Despacho 12501/2014

Os Estatutos da Universidade da Beira Interior (adiante designados por Estatutos) preveem, no n.º 4 do seu artigo 5.º, uma organização matricial de serviços, a fim de adequar as estruturas de apoio logístico, técnico e administrativo ao modelo de gestão configurado por aquele documento, obviamente assente nos princípios de economia e eficiência, que conduzam ao reforço da responsabilização, transparência e prestação pública de contas.

Tal modelo de organização matricial impõe, pois, a necessidade de elaborar e aprovar um Regulamento que estabeleça e identifique a estrutura, âmbito de intervenção, funções e competências dos serviços, sem prejuízo de um maior aprofundamento e pormenorização da regulamentação própria que venha a resultar do exercício de gestão e de uma interação participada entre a Reitoria e os demais órgãos da Universidade.

Na elaboração e aprovação desse Regulamento foi respeitado o modelo integrado e coerente dos Serviços previsto e estatuído no n.º 4 do artigo 5.º dos Estatutos, numa perspetiva de desenvolvimento centralizado de atividades comuns, exercendo as suas atribuições nos domínios da prestação de serviços de natureza institucional, utilizando métodos e partilhando recursos e dados, numa lógica de gestão por processos e de orientação para os resultados, tendo por base, quando aplicável, o princípio da manutenção da autonomia decisional.

Assim, nos termos do artigo 24.º, n.º 1, alíneas e), o) e q) dos Estatutos, aprovo o Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior adiante enunciado.

Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objeto

1 - O presente regulamento estabelece a organização, atribuições e competências dos Serviços da Universidade da Beira Interior.

2 - Os Serviços são, em conformidade com a alínea f) do n.º 2 do artigo 5.º dos Estatutos, estruturas permanentes de apoio à gestão técnica, administrativa e financeira a desempenhar pelos órgãos de governo, faculdades, institutos de investigação, departamentos, unidades de investigação e centros.

CAPÍTULO II

Direção dos Serviços da Universidade da Beira Interior

Artigo 2.º

Direção

1 - O Reitor é o dirigente máximo dos Serviços da Universidade da Beira Interior.

2 - O Reitor é coadjuvado pelos Vice-Reitores e pelos Pró-Reitores, que exercem as suas funções no âmbito dos respetivos pelouros.

Artigo 3.º

Administrador

1 - O Administrador reporta hierarquicamente ao Reitor e exerce as suas competências de acordo com o disposto nos Estatutos da Universidade, nomeadamente:

a) Assegura a gestão corrente da Universidade da Beira Interior;

b) Integra o Conselho de Gestão da Universidade e dá execução às suas deliberações;

c) Coordena os Serviços Administrativos.

2 - O Administrador é livremente nomeado e exonerado pelo Reitor, nos termos da legislação em vigor.

3 - O Administrador é equiparado a cargo de direção superior de 2.º grau, executando as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Reitor.

CAPÍTULO III

Organização

Artigo 4.º

Estrutura orgânica

1 - Dependem do Reitor e da Equipa Reitoral os seguintes Gabinetes e Serviços:

a) Gabinete de Apoio ao Reitor;

b) Gabinete de Relações Públicas;

c) Assessoria Jurídica;

d) Gabinete da Qualidade;

e) Gabinete de Inovação e Desenvolvimento;

f) Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais;

g) Serviços Académicos;

h) Serviços Técnicos;

i) Serviços de Informática;

j) Serviços Administrativos.

Artigo 5.º

Gabinete de Apoio ao Reitor

1 - Compete ao Gabinete de Apoio ao Reitor:

a) Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria ao Reitor com informações e elaboração de pareceres e estudos sobre quaisquer assuntos no âmbito das suas atribuições;

b) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamento, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;

c) Promover a tramitação e controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos ao Reitor;

d) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões dos órgãos de gestão da Universidade;

e) Estabelecer contactos com as unidades orgânicas, subunidades orgânicas, centros e serviços da UBI e, de acordo com orientações superiores, com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das atividades do Gabinete;

f) Acompanhar a adequação dos processos e procedimentos face ao código de integridade académica e conduta ética;

g) Prestar apoio às reuniões do Reitor com entidades internas e externas;

h) Desempenhar outras funções superiormente cometidas.

2 - O Gabinete de Apoio ao Reitor é constituído por um Chefe de Gabinete, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor.

3 - O Chefe de Gabinete é equiparado para os demais efeitos legais a cargo de direção intermédia de 1.º grau.

Artigo 6.º

Gabinete de Relações Públicas

1 - O Gabinete de Relações Públicas exerce as suas atribuições nos domínios do protocolo, comunicação, divulgação e imagem, bem como da promoção da relação da Universidade com a sociedade, competindo-lhe designadamente:

a) Organizar e dar apoio aos atos sociais e protocolares da Universidade, coordenando eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas promovidas pela reitoria e gerindo auditórios e outros espaços;

b) Apoiar os órgãos de governo da instituição na sua articulação com outras instituições de ensino, autarquias e organizações do país e da região, através da formalização e ordenação de convénios;

c) Implementar a estratégia e o plano de divulgação da Universidade de acordo com as orientações superiormente definidas, criando e desenvolvendo materiais informativos e promocionais;

d) Promover a difusão interna e externa da informação através dos diversos meios disponíveis, incluindo os recursos on-line, coordenando a contribuição das várias unidades e subunidades orgânicas, centros e serviços;

e) Garantir o contacto com os meios de comunicação social e acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Instituição;

f) Difundir internamente informação de interesse para a academia;

g) Organizar iniciativas e projetos que promovam e divulguem a Instituição, assim como a sua participação em exposições e certames, ao nível nacional e internacional;

h) Assegurar a seleção e reprodução de ofertas institucionais, bem como promover iniciativas de rentabilização da imagem da Universidade;

i) Estabelecer, de acordo com orientações superiores, contactos com as unidades da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das atividades do Gabinete;

j) Apoiar a edição e publicação de obras de cariz institucional;

k) Exercer outras competências que lhe sejam cometidas.

2 - O Gabinete de Relações Públicas divide-se em três setores:

a) Imprensa e Comunicação;

b) Relações Públicas, Marketing e Eventos;

c) Imagem.

3 - O Gabinete de Relações Públicas é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.

Artigo 7.º

Assessoria Jurídica

1 - A Assessoria Jurídica exerce as suas competências no domínio jurídico e disciplinar de apoio à equipa reitoral, colaborando com os órgãos da UBI e entidades autorizados pelo Reitor, cabendo-lhe designadamente:

a) Prestar assessoria de caráter jurídico, nomeadamente através da elaboração de estudos, informações e pareceres de interesse para a Reitoria e para a Instituição;

b) Instruir ou apoiar a organização de processos do foro disciplinar, inquéritos e averiguações;

c) Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais a universidade seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;

d) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;

e) Coordenar as respostas a reclamações;

f) Assegurar a divulgação diária, seletiva, dos diplomas publicados com interesse para as atividades da Universidade, bem como a recolha, tratamento e divulgação de legislação, jurisprudência e doutrina relevante para a prossecução das atribuições da UBI;

g) Elaborar e manter uma base de dados de natureza jurídica para apoio ao cabal exercício das competências da Assessoria Jurídica e dos membros da Comunidade Académica, cujas funções específicas justifiquem o respetivo acesso;

h) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

2 - A Assessoria Jurídica é coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.

Artigo 8.º

Gabinete da Qualidade

1 - O Gabinete da Qualidade exerce as suas competências no domínio da Avaliação Institucional e Acreditação dos Ciclos de Estudo, da Qualidade do Ensino e da Gestão do Sistema da Qualidade, em alinhamento com o planeamento estratégico.

2 - Compete ao Gabinete da Qualidade:

a) Assegurar o desenvolvimento, gestão e aplicação dos sistemas de autoavaliação e avaliação institucional na Universidade;

b) Acompanhar os programas de avaliação da Universidade a realizar pela Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior, European University Association e outras entidades externas;

c) Promover e coordenar a organização dos processos de criação, alteração e avaliação de ciclos de estudos, relatórios de follow-up, assegurar a sua submissão e registo junto das entidades competentes, Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior e Direção Geral de Ensino Superior, e proceder, se aplicável, à publicação no Diário da República dos respetivos planos de estudos;

d) Colaborar na recolha, análise e interpretação dos indicadores de qualidade do processo de ensino-aprendizagem;

e) Assegurar o funcionamento do sistema de garantia da qualidade do ensino na Universidade e definir padrões de alerta relativamente às dimensões de análise fundamentais;

f) Colaborar com os Diretores e Comissões de Curso no sentido de identificar problemas e partilhar estratégias para os resolver;

g) Atualizar base de dados de estruturas curriculares de ciclos de estudos;

h) Elaborar e coordenar programas de formação dos docentes da UBI;

i) Assegurar a coordenação dos mestrados de Formação de Professores;

j) Assegurar a gestão e a melhoria contínua do Sistema da Qualidade da Universidade;

k) Planear e coordenar as auditorias internas, acompanhar as auditorias externas, promovendo, com independência técnica, a organização e funcionamento dos serviços, no âmbito do Sistema da Qualidade;

l) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação dos clientes e outras partes interessadas, dinamizar a aplicação de inquéritos a estudantes, docentes, graduados e empregadores, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;

m) Realizar estudos de planeamento e gestão estratégica que lhe sejam superiormente solicitados.

3 - O Gabinete da Qualidade é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.

Artigo 9.º

Gabinete de Inovação e Desenvolvimento

1 - O Gabinete de Inovação e Desenvolvimento exerce as suas atribuições no suporte à gestão administrativa e financeira dos projetos, bem como às atividades de desenvolvimento tecnológico da Universidade, de transferência de conhecimento e sua valorização económica e, ainda, de gestão e valorização da propriedade intelectual, dinamizando as relações empresariais e o apoio ao empreendedorismo, competindo-lhe, designadamente:

a) Identificar, sistematizar e difundir a informação relativa a oportunidades competitivas de financiamento, nacionais e internacionais, públicas ou privadas e relativa a normas de gestão de candidaturas, projetos e atividades;

b) Divulgar informação relativa a normas de gestão de candidaturas e projetos cofinanciados;

c) Garantir a gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UBI, no âmbito de programas de cofinanciamento e de autofinanciamento, nos quais a UBI seja entidade promotora ou parceira;

d) Apoiar tecnicamente a elaboração de candidaturas a projetos de I&D e institucionais;

e) Assegurar o licenciamento da propriedade industrial e promover a comercialização dos resultados de I&D;

f) Apoiar a criação de empresas inovadoras e de base tecnológica;

g) Fomentar a ligação da Universidade ao tecido empresarial, bem como a redes nacionais e internacionais para a promoção da transferência de tecnologia e empreendedorismo.

2 - O Gabinete de Inovação e Desenvolvimento divide-se em dois setores:

a) Apoio a Projetos, designado por GAPPI;

b) Gestão de Programas e Projetos.

3 - O Gabinete de Inovação e Desenvolvimento é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.

Artigo 10.º

Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais

1 - O Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais exerce as suas competências no domínio da cooperação internacional e das relações com as empresas e outras organizações com ofertas de empregos e ou estágios.

2 - Compete ao Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais:

a) Apoiar as ações de cooperação da Universidade no âmbito da internacionalização do ensino e da mobilidade académica;

b) Recolher e tratar informação sobre programas/iniciativas de cooperação e mobilidade académica, respetivas linhas de financiamento e procedimentos de candidatura;

c) Estabelecer contactos e desempenhar o papel de interlocutor junto dos vários organismos nacionais e estrangeiros do seu âmbito de ação;

d) Promover, apoiar e acompanhar a mobilidade de estudantes, docentes e técnicos, nacionais e estrangeiros;

e) Promover contactos e protocolos de cooperação com empresas e outras organizações que possibilitem a realização de estágios aos estudantes e graduados da UBI;

f) Manter atualizada uma base de dados de ofertas de estágios, disponível on-line;

g) Produzir os dados relativos à inserção e evolução profissional dos diplomados da UBI.

3 - O Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.

Artigo 11.º

Serviços Académicos

1 - Os Serviços Académicos têm a seu cargo a gestão administrativa dos processos académicos e organizam-se em quatro setores:

a) Atendimento e Matrículas;

b) Certificação e Registos;

c) Docentes e Pós-Graduações;

d) 3.º ciclo, Concursos de Docentes e Atos Académicos.

2 - Ao Setor de Atendimento e Matrículas compete:

a) Garantir um atendimento personalizado;

b) Receber e encaminhar para os serviços adequados toda a documentação e ou requerimentos apresentados por candidatos e ou estudantes que exijam despacho superior;

c) Informar e prestar esclarecimentos sobre os processos do domínio académico, designadamente os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, candidaturas de reingresso, mudança de curso, transferência e concursos especiais, equivalências, regimes especiais de frequência, prémios escolares, diplomas, cartas de curso e suplementos ao diploma;

d) Organizar as matrículas e inscrições em todos os ciclos de estudo e nos cursos não conferentes de grau;

e) Garantir a permanente atualização da informação divulgada no balcão virtual dos serviços;

f) Assegurar a parametrização anual do sistema informático no domínio da gestão de propinas, taxas e emolumentos e de gestão de candidaturas de toda a oferta formativa da UBI;

g) Assegurar o processo de candidatura aos cursos e ciclos de estudo da universidade;

h) Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos aos cursos da oferta formativa da UBI;

i) Executar outras funções que no domínio dos Serviços lhe sejam cometidas.

3 - Ao Setor de Certificação e Registos compete:

a) Monitorizar e validar as matrículas e inscrições em todos os ciclos de estudo e nos cursos não conferentes de grau;

b) Assegurar a parametrização do sistema informático para a realização das matrículas/inscrições e apoiar a matrícula/inscrição dos estudantes;

c) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes, em suporte físico e digital;

d) Validar e arquivar as pautas de avaliação;

e) Organizar o processo relativo à atribuição das bolsas de mérito e prémios;

f) Gerir percursos escolares de estudantes para a conclusão dos cursos e ciclos de estudo;

g) Proceder ao registo de todos os atos respeitantes ao processo escolar individual dos estudantes, incluindo as creditações atribuídas;

h) Emitir diplomas, certidões, declarações e cartas de curso, cartas doutorais, cartas de agregação e atos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;

i) Proceder à inserção das atividades extracurriculares realizadas pelos estudantes no suplemento ao diploma;

j) Executar outras atividades que no domínio dos Serviços lhe sejam cometidas.

4 - Ao Setor de Docentes e Pós-Graduações compete:

a) Rececionar o processo académico das unidades curriculares;

b) Assegurar a parametrização anual do sistema informático para a gestão de candidaturas de 2.º e 3.º ciclos, estudantes internacionais e cursos não conferentes de grau;

c) Assegurar o apoio técnico especializado nas candidaturas ao 2.º e 3.º ciclos, estudantes internacionais e cursos não conferentes de grau;

d) Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos ao 2.º e 3.º ciclos, estudantes internacionais e cursos não conferentes de grau;

e) Proceder ao encaminhamento das provas requeridas;

f) Preparar os dados estatísticos necessários ao apoio à gestão, bem como prestar toda a informação solicitada;

g) Executar outras atividades que no domínio dos Serviços lhe sejam cometidas.

5 - Ao Setor de 3.º ciclo, Concursos Docentes e Atos Académicos compete:

a) Assegurar os procedimentos administrativos relativos à realização de provas académicas de doutoramento e agregação e respetivos secretariados;

b) Apoiar tecnicamente, coordenar e proceder à tramitação administrativa dos processos respeitantes a concursos de pessoal docente e investigador;

c) Coordenar e proceder à tramitação administrativa dos processos respeitantes a equivalências, reconhecimento de habilitações e registo de graus académicos;

d) Assegurar os procedimentos administrativos relativos à concessão de graus e títulos académicos honoríficos;

e) Realizar todo o expediente relativo às inerentes publicações oficiais em conformidade com as suas atribuições;

f) Realizar outras atividades que lhe sejam superiormente atribuídas.

6 - Os Serviços Académicos são coordenados por um dirigente intermédio de 2.º grau ou técnico superior.

Artigo 12.º

Serviços Técnicos

1 - Os Serviços Técnicos exercem as suas competências nos domínios da gestão e manutenção do edificado, espaços exteriores e equipamentos e da gestão da segurança e do ambiente.

2 - Os Serviços Técnicos organizam-se em três áreas:

a) Infraestruturas e Construções;

b) Manutenção e Qualidade;

c) Segurança, Higiene e Saúde.

3 - À área de Infraestruturas e Construções compete:

a) Promover a elaboração dos planos de desenvolvimento das instalações e seu equipamento, de acordo com as orientações traçadas pelos órgãos competentes para o efeito e em respeito pela legislação vigente na matéria;

b) Lançar, acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento de projetos e obras de remodelação, reabilitação ou requalificação das instalações e equipamentos existentes;

c) Assegurar e promover as ações relativas aos procedimentos de responsabilidade técnica quanto à exploração e desempenho das infraestruturas técnicas, bem como à inspeção e verificação periódica das instalações, nos termos legais aplicáveis.

4 - À área de Manutenção e Qualidade compete:

a) Planear e implementar as ações necessárias à manutenção, conservação, reabilitação e requalificação funcional das instalações e espaços exteriores da Universidade;

b) Garantir a eficiência energética dos edifícios;

c) Organizar e assegurar os serviços de apoio de segurança e vigilância, higiene e limpeza, desinfestações e recolha de resíduos.

5 - À área de Segurança, Higiene e Saúde compete:

a) Implementar procedimentos no âmbito das disposições sobre saúde, higiene e segurança das instalações e equipamentos de uso geral, incluindo controlo de intrusão, acessos, circulação e estacionamento;

b) Zelar pela segurança dos bens, edifícios, pessoas e espaços, através da preparação, coordenação e desenvolvimento de ações de planificação de segurança e vigilância, e conceber, estruturar e propor medidas de prevenção e proteção;

c) Coordenar a elaboração do plano de emergência das instalações e criar condições para a sua operacionalização.

6 - Os Serviços Técnicos são coordenados por um dirigente intermédio de 2.º grau ou técnico superior.

Artigo 13.º

Serviços de Informática

1 - Os Serviços de Informática exercem as suas competências nos domínios da informática, dos sistemas de informação e das comunicações e organizam-se em três áreas:

a) Sistemas e Desenvolvimento, que exerce as suas atribuições no domínio da gestão de sistemas, manutenção e conceção de aplicações e padronização de procedimentos técnicos;

b) Microinformática e Suporte ao Utilizador, ao qual compete assegurar a gestão e assistência técnica de todos os equipamentos, aplicações e recursos informáticos geridos pelos Serviços de Informática;

c) Redes e Comunicações, que tem como competências assegurar, manter e zelar pelo bom funcionamento da infraestrutura tecnológica e garantir a operacionalidade, compatibilidade, consistência, atualidade, fiabilidade e manutenção das conetividades internas e externas.

2 - São competências dos Serviços de Informática:

a) Apoiar a definição das políticas e estratégias;

b) Apoiar a conceção e acompanhar projetos estratégicos;

c) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades e realizar auditorias de segurança;

d) Executar as políticas, estratégias e projetos definidos, gerir e operar as infraestruturas, bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores;

e) Planear a segurança informática, definindo a estratégia, os procedimentos e as boas práticas, adequadas para as diversas áreas;

f) Planear e apresentar soluções para a melhoria constante de serviços e promoção de processos relativos às certificações de qualidade;

g) Executar outras atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas pelos órgãos de gestão.

3 - Os Serviços de Informática são coordenados por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, ou por um coordenador técnico.

4 - As áreas são coordenadas por dirigentes intermédios de 2.º ou 3.º grau, ou por especialistas informáticos.

Artigo 14.º

Serviços Administrativos

1 - Os Serviços Administrativos são serviços estruturantes das atividades da Universidade e são coordenados nos termos do previsto na alínea c) do n.º 1 do artigo 3.º do presente regulamento.

2 - Os Serviços Administrativos compreendem as seguintes divisões, coordenadas por dirigentes intermédios de 2.º grau:

a) Recursos Humanos;

b) Financeira;

c) Economato e Património.

Artigo 15.º

Divisão de Recursos Humanos

A Divisão de Recursos Humanos compreende os seguintes setores e competências:

1 - Ao Setor de Pessoal compete:

a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, seleção de pessoal não docente, provimento e contratação, bem como à promoção, progressão, mobilidade, exoneração, cessação de contratos, e aposentação do pessoal de toda a universidade;

b) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente através da manutenção atualizada do processamento de abonos e descontos, trabalho extraordinário, deslocações em serviço, gestão dos processos individuais, entre outros;

c) Instruir os processos relativos a acumulação de funções, faltas e licenças;

d) Gerir os mapas de pessoal;

e) Instruir os processos relativos à avaliação do desempenho de pessoal não docente;

f) Elaborar os contratos do pessoal e termos de posse dos dirigentes;

g) Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;

h) Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e atualizados, garantindo a confidencialidade dos dados registados;

i) Emitir as certidões legalmente exigíveis ou requeridas, declarações e notas de tempo de serviço do pessoal;

j) Proceder à inscrição nos sistemas de segurança social do pessoal a prestar serviço na Universidade;

k) Elaborar o mapa de pessoal e o balanço social, bem como outros elementos destinados a publicações da Universidade;

l) Realizar estudos de descrição, análise e especificação de funções do pessoal não docente e não investigador, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho.

m) Propor e implementar, em articulação com o Centro de Formação e Interação UBI Tecido Empresarial, a política de formação, desenvolvimento de competências e gestão do conhecimento, com vista a garantir a valorização profissional dos trabalhadores.

2 - Ao Setor de Vencimentos compete:

a) Processar os vencimentos e outros abonos do pessoal;

b) Elaborar guias e relações para entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes são devidos;

c) Inserir nas plataformas das diversas entidades informação sobre pessoal docente e não docente;

d) Colaborar na elaboração do projeto de orçamento, no balanço social e ainda na prestação de informação às várias unidades e subunidades orgânicas;

e) Assegurar a prestação de informação através da declaração anual e da declaração de rendimentos.

3 - Ao Setor de Expediente compete:

a) Assegurar os registos de entrada, saída e encaminhamento da correspondência da universidade;

b) Assegurar a distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade;

c) Organizar, definir e acompanhar os circuitos de Gestão Documental;

d) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.

Artigo 16.º

Divisão Financeira

A Divisão Financeira compreende os seguintes setores e competências:

1 - Ao Setor de Contabilidade Geral compete:

a) Proceder aos registos contabilísticos das receitas e despesas nas vertentes orçamental, patrimonial e analítica;

b) Elaborar a informação e peças contabilísticas periódicas de apoio ao Conselho de Gestão e Administração;

c) Análise da evolução dos encargos em consumos com vista à sustentabilidade social, ambiental e financeira;

d) Preparar processos de autorização de pagamento para aprovação do Conselho de Gestão;

e) Registo e controlo de atividades inerentes às prestações de serviços ao exterior;

f) Emitir a faturação de serviços e bens ao exterior;

g) Controlar as contas correntes de devedores e credores;

h) Processar as declarações de entrega do IVA e garantir o cumprimento das demais obrigações fiscais;

i) Registar os processos de reembolso da ADSE e outro expediente afeto à Contabilidade;

j) Elaborar reconciliações bancárias das várias contas;

k) Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verbas;

l) Organizar a conta de gerência e submetê-la à apreciação do Conselho de Gestão;

m) Manter atualizado o arquivo do serviço.

2 - Ao Setor de Gestão Orçamental compete:

a) Proceder ao registo da informação orçamental no que se refere ao cabimento e assunção de compromissos;

b) Elaborar projetos de orçamentos e relatórios legalmente previstos e proceder às necessárias alterações;

c) Acompanhar a execução financeira do orçamento das várias unidades e subunidades orgânicas;

d) Solicitar a transferências de fundos;

e) Controlar a gestão orçamental com reporte às entidades tutelares com a periodicidade exigida legalmente;

f) Elaborar relatórios financeiros.

3 - Ao Setor de Análise e Controlo Interno compete:

a) Elaborar análises económico-financeiras;

b) Controlar o sistema contabilístico que identifica analiticamente os custos e proveitos associados às unidades orgânicas e a projetos;

c) Conceber, acompanhar e desenvolver o Manual de Controlo Interno e coordenar a implementação de recomendações;

d) Apoiar em matérias contabilísticas os serviços e unidades orgânicas;

e) Assegurar o controlo das operações no ciclo autorização/aprovação/execução e registo, de acordo com os critérios estabelecidos;

f) Promover o metódico e eficiente seguimento das atividades, a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a preparação de informação financeira;

g) Apoiar a otimização dos sistemas contabilísticos;

h) Apresentar indicadores e relatórios de análise, de forma a permitir o controlo e a avaliação do processo de gestão;

i) Controlar os elementos contabilísticos para a elaboração de balanços e demonstração de resultados para encerramento de contas;

j) Apoiar o Sistema de Gestão da Qualidade.

4 - Ao Setor de Tesouraria compete:

a) Proceder à arrecadação e registo de receitas e ao pagamento de despesas, devidamente autorizadas, nos termos legais;

b) Assegurar a coerência entre os valores existentes e os valores registados diariamente;

c) Garantir o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;

d) Elaborar mensalmente o resumo das receitas arrecadadas das várias fontes de financiamento para informação ao Conselho de Gestão.

Artigo 17.º

Divisão de Economato e Património

A Divisão de Economato e Património compreende os seguintes setores e competências:

1 - Ao Setor de Gestão de Compras compete:

a) Preparar e acompanhar todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, assegurando a conformidade legal dos procedimentos;

b) Assegurar a publicitação de contratos públicos no respetivo portal;

c) Controlar a vigência dos contratos de prestação de serviços, assegurando o prazo necessário para a sua renovação ou cancelamento;

d) Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento da instituição;

e) Manter atualizado o registo dos contratos plurianuais nos termos da legislação vigente.

2 - Ao Setor de Gestão de Stocks compete:

a) A organização administrativa e física dos stocks de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento da instituição;

b) Planear as necessidades de stocks;

c) Gerir e controlar stocks, designadamente o desenvolvimento das ações de gestão administrativa, económica e física dos stocks;

d) Garantir o controlo e a avaliação dos bens e a prestação de serviços;

e) Promover a racionalidade das encomendas de forma a minimizar as existências e os custos de posse de stocks.

3 - Ao Setor de Gestão Patrimonial compete:

a) Organizar o cadastro e manter atualizado o registo e inventário de todos os bens do património móvel e imóvel da UBI, nos termos da legislação aplicável;

b) Promover os processos de abate ou alienação de bens, assegurando o cumprimento dos requisitos legais;

c) Manter atualizado o inventário do património.

CAPÍTULO IV

Disposições Finais

Artigo 18.º

Casos omissos e dúvidas

Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento são resolvidos por despacho do Reitor.

Artigo 19.º

Entrada em vigor e produção de efeitos

1 - Sem prejuízo do disposto no número seguinte, o presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

2 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente dos serviços existentes àquela data, nem a contagem dos respetivos prazos.

3 de outubro de 2014. - O Reitor, António Carreto Fidalgo.

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