamentos infra indicados, bem como regras de segurança a observar no decorrer da sua utilização no Camões, I. P.
2 - Estas normas de funcionamento devem ser observadas por todos aqueles que intervenham em atividades promovidas no Camões, I. P. por entidades externas ao Instituto, nomeadamente na qualidade de promotor, artista, técnico ou público.
Artigo 2.º
Composição
Para efeitos do presente regulamento, entende-se como espaços passíveis de cedência os constantes do anexo I:
a) Salão de Exposições.
b) Auditório Camões.
Artigo 3.º
Horários de Funcionamento
A utilização dos espaços deverá seguir os seguintes horários de funcionamento:
Salão de Exposições:
2.ª a 6.ª feira, das 09h30 às 13h30 e das 14h30 às 18h30.
Excecionalmente o horário poderá prolongar-se até às 20h00.
Auditório Camões:
2.ª a 6.ª feira, das 09h30 às 18h00.
Excecionalmente o horário poderá prolongar-se até às 20h00.
Capítulo II
Gestão das Instalações
Artigo 4.º
Gestão e Programação
Compete ao Camões, I. P.:
1) A administração, a conservação e a manutenção dos espaços;
2) Estabelecer as normas e contratos para a utilização dos espaços e equipamentos sob sua gestão;
3) Autorizar e programar a utilização dos espaços.
Capítulo III
Equipamentos
Artigo 5.º
Meios Técnicos
1 - O Camões, I. P. está dotado de material logístico, designadamente mobiliário, equipamento informático de som e de vídeo, conforme consta do anexo II do presente regulamento;
2 - Todos os equipamentos existentes no Camões, I. P. são para uso exclusivo nos próprios espaços sob a sua gestão;
3 - Caso se verifique que os equipamentos existentes não são suficientes para a realização da atividade, o Camões, I. P. pode autorizar a entidade promotora a instalar equipamentos suplementares a serem manipulados sempre por técnicos da entidade promotora - esta situação terá sempre de ser autorizada previamente;
4 - Para a preparação de equipamento e material ou para verificação das salas, o requisitante terá acesso ao local, sempre acompanhado por colaboradores do Camões, I. P.;
5 - Os equipamentos existentes no Camões, I. P. serão manipulados por trabalhadores do Instituto ou por pessoal exterior, desde que devidamente autorizado pelo Camões, I. P.
6 - Em caso de perda ou dano de qualquer material ou equipamento durante o período de manipulação por pessoal exterior ao Camões, I. P., caberá à entidade responsável pela iniciativa o pagamento da reparação ou reposição dos mesmos.
7 - O Camões, I. P. reserva-se o direito de, durante a realização ou preparação de qualquer iniciativa, ter presente nos espaços o pessoal que considere adequado para zelar pela sua gestão.
Capítulo IV
Utilização das Instalações
A utilização dos espaços do Camões, I. P. mencionados no presente regulamento deve, obrigatoriamente, respeitar as normas de boa conservação das instalações e equipamentos técnicos, a observância das regras gerais de boa conduta cívica, bem como a imagem pública do Instituto.
Não é permitida a utilização dos espaços para fins que não se enquadrem nos objetivos previstos no presente regulamento.
Os trabalhadores em exercício de funções no Camões, I. P. devem cumprir e fazer cumprir aos restantes utilizadores as regras de funcionamento constantes do presente regulamento.
Artigo 6.º
Utilizadores
Consideram-se utilizadores todas as pessoas, entidades públicas ou privadas e organismos legalmente existentes, locais, regionais, nacionais ou estrangeiros a quem o Camões, I. P. possa ceder os seus espaços para a realização de quaisquer iniciativas temporárias ou pontuais.
Artigo 7.º
Pedidos de Utilização
1 - Todos os pedidos de utilização dos espaços têm de ser dirigidos ao Presidente do Conselho Diretivo do Camões, I. P. com a antecedência mínima de 15 dias úteis em relação à data do evento.
2 - Os pedidos de utilização devem ser acompanhados do Formulário de Cedência de Espaço, devidamente preenchido e assinado, de acordo com o anexo iii do presente regulamento.
3 - A aprovação dos pedidos é da competência do Conselho Diretivo do Camões, I. P., tendo em conta a disponibilidade do espaço e recursos, a adequação da atividade aos objetivos do Instituto, as características das instalações e equipamentos, assim como a existência de risco para a boa conservação destes, sob pena de indeferimento.
4 - Os pedidos formulados fora do prazo regulamentar apenas serão considerados em função da disponibilidade do espaço e dos recursos necessários à realização da iniciativa na altura da sua recepção.
5 - Se a área cedida não se encontrar disponível durante parte ou a totalidade do período da realização do evento projetado por qualquer razão que não seja imputável ao Camões, I. P., nomeadamente por ter sido requisitada pelo Estado ou com fundamento em interesses essenciais para a Instituição, o Camões, I. P. poderá cancelar a reserva, apresentando uma proposta alternativa.
6 - Caso os eventos impliquem cobrança de inscrição, ingresso ou outras importâncias, esta informação deverá ser indicada no Formulário de Cedência de Espaço e devem contemplar valores diferenciados para os colaboradores do Camões, I. P.
7 - A seleção dos pedidos apresentados será efetuada com base em critérios de interesse público.
8 - No caso de pedidos coincidentes, no que respeita à data e hora, será dada preferência aos pedidos que se enquadrem nos objetivos do Camões, I. P., e de acordo com o pedido formulado em primeiro lugar.
9 - A rejeição do pedido será devidamente fundamentada e comunicada ao requerente.
Artigo 8.º
Seguros e Licenças
1 - Todas as entidades utilizadoras dos espaços cedidos, pontual ou temporariamente, têm a obrigatoriedade de solicitar os pedidos de autorização e pagamento de taxas e licenças necessárias à realização dos eventos, nomeadamente a Licença de Representação e Direitos de autor, sendo estas da inteira responsabilidade do requerente;
2 - Sem prejuízo de responsabilidade criminal, o utilizador é civilmente responsável pelos danos decorrentes da utilização indevida dos espaços, furtos ou extravio, devendo repor os bens danificados ou ressarcir o Camões, I. P. do valor correspondente;
3 - No caso de exposições ou uso de bens valiosos, deve a entidade requisitante assegurar os seguros inerentes ao uso, transporte e exposição das obras.
Artigo 9.º
Montagens, Ensaios e Desmontagens
1 - As montagens, os ensaios e as desmontagens são realizados dentro do horário acima estabelecido;
2 - As montagens, os ensaios e as desmontagens são da inteira responsabilidade dos promotores das iniciativas;
3 - Aos funcionários do Camões, I. P. cabe apenas garantir o acesso aos espaços, montar o equipamento logístico da sua responsabilidade, assegurar o funcionamento dos equipamentos informáticos e audiovisuais do Instituto e supervisionar todo o processo;
4 - O Camões, I. P. declina qualquer responsabilidade sobre os equipamentos e demais material dos promotores, designadamente por qualquer dano ou deterioração, não havendo lugar a qualquer indemnização por esse facto;
5 - No próprio dia, ou no dia imediatamente seguinte, as entidades utilizadoras do evento devem levantar o seu material e equipamentos que lhes pertençam;
6 - No caso do equipamento e material não ser levantado nas condições indicadas no número anterior, será a entidade utilizadora do evento responsável pelo pagamento de quaisquer despesas efetuadas para remoção do referido material;
7 - A entidade utilizadora obriga-se a devolver o espaço cedido em bom estado de conservação e manutenção;
8 - À entidade utilizadora não é autorizada a realização de quaisquer obras ou benfeitorias.
Artigo 10.º
Fiscalização e sanções
1 - A verificação do cumprimento do presente regulamento compete ao dirigente máximo da unidade orgânica que gere o evento, bem como aos trabalhadores do Camões, I. P. que irão auxiliar no evento;
2 - Sempre que a entidade a quem foi cedido o espaço viole as regras do presente regulamento, ficará impedida de o utilizar durante um período de 365 dias.
Artigo 11.º
Acesso a Áreas Reservadas
O acesso às zonas técnicas e administrativas está reservado exclusivamente aos trabalhadores do Camões, I. P. ou a terceiros que, no exercício das suas funções, estejam devidamente identificados e autorizados pelo Camões, I. P..
Artigo 12.º
Interdições
Nos espaços sob gestão do Camões, I. P. não é permitido:
1) Fumar;
2) Comer e/ou beber, salvo nos locais indicados para o efeito;
3) Entrada de objetos que, pela sua forma e/ou volume, possam danificar o equipamento ou o material instalado ou ainda colocar em causa a segurança do público;
4) Não é permitida nenhuma alteração estrutural ao espaço bem como pregar, colar, escrever, riscar ou qualquer outro ato passível de danificar as paredes dos espaços;
5) A entrada de animais com exceção de cães-guia que acompanhem pessoas portadoras de deficiência;
6) Manter ligados todos os aparelhos que possam emitir sinal sonoro durante o decorrer das iniciativas;
7) Colocar lixo fora dos recipientes apropriados para o efeito.
Artigo 13.º
Divulgação
1 - A pedido da entidade promotora, o Camões, I. P. poderá divulgar as iniciativas nos seus meios de comunicação (i.e. site, redes sociais), desde que o material de divulgação seja enviado atempadamente e nos formatos digitais solicitados pela equipa do Gabinete de Documentação e Comunicação;
2 - A entidade promotora responsabiliza-se, após validação e autorização do Camões, I. P., a colocar o logotipo do Instituto em todos os materiais de divulgação sempre que se justifique;
3 - A entidade promotora é ainda responsável pelo layout e impressão de todos os materiais de divulgação da iniciativa, devendo os mesmos serem previamente aprovados pelo Camões, I. P.;
4 - A recolha e difusão de imagens dentro do espaço do Camões, I. P. carece de autorização deste instituto.
Artigo 14.º
Exposições
1 - A afixação e/ou exposição de cartazes, fotografias, pinturas ou quaisquer materiais pertencentes a artistas, grupo de artistas ou organizadores está condicionada a:
Modo de exposição;
Ocupação e arranjo do espaço;
Segurança e livre circulação das pessoas.
2 - Não poderão ser expostos quaisquer materiais que possam comprometer as paredes ou quaisquer outros equipamentos ou estruturas do edifício.
Artigo 15.º
Custos de Utilização e Arrendamento de Espaços
1 - A utilização dos espaços do Camões, I. P. poderá implicar o pagamento de um custo de utilização de acordo com a tabela de preços em vigor, que integra o anexo IV do presente regulamento.
2 - Presume-se gratuita a utilização dos espaços para os eventos organizados:
a) Pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros;
b) Por Embaixadas;
c) Por entidades apoiadas pelo Camões, I. P.;
d) Por antigos colaboradores do Camões, I. P.
3 - Sem prejuízo da presunção de utilização gratuita dos espaços nos termos do número anterior, a isenção de pagamento referida é da exclusiva competência do Conselho Diretivo do Camões, I. P., mediante proposta apresentada pelo serviço responsável pelos espaços.
capítulo v
Disposições Finais
Artigo 16.º
Divulgação das Normas de Funcionamento
1 - O Camões, I. P. procederá à divulgação deste regulamento junto de todos os intervenientes em iniciativas a realizar nos seus espaços;
2 - O presente regulamento encontra-se também à disposição de todos os interessados no site oficial do Camões - Instituto da Cooperação e da Língua, I. P..
Artigo 17.º
Aceitação Prévia
A concretização de qualquer iniciativa pressupõe a aceitação prévia por parte da entidade organizadora das disposições do presente normativo.
Artigo 18.º
Dúvidas e Omissões
As dúvidas suscitadas na interpretação e aplicação do presente regulamento, bem como os casos omissos, serão analisadas e resolvidas pela Conselho Diretivo do Camões, I. P..
Artigo 19.º
Entrada em Vigor
As presentes Normas de Funcionamento entram em vigor no dia da sua publicação.
14 de novembro de 2019. - O Presidente do Conselho Diretivo, Luís Faro Ramos.
ANEXO I
Plantas das Salas
(ver documento original)
ANEXO II
Caracterização dos Espaços
(ver documento original)
Nota: alguns dos equipamentos e microfones são de utilização partilhada nas duas salas, pelo que poderão não estar disponíveis em simultâneo.
ANEXO III
Formulário para Marcação de Eventos
(ver documento original)
ANEXO IV
Tabela de preços
(ver documento original)
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