Cristina de Fátima Silva Calisto, Presidente da Câmara Municipal de Lagoa-Açores:
Torna público, que por deliberação da Assembleia Municipal, em sua sessão ordinária realizada no dia 26 de abril do corrente ano, foi aprovado o Regulamento de Utilização de Espaços nos Serviços e Imóveis afetos à Câmara Municipal de Lagoa, o qual se publica na íntegra.
3 de maio de 2018. - A Presidente da Câmara Municipal, Cristina de Fátima Silva Calisto.
Regulamento de Utilização de Espaços nos Serviços e Imóveis Afetos à Câmara Municipal de Lagoa
O presente documento regulamenta a utilização de espaços nos serviços competentes e imóveis afetos à Câmara Municipal de Lagoa, numa perspetiva de rentabilização assente na qualidade e, sobretudo, na salvaguarda da sua especificidade e prestígio.
Constituindo estes imóveis locais privilegiados de realização de eventos, o acesso aos seus espaços, pela sua dignidade e pelas coleções que alguns deles encerram, deve ser controlado por forma a salvaguardar-se uma utilização menos consentânea com as suas origens, com a sua dignidade ou com a sua mensagem cultural.
Por outro lado, em virtude do crescente número de pedidos de arrendamento e de cedência desses espaços, importa definir os critérios gerais desse acesso e dessa utilização, para que quer o potencial utilizador, quer o serviço responsável pelo imóvel saibam exatamente como atuar.
Com o presente regulamento pretende-se, pois, criar um conjunto de regras orientadoras, uniformizando-se essas atuações:
Artigo 1.º
Lei Habilitante
Ao abrigo do disposto no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa e alínea e) do n.º 2, do artigo 23.º e alínea b) e g) do n.º 1, do artigo 25.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro, é aprovado o presente regulamento, de eficácia externa, de utilização de espaços nos serviços e imóveis afetos à Câmara Municipal de Lagoa-Açores.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente regulamento aplica-se a todas as situações de arrendamento ou de cedência, temporária e de curta duração, de espaços nos serviços e imóveis afetos à Câmara Municipal de Lagoa.
2 - Nos espaços cuja utilização seja autorizada, podem decorrer eventos de carácter privado, social, académico, científico, cultural, comercial, empresarial, turístico ou promocional.
3 - Os espaços são passíveis de ser utilizados pelas associações, pessoas coletivas, públicas ou privadas, escolas, grupos, instituições de solidariedade social e demais entidades ou até pessoas singulares, desde que cumpram com o disposto no presente regulamento.
Artigo 3.º
Competência
1 - Compete à Câmara Municipal de Lagoa decidir, após parecer técnico dos Serviços, da oportunidade e interesse da cedência, bem como das respetivas condições a aplicar.
2 - A Câmara Municipal de Lagoa reserva-se o direito de não autorizar o arrendamento ou a cedência de espaços.
3 - Serão, ainda, rejeitados os pedidos que colidam com a dignidade dos espaços ou que perturbem o acesso e circuito de visitantes bem como as atividades planeadas ou já em curso.
Artigo 4.º
Forma
1 - Os pedidos de utilização devem ser formulados com uma antecedência mínima de 15 (quinze) dias em relação à data do evento.
2 - A não observância deste prazo pode inviabilizar o pedido, exceto se o mesmo, pela sua natureza e pela simplicidade de meios envolvidos, for suscetível de ser objeto de análise e decisão em prazo mais curto.
3 - Os pedidos de utilização do espaço são formalizados, por escrito, à Câmara Municipal de Lagoa, devendo especificar:
a) As atividades a desenvolver;
b) Área a ceder;
c) Equipamentos a utilizar;
d) Número de pessoas;
e) Duração e horário;
f) Entidades envolvidas;
g) Plano de organização, incluindo eventual intervenção de catering, movimentação de cargas, montagem/desmontagem de estruturas, entre outras.
4 - A Câmara Municipal de Lagoa poderá solicitar esclarecimentos ou documentos complementares, sempre que tal considere necessário para emissão de parecer.
5 - Os pedidos de utilização de espaços, após emissão do parecer técnico e concluído o processo negocial, deverão ser remetidos para despacho do Presidente da Câmara.
6 - Após aceitação escrita, pela entidade requerente, das condições e contrapartidas financeiras, compete aos serviços competentes assegurarem o seu cumprimento.
7 - A Câmara Municipal de Lagoa reserva-se o direito de prioridade sobre a marcação de utilização de espaços, para todos os eventos realizados internamente.
8 - No caso de pedidos simultâneos para datas coincidentes, será tido em conta o interesse público das iniciativas propostas, assim como a data de entrada de cada pedido, podendo ser dada prioridade aos pedidos que foram feitos em primeiro lugar.
Artigo 5.º
Contrapartidas
1 - As contrapartidas financeiras pela utilização do espaço são determinadas com base nos montantes constantes no Anexo I do presente Regulamento e no parecer dos serviços.
2 - Podem ainda ser determinadas condições suplementares, entre as quais a celebração de um seguro específico, em montante fixado pela Câmara Municipal de Lagoa.
3 - A entidade cessionária assegurará ainda:
a) O pagamento de todas as despesas, relativas às horas extraordinárias, com a vigilância e apoio técnico assegurados pelos serviços da Câmara Municipal;
b) Os meios necessários à eventual movimentação de cargas, cuja utilização terá que ser monitorizada por pessoal do serviço em causa, estando excluída a utilização de meios que, pela sua natureza, possam representar uma agressão para o local;
c) Eventuais despesas relativas a Serviços de Bombeiros, Piquete de Eletricidade, Polícia de Segurança Pública, de ambulâncias ou outras, sempre que a Câmara Municipal de Lagoa considere necessária a sua presença;
d) A assinatura de um Termo de Responsabilidade Civil, por perdas e danos, de montante a determinar, casuisticamente, pela Câmara Municipal de Lagoa, e no Termo referido na alínea anterior o cessionário do espaço assumirá, por escrito, a responsabilidade por todos os danos ou prejuízos que vierem a ser causados no local em consequência da cedência;
e) Na circunstância de ser exigível seguro, a cópia autenticada da respetiva apólice terá que ser presente à Câmara Municipal de Lagoa, com a antecedência de 48 horas relativamente ao início do evento.
4 - A confirmação de reserva obriga ao pagamento de 25 % da contrapartida financeira determinada pela Câmara Municipal no seu despacho de autorização, devendo os restantes 75 % serem pagos até à véspera do evento.
5 - Os pagamentos deverão ser efetuados na Tesouraria da Câmara Municipal, sita na Rua do Dr. Filomeno da Câmara 29-61 - Santa Cruz - Lagoa, ou por transferência bancária para o NIB que lhe venha a ser comunicado pela Câmara Municipal, desde que entregue o respetivo comprovativo nos serviços.
6 - As eventuais despesas extraordinárias terão que ser liquidadas imediatamente após o fim do evento.
7 - A desistência do serviço contratado dá lugar à retenção de 25 % do valor entretanto pago, bem como de outros encargos que tenham que ser liquidados na perspetiva da realização do serviço contratado.
Artigo 6.º
Condições Especiais
1 - Os pedidos de cedência do espaço para cerimónias protocolares, eventos socioculturais e outros intrínsecos ao funcionamento ou competências dos Serviços Governamentais e Instituições com sede no concelho de Lagoa, estão isentos da cobrança de qualquer montante.
2 - Excluem-se da isenção referida no número anterior os eventos que, viabilizados e apoiados pelos Serviços do Governo Regional e Instituições do Concelho, sejam promovidos e organizados por entidades externas.
3 - Poderão ser sujeitos a condições especiais de cedência do espaço, designadamente do preço de cedência, os pedidos formulados por entidades que tenham estabelecido protocolos ou acordos de colaboração com a Câmara Municipal de Lagoa, bem como os respetivos mecenas, ou os pedidos associados a eventos que, pela sua dimensão ou significado, mereçam tratamento diferenciado.
4 - Os utilizadores dos espaços deverão utilizar corretamente as instalações, bem como os equipamentos colocados à sua disposição.
5 - Não é permitido perfurar ou pregar as paredes.
6 - Não será admitida a entrada a participantes em número superior ao da capacidade das salas ou imóveis cedidos.
7 - Não é permitido fumar em todo o espaço cedido.
8 - No final de cada utilização será feita uma vistoria aos espaços utilizados, pelo que a entidade organizadora deverá deixar as instalações e equipamentos tal como os encontrou. Qualquer dano, furto ou desaparecimento de bem ou material durante o período de cedência, será da responsabilidade da entidade utilizadora sendo imputadas a esta as despesas associadas.
9 - A verificação de qualquer conduta que seja suscetível de afetar ou perturbar o normal funcionamento dos serviços e o acesso aos espaços, ou de utilizar os espaços para práticas ilícitas, desonestas ou diversas das solicitadas e concedidas, dará à Câmara Municipal o direito de exercer ordem de expulsão das instalações ou de revogar a autorização de utilização do espaço.
Artigo 7.º
Normas Internas de Utilização de Espaços
O presente regulamento de utilização de espaços é complementado, em cada serviço competente, com normas internas de utilização de espaços, adaptados às respetivas realidades, fixando as normas técnicas, logísticas e de segurança a adotar em cada situação, designadamente, montagem de estruturas, catering, movimentação de pessoas e viaturas e planos de emergência.
Artigo 8.º
Cedência de Direitos de Utilização
As entidades a quem for atribuído o direito de utilização dos espaços não poderão ceder esse direito a terceiros, salvo acordo prévio, expresso e escrito pela Câmara Municipal.
Artigo 9.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor após a sua aprovação pela Assembleia Municipal de Lagoa e subsequente publicação.
ANEXO I
(encontra-se publicado no portal da Câmara Municipal)
311317436
