de 5 de Novembro
O arquivo, salvaguarda e manuseamento dos documentos que, nos termos do Regulamento da Administração da Fazenda Naval, são remetidos à Direcção do Apuramento de Responsabilidades pelos conselhos administrativos sujeitos à acção directora da Superintendência dos Serviços Financeiros incumbem àquela Direcção, inclusivamente na parte respeitante ao arquivo, que, por limitações de vária ordem, não tem podido ser assumida pelo Arquivo-Geral da Marinha.Em face do grande volume dessa documentação e tendo em conta os procedimentos que o Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, veio tornar possíveis no que respeita à microfilmagem de documentos, subsequente inutilização dos originais e eventual substituição destes por fotocópias obtidas a partir dos elementos micro-reproduzidos, mantidos em arquivo, importa adoptar as medidas adequadas à resolução do problema criado pela acumulação dos documentos referidos, para já não falar dos que respeitam à generalidade dos processos administrativos que correm pela mesma Superintendência.
Nestes termos:
Manda o Conselho de Revolução, pelo Chefe do Estado-Maior da Armada, o seguinte:
1.º A Direcção do Apuramento de Responsabilidades (DAR) é autorizada a proceder à microfilmagem da documentação que deva ser mantida em arquivo e respeite aos actos administrativo-financeiros da responsabilidade dos conselhos administrativos sujeitos à acção directora da Superintendência dos Serviços Financeiros.
2.º Da documentação referida no número anterior, aquela que seja produzida por processamento automático de dados poderá ser substituída, nomeadamente no que respeita ao seu arquivo e manuseio, a cargo da DAR, pelas correspondentes microfichas, produzidas directamente a partir dos suportes magnéticos respeitantes ao mencionado tratamento.
3.º Os documentos que hajam sido reproduzidos em microfilmes ou em microfichas, nos termos dos números anteriores, serão inutilizados, nas condições e com as formalidades que sejam estabelecidas pelo superintendente dos Serviços Financeiros, com base em parecer favorável da Comissão Liquidatária de Responsabilidades.
4.º Na execução do estabelecido no número anterior, será observado o constante do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, quanto à conservação de documentos que, por motivos atendíveis, não devam ser destruídos.
5.º A microfilmagem deve ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagens, não podendo os filmes sofrer cortes ou emendas.
6.º Cada filme deve reproduzir termos de abertura e de encerramento, mencionando o primeiro a natureza dos documentos microfilmados e constando do segundo a declaração de que as imagens neles contidas são reproduções totais e exactas dos originais; o termo de encerramento conterá as rubricas de quem interveio na operação de microfilmagem e a assinatura do responsável, nos termos do número seguinte, carecendo a sua micro-reprodução de ser autenticada com selo branco apropriado.
7.º A microfilmagem dos documentos de que trata esta portaria constitui uma actividade normal e regular no curso dos serviços da DAR e é executada sob a responsabilidade do director da DAR, que a poderá delegar no chefe da 1.ª Repartição da mesma Direcção.
8.º Existirá na DAR (1.ª Repartição) um livro de registo de filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo oficial designado pelo superintendente dos Serviços Financeiros.
9.º As fotocópias obtidas a partir da micro-reprodução têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com a assinatura da entidade indicada no n.º 7.º e com o selo branco da DAR.
Estado-Maior da Armada, 7 de Outubro de 1980. - O Chefe do Estado-Maior da Armada, António Egídio de Sousa Leitão, almirante.
