Considerando:
Que, ao abrigo do disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro, na sua versão atualizada, compete ao dirigente superior de 1.º grau organizar a estrutura interna do serviço, designadamente através da criação, modificação ou extinção de unidades orgânicas flexíveis, e definir as regras necessárias ao seu funcionamento, articulação e, quando existam, formas de partilha de funções comuns;
As competências da Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira (DSCGAF) plasmadas no artigo 6.º da Portaria 528/2007, de 30 de abril;
A necessidade de proceder a ajustamentos na Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira (DSCGAF) visando melhorias de funcionalidade,
Determino:
1 - A Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira (DSCGAF) integra três unidades orgânicas flexíveis e dois gabinetes:
As unidades orgânicas flexíveis são:
a) A Divisão Financeira e de Controlo Orçamental;
b) A Divisão de Recursos Humanos;
c) A Divisão Administrativa e de Modernização Organizacional.
2 - À Divisão Financeira e de Controlo Orçamental compete:
a) Coordenar a elaboração e execução dos instrumentos de gestão financeira da CCDR-N;
b) Preparar e executar os documentos previsionais e elaborar o orçamento privativo da CCDR-N;
c) Exercer o controlo orçamental global e setorial com vista ao conhecimento atempado da evolução orçamental e à adoção de medidas corretivas adequadas à gestão integrada dos recursos financeiros da CCDR-N;
d) Organizar e manter uma contabilidade analítica que permita o adequado controlo de custos;
e) Organizar a conta de gerência anual e preparar os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório;
f) Desenvolver os procedimentos, no âmbito da contratação pública, relativos à aquisição de bens e serviços e a empreitadas;
g) Arrecadar receitas e liquidar despesas devidamente autorizadas;
h) Prestar informação financeira e orçamental nas várias plataformas eletrónicas em uso.
2.1 - Na dependência da Divisão Financeira e de Controlo Orçamental funciona a Secção de Contabilidade, à qual compete:
a) Proceder à elaboração dos projetos de orçamentos da CCDR-N e promover as necessárias alterações orçamentais;
b) Elaborar e organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas e manter organizado o arquivo de toda a documentação das gerências anteriores;
c) Elaborar os documentos justificativos de requisição de fundos;
d) Organizar e gerir os documentos relativos à realização e pagamento de despesas, bem como à liquidação e cobrança de receitas, de acordo com as regras orçamentais;
e) Elaborar os balancetes mensais e outros documentos contabilísticos financeiros para acompanhamento e controlo da execução orçamental;
f) Efetuar a reconciliação das contas bancárias;
g) Assegurar a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio do orçamento;
h) Elaborar fichas de inventário.
3 - À Divisão de Recursos Humanos compete:
a) Promover, em articulação com os restantes serviços, uma adequada afetação dos recursos humanos;
b) Propor e colaborar na aplicação de métodos atualizados de organização e gestão de recursos humanos;
c) Assegurar as atividades de suporte ao recrutamento, seleção, acolhimento e integração de trabalhadores;
d) Elaborar o mapa de pessoal e o balanço social, bem como outros instrumentos de gestão de recursos humanos;
e) Promover a valorização profissional dos trabalhadores e elaborar o diagnóstico das necessidades formativas e o plano anual de formação;
f) Gerir e acompanhar os procedimentos relativos ao sistema de avaliação de desempenho;
g) Assegurar as atividades de suporte à gestão de carreiras;
h) Promover os serviços de segurança e saúde no trabalho;
i) Providenciar a divulgação interna e/ou publicação no Diário da República dos atos relativos aos recursos humanos;
j) Proceder à divulgação das normas internas e demais diretrizes na área dos recursos humanos, mantendo a informação atualizada no website e na intranet.
3.1 - Na dependência da Divisão de Recursos Humanos funciona a Secção de Pessoal, à qual compete:
a) Assegurar o processamento das remunerações, outros abonos e respetivos descontos;
b) Gerir a assiduidade e pontualidade, mantendo atualizada a contagem de tempo de serviço dos trabalhadores;
c) Elaborar o mapa anual de férias;
d) Manter organizados e atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
e) Gerir e instruir os processos relativos a acumulação de funções, estatuto de trabalhador estudante, licenças, regimes de trabalho, horários, abono de família, mobilidade, acidentes de trabalho, doenças profissionais e aposentação, garantindo a respetiva atualização;
f) Prestar informação sobre orçamentação das despesas com pessoal e preparar declarações de cabimento;
g) Reportar dados sobre recursos humanos nos termos legais;
h) Garantir todos os procedimentos relativos aos regimes de proteção social dos trabalhadores e de proteção e assistência na doença.
4 - À Divisão Administrativa e de Modernização Organizacional compete:
a) Coordenar a administração geral e a gestão documental, do expediente, do património e da biblioteca;
b) Implementar procedimentos de controlo de gestão e de prevenção de risco;
c) Sistematizar procedimentos internos, implementar a produção e recolha de dados e desenvolver um sistema de informação de apoio à gestão e à tomada de decisão na CCDR-N;
d) Promover a melhoria contínua e a modernização administrativa dos serviços, designadamente através de reengenharia e desmaterialização de processos;
e) Garantir o atendimento, a informação e o apoio aos utentes da CCDR-N;
f) Desenvolver medidas de apoio à gestão mediante a elaboração e difusão de indicadores e relatórios de monitorização;
g) Proceder à divulgação, pelos serviços, das normas internas e demais diretrizes de caráter genérico.
4.1 - Na dependência da Divisão Administrativa e de Modernização Organizacional funcionam:
4.1.1 - A Secção de Património e Aprovisionamento, à qual compete:
a) Executar os procedimentos necessários à aquisição de bens e serviços de economato;
b) Garantir o planeamento e controlo de existências de bens consumíveis, assegurando as necessidades dos serviços;
c) Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis que constituem o património da CCDR-N e providenciar pela sua manutenção e segurança;
d) Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimento de serviços de aluguer e de assistência técnica;
e) Assegurar a gestão do património afeto à CCDR-N, zelando pela sua conservação e manutenção e articulando-se com as Estruturas Sub-Regionais no tocante ao respetivo património;
f) Assegurar a gestão do parque automóvel afeto à CCDR-N;
g) Coordenar a gestão do auditório e as cedências externas de instalações;
h) Desenvolver as atividades relativas à aquisição, compra e arrendamento de instalações;
i) Coordenar as atividades relativas à condução de viaturas, ao atendimento telefónico, à manutenção dos jardins, à vigilância e à cantina.
4.1.2 - O Gabinete de Gestão Documental e da Biblioteca, ao qual compete:
a) Definir os procedimentos de gestão documental a aplicar aos documentos e processos em função dos seus suportes e da via de transmissão, em consonância com as normas em vigor e com as boas práticas;
b) Gerir o património arquivístico da CCDR-N, assegurando o cumprimento das regras e procedimentos vigentes e providenciando a sua conservação e acessibilidade;
c) Definir e garantir a aplicação dos procedimentos relativos ao processamento dos recursos bibliográficos;
d) Manter e atualizar o catálogo bibliográfico e a biblioteca digital da CCDR-N e promover a divulgação do acervo de informação.
4.1.3 - A Secção de Expediente, à qual compete assegurar a receção, a classificação, o registo, o encaminhamento e a distribuição de toda a documentação rececionada e expedida na CCDR-N.
5 - Na dependência da Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira funciona o Gabinete de Sistemas de Informação, ao qual compete:
a) Conceber e implementar a arquitetura dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações da CCDR-N e dos programas e iniciativas comunitárias por aquela geridos; e gerir ou contribuir para a gestão dos respetivos sistemas de informação de suporte à atividade da instituição;
b) Garantir a operacionalidade, manutenção, atualização, segurança e gestão dos equipamentos informáticos e do software aplicacional;
c) Garantir procedimentos de segurança, confidencialidade e integridade dos dados armazenados nos sistemas de informação;
d) Apoiar os utilizadores na exploração das potencialidades e no correto manuseamento dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações;
e) Promover a eficiência energética no funcionamento da CCDR-N;
f) Participar na definição e implementação das linhas de orientação estratégica das tecnologias de informação da CCDR-N.
6 - A alteração da redação do artigo 5.º do Despacho 17 802/2007 de 24 de maio, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 155, de 13 de agosto de 2007, modificado pelo Despacho 25 463/2008 de 1 de outubro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 198, de 13 de outubro de 2008 e modificado pelo Despacho 8 789/2015 de 13 de julho, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 154, de 10 de agosto de 2015, que passa a ter a seguinte redação:
«5.º
Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira
1 - A Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira (DSCGAF) integra três unidades orgânicas flexíveis e dois gabinetes:
As unidades orgânicas flexíveis são:
a) A Divisão Financeira e de Controlo Orçamental;
b) A Divisão de Recursos Humanos;
c) A Divisão Administrativa e de Modernização Organizacional.
2 - À Divisão Financeira e de Controlo Orçamental compete:
a) Coordenar a elaboração e execução dos instrumentos de gestão financeira da CCDR-N;
b) Preparar e executar os documentos previsionais e elaborar o orçamento privativo da CCDR-N;
c) Exercer o controlo orçamental global e setorial com vista ao conhecimento atempado da evolução orçamental e à adoção de medidas corretivas adequadas à gestão integrada dos recursos financeiros da CCDR-N;
d) Organizar e manter uma contabilidade analítica que permita o adequado controlo de custos;
e) Organizar a conta de gerência anual e preparar os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório;
f) Desenvolver os procedimentos, no âmbito da contratação pública, relativos à aquisição de bens e serviços e a empreitadas;
g) Arrecadar receitas e liquidar despesas devidamente autorizadas;
h) Prestar informação financeira e orçamental nas várias plataformas eletrónicas em uso.
2.1 - Na dependência da Divisão Financeira e de Controlo Orçamental funciona a Secção de Contabilidade, à qual compete:
a) Proceder à elaboração dos projetos de orçamentos da CCDR-N e promover as necessárias alterações orçamentais;
b) Elaborar e organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas e manter organizado o arquivo de toda a documentação das gerências anteriores;
c) Elaborar os documentos justificativos de requisição de fundos;
d) Organizar e gerir os documentos relativos à realização e pagamento de despesas, bem como à liquidação e cobrança de receitas, de acordo com as regras orçamentais;
e) Elaborar os balancetes mensais e outros documentos contabilísticos financeiros para acompanhamento e controlo da execução orçamental;
f) Efetuar a reconciliação das contas bancárias;
g) Assegurar a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio do orçamento;
h) Elaborar fichas de inventário.
3 - À Divisão de Recursos Humanos compete:
a) Promover, em articulação com os restantes serviços, uma adequada afetação dos recursos humanos;
b) Propor e colaborar na aplicação de métodos atualizados de organização e gestão de recursos humanos;
c) Assegurar as atividades de suporte ao recrutamento, seleção, acolhimento e integração de trabalhadores;
d) Elaborar o mapa de pessoal e o balanço social, bem como outros instrumentos de gestão de recursos humanos;
e) Promover a valorização profissional dos trabalhadores e elaborar o diagnóstico das necessidades formativas e o plano anual de formação;
f) Gerir e acompanhar os procedimentos relativos ao sistema de avaliação de desempenho;
g) Assegurar as atividades de suporte à gestão de carreiras;
h) Promover os serviços de segurança e saúde no trabalho;
i) Providenciar a divulgação interna e/ou publicação no Diário da República dos atos relativos aos recursos humanos;
j) Proceder à divulgação das normas internas e demais diretrizes na área dos recursos humanos, mantendo a informação atualizada no website e na intranet.
3.1 - Na dependência da Divisão de Recursos Humanos funciona a Secção de Pessoal, à qual compete:
a) Assegurar o processamento das remunerações, outros abonos e respetivos descontos;
b) Gerir a assiduidade e pontualidade, mantendo atualizada a contagem de tempo de serviço dos trabalhadores;
c) Elaborar o mapa anual de férias;
d) Manter organizados e atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
e) Gerir e instruir os processos relativos a acumulação de funções, estatuto de trabalhador estudante, licenças, regimes de trabalho, horários, abono de família, mobilidade, acidentes de trabalho, doenças profissionais e aposentação, garantindo a respetiva atualização;
f) Prestar informação sobre orçamentação das despesas com pessoal e preparar declarações de cabimento;
g) Reportar dados sobre recursos humanos nos termos legais;
h) Garantir todos os procedimentos relativos aos regimes de proteção social dos trabalhadores e de proteção e assistência na doença.
4 - À Divisão Administrativa e de Modernização Organizacional compete:
a) Coordenar a administração geral e a gestão documental, do expediente, do património e da biblioteca;
b) Implementar procedimentos de controlo de gestão e de prevenção de risco;
c) Sistematizar procedimentos internos, implementar a produção e recolha de dados e desenvolver um sistema de informação de apoio à gestão e à tomada de decisão na CCDR-N;
d) Promover a melhoria contínua e a modernização administrativa dos serviços, designadamente através de reengenharia e desmaterialização de processos;
e) Garantir o atendimento, a informação e o apoio aos utentes da CCDR-N;
f) Desenvolver medidas de apoio à gestão mediante a elaboração e difusão de indicadores e relatórios de monitorização;
g) Proceder à divulgação, pelos serviços, das normas internas e demais diretrizes de caráter genérico.
4.1 - Na dependência da Divisão Administrativa e de Modernização Organizacional funcionam:
4.1.1 - A Secção de Património e Aprovisionamento, à qual compete:
a) Executar os procedimentos necessários à aquisição de bens e serviços de economato;
b) Garantir o planeamento e controlo de existências de bens consumíveis, assegurando as necessidades dos serviços;
c) Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis que constituem o património da CCDR-N e providenciar pela sua manutenção e segurança;
d) Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimento de serviços de aluguer e de assistência técnica;
e) Assegurar a gestão do património afeto à CCDR-N, zelando pela sua conservação e manutenção e articulando-se com as Estruturas Sub-Regionais no tocante ao respetivo património;
f) Assegurar a gestão do parque automóvel afeto à CCDR-N;
g) Coordenar a gestão do auditório e as cedências externas de instalações;
h) Desenvolver as atividades relativas à aquisição, compra e arrendamento de instalações;
i) Coordenar as atividades relativas à condução de viaturas, ao atendimento telefónico, à manutenção dos jardins, à vigilância e à cantina.
4.1.2 - O Gabinete de Gestão Documental e da Biblioteca, ao qual compete:
a) Definir os procedimentos de gestão documental a aplicar aos documentos e processos em função dos seus suportes e da via de transmissão, em consonância com as normas em vigor e com as boas práticas;
b) Gerir o património arquivístico da CCDR-N, assegurando o cumprimento das regras e procedimentos vigentes e providenciando a sua conservação e acessibilidade;
c) Definir e garantir a aplicação dos procedimentos relativos ao processamento dos recursos bibliográficos;
d) Manter e atualizar o catálogo bibliográfico e a biblioteca digital da CCDR-N e promover a divulgação do acervo de informação.
4.1.3 - A Secção de Expediente, à qual compete assegurar a receção, a classificação, o registo, o encaminhamento e a distribuição de toda a documentação rececionada e expedida na CCDR-N.
5 - Na dependência da Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira funciona o Gabinete de Sistemas de Informação, ao qual compete:
a) Conceber e implementar a arquitetura dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações da CCDR-N e dos programas e iniciativas comunitárias por aquela geridos; e gerir ou contribuir para a gestão dos respetivos sistemas de informação de suporte à atividade da instituição;
b) Garantir a operacionalidade, manutenção, atualização, segurança e gestão dos equipamentos informáticos e do software aplicacional;
c) Garantir procedimentos de segurança, confidencialidade e integridade dos dados armazenados nos sistemas de informação;
d) Apoiar os utilizadores na exploração das potencialidades e no correto manuseamento dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações;
e) Promover a eficiência energética no funcionamento da CCDR-N;
f) Participar na definição e implementação das linhas de orientação estratégica das tecnologias de informação da CCDR-N.»
O presente despacho produz efeitos a 08 de novembro de 2018.
7 de novembro de 2018. - O Presidente da CCDR-N, Fernando Freire de Sousa.
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