Considerando que os Estatutos da Universidade da Beira Interior, homologados pelo Despacho normativo 45/2008, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 168, de 1 de setembro, estabelecem no artigo 5.º, n.º 2, alínea e) e n.º 4, alínea b) que os Centros são estruturas vocacionadas para o apoio às atividades da Universidade e para, no âm-bito das suas competências, prestarem serviços às faculdades, às unidades de investigação, à comunidade académica em geral e ao exterior;
Considerando que a Biblioteca é um Centro criado pelo Despacho 2014/R/72, de 12 de dezembro, artigo 1.º, n.º 1, o qual, nos termos do seu artigo 2.º, lhe define as competências e nele integra os anteriores Serviços de Documentação, e os Serviços Gráficos e de Publicações, os quais assim foram extintos;
Considerando que a criação do Centro - Biblioteca otimizou meios materiais e humanos e que a integração dos dois serviços elevou a dignidade institucional de uma das estruturas de apoio nucleares da Universidade, a Biblioteca, pelo que é imprescindível a regulamentação da sua organização interna e funcional;
Considerando as boas práticas de instituições congéneres nacionais e estrangeiras, e o que o artigo 19.º da Declaração Universal dos Direitos do Homem estipula sobre os direitos de informação, opinião e expressão;
Considerando o Código de Ética da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, adotado pela BAD no dia 25 de junho de 1999, no que se refere aos princípios da liberdade de acesso, privacidade da utilização e profissionalismo do serviço prestado;
Considerando que uma Biblioteca universitária, como comunidade de serviços e ponto de encontro de pessoas e de ideias, deve ser capaz de responder às aspirações individuais e coletivas nos domínios da investigação científica e tecnológica, da formação cultural e humanística, da educação artística e para a cidadania, do desenvolvimento pessoal e social, e ainda às necessidades de recreação e de lazer;
Considerando que estes princípios foram perfilhados e integrados nas sucessivas Declarações e Manifestos da IFLA/UNESCO para as Bibliotecas por desempenharem um papel essencial no aprofundamento e desenvolvimento das nossas sociedades plurais e democráticas;
Considerando que o Despacho 2014/R/71, de 9 de dezembro, regulamenta a organização e funcionamento dos Centros da Universidade da Beira Interior e determina no n.º 3 do artigo 1.º que a organização interna e funcional de cada Centro constaria do respetivo regulamento, competindo, ao abrigo do disposto no artigo 3.º, n.º 2, alínea b), ao Diretor do Centro a elaboração da proposta, para aprovação pelo Reitor;
Considerando que o projeto de regulamento foi objeto de consulta pública, conforme estipula o n.º 3 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo;
Assim, nos termos da alínea e), do n.º 1, e do n.º 2 do artigo 24.º dos Estatutos da Universidade da Beira Interior, determino:
Regulamento Orgânico - Organização Interna e Funcional da Biblioteca da Universidade da Beira Interior
CAPÍTULO I
Natureza, âmbito, Princípios e Competências
Artigo 1.º Natureza
1 - Este Regulamento estabelece a estrutura orgânica do Centro - Biblioteca da Universidade da Beira Interior (a seguir referido por Biblioteca), define as suas competências e determina o quadro de referência e de orientação de todas as atividades nela prosseguidas e das pessoas que aí trabalham.
2 - A Biblioteca é uma estrutura permanente de apoio aos órgãos de governo, às unidades orgânicas, departamentos, unidades de investigação, centros, serviços e projetos de investigação da UBI, estando aberta também à comunidade envolvente.
Artigo 2.º
Âmbito
1 - A Biblioteca é um Centro que integra, no Polo I, a Biblioteca Central e a Tipografia; no Polo III, a Biblioteca da Faculdade de Ciências da Saúde; e no Polo IV, a Biblioteca da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas.
2 - A gestão dos espaços e dos recursos humanos, materiais e técnicos afetos à Biblioteca é feita de forma coordenada e integrada.
Artigo 3.º Princípios A Biblioteca da UBI e todos os seus sectores internos pautam-se pelos seguintes princípios gerais:
a) Da legalidade e transparência de procedimentos;
b) Da subsidiariedade, imparcialidade, publicidade e fundamentação das tomadas de decisão;
c) Da especialização das aptidões, saberes e competências;
d) Da justiça distributiva e retributiva;
e) Da responsabilização individual e coletiva no que respeita ao património bibliográfico e documental ao seu cuidado e aos procedimentos realizados;
f) Da boafé de todos os intervenientes nos diferentes processos;
g) Da aproximação aos leitores e da admissão regulada no acesso aos recursos disponíveis; saber e a cultura;
h) Da promoção de um bom ambiente de estudo e investigação;
i) Do incentivo à atitude universitária perante o conhecimento, o
j) Da melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados.
Artigo 4.º
Competências
São competências gerais da Biblioteca:
a) Contribuir para a missão da Universidade no que respeita à formação humana, social, cultural, científica, artística e técnica dos seus estudantes, docentes, investigadores e funcionários;
b) Responsabilizar-se pela aquisição, preservação, tratamento técnico, manutenção e enriquecimento do seu património bibliográfico e documental (pedagógico, cultural, artístico, científico e técnico), em todas as suas formas e suportes, no âmbito da UBI (unidades orgânicas, departamentos, unidades de investigação, centros, serviços e projetos de investigação);
c) Fornecer recursos, auxiliar no acesso e prestar serviços a todos os leitores internos, externos, visitantes e outros, em especial a professores, investigadores e alunos de pósgraduação, para quem a documentação a consultar constitui instrumento imprescindível de trabalho;
d) Coordenar técnica e funcionalmente os vários polos referidos no n.º 1 do artigo 2.º, e promover um bom ambiente de trabalho e de respeito por quem faz da Biblioteca o seu local de trabalho, de investigação e de escrita, e, igualmente, fomentar um ambiente propício nos espaços destinados a trabalhos de grupo;
e) Coadjuvar os docentes quanto a formação em recursos específicos e na iniciação dos alunos na atitude universitária perante o saber, na interiorização dos valores e ritmos do trabalho intelectual e da investigação científica;
f) Editar, produzir e distribuir publicações, bem como reproduzir documentos de apoio às atividades das unidades e subunidades orgânicas, centros e demais serviços da UBI;
g) Prosseguir atividades culturais próprias (exposições, colóquios, seminários, celebração de efemérides, etc.).
CAPÍTULO II
Direção e Conselho da Biblioteca
Artigo 5.º
Direção
1 - O Diretor da Biblioteca é um Professor livremente designado pelo Reitor da Universidade para um mandato de dois anos, renovável por períodos de igual duração.
2 - O Diretor da Biblioteca é o responsável pela Direção da Biblioteca e depende hierarquicamente do Reitor.
3 - O Professor designado como Diretor da Biblioteca fica dispensado da prestação de 50 % do serviço docente a que estaria legalmente obrigado.
Artigo 6.º
Competências 1 - Compete ao Diretor da Biblioteca:
a) Representar a Biblioteca;
b) Propor o regulamento do Centro, para aprovação pelo Reitor;
c) Assegurar a gestão do pessoal, dos meios materiais à disposição da Biblioteca e das dotações orçamentais que lhe forem atribuídas;
d) Zelar pela conservação e manutenção das instalações e outros bens afetos à Biblioteca;
e) Preparar convénios, acordos e contratos de prestação de serviços especializados, no âmbito da área de competência em que desenvolve a sua atividade;
f) Exercer as funções que lhe forem cometidas pelo Reitor da Universidade. 2 - O Diretor da Biblioteca pode delegar ou subdelegar as competências que entender adequadas em ordem a uma gestão mais eficiente.
Artigo 7.º
Conselho da Biblioteca
O Conselho da Biblioteca é um órgão colegial consultivo de apoio ao Diretor.
Artigo 8.º
Composição
1 - Compõem o Conselho da Biblioteca:
a) O Diretor da Biblioteca, que preside;
b) O Chefe de Divisão da Biblioteca e um Técnico Superior da Biblioteca indicado pelo Diretor;
c) Um docente ou um investigador designado pelo Conselho Científico de cada uma das Unidades Orgânicas da UBI;
d) Duas personalidades de reconhecido mérito, convidadas pelo Reitor, por proposta do Diretor;
e) Um estudante indicado pela Associação Académica (AAUBI).
2 - Podem ser convidadas a participar pontualmente nas reuniões do Conselho, sem direito a voto, outras entidades cuja especialidade o justifique.
3 - No caso de vacatura de um membro do Conselho, o Diretor providenciará a sua substituição nos termos do n.º 1.
Artigo 9.º
Competências
1 - Compete ao Conselho da Biblioteca:
a) Aconselhar e colaborar com o Diretor nos assuntos relacionados com a Biblioteca;
b) Servir de elo de ligação entre as Unidades Orgânicas e a Biblioteca;
c) Acompanhar a vida da Biblioteca e dar pareceres relacionados com as atividades desenvolvidas, por sua iniciativa ou a pedido do Diretor;
2 - Os pareceres do Conselho da Biblioteca têm natureza não-vinculativa. 3 - O mandato dos membros do Conselho da Biblioteca tem a duração do mandato do Diretor da Biblioteca.
Artigo 10.º
Funcionamento
1 - O Conselho da Biblioteca reúne ordinariamente, por convocatória do seu Presidente, no começo de cada semestre letivo.
2 - O Conselho da Biblioteca pode reunir extraordinariamente por convocatória do seu Presidente ou a pedido de pelo menos dois terços dos seus membros;
3 - Nas ausências ou impedimentos do Presidente, assume a condução das reuniões do Conselho o docente ou investigador mais antigo de categoria mais elevada.
CAPÍTULO III
Organização Interna
Artigo 11.º
Setores
1 - A organização interna da Biblioteca estrutura-se nos seguintes setores:
a) Tipografia;
b) Aquisições/Ofertas/Doações;
c) Tratamento Técnico e Documental;
d) Referência/Atendimento ao Balcão;
e) Empréstimo Interbibliotecas;
f) Difusão e Imagem;
g) Formação.
2 - Os setores são coordenados por um Chefe de Divisão detentor de competências técnicas específicas no âmbito das Bibliotecas, e nomeado nos termos do que a legislação em vigor determina a respeito dos dirigentes intermédios do 2.º grau.
3 - Cada setor tem como responsável imediato um Técnico Superior proposto ao Diretor pelo Chefe de Divisão, salvaguardando-se a especificidade técnica do sector da Tipografia, que é equiparado a secção e terá como responsável um Coordenador Técnico.
4 - No cumprimento das suas atribuições e competências, a Direção, o Conselho da Biblioteca e a Coordenação dos setores dispõem do apoio de serviços de secretariado administrativo.
Artigo 12.º
Competências do Chefe de Divisão
1 - Além das competências gerais atribuídas pela legislação em vigor ao Chefe de Divisão, competelhe ainda exercer todas as competências que lhe forem delegadas e as funções que lhe forem cometidas pelo Diretor da Biblioteca.
2 - Nas ausências ou impedimentos, o Chefe de Divisão é substituído pelo Técnico Superior designado pelo Diretor da Biblioteca.
Artigo 13.º
Competências específicas dos Setores
1 - À Tipografia compete:
a) Executar trabalhos de produção documental da Universidade;
b) Prestar apoio às atividades ensino dos docentes e aprendizagem dos alunos, bem como às necessidades de unidades orgânicas, departamentos, unidades de investigação, centros, serviços e projetos de investigação, em termos de tipografia, reprografia e venda de material de papelaria;
c) Produzir, editar e distribuir publicações que decorrem da investigação realizada na Universidade, mas também de outras obras externas à UBI que lhe forem propostas;
d) Restaurar obras em mau estado.
2 - Às Aquisições/Ofertas/Doações compete:
a) Adquirir os recursos bibliográficos, em qualquer suporte, propostos pelas unidades orgânicas, departamentos, unidades de investigação, centros, serviços e projetos de investigação da UBI;
b) Assegurar todos os procedimentos administrativos relativos à aquisição da bibliografia solicitada de modo garantir a compra o mais rápido possível;
c) Propor e controlar as assinaturas de periódicos impressos;
d) Apoiar na avaliação anual da utilização dos recursos eletrónicos mediante a análise de dados estatísticos;
e) Elaborar planos de aquisição tendo em conta sugestões de toda a comunidade académica, indicações do setor Referência/Atendimento ao Balcão;
f) Analisar as indicações de bibliografia e verificar no Catálogo da Biblioteca a existência das obras e títulos sugeridos;
g) Solicitar permutas a outras instituições;
h) Estabelecer normas e critérios para a seleção de ofertas e doações a inserir no Catálogo, encaminhando as não-selecionadas para os outros fins prosseguidos pela Biblioteca.
3 - Ao Tratamento Técnico e Documental compete:
a) Promover o Catálogo da Biblioteca e proceder ao adequado tratamento das publicações adquiridas/recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais aplicáveis e em uso na Biblioteca, designadamente:
1) Em termos de Catalogação:
i) Aplicar as ISBD’s - International Standard of Bibliographic Description (Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada);
ii) Aplicar as diversas tipologias de documentos (livros, mapas, partituras, gravações de áudio e vídeo, publicações periódicas, recursos electrónicos, etc…);
iii) Proceder à validação de metadados;
iv) Aplicar as Regras Portuguesas de Catalogação;
v) Operar diferentes softwares biblioteconómicos (Millenium;
Bibliobase, DocBase, Aleph, DSpace, etc…), particular o software Koha;
vi) Aplicar critérios MARC - Machine Readable Cataloging (Cata-logação legível por computador), em particular MARC21 e UNIMARC.
2) Em termos de Classificação e Indexação:
i) Aplicar linguagens documentais, tais como:
CDU, DEWEY, Thesaurus;
ii) Empregar as linguagens documentais e aplicálas na descrição bibliográfica em softwares biblioteconómicos;
iii) Proceder à validação de metadados;
iv) Realizar pesquisas bibliográficas em diversas bases de dados e catálogos bibliográficos;
v) Aplicar os requisitos funcionais dos registos bibliográficos; a ISBD - International Standard of Bibliographic Description (Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada);
vi) Operar diferentes softwares biblioteconómicos (Millenium;
Bibliobase, DocBase, Aleph, DSpace, etc…), particular o software Koha;
vii) Aplicar critérios MARC - Machine Readable Cataloging (Cata-logação legível por computador), em particular MARC21 e UNIMARC;
viii) Promover ações de formação, internas e externas, na sua área de atuação.
b) Gerir tudo o que respeita ao Repositório Institucional da UBI, uBibliorum, tanto no que respeita ao workflow das teses e dissertações, como no tocante ao workflow dos autodepósitos. 4 - À Referência/Atendimento ao Balcão compete:
a) Ser o mediador por excelência entre a Biblioteca e os seus leitores;
b) Informar, orientar, auxiliar e prestar apoio pessoal, direto e especializado aos leitores, de forma pronta, solícita e eficaz, no que respeita:
i) Ao acervo documental existente;
ii) À pesquisa, acesso e empréstimo dos recursos existentes e disponíveis na Biblioteca, em todos os tipos de suporte;
iii) Às sinaléticas usadas na Biblioteca;
iv) Às designações bibliográficas do sistema de referências documentais que constituem a estrutura bibliográfica interna da Biblioteca da UBI;
v) Ao encaminhamento dos leitores para o Empréstimo Interbibliotecas, sempre que o recurso pretendido não existir na Biblioteca;
c) Garantir o cumprimento do Regulamento específico de utilização e frequência das salas de leitura, nomeadamente no que respeita à manutenção de um bom ambiente de trabalho e ao controlo do ruído nas salas de leitura;
5 - Ao Empréstimo Interbibliotecas compete:
a) Apoiar a investigação realizada na UBI e, reciprocamente, a de instituições congéneres nacionais ou internacionais que solicitem recursos à Biblioteca da UBI;
b) Satisfazer os pedidos de artigos, monografias ou outros recursos que lhe forem endereçados no âmbito deste regime de empréstimo. blioteca;
6 - À Difusão & Imagem compete:
a) Promover e zelar pela imagem institucional da Biblioteca e assegurar a sua divulgação no interior e exterior da UBI;
b) Assegurar toda a comunicação visual da Biblioteca:
planificação, criação gráfica de cartazes, informação, divulgação e publicitação de efemérides e eventos da Biblioteca, ou que nela tenham lugar;
c) Garantir o alinhamento e a coerência da imagem da Biblioteca com a imagem geral da UBI;
d) Propor melhorias na estética interna da Biblioteca e zelar pela contínua atualização de toda a sinalética da Biblioteca, nos seus vários polos;
e) Gerir e fazer a triagem de toda a publicidade enviada para a Bi-f) Manter atualizada a página da Biblioteca na Internet, nomeadamente
g) Propor, programar, dinamizar, organizar, realizar e publicitar, no âmbito da Biblioteca, colóquios, seminários, exposições, celebração de efemérides e outras atividades de índole científica e cultural;
h) Colaborar no que, dentro do seu âmbito, lhe for solicitado por outros serviços da UBI;
i) Participar em feiras do livro e em outros eventos de extensão cultural da Biblioteca, sempre que seja adequado e exequível;
7 - À Formação compete:
a) Promover e apoiar ações de formação quer internas, preparadas e apresentadas por Técnicos da Biblioteca em áreas específicas (B-On, BD’s, Koha, uBibliorum, CDE, etc.), quer externas, destinadas a toda a comunidade académica;
b) Estruturar planos consistentes de formação, anuais ou plurianuais, em parceria com entidades da UBI, como o CFIUTE, ou externas, como por exemplo a BAD ou outras Bibliotecas da região.
Artigo 14.º
Disposições finais
1 - O presente Regulamento Orgânico pode ser revisto por iniciativa do Reitor ou por proposta fundamentada do Diretor dirigida ao Reitor. 2 - O presente Regulamento Orgânico entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
12 de julho de 2016. - O Reitor, António Fidalgo.
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UNIVERSIDADE DE COIMBRA