de 20 de Julho
O Hospital Central Ortopédico de Sant'Ana, na necessidade de proceder ao descongestionamento dos seus arquivos e de reconquistar os enormes espaços por eles ocupados, entendeu, face às virtualidades já demonstradas pelo sistema, ser a microfilmagem de documentos a melhor solução para as dificuldades que vem sentindo a este nível.Tal sistema, para além de possibilitar uma considerável economia de espaço e de trabalho, permite uma mais pronta e eficaz resposta ao mais variado tipo de solicitações que são dirigidas a um hospital no aspecto documental.
Nestas linhas, o Hospital de Sant'Ana efectuou avultados investimentos com a montagem de um moderno serviço, dotado do necessário equipamento, cujo funcionamento e rentabilização passam pela necessária autorização e regulamentação dos termos em que deverão processar-se as operações de microfilmagem.
Assim, ao abrigo dos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, e de acordo com o disposto na Portaria 169/83, de 28 de Fevereiro:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelos Ministros da Saúde e do Trabalho e Segurança Social, o seguinte:
1.º Fica autorizado o Hospital Central Ortopédico de Sant'Ana a proceder à microfilmagem de documentação que deva manter em arquivo e a destruir os respectivos originais.
2.º Exceptuam-se a destruição de documentos com interesse histórico, artístico, científico e outros com manifesto interesse documental, os quais deverão ser conservados em arquivos adequados.
3.º Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos são, consoante a sua natureza, os fixados na lista anexa à presente portaria.
4.º Será responsável pelas operações de microfilmagem, conservação dos filmes e destruição dos documentos originais o funcionário responsável pelo Arquivo do Hospital, designado para o efeito pelo respectivo conselho directivo.
5.º A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagens.
6.º O início e o termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e com a assinatura do responsável referido no n.º 4.º 7.º Será elaborado um livro de registo dos filmes conservados, com termo de abertura e de encerramento, e todas as folhas rubricadas pelo administrador do Hospital, no qual se fará constar o número de ordem das bobinas, sua natureza e as referências dos documentos microfilmados.
8.º Observados os respectivos prazos de conservação, os originais dos documentos microfilmados serão destruídos por cortagem, em tiras com largura não superior a 15 mm, ou por rasgamento, ao meio, pelo menos em quatro partes, de modo que seja impossível a sua leitura ou reconstituição.
9.º No acto de destruição dos documentos anteriormente referidos será lavrado em livro próprio, devidamente numerado e rubricado pelo administrador do Hospital, o respectivo auto de destruição.
10.º As fotocópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força probatória dos respectivos originais, desde que autenticadas com o selo branco em uso no Hospital, sobre assinatura do administrador ou de quem o substitua.
11.º O serviço responsável pela microfilmagem deverá elaborar um livro de registo de todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a sua reprodução.
Ministérios da Saúde e do Trabalho e Segurança Social.
Assinada em 3 de Julho de 1987.
A Ministra da Saúde, Maria Leonor Couceiro Pizarro Beleza de Mendonça Tavares. - O Ministro do Trabalho e Segurança Social, Luís Fernando Mira Amaral.
ANEXO
Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos
(ver documento original)
