Aviso 7521/2005 (2.ª série). - Regulamento orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico de Portalegre, aprovado na reunião da comissão permanente do conselho geral de 29 de Outubro de 2002, com as alterações introduzidas em 1 de Março de 2005:

Artigo 1.º

Definição

1 - O Instituto Politécnico de Portalegre (IPP) dispõe de serviços identificados pelas funções que desempenham, conforme dispõe o n.º 1 do artigo 7.º dos Estatutos do IPP.

2 - Os Serviços Centrais, adiante designados por SC, são organismos permanentes, vocacionados para o apoio técnico ou administrativo às actividades do Instituto.

Artigo 2.º

Estrutura orgânica

1 - Os SC são dirigidos pelo presidente do Instituto Politécnico, podendo ser coadjuvado por um vice-presidente e por um administrador.

2 - Os SC compreendem:

a) Serviços de Apoio Técnico;

b) Serviços Académicos;

c) Serviços Administrativos;

d) Centro de Informática;

e) Serviços Auxiliares e de Manutenção.

3 - O organograma em anexo é parte deste regulamento, devendo ser afixado nas instalações dos SC.

Artigo 3.º

Serviços de Apoio Técnico

1 - Com os Serviços de Apoio Técnico pretende-se reunir as competências necessárias às actividades globais do Instituto e inexistentes nas restantes unidades orgânicas.

2 - Os Serviços de Apoio Técnico compreendem:

a) Secretariado da Presidência;

b) Gabinete de Relações Públicas e de Cooperação;

c) Gabinete Técnico;

d) Gabinete de Estudos e Planeamento;

e) Assessoria Jurídica.

3 - Ao Secretariado da Presidência compete executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente, organizar a circulação interna de toda a documentação e prestar as demais tarefas de secretariado aos dirigentes.

4 - Ao Gabinete de Relações Públicas e de Cooperação compete planear, executar e controlar, sob a coordenação do presidente, todas as actividades ligadas à imagem e publicidade do Instituto e suas unidades orgânicas, bem como o desenvolvimento de parcerias de cooperação do Instituto com as demais instituições, tendo ainda a seu cargo a organização e o acompanhamento das acções de formação promovidas pelo Instituto.

5 - Ao Gabinete Técnico, com as especialidades de arquitectura e engenharia, compete:

a) Acompanhar o processo de lançamento de concursos para a elaboração de projectos;

b) Acompanhar a elaboração dos projectos e assegurar a respectiva revisão técnica;

c) Colaborar na preparação e organização dos processos de lançamento de concursos para a execução de empreitadas;

d) Executar as acções de coordenação e fiscalização de obras, de acordo com a legislação em vigor;

e) Assegurar a ligação entre consultores, projectistas e empreiteiros no âmbito da execução de empreitadas;

f) Promover a aquisição e instalação de equipamentos fixos e móveis dos novos empreendimentos;

g) Colaborar na elaboração do plano de actividades e do relatório de actividades;

h) Elaborar pareceres e informações sobre assuntos da sua competência;

i) Coordenar e acompanhar o serviço prestado pelo(s) auxiliar(es) de manutenção;

j) Elaborar planos de conservação e manutenção para todos os edifícios do Instituto;

k) Colaborar com os restantes sectores e unidades orgânicas na elaboração de estudos e projectos de pequenas obras.

6 - Ao Gabinete de Estudos e Planeamento compete:

a) Colaborar na elaboração dos projectos dos planos de actividades e integração no orçamento;

b) Controlar a execução dos planos de actividades propondo medidas de reajustamento quanto tal se mostrar necessário;

c) Proceder à avaliação das acções planeadas, coordenando a elaboração do projecto de relatório anual de actividades a partir das orientações apresentadas pelos superiores hierárquicos;

d) Fornecer informação e prestar a demais colaboração necessária à elaboração dos programas plurianuais de investimento, dando parecer sobre os instrumentos que reflictam as neces sidades dos serviços neste âmbito e dos recursos indispensáveis à cobertura do correspondente esforço financeiro;

e) Garantir o tratamento da informação de âmbito financeiro;

f) Garantir a difusão de dados, em colaboração com o Gabinete de Relações Públicas e de Cooperação, provenientes da sua actividade, desde que não revistam qualquer confidencialidade;

g) Organizar, preparar e acompanhar os processos de candidatura a fundos nacionais e comunitários;

h) Assegurar a gestão dos correspondentes sistemas de informação;

i) Preparar as decisões ou instruir os processos de que for directamente encarregado pelos superiores hierárquicos;

j) Prestar toda a colaboração, nos seus domínios, às restantes unidades orgânicas do Instituto.

7 - À Assessoria Jurídica compete elaborar pareceres e informações sobre assuntos da sua especialidade.

Artigo 4.º

Serviços Académicos

1 - A coordenação dos Serviços Académicos é assegurada por um cargo dirigente.

2 - Aos Serviços Académicos compete:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência nos cursos ministrados nas escolas do Instituto;

b) Executar os serviços de atendimento aos alunos e outros utentes, designadamente, entre outros, os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, candidaturas via regimes de reingresso, mudança de curso e transferência e via concurso especiais;

c) Conferir os processos quanto ao montante de propinas a pagar, nos termos da regulamentação aplicável;

d) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a actos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;

e) Emitir diplomas dos cursos ministrados nas escolas do Instituto;

f) Proceder ao registo e à actualização dos dados respeitantes ao percurso escolar dos alunos;

g) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

h) Emitir e revalidar os cartões dos estudantes;

i) Organizar os elementos estatísticos relativos a alunos, aproveitamento escolar, graduados e demais dados requeridos pelos organismos oficiais e pelo processo de avaliação e acompanhamento de cursos;

j) Fornecer, em casos devidamente autorizados, informação relativa a estudantes ou graduados;

k) Organizar e distribuir todas as informações relativas ao serviço;

l) Promover as parcerias necessárias com as escolas no que se refere a assuntos de natureza académica.

Artigo 5.º

Serviços Administrativos

1 - Com os Serviços Administrativos pretende-se desenvolver todas as tarefas de natureza administrativa necessárias aos SC e de apoio às restantes unidades orgânicas do Instituto.

2 - Os Serviços Administrativos compreendem:

a) Repartição de Recursos Humanos;

b) Repartição de Contabilidade;

c) Tesouraria;

d) Sector de Vencimentos;

e) Gestão do Património.

3 - À Repartição de Recursos Humanos compete:

a) A organização dos processos relativos a cada funcionário ao serviço do Instituto;

b) A recolha e o registo de todas as informações destinadas à permanente actualização do processo individual do funcionário;

c) A preparação e instrução dos procedimentos dos concursos;

d) A elaboração do balanço social;

e) A prestação de informações e pareceres aos seus superiores hierárquicos e unidades orgânicas do Instituto.

4 - À Repartição de Contabilidade compete:

a) Preparar a elaboração dos documentos previsionais em colaboração com o Gabinete de Estudos e Planeamento, bem como as alterações que se mostrarem necessárias, designadamente através da realização de estudos e previsões financeiras;

b) Controlar a despesa, comprovar o saldo das diversas contas e, em geral, preparar os processos de execução do orçamento;

c) Organizar as contas de gerência e preparar o respectivo relatório, em colaboração com o Gabinete de Estudos e Planeamento;

d) Manter organizada e em dia a contabilidade, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos na forma e nas oportunidades ditadas pela lei;

e) Preparar os processos para fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito, em especial para controlo prévio da legalidade da despesa pelo Tribunal de Contas;

f) Proceder ao aprovisionamento de bens, materiais e equipamentos necessários ao regular e contínuo funcionamento e actuação dos serviços;

g) Proceder a uma racional gestão de existências, de acordo com critérios definidos em colaboração com os utilizadores, após superior aprovação;

h) Assegurar um correcto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos aprovisionados, garantindo a gestão dos armazéns;

i) Fornecer, após verificação de eventuais autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento ou actuação dos serviços, controlando as entregas através de um sistema eficaz, económico e racional de gestão que garanta a sua adequada afectação e a mais correcta utilização.

5 - À Tesouraria compete:

a) Manter devidamente processados, escriturados e actualizados os documentos de tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade do Instituto;

b) Arrecadar todas as importâncias legalmente cobradas nos SC deste Instituto, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes;

c) Proceder ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às requisições de fundos e cobradas directamente pelos SC;

d) Entregar no Banco de Portugal ou na repartição de finanças, nos prazos regulamentares, as importâncias das guias de receitas do Estado;

e) Dar cumprimento às ordens de pagamento após verificação das necessárias condições legais;

f) Escriturar a folha de cofre, remetendo-a ao Serviço de Contabilidade, juntamente com os documentos de suporte da receita e da despesa;

g) Controlar as contas bancárias;

h) Colaborar na elaboração de balancetes a apresentar nas reuniões do conselho administrativo e outros que lhe sejam solicitados;

i) Executar tudo o que mais lhe seja determinado pelo seu responsável hierárquico.

6 - Ao Sector de Vencimentos cabe a organização dos procedimentos necessários ao pagamento das remunerações dos funcionários, bem como outras prestações pecuniárias inerentes ao desempenho das funções, devendo, ainda, prestar todas as informações consequentes.

7 - À Gestão do Património compete:

a) Elaborar e manter permanentemente actualizado um registo dos bens que integram o domínio privado do Instituto;

b) Proceder, nos termos da lei, ao cadastro e suas actualizações, dos bens do domínio público afecto ao Instituto;

c) Manter igualmente actualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do Instituto;

d) Informar sobre a legalidade, oportunidade ou conveniência da permissão de uso privativo de bens do domínio público do Instituto;

e) Instruir os processos de desafectação de bens do domínio público do Instituto;

f) Elaborar contratos-tipo para a cessão de uso privativo, concessão, arrendamento, comodato ou outras formas negociais, gratuitas ou onerosas, de cedência de espaços;

g) Todo o apoio administrativo e técnico, neste âmbito, às unidades orgânicas do Instituto.

8 - A coordenação dos Serviços Administrativos referidos nas alíneas a), b), d) e e) do n.º 2 é assegurada por quatro chefes de secção.

Artigo 6.º

Centro de Informática

1 - O Centro de Informática, coordenado por um técnico de informática, exerce as suas atribuições no domínio da informatização dos SC e ligações às restantes unidades orgânicas do Instituto.

2 - Compete ao Centro de Informática:

a) Coordenar as acções destinadas à informatização dos serviços propondo a aquisição de equipamentos e aplicações, ou o seu desenvolvimento interno, sempre segundo uma exaustiva análise funcional com vista a adequar os meios às reais necessidades dos serviços;

b) Apoiar os serviços na utilização e manutenção dos meios informáticos que tenham à sua disposição;

c) Estudar e criar sistemas automatizados e interactivos de divulgação das actividades do Instituto e suas unidades orgânicas, implementando redes de recolha e difusão de informação que permitam, através do recurso a terminais, a descentralização do atendimento aos utentes e a prestação de alguns serviços;

d) Elaborar instruções e normas de procedimento quer relativas à utilização de equipamentos e aplicações, quer aos limites legais sobre o registo de dados pessoais, confidencialidade, reserva e segurança da informação;

e) Promover as parcerias necessárias com as escolas no que se refere à informatização dos serviços.

Artigo 7.º

Serviços Auxiliares e de Manutenção

1 - Com os Serviços Auxiliares e de Manutenção pretende-se desenvolver todas as tarefas de apoio, conservação e manutenção necessárias aos SC.

2 - Pretende-se, com os Serviços Auxiliares e de Manutenção, designadamente:

a) Assegurar o atendimento telefónico e pessoal;

b) Apoiar todas as actividades desenvolvidas nos SC;

c) Conservar e manter os edifícios e equipamentos do Instituto;

d) Gerir o parque de viaturas.

3 - A coordenação dos Serviços Auxiliares e de Manutenção é assegurada, no máximo, por dois chefes de secção.

Artigo 8.º

Entrada em vigor

O presente regulamento poderá ser sujeito a aprovação por parte da comissão permanente do conselho geral, entrando em vigor no dia seguinte ao da sua publicitação.

19 de Julho de 2005. - O Administrador, Joaquim António Belchior Mourato.