Portaria 169/83
de 28 de Fevereiro
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, considerando as dificuldades que em vários serviços públicos se têm vindo a sentir para arquivar, pelos processos tradicionais, a respectiva documentação, tornou extensivo aos serviços de natureza pública o uso da microfilmagem dos documentos em arquivo, com a consequente inutilização dos respectivos originais.
Todavia, há documentos que, decorrido certo tempo, não interessa conservar, pelo que a sua microfilmagem, por dispendiosa, não apresenta qualquer razão de utilidade.
É reconhecida, por outro lado, a necessidade de descongestionar os arquivos, por imperiosa economia de espaço e de trabalho, tornando-os mais flexíveis e com mais pronta capacidade de resposta, designadamente no âmbito da assistência hospitalar.
Assim, ao abrigo dos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro dos Assuntos Sociais, o seguinte:
1.º São os hospitais autorizados a microfilmar os documentos que devam manter em arquivo e bem assim a proceder à inutilização dos respectivos originais, com os seguintes condicionalismos:
a) Não é autorizada a destruição de documentos com interesse histórico, artístico, científico e administrativo ou ainda por motivo comprovadamente atendível, designadamente clínico;
b) Tais documentos referidos na alínea anterior transitarão para arquivos adequados, quer do hospital, quer de organismos dependentes do Ministério dos Assuntos Sociais, ou, em última análise, para os arquivos eruditos;
c) O prazo que obriga à conservação de documentos em arquivo fica estabelecido até 5 anos, conforme a utilidade de documentos a preservar por mais tempo.
2.º Será responsável pelas operações de microfilmagem, conservação dos filmes e destruição dos documentos originais um funcionário administrativo de categoria não inferior a chefe de secção, para o efeito designado pelo administrador do hospital.
3.º A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagens.
4.º A autenticidade dos microfilmes será garantida por meio de selo branco ou de perfuração especial.
5.º A conservação dos filmes deverá ser efectuada nas condições técnicas aconselháveis, em bobinas ou jackets devidamente referenciadas, e de modo a permitir «diferenciação», no que respeita a documentação clínica, da proveniente de doentes socorridos no serviço de urgência, por um lado, e da referente a doentes assistidos nos serviços de internamento e de consulta externa, por outro.
6.º Será elaborado um livro de registo dos filmes conservados, com termo de abertura e de encerramento e todas as folhas rubricadas pelo administrador do hospital, no qual se fará constar o número de ordem das bobinas e a natureza e as referências dos documentos microfilmados.
7.º As fotocópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força probatória dos originais desde que autenticadas com o selo branco em uso no hospital, sobre assinatura do responsável referido no n.º 2.º
8.º A segurança da inutilização dos documentos originais será garantida, em regra, do seguinte modo:
a) A documentação corrente será destruída por perfurações não inferiores a 15 mm de diâmetro ou ainda por corte ou rasgamento total, ao meio, pelo menos em 4 partes;
b) A documentação de responsabilidade, confidencial ou reservada será destruída de modo a impedir completamente a sua leitura e, de preferência, por incineração.
Ministério dos Assuntos Sociais, 3 de Janeiro de 1983. - Pelo Ministro dos Assuntos Sociais, Adalberto Paulo da Fonseca Mendo, Secretário de Estado da Saúde.
