Despacho 13 584/2005 (2.ª série). - Nos termos da deliberação do senado da Universidade Técnica de Lisboa de 14 de Abril de 2005, aprovo o Regulamento dos Serviços de Administração e Acção Social da Universidade Técnica de Lisboa, em anexo.

15 de Abril de 2005. - O Reitor, José Dias Lopes da Silva.

Regulamento dos Serviços de Administração e Acção Social

CAPÍTULO I

Organização, missão e objectivos estratégicos dos Serviços de Administração e Acção Social

Artigo 1.º

Organização

1 - Os Serviços de Administração e Acção Social (SAAS) da Universidade Técnica de Lisboa (UTL) resultam da organização funcional conjunta dos meios, competências e finalidades cometidas aos serviços da Reitoria e aos Serviços de Acção Social da UTL.

2 - A organização funcional referida no n.º 1 é feita sem prejuízo da personalidade jurídica própria dos serviços da Reitoria e dos Serviços de Acção Social da UTL, que continuam a manter os direitos e deveres que legalmente lhe estão atribuídos.

3 - Os SAAS organizam-se em unidades operativas, designadas gabinetes ou departamentos, em conformidade com a estrutura fixada no organigrama e no quadro de coordenação e áreas anexos a este Regulamento, funcionando na dependência directa do reitor e equipa reitoral e reportando hierarquicamente ao administrador da UTL.

4 - O presente Regulamento estabelece as competências e a articulação funcional das unidades operativas dos SAAS.

Artigo 2.º

Missão

Os SAAS, através das suas unidades operativas, visam assegurar a funcionalidade de todos os serviços que integram a UTL e os seus órgãos de governo, projectando a imagem da Universidade junto da sociedade e garantindo aos estudantes uma mais completa formação académica, numa perspectiva de impulsionar a cidadania e melhores condições de vida e de estudo, mediante a prestação de serviços e concessão de apoios.

Artigo 3.º

Objectivos estratégicos

Constituem objectivos estratégicos dos SAAS:

a) Promover acções destinadas a racionalizar os recursos materiais e humanos afectos ao governo da Universidade;

b) Melhorar a eficiência e qualidade dos apoios e serviços prestados;

c) Favorecer o direito à igualdade de oportunidades de acesso, de frequência e de sucesso escolar dos estudantes, independentemente da sua situação sócio-económica;

d) Garantir apoio institucional e incentivar a cooperação interescolas;

e) Criar mecanismos de interacção Universidade/sociedade.

CAPÍTULO II

Unidades operativas - Missão, coordenação, composição e competências

SECÇÃO I

Gabinete de Apoio

Artigo 4.º

Atribuições e coordenação

1 - O Gabinete de Apoio (GA) tem por missão assegurar os serviços de apoio ao reitor nas áreas jurídica, de pessoal docente e investigador, de apoio à investigação e de secretariado.

2 - O GA é coordenado por um chefe de gabinete, equiparado, para todos os efeitos legais, a subdirector-geral, actuando na dependência directa do reitor.

3 - A nomeação do chefe de gabinete é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O chefe de gabinete exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e as que lhe forem delegadas pelo reitor e pelo administrador, cabendo-lhe, em geral, zelar pelo funcionamento e dinamização de todo o GA.

Artigo 5.º

Área jurídica

A área jurídica integra os juristas pertencentes aos quadros dos SAAS e outros que lhe venham a ser afectos, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Elaborar estudos, pareceres e informações de carácter jurídico por determinação dos órgãos legalmente competentes;

b) Intervir nos processos de contencioso administrativo em que sejam partes os órgãos de gestão da Universidade ou dos SAAS, acompanhando a respectiva tramitação, e bem assim em quaisquer outros processos judiciais quando regularmente mandatados;

c) Participar na preparação, elaboração e análise de projectos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas que lhe sejam solicitados;

d) Proceder à organização e instrução de inquéritos e processos de natureza disciplinar, quando ordenados pelos órgãos legalmente competentes;

e) Estudar os contratos de qualquer natureza, bem como preparar as minutas de escrituras e outros documentos de carácter legal envolvendo a UTL;

f) Apoiar tecnicamente os processos de realização de despesas, sempre que seja solicitado;

g) Recolher e divulgar a legislação pertinente para a actividade da Universidade.

Artigo 6.º

Área de pessoal docente e investigador

Compete à área de pessoal docente e investigador:

a) Organizar os processos referentes a concursos de docentes e investigadores e verificar a sua legalidade em todos os aspectos, nomeadamente a constituição do júri;

b) Organizar os processos de nomeação definitiva de professores catedráticos e associados;

c) Analisar os pedidos de acumulação de funções docentes, bem como os pedidos de colaboração;

d) Informar os pedidos de concessão de bolsas de curta duração para a deslocação ao estrangeiro de docentes e investigadores e a deslocação de docentes estrangeiros à UTL;

e) Comunicar às escolas e universidades a nomeação de docentes para membros de júris de concursos;

f) Organizar os processos relativos à mobilidade de pessoal docente, bem como os de realização de actividades docentes e de investigação;

g) Analisar as propostas de alteração dos quadros de pessoal docente das escolas/institutos da UTL, bem como a sua afectação aos departamentos e respectivas áreas científicas;

h) Informar os pedidos de licença sabática, de aposentação e de continuação de actividades docentes até à conclusão do ano lectivo;

i) Analisar as listagens enviadas pela tutela referentes ao pessoal docente (REBIDES) e propor ao reitor a aplicação dos procedimentos regulamentares daí decorrentes.

Artigo 7.º

Área de apoio à investigação

À área de apoio à investigação compete, designadamente:

a) Promover o desenvolvimento de parcerias estratégicas com instituições nacionais e estrangeiras de prestígio, de forma a potenciar sinergias de cooperação científica;

b) Promover e incentivar a investigação e o desenvolvimento tecnológico (I&DT) em geral e, em particular, as acções transdisciplinares envolvendo as escolas da UTL, através da participação da Universidade em programas e projectos públicos e privados;

c) Promover a participação da Universidade em programas e projectos de I&D em serviços públicos, empresas nacionais ou estrangeiras, apresentando, nomeadamente, candidaturas a financiamentos por agências nacionais ou estrangeiras.

Artigo 8.º

Área de secretariado

Compete à área de secretariado:

a) Assegurar, em permanência, o funcionamento do Secretariado, adoptando um modelo de organização que permita o conhecimento conjunto dos assuntos;

b) Recepcionar, registar e ou encaminhar as solicitações dirigidas à equipa reitoral;

c) Sob a coordenação do Departamento de Logística e Arquivo Geral, recepcionar, expedir e registar a correspondência e todo o expediente classificados como específicos da equipa reitoral, proceder ao seu encaminhamento e manter a organização, manutenção e actualização dos respectivos arquivos;

d) Apoiar a realização de reuniões, realizando as necessárias funções de apoio à elaboração de actas;

e) Executar as tarefas e acções de apoio às funções e obrigações da equipa reitoral, nomeadamente as de natureza protocolar.

SECÇÃO II

Gabinete de Relações Externas

Artigo 9.º

Atribuições e coordenação

1 - O Gabinete de Relações Externas (GRE) tem como missão organizar, desenvolver e apoiar as actividades de comunicação, concertação e cooperação no seio da UTL e entre esta e outras entidades nacionais e estrangeiras.

2 - O GRE é dirigido por um coordenador, equiparado para, todos os efeitos legais, a director de serviços, actuando na dependência directa do reitor e reportando hierarquicamente ao administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O coordenador do GRE exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização de todo o Gabinete, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis de área.

5 - O GRE é composto pelas áreas de relações internacionais e de imagem e relações públicas.

Artigo 10.º

Área de relações internacionais

À área de relações internacionais compete, designadamente:

a) Assegurar a interligação entre a UTL e instituições da União Europeia no domínio da promoção e coordenação de programas que envolvam professores, investigadores, estudantes e funcionários;

b) Assegurar a interligação e a cooperação entre a UTL e instituições nacionais no domínio da promoção e coordenação de programas realizados em parceria com entidades da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (CPLP) e de outras estrangeiras que envolvam professores, investigadores, estudantes e funcionários;

c) Promover e divulgar junto das unidades orgânicas da UTL colóquios, conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter académico, científico, técnico, cultural ou recreativo de índole internacional;

d) Promover internacionalmente eventos e actividades de carácter académico, científico, técnico, cultural ou recreativo realizados pelas unidades orgânicas da UTL;

e) Divulgar, junto das unidades orgânicas da UTL, bolsas de estudo, cursos no estrangeiro e eventos, programas e projectos de I&D;

f) Elaborar, registar e regular os convénios e protocolos firmados entre a UTL e entidades estrangeiras;

g) Manter um arquivo actualizado dos principais contactos estrangeiros relacionados com os domínios da docência, da investigação e da formação da UTL.

Artigo 11.º

Área de imagem e relações públicas

À área de imagem e relações públicas compete, designadamente:

a) Colaborar na organização de colóquios, conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter científico, técnico, cultural e recreativo promovidas ou apoiadas pelos SAAS;

b) Recolher e tratar a informação difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para a UTL;

c) Assegurar a divulgação junto dos órgãos de comunicação social das actividades desenvolvidas ou apoiadas pela UTL;

d) Promover a imagem da UTL ao nível institucional e na sua relação com a sociedade;

e) Promover actividades de índole educacional, científica e cultural dirigidas ao público interno e externo da UTL;

f) Editar e divulgar as publicações de carácter informativo e promocional da UTL;

g) Manter actualizado o site da UTL e a intranet dos SAAS, com o apoio e colaboração do Gabinete de Informática;

h) Elaborar, registar e regular os convénios e protocolos firmados entre a UTL e entidades nacionais;

i) Manter um arquivo actualizado dos principais contactos da UTL, nos sectores social, económico e profissional da sociedade, relacionados com os domínios da docência, da investigação e da formação na Universidade.

SECÇÃO III

Gabinete de Acção Social

Artigo 12.º

Atribuições e coordenação

1 - O Gabinete de Acção Social (GAS) tem como principal missão providenciar a criação, o desenvolvimento e a manutenção de toda e qualquer actividade que, pela sua natureza, se integre no âmbito da acção social escolar para estudantes do ensino superior público, a fim de favorecer o direito à igualdade de oportunidades de acesso, de frequência e de sucesso escolar dos estudantes, independentemente da sua condição sócio-económica.

1.1 - A sua actividade desenvolve-se na atribuição aos estudantes de apoios sociais directos - tais como bolsas de estudo e auxílios de emergência - indirectos - de entre outros, o acesso à alimentação, ao alojamento, a serviços de saúde e a actividades culturais e desportivas - e especiais - destinados a estudantes deficientes.

1.2 - No respeito dos princípios definidos pela legislação em vigor, o GAS promove na UTL a forma de aplicação da política de acção social aprovada pelo Conselho de Acção Social (CAS).

2 - O GAS é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a subdirector-geral, que funciona na directa dependência do administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O coordenador do GAS exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e, ainda, as que em si lhe forem delegadas, competindo-lhe:

a) Executar os planos e deliberações aprovados pelos CAS e CAAS, bem como chefiar e orientar o trabalho dos responsáveis das áreas que o GAS compreende;

b) Assegurar o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios sociais;

c) Propor a concessão de apoios sociais directos, de acordo com a legislação e normas em vigor;

d) Gerir os recursos humanos e financeiros afectos, assegurar a funcionalidade, a gestão corrente e o expediente das áreas que constituem o GAS, em articulação com o Departamento de Gestão de Recursos Financeiros e o Departamento de Gestão de Recursos Humanos;

e) Assegurar a instrução dos processos de contra-ordenação decorrentes da prestação de falsas declarações, manipulação e ou omissão de dados pelos estudantes candidatos a benefícios sociais, propondo superiormente a aplicação da respectiva coima e eventuais sanções acessórias;

f) Promover inovações e transformações de ordem funcional no sentido de melhorar progressivamente os serviços prestados, de forma a contribuir para o reforço da imagem da UTL em colaboração com o GRE;

g) Assegurar as acções que lhe estão consignadas no âmbito do plano de actividades, assim como promover projectos cuja natureza se enquadra no âmbito da acção social, em articulação com o Departamento de Planeamento e Documentação;

h) Promover, com a colaboração do Gabinete de Informática, os processos tendentes à realização dos apoios sociais directos e indirectos aos utentes no que respeita aos sistemas de informação envolvidos, nomeadamente garantir na sua vertente informática o processo de pagamento e atribuição de bolsas de estudo, o processo de pagamento de refeições e respectivos fluxos de informação, o processo de alojamento e os consequentes controlos;

i) Manter actualizadas as bases de dados relativas aos apoios sociais directos e indirectos concedidos e aos recursos humanos, físicos e tecnológicos afectos ao GAS, com vista à elaboração de planos e relatórios de actividades, assim como de informação parcelar e ou complementar que seja necessário prestar e, simultaneamente, possa contribuir para a promoção da imagem da acção social da UTL em colaboração com o GRE;

j) Assegurar uma cooperação estreita com o Departamento de Gestão Patrimonial, o Departamento de Logística e Arquivo Geral e o Departamento de Gestão de Recursos Humanos no que concerne à selecção, aquisição e manutenção de equipamentos ou outros bens necessários ao desenvolvimento das actividades que se enquadram no âmbito do GAS e designar, sempre que se justifique, elementos para integrarem júris de concursos ou equipas técnicas de acompanhamento;

k) Assegurar uma colaboração estreita com o DGP na implementação e desenvolvimento de projectos (infra-estruturas) no âmbito dos apoios sociais indirectos, assim como propor e cooperar nas alterações a efectuar em infra-estruturas já existentes e do mesmo âmbito, de forma a garantir a sua adaptabilidade ao modelo de funcionamento pretendido;

l) Promover a elaboração e actualização de manuais de utilização das estruturas físicas e tecnológicas adstritas ao desenvolvimento da missão do GAS, assim como acompanhar o seu estado de conservação, com vista à identificação de necessidades de reformulação e ou substituição de forma a garantir a sua permanente operacionalidade;

m) Zelar pelo funcionamento e dinamização de todo o Gabinete, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis de área.

5 - O GAS é composto pelas áreas de apoios sociais directos, de gestão alimentar, de nutrição e segurança alimentar, de alojamento e de apoios sociais complementares.

Artigo 13.º

Área de apoios sociais directos

À área de apoios sociais directos compete, designadamente:

a) Propor e controlar os processos de candidatura dos estudantes a benefícios sociais, nomeadamente bolsas de estudo, alojamento, apoios de emergência e outros apoios ou auxílios pecuniários, de acordo com as normas legais existentes;

b) Propor, através de listas hierarquizadas de prioridade, a concessão de alojamento aos estudantes que se candidatem a benefícios sociais, de acordo com as normas legais existentes;

c) Efectuar "estudos de caso" e criar condições para o acompanhamento individualizado aos beneficiários que o necessitem, em cooperação com a área do alojamento e, caso se justifique, encaminhá-los para o centro médico;

d) Manter permanentemente actualizados, organizados e registados todos os processos de candidatura e ou de concessão de benefícios sociais aos estudantes;

e) Estudar e ou propor regulamentos para atribuição dos diversos tipos de apoios e auxílios económicos aos estudantes e realizar estudos sobre as condições sócio-económicas dos estudantes abrangidos pela acção social;

f) Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o funcionamento dos serviços de recepção, atendimento e informação aos estudantes que procurem apoios no âmbito da acção social;

g) Efectuar previsões e simultaneamente, em articulação com o Gabinete de Informática, manter actualizado um sistema de controlo financeiro sobre bolsas de estudo, auxílios de emergência e ou outros apoios pecuniários concedidos, ou a conceder, aos estudantes abrangidos pela acção social, de acordo com as normas legais existentes;

h) Organizar toda a documentação justificativa das despesas efectuadas e das receitas a recolher e assegurar o seu encaminhamento para o Departamento de Gestão de Recursos Financeiros;

i) Executar, tratar e arquivar nos processos individuais dos candidatos a benefícios sociais directos todo o expediente recebido e enviado que a cada um respeita.

Artigo 14.º

Área de gestão alimentar

À área de gestão alimentar compete, designadamente:

a) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização, custos e consumos de todas as unidades alimentares administradas pelos SAAS;

b) Assegurar a existência de stocks mínimos de segurança, assim como criar e manter actualizados ficheiros que permitam obter em permanência o inventário das existências dos géneros alimentícios e outros necessários às unidades alimentar em gestão directa;

c) Proceder à certificação das receitas efectuadas nas unidades alimentares concessionadas e em gestão directa segundo os respectivos fluxos de informação, organizar toda a documentação justificativa das despesas e das receitas e encaminhar os respectivos processos administrativos para o Departamento de Gestão de Recursos Financeiros;

d) Gerir os recursos humanos afectos às unidades alimentares em estreita articulação com a área de nutrição e segurança alimentar e o Departamento de Gestão de Recursos Humanos;

e) Em articulação com a central de compras/DGRF, colaborar na definição da política de compras e dos planos de abastecimento das unidades alimentares, nas prospecções de mercado e desenvolvimento dos processos administrativos de aquisição dos géneros alimentícios ou de outros bens ou prestações de serviços afins e na actualização dos ficheiros de fornecedores;

f) Colaborar com o Departamento de Gestão Patrimonial na actualização do inventário, cadastro e estado de conservação das unidades alimentares, na elaboração de manuais de utilização das estruturas físicas e tecnológicas adstritas e na proposta de autos de abate e inutilização de bens deteriorados e ou sem interesse funcional.

Artigo 15.º

Área de nutrição e segurança alimentar

À área nutrição e segurança alimentar compete, designadamente:

a) Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o funcionamento e utilização de todas as unidades alimentares administradas pela acção social da UTL;

b) Realizar previsões de fornecimento e consumos e calcular quantidades de encomenda, tendo em conta as existências no armazém;

c) Criar ciclos de ementas, observando critérios de nutrição, equilíbrio e qualidade alimentar nas unidades alimentares;

d) Zelar pelo fornecimento de refeições que em rigor obedeçam às normas de segurança e higiene alimentar;

e) Optimizar os recursos humanos afectos às unidades alimentares em estreita colaboração com a área de gestão alimentar, criando hábitos correctos de trabalho;

f) Verificar, com base no que legalmente ou contratualmente esteja estabelecido, todo e qualquer processo, acção, tarefa ou procedimento de utilização relativos à prestação de serviços concessionados nas unidades alimentares;

g) Criar e manter actualizados ficheiros que permitam realizar um inventário permanente das existências dos bens adstritos às unidades alimentares com serviços concessionados e verificar os modos e as formas como os mesmos estão a ser utilizados;

h) Colaborar na definição da política de compras no que respeita à qualidade dos géneros alimentares e na elaboração dos planos de abastecimento em todas as unidades alimentares de forma a garantir as normas de segurança;

i) Desenvolver e implementar o plano de autocontrolo nas unidades em gestão directa, assim como verificar a sua implementação nas unidades concessionadas, de forma a assegurar que todos os alimentos resultantes das actividades das unidades em apreço cumpram as disposições legais em vigor em matéria de salubridade e higiene.

Artigo 16.º

Área de alojamento

À Área de alojamento compete, designadamente:

a) Assegurar, com base no que legalmente ou contratualmente esteja estabelecido, o cumprimento das normas e orientações relativas à utilização e funcionamento das unidades de alojamento;

b) Coordenar, em cooperação com a área de apoios directos, a concessão de alojamento aos estudantes bolseiros;

c) Manter organizados e actualizados registos de todos os dados relativos à concessão de alojamento e um sistema de controlo que permita efectuar previsões de ocupação e de disponibilidade das unidades de alojamento com vista à sua ocupação célere;

d) Estabelecer parcerias com os serviços sociais das instituições do ensino superior público sediadas em Lisboa, no sentido de que os serviços que não tenham esgotado a sua capacidade de alojamento por falta de candidatos possam disponibilizar vagas a bolseiros de outros serviços, em igualdade de condições, sempre que estes não tenham obtido alojamento nas residências dos seus serviços de origem, por inexistência de vagas;

e) Em articulação com a central de compras/Departamento de Gestão de Recursos Financeiros, realizar prospecções de mercado e colaborar nos processos administrativos de aquisição de bens e ou de prestação de serviços que sejam necessários adquirir para garantir o regular funcionamento das unidades de alojamento;

f) Tratar toda a documentação justificativa das despesas efectuadas e das receitas recolhidas nas unidades de alojamento e assegurar o encaminhamento dos respectivos processos administrativos para o Departamento de Gestão de Recursos Financeiros;

g) Controlar a qualidade dos serviços adjudicados para se manter o regular funcionamento das unidades de alojamento, com base no que legalmente ou contratualmente for estabelecido;

h) Criar e manter actualizados ficheiros facilitadores da colaboração com o Departamento de Gestão Patrimonial e o Departamento de Gestão de Recursos Financeiros, no âmbito das competências destes, na actualização do inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis e na proposta de autos de abate e inutilização de bens deteriorados e ou sem interesse funcional nas unidades de alojamento;

i) Propor a aprovação de alterações tidas por convenientes ao regulamento geral que estabelece as regras de utilização das unidades de alojamento e as normas de conduta dos residentes;

j) Manter actualizado o ficheiro de ocupação, por lugar disponível, com a descrição dos bens e equipamentos e respectivo estado de conservação.

Artigo 17.º

Área de apoios sociais complementares

À área de apoios sociais complementares compete, designadamente:

a) Desenvolver actividades que pela sua natureza se enquadrem nos fins gerais da acção social escolar, nomeadamente os relativos à saúde, turismo e viagens, cultura e desporto e à cooperação com outros organismos, públicos ou privados;

b) Promover a divulgação, ampla e permanente, dos meios postos à disposição dos estudantes no âmbito da acção social escolar;

c) Propor e coordenar os apoios financeiros e outros a conceder às associações de estudantes, comissões de residentes e a outras organizações representativas de estudantes da UTL;

d) Cooperar com o Ministério dos Negócios Estrangeiros no apoio aos estudantes oriundos dos países de expressão oficial portuguesa que frequentam a UTL, bem como prestar apoio aos estudantes apátridas ou aos que beneficiem do estatuto de refugiado político e aos estudantes estrangeiros provenientes de países com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação, nos termos da legislação vigente em cooperação com o GRE;

e) Alargar o sistema de acção social à formação integral, através do apoio e incentivo à prática desportiva e à participação em acções culturais e de cidadania;

f) Promover a importância das actividades desportivas regulares enquanto promotoras de estilos de vida saudáveis, colaborando na dinamização do Centro de Actividade Física e de Recreação;

g) Organizar toda a documentação justificativa das despesas efectuadas e das receitas a recolher e assegurar o encaminhamento dos respectivos processos administrativos para o Departamento de Gestão de Recursos Financeiros.

SECÇÃO IV

Gabinete de Informática

Artigo 18.º

Atribuições e coordenação

1 - O Gabinete de Informática (GI) tem como principal missão apoiar os utilizadores no uso corrente das tecnologias de informação e comunicação (TIC); planear, implementar, configurar e administrar a rede interna de computadores e os sistemas de comunicação envolvidos na sua interligação com redes exteriores à organização, e gerir o sistema informático e detectar e corrigir anomalias, assegurando as condições necessárias à sua operacionalidade.

2 - O GI é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a director de serviços, que funciona na directa dependência do administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O coordenador do GI exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do departamento, para além de:

a) Garantir a implementação e conformidade legal dos sistemas computacionais e da rede de comunicações (voz, dados e Internet), promover e assegurar o cumprimento das políticas de gestão das tecnologias de informação e comunicação, bem como a realização de acções referentes à racionalização, simplificação e modernização de circuitos administrativos e suporte de informação;

b) Assegurar a permanente existência de condições de utilização quer do software quer do hardware do equipamento informático;

c) Garantir o acesso ao sistema de informação integrado através dos perfis atribuídos no âmbito das aplicações informáticas instaladas nos SAAS, nomeadamente o POC-ED, e conceder apoio a todos os funcionários que acedam às referidas aplicações.

5 - O GI, no âmbito das áreas funcionais de sistemas, redes e comunicações, de manutenção e apoio aos utilizadores e de aplicações e gestão de projectos, exerce as seguintes competências:

a) Promover, assegurar e desenvolver projectos, protocolos e contratos estabelecidos ou a estabelecer;

b) Acompanhar a evolução das tecnologias de informação e avaliar o seu impacte na organização, promover a sua adopção e coordenar a sua aplicação;

c) Assegurar a elaboração do relatório anual das actividades desenvolvidas e fornecer indicadores de gestão das TIC ao administrador;

d) Assegurar a manutenção e boa utilização das aplicações informáticas institucionais e apoiar os utilizadores locais e remotos;

e) Instalação e formatação de equipamento (hardware e software) e desenvolvimento de aplicações;

f) Coordenar a integração de meios entre os serviços;

g) Implementar, assegurar e gerir as infra-estruturas de suporte (rede, comunicações, parque informático, software e hardware), assegurando o seu correcto funcionamento;

h) Gerir os contratos de manutenção dos equipamentos informáticos e de comunicações, bem como dos sistemas operativos e das aplicações comuns;

i) Colaborar com o Departamento de Gestão de Recursos Humanos no levantamento das necessidades de formação no domínio das tecnologias de informação;

j) Assegurar a manutenção e a gestão das bases de dados existentes e planear novos desenvolvimentos que contribuam para um sistema integrado de informação, produzindo a necessária documentação e garantindo a sua actualização;

k) Garantir a correcta gestão do equipamento informático (software e hardware), elaborando e mantendo actualizado o cadastro dos meios informáticos;

l) Planear e gerir, em articulação com a central de compras/ Departamento de Gestão de Recursos Financeiros, a aquisição de bens e serviços no domínio das TIC e colaborar na elaboração de cadernos de encargos e no acompanhamento da execução de contratos;

m) Implementar os mecanismos necessários de segurança do sistema informático, garantindo a privacidade e a integridade quer dos vários componentes que formam os sistemas informáticos e de comunicações, quer da informação constante dos ficheiros informáticos centralizados ou que circulem na rede de ligações telemáticas.

SECÇÃO V

Gabinete de Auditoria e de Avaliação Institucional

Artigo 19.º

Atribuições e coordenação

1 - O Gabinete de Auditoria e Avaliação Institucional (GAAI) tem por missão assistir a organização na consecução dos seus objectivos, através de uma abordagem sistemática e disciplinada, na avaliação da eficácia da gestão de risco, do controlo e dos processos de governação, assim como propor planos de melhoria contínua.

2 - O GAAI é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a chefe de divisão.

3 - O responsável pela auditoria interna reporta hierarquicamente ao administrador, de molde a permitir que essa função cumpra com as suas responsabilidades, livre de interferências no desempenho do trabalho e na comunicação dos resultados.

4 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

5 - O coordenador do GAAI exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do Gabinete, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis para cada área.

6 - O GAAI é composto pelas áreas de auditoria interna e certificação e de avaliação institucional.

Artigo 20.º

Área de auditoria interna e certificação

À área de auditoria interna e certificação compete, designadamente:

a) Avaliar a adequação dos processos e procedimentos face à gestão de risco dos órgãos com capacidade para tomar decisões de gestão, no que respeita à confiança e integridade na informação financeira e operacional, à eficiência e eficácia das operações, à salvaguarda dos activos e ao cumprimento das leis, regulamentos e contratos;

b) Emitir pareceres e recomendações relativas à gestão da organização, operações e sistemas de informação;

c) Apoiar a organização no estabelecimento de um sistema de controlo interno através da avaliação da sua eficiência e eficácia e da sistematização de metodologias e procedimentos, com vista à obtenção da certificação das contas e de qualidade de acordo com as normas ISO.

Artigo 21.º

Área de avaliação institucional

À área de avaliação institucional compete, designadamente:

a) Contribuir para o processo de governação da organização, avaliando e aperfeiçoando o processo através do qual os valores e os objectivos são estabelecidos e comunicados e os resultados dos objectivos são monitorizados;

b) Aplicar o modelo de análise organizacional CAF baseado na autoavaliação do seu desempenho através da medição de evidências, como uma primeira etapa da introdução da gestão pela qualidade e como ponto de partida para a melhoria contínua da organização.

SECÇÃO VI

Departamento de Planeamento e Documentação

Artigo 22.º

Atribuições e coordenação

1 - O Departamento de Planeamento e Documentação (DPD) tem como missão recolher e tratar os dados necessários para manter actualizado o plano estatístico e a elaboração dos instrumentos de gestão da UTL, assim como a recolha, o tratamento e a difusão de informação e documentação de índole institucional.

2 - O DPD é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a director de serviços, actuando na dependência directa do membro da equipa reitoral com o respectivo pelouro e reportando hierarquicamente ao administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O director do DPD exerce as competências atribuídas por lei e ainda as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do Departamento, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis para cada área.

5 - O DPD é composto pelas áreas de estudos e planeamento e de documentação.

Artigo 23.º

Área de estudos e planeamento

À área de estudos e planeamento compete, designadamente:

a) Desenvolvimento e manutenção de uma base de dados com indicadores pertinentes para a tomada de decisão na UTL, sustentada num sistema de informação/plano estatístico actualizado;

b) Concepção de metodologias e instrumentos que sustentem a elaboração do plano e relatório de actividades anuais dos SAAS e da UTL, bem como o seu plano de desenvolvimento/plano estratégico;

c) Promover e elaborar estudos, pareceres e projectos diversos de forma a contribuir para um aprofundamento do conhecimento da UTL;

d) Definir e elaborar os planos de organização, transferência e acesso da informação dentro da UTL, em estrita cooperação com o Gabinete de Informática;

e) Colaborar com as entidades governamentais responsáveis pelo sector do ensino superior e ou analisar os processos de planeamento e de realização da gestão orçamental do ensino superior a nível a nacional;

f) Assegurar a articulação com os diversos departamentos dos SAAS, unidades orgânicas da UTL e com outros serviços e organismos da Administração Pública com vista à harmonização e circulação de informação no âmbito do planeamento da Universidade;

g) Colaborar com o reitor, a equipa reitoral e o administrador na elaboração/actualização das linhas gerais de orientação e na elaboração do orçamento anual da Universidade.

Artigo 24.º

Área de documentação

À área de documentação compete, designadamente:

a) Proceder à recolha, tratamento e difusão da documentação e informação com interesse para a Universidade, respeitando os preceitos legais existentes, e garantir a adequada salvaguarda dessa documentação em termos de agressões naturais (grau de humidade, temperatura das salas de arquivo, etc., e humanas (destruição no manuseamento, roubo, etc.);

b) Propor medidas de economicidade e de modernização dos sistemas de gestão documental, apelando, nomeadamente, ao intercâmbio de publicações entre diferentes unidades orgânicas da UTL;

c) Assegurar a gestão integrada da rede de bibliotecas da UTL, com o apoio do Gabinete de Informática;

d) Editar publicações de índole institucional, nomeadamente o Jornal da UTL, o Guia da UTL, teses de doutoramento e mestrado da UTL (resumos), o relatório e o plano de actividades da UTL e outras de que venha a ser incumbida;

e) Garantir a acessibilidade pelos utentes da informação que regula e promover o intercâmbio da mesma com outros organismos e entidades congéneres.

SECÇÃO VII

Departamento de Assuntos Académicos

Artigo 25.º

Atribuições e coordenação

1 - O Departamento de Assuntos Académicos (DAA) tem por missão organizar e tratar processos nos domínios dos regimes especiais de acesso ao ensino superior, da criação e alteração de cursos, equivalência e registo de habilitações estrangeiras e, ainda, da concessão de graus e títulos académicos.

2 - O DAA é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a director de serviços, actuando na dependência directa do membro da equipa reitoral com o respectivo pelouro e reportando hierarquicamente ao administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O director do DAA exerce as competências atribuídas por lei e ainda as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do Departamento, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis para cada área.

5 - O DAA é composto pelas áreas de graduação, de pós-graduação, de emissão de cartas de curso, títulos e diplomas e de avaliação pedagógica.

Artigo 26.º

Área de graduação

À área de graduação compete, designadamente:

a) Apreciar as propostas de criação e de alteração de cursos de graduação remetidas pelas escolas, elaborar os projectos de deliberação para aprovação do senado e proceder ao seu envio à Direcção-Geral do Ensino Superior (DGES), para efeitos de registo, e à Imprensa Nacional, para efeitos de publicação;

b) Tratar de todos os assuntos relacionados com alterações dos cursos de graduação que careçam de despacho reitoral;

c) Organizar e informar as propostas de vagas para candidatura ao ensino superior, nomeadamente as vagas para o concurso geral, os concursos especiais e os regimes especiais de acesso, e enviar a respectiva informação à DGES;

d) Organizar os processos referentes às vagas e critérios de selecção para os regimes de reingresso, mudanças de curso e transferências e remetê-los à DGES;

e) Organizar todo o processo de atribuição de bolsas de estudo por mérito;

f) Apreciar e informar os recursos hierárquicos relativos à área;

g) Criar e manter actualizadas as bases de dados e estatísticas referentes à Área.

Artigo 27.º

Área de pós-graduação

À área de pós-graduação compete, designadamente:

a) Apreciar as propostas de criação e de alteração de cursos de pós-graduação remetidas pelas escolas, elaborar os projectos de deliberação para aprovação do senado e tratar de todos os assuntos inerentes que careçam de despacho reitoral;

b) Gerir os processos de candidaturas, matrícula e inscrição dos alunos dos cursos de pós-graduação e mestrado da responsabilidade da Reitoria, bem como conduzir toda a tramitação processual inerente às respectivas provas;

c) Gerir os processos e procedimentos relacionados com os pedidos de admissão a provas de doutoramento, agregação e habilitação para o exercício de funções de coordenação científica;

d) Registar os temas dos planos das teses de doutoramento;

e) Receber e dar sequência aos processos de registo de diplomas de doutoramento e de pedidos de equivalências e reconhecimentos de habilitações estrangeiras;

f) Organizar os processos para atribuição dos graus de "Doutor Honoris Causa" e "Professor Emérito";

g) Apreciar e informar os recursos relativos à área, bem como prestar todas as informações solicitadas;

h) Elaborar as estatísticas referentes à área.

Artigo 28.º

Área de cartas de curso, títulos e diplomas

À área de cartas de curso, títulos e diplomas compete, designadamente:

a) Emitir as cartas de curso dos graus de licenciado, mestre e doutor;

b) Emitir as certidões requeridas pelos alunos dos cursos de mestrado centralizados na Reitoria, bem como os diplomas da parte escolar;

c) Emitir os diplomas dos títulos de "Agregado" e "Professor Emérito";

d) Emitir diplomas dos cursos de pós-graduação da responsabilidade da Reitoria;

e) Efectuar o controlo dos montantes a pagar pelas escolas referentes à emissão dos respectivos diplomas e elaborar as notas de serviço correspondentes para emissão das facturas;

f) Elaborar o controlo estatístico das certidões, cartas e diplomas emitidos.

Artigo 29.º

Área de avaliação pedagógica

À área de avaliação pedagógica compete, designadamente:

a) Divulgar e acompanhar todos os procedimentos inerentes aos processos de avaliação pedagógica instituídos, interna e externamente;

b) Propor, organizar e desenvolver processos internos de avaliação pedagógica das diferentes actividades desta natureza realizadas pela UTL;

c) Acompanhar e difundir, no seio da UTL, relatórios e estudos demonstrativos da evolução do conhecimento sobre a avaliação pedagógica, de modo a permitir a criação de novos processos;

d) Avaliar a motivação que leva os alunos à escolha de um curso, o seu grau de satisfação e os factores que contribuem para o sucesso e insucesso escolares.

SECÇÃO VIII

Departamento de Gestão de Recursos Financeiros

Artigo 30.º

Atribuições e coordenação

1 - O Departamento de Gestão de Recursos Financeiros (DGRF) tem por missão assegurar os meios materiais e financeiros necessários à prossecução das actividades dos SAAS.

2 - O DGRF é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a director de serviços, que funciona na directa dependência do administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O coordenador do DGRF exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do Departamento, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis para cada área.

5 - O DGRF é composto pelas áreas de controlo orçamental, de contabilidade e facturação, de tesouraria e de central de compras.

Artigo 31.º

Área de controlo orçamental

À área de controlo orçamental compete, designadamente:

a) Preparar e elaborar os orçamentos ordinários dos SAAS e os orçamentos suplementares e organizar os processos de alteração orçamental, designadamente de reforço e transferência de verbas e antecipação de duodécimos;

b) Coordenar e controlar toda a actividade financeira, designadamente através do cabimento de verbas;

c) Proceder ao controlo das contas orçamentais e patrimoniais;

d) Organizar, em colaboração com a área de contabilidade e facturação, uma contabilidade analítica para controlo de gestão das diversas actividades e projectos dos serviços, nomeadamente adoptando os sistemas de custeio mais adequados à imputação dos diversos encargos, definindo preços de transferência interna, estabelecendo indicadores de gestão e monitorizando a execução orçamental por centros de responsabilidade integrados;

e) Proceder à abertura de contas e ou centros de custos/resultados;

f) Elaborar os mapas de execução orçamental;

g) Incrementar, planear e controlar a receita, mantendo um relacionamento directo com a facturação de forma a promover a efectivação daquela;

h) Colaborar na elaboração do balanço patrimonial da instituição em articulação com a área de contabilidade e facturação;

i) Organizar a conta de gerência e fornecer os elementos indispensáveis à elaboração do respectivo relatório de actividades;

j) Elaborar e aprovar um dossier de consolidação de contas e preparar as demonstrações financeiras consolidadas, assegurando que são objecto de revisão legal e de validação pela entidade competente.

Artigo 32.º

Área de contabilidade e facturação

À área de contabilidade e facturação compete, designadamente:

a) Executar as operações de cabimento, processamento e liquidação de despesas e obtenção de fundos, preparando as respectivas requisições;

b) Elaborar os documentos de receita orçamental, receita de operações de tesouraria, despesa orçamental e despesa de operações de tesouraria, com observância das normas de contabilidade pública;

c) Executar a contabilidade orçamental e patrimonial dos SAAS, de acordo com as regras orçamentais e os princípios contabilísticos do Plano Oficial de Contabilidade Pública para o sector da educação;

d) Em colaboração com a área de controlo orçamental, processar uma contabilidade analítica para controlo de gestão das diversas actividades e projectos dos serviços, adoptando os sistemas de custeio mais adequados à imputação dos diversos encargos, por natureza, pelos diversos serviços dos SAAS;

e) Preparar os processos para autorização de pagamento em reunião dos conselhos administrativos e promover a liquidação e o pagamento das despesas dos SAAS;

f) Registar e validar todas as operações contabilísticas;

g) Proceder ao cumprimento das obrigações fiscais, nomeadamente em sede de IVA (imposto sobre o valor acrescentado) e IRS (imposto sobre o rendimento das pessoas singulares), relativo a retenções efectuadas a trabalhadores independentes, empresários em nome individual, trabalhadores com contrato a termo, transacções intracomunitárias e outras, preparando mensalmente e anualmente as declarações previstas na lei para liquidação e pagamento dos impostos ou para fornecer informação e garantir a sua entrega aos órgãos competentes;

h) Promover a cobrança e arrecadação das receitas dos SAAS, emitindo e registando as respectivas facturas e assegurando a sua conformidade legal;

i) Arquivar a documentação de suporte às operações de prestação de serviços e vendas em conformidade com as normas internas definidas;

j) Conferir os documentos de recebimentos e pagamentos com os balancetes diários de caixa;

k) Promover a elaboração de conciliações bancárias mensais e confirmar o saldo das folhas de cofre;

l) Elaborar e controlar contas correntes com diversas entidades, fornecedores, serviços autónomos e beneficiários, corpos administrativos e estudantes beneficiários, procedendo a conciliações periódicas e à verificação dos prazos de pagamento e recebimento, de forma a garantir o cumprimento das previsões de tesouraria;

m) Analisar a antiguidade de saldos para determinação das dívidas de cobrança duvidosa e decisão da constituição de provisões e de remeter para contencioso;

n) Manter devidamente actualizada a escrita contabilística, procedendo ao registo das operações nos livros de escrituração obrigatória para os organismos autónomos com contabilidade patrimonial e garantindo o cumprimento dos requisitos de ordenação e organização da informação nos referidos livros;

o) Manter actualizados os dados contabilísticos relativos a todo o património da instituição existente e em uso, nomeadamente

o inventário e cadastro de bens, a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários e a adquirir, e proceder a amortizações e a mais e ou menos-valias, bem como instruir e coordenar os processos de abate e alienação de bens;

p) Em articulação com o Departamento de Gestão Patrimonial, zelar pela organização e actualização do inventário e cadastro de bens, assim como pelo registo da sua localização e identificação de todos os bens cedidos pela UTL a outros organismos do Estado;

q) Elaborar, em colaboração com a área de controlo orçamental, os elementos de prestação de contas anuais e trimestrais, os balancetes mensais e outros indicadores de gestão que lhe forem determinados para controlo interno e o balanço patrimonial;

r) Manter devidamente organizado o arquivo de toda a documentação das gerências anteriores.

Artigo 33.º

Área de tesouraria

À área de tesouraria compete, designadamente:

a) Efectuar e registar o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizadas e validadas;

b) Verificar, conferir, arrecadar e registar os recebimentos;

c) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos assumidos e as cobranças a efectuar;

d) Gerir o fundo de maneio;

e) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

f) Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos;

g) Manter rigorosamente actualizada a sua escrita nos livros de registo obrigatório, de modo a poder ser verificada, em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

h) Elaborar e apresentar superiormente balancetes diários de caixa, bem como, no 1.º dia útil de cada mês, relações de despesa e receita relativos ao mês findo, títulos de anulação e guias de reposição;

i) Responsabilizar-se pela guarda e segurança dos valores em cofre.

Artigo 34.º

Área da central de compras

À área da central de compras compete, designadamente:

a) Com excepção dos processos de concurso e contratação referentes a empreitadas de construção e de obras de conservação, promover o lançamento de todo e qualquer processo de aquisição em estreita articulação com a unidade orgânica e ou operacional (processo cross-functional), futura destinatária do objecto do respectivo procedimento concursal, que deverá estabelecer as especificações a ter em conta;

b) Elaborar, em articulação com o apoio jurídico e equipas de acompanhamento técnico, os elementos necessários à contratualização de fornecimento de bens e aquisição de serviços e no âmbito da competência do Departamento;

c) Coordenar e acompanhar todas as fases dos concursos, procedendo à elaboração dos documentos a submeter à autorização superior de acordo com as diferentes disposições legais em vigor;

d) Elaborar e organizar o processo final de contratualização e, sempre que exigido, submetê-lo a visto do Tribunal de Contas, nos termos legais;

e) Participar nas comissões e júris dos concursos;

f) Elaborar as requisições oficiais e acompanhar, em articulação com os outros serviços, a execução dos contratos de fornecimento de bens ou serviços;

g) Fornecer em tempo útil ao serviço de controlo financeiro a previsão de despesas necessárias ao desenvolvimento de cada actividade;

h) Com excepção dos armazéns afectos às unidades alimentares, proceder à recepção, armazenagem, salvaguarda e conservação de bens em armazém, efectuar o controlo de stocks, através do registo das entradas e saídas dos artigos em todos os pontos de stockagem, e proceder a contagens físicas periódicas;

i) Verificar e controlar as necessidades de reaprovisionamento, através da revisão contínua de stocks, implementando estratégias que visem quer a redução destes, bem como dos respectivos custos operacionais, quer a maximização dos descontos de quantidade;

j) Em articulação com o Departamento de Logística e Arquivo Geral, estudar e implementar circuitos de distribuição dos artigos requisitados pelas unidades operativas dos SAAS;

k) Garantir uma gestão eficiente dos recursos materiais através de um concreto sistema de controlo dos custos e dos consumos;

l) Gerir a rede de fornecedores (selecção/pré-qualificação, listagem, avaliação económico-financeira e técnica, ranking);

m) Promover os contactos necessários à celebração dos contratos iniciais de fornecimento externos (gás, energia, água, telefones e outros) indispensáveis ao início de funcionamento das novas instalações, bem como qualquer contrato de assistência técnica obrigatório ou cuja celebração se justifique no período de garantia da obra e ou equipamento.

SECÇÃO IX

Departamento de Gestão de Recursos Humanos

Artigo 35.º

Atribuições e coordenação

1 - O Departamento de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) tem por missão promover e assegurar, através da aplicação e desenvolvimento de metodologias actualizadas, uma correcta gestão dos recursos humanos.

2 - O DGRH é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a chefe de divisão, que funciona na directa dependência do administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O coordenador do DGRH exerce as competências que lhe estão cometidas por lei e as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do Departamento, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis para cada área.

5 - O DGRH é composto pelas áreas de gestão de pessoal e formação e de processamento.

Artigo 36.º

Área de gestão de pessoal e formação

À área de gestão de pessoal e formação compete, designadamente:

a) Desenvolver todas as acções necessárias à organização e instrução de processos referentes à situação profissional do pessoal, designadamente no que se refere ao seu recrutamento, acolhimento, mobilidade e progressão na carreira;

b) Recolher e verificar os elementos necessários ao registo de assiduidade do pessoal;

c) Organizar os processos individuais de cada funcionário e manter actualizado o cadastro do pessoal;

d) Informar os pedidos de concessão de licença para férias, licença sem vencimento, licença limitada e licença para tratamento ou por doença;

e) Apreciar e informar sobre questões de administração de pessoal, passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço exigidas por lei e assegurar a execução do expediente respectivo;

f) Instruir os processos relativos a aposentações e de acidentes em serviço;

g) Recolher e organizar a informação sócio-económica relativa aos recursos humanos, de modo a proporcionar uma correcta gestão previsional, assim como a elaboração do balanço social, conforme previsto na legislação em vigor;

h) Desenvolver informação e promover a adequação de procedimentos de acordo com as normas e princípios estabelecidos no Código do Procedimento Administrativo, elaboração de mapas e relatórios de apoio à decisão;

i) Organização e controlo de processos de agentes ou contratados a qualquer título;

j) Promover a recolha sistemática das necessidades de formação profissional com vista à elaboração de planos de formação, tendo em conta os objectivos de modernização administrativa e as necessidades gerais e específicas das diversas unidades;

k) Desenvolver as acções necessárias ao cumprimento das normas sobre condições ambientais de higiene e segurança no trabalho;

l) Assegurar a execução dos processos de classificação de serviço conforme o estabelecido nos diplomas legais;

m) Elaborar e publicitar as listas de antiguidade do pessoal;

n) Garantir, em colaboração com o sector informático, a transferência, manutenção e actualização de dados de funcionários para bases de dados institucionais, internas ou externas, conforme o preconizado nos diplomas legais.

Artigo 37.º

Área de processamento

À área de processamento compete, designadamente:

a) Assegurar o processamento dos vencimentos, remunerações e outros abonos de pessoal, bem como dos descontos que sobre eles incidam;

b) Organizar e processar os pagamentos relativos às prestações sociais dos funcionários e seus familiares, bem como descontos de IRS ou retenções de IVA de trabalhadores independentes sujeitos a este imposto.

SECÇÃO X

Departamento de Gestão Patrimonial

Artigo 38.º

Atribuições e coordenação

1 - O Departamento de Gestão Patrimonial (DGP) tem como missão gerir os recursos físicos, infra-estruturas e equipamentos, bem como a promoção e desenvolvimento de novas instalações de expansão da UTL, previstas em plano e ou contratos-programa, implementando, programando e desenvolvendo os projectos necessários às empreitadas de construção, assim como garantir a sua conservação e beneficiação e ainda providenciar a manutenção de equipamentos e bens móveis.

2 - O DGP é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a director de serviços, que reporta hierarquicamente ao administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O director do DGP exerce as competências atribuídas por lei e ainda as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do Departamento, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis para cada área e elaborando os elementos de suporte à preparação do projecto de orçamento necessário à concretização das actividades previstas em plano para o DGP.

5 - O DGP é composto pelas áreas de infra-estruturas e de gestão de instalações.

Artigo 39.º

Área de infra-estruturas

À área de infra-estruturas compete, designadamente:

a) Assegurar e ou preparar a elaboração de pareceres, programas, estudos e projectos;

b) Propor a aplicação das dotações do PIDDAC e ou de outras fontes de financiamento da Reitoria e SAS;

c) Promover e acompanhar o lançamento dos processos de concurso e contratação referentes a empreitadas de construção e de obras de conservação e garantir a existência de adequada fiscalização e o cumprimento atempado da sua execução física, bem como zelar pela necessária contenção de custos;

d) Elaborar e coordenar a celebração de termos adicionais aos contratos de empreitada, quando se justifique, e providenciar pela sua aprovação;

e) Acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos das equipas projectistas contratadas, de modo a garantir o cumprimento dos mesmos em tempo útil;

f) Elaborar as condições técnicas gerais e especiais a integrar nos processos de concurso que, pela sua natureza, sejam promovidos em articulação com a central de compras/DGRF;

g) Participar nas comissões e júris dos concursos para que sejam nomeados;

h) Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeiro na elaboração de propostas de candidatura no que respeita a projectos/contratos de financiamento nacional, comunitário e outros;

i) Acompanhar e colaborar na preparação das recepções provisória e definitiva das obras e fornecimentos;

j) Por determinação superior, prestar apoio técnico no âmbito das competências do Departamento a qualquer unidade orgânica da UTL;

k) Manter um ficheiro actualizado sobre as características e estado de conservação dos edifícios e infra-estruturas, com explicitação das intervenções necessárias e ou solicitadas pelos seus utilizadores, priorizá-las e programá-las a curto e a médio prazo, tendo em atenção a respectiva urgência e previsão dos respectivos custos;

l) Garantir a existência de um ficheiro actualizado de processos construtivos, materiais de construção, equipamentos e mobiliário, respectivos catálogos, suas especificações e características técnicas.

Artigo 40.º

Área de gestão de instalações

À área de gestão de instalações compete, designadamente:

a) Propor, executar e controlar o plano de manutenções periódicas e coordenar as grandes reparações;

b) Providenciar para que todos os equipamentos e bens móveis existentes nos SAAS estejam em permanentes condições de utilização, nomeadamente executando as reparações e ou beneficiações necessárias e instruindo os utilizadores sobre o manuseamento dos equipamentos e as normas de segurança a cumprir;

c) Zelar pela conservação e existência do equipamento, máquinas e ferramentas que lhe forem confiados e manter actualizado um ficheiro de trabalhos executados e a executar e do material, mão-de-obra e acessórios utilizados;

d) Zelar pela segurança e higiene das instalações dos SAAS, nomeadamente supervisionando a actividade das entidades prestadoras de serviços à UTL nestes domínios;

e) Providenciar através da central de compras a aquisição dos bens necessários à existência de um stock mínimo de material e acessórios indispensáveis à execução das reparações e ou beneficiações necessárias em todos os equipamentos e bens móveis existentes nos SAAS;

f) Preparar para cada exercício económico uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior, equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da actividade normal da área e remetê-la ao coordenador do DGRF para aprovação superior e elaboração do orçamento;

g) Realizar, em cooperação com o DGRF, prospecções de mercado;

h) Identificar, sistematizar e priorizar os elementos necessários à elaboração dos programas de trabalho e remeter, em tempo útil, toda a documentação justificativa das despesas realizadas ao DGRF;

i) Colaborar com o DGRF na permanente actualização do inventário e cadastro de bens e realizar as verificações físicas periódicas;

j) Elaborar pareceres ou propor autos de abate ou alienação de bens em fim de vida ou sem interesse funcional;

k) Elaborar e manter, em articulação com o DGRF, os ficheiros de fornecedores e executar todo o expediente necessário.

SECÇÃO XI

Departamento de Logística e Arquivo Geral

Artigo 41.º

Atribuições e coordenação

1 - O Departamento de Logística e Arquivo Geral (DLAG) tem como missão assegurar e garantir todos os meios logísticos de apoio às diferentes unidades orgânicas da UTL, bem como a existência de condições que viabilizem a adequada gestão documental promotora de um eficiente serviço de expediente e da preservação do seu arquivo geral e ainda a edição de publicações de interesse para a UTL.

2 - O DLAG é dirigido por um coordenador, equiparado para todos os efeitos legais a director de serviços, que reporta hierarquicamente ao administrador.

3 - A nomeação do coordenador é feita por despacho reitoral, com observância das disposições legais relativas ao recrutamento e provimento dos cargos dirigentes.

4 - O director do DLAG exerce as competências atribuídas por lei e ainda as que lhe forem delegadas, cabendo-lhe, de um modo geral, zelar pelo funcionamento e dinamização do Departamento, propondo ao administrador a nomeação dos responsáveis para cada área do Departamento.

5 - O DLAG é composto pelas áreas de logística, de serviços gráficos e de arquivo geral.

Artigo 42.º

Área de logística

À área de logística compete, designadamente:

a) Registar, classificar, distribuir e arquivar toda a correspondência recebida e expedida;

b) Assegurar todo o expediente, sua organização, manutenção e permanente actualização do arquivo geral;

c) Assegurar uma adequada circulação de documentos e normas pelos serviços;

d) Efectuar todo o expediente que lhe seja solicitado pelas unidades operativas;

e) Em articulação com a área jurídica do gabinete de apoio, assegurar a divulgação e arquivo de toda a informação constante de Diário da República considerada pertinente para as várias áreas;

f) Assegurar e gerir as telecomunicações fixas e móveis, em articulação com o Gabinete de Informática, mantendo um registo actualizado da localização, afectação e permissões de utilização das mesmas;

g) Gerir a frota dos SAAS, incluindo a respectiva carteira de seguro automóvel que os SAAS decidam contratar nos termos legais e o controlo do consumo, manutenção e quilometragem das viaturas, o que deverá ser executado em cooperação com as diferentes áreas dos SAAS;

h) Assegurar os serviços de transporte de pessoas e bens que lhe sejam solicitados, controlando e fornecendo aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumo e quilometragem das viaturas, o que deverá executar em cooperação com as diferentes áreas dos SAAS;

i) Organizar e remeter para o DGRF toda a documentação justificativa das despesas efectuadas e das receitas recebidas, no âmbito de um fundo de maneio constituído para o efeito;

j) Elaborar e manter actualizados os ficheiros de fornecedores, o expediente necessário e os diversos mapas estatísticos referentes à área.

Artigo 43.º

Área de serviços gráficos

À área de serviços gráficos compete, designadamente:

a) Promover a edição de todo e qualquer documento de interesse para os diferentes grupos de utilizadores e ou unidades orgânicas da UTL, nomeadamente a publicação de trabalhos científicos, técnicos e culturais;

b) Manter, permanentemente actualizado, um registo de todas as edições produzidas ou em produção, de forma a permitir um conhecimento sobre os trabalhos em curso e a respectiva programação;

c) Realizar, em cooperação com a central de compras/DGRF, prospecções de mercado e colaborar nos processos administrativos de aquisição de equipamentos específicos de tratamento, impressão e de acabamentos, bem como de outros bens ou serviços necessários ao cumprimento das obrigações da área;

d) Em articulação com a central de compras/DGRF, efectuar previsões de consumos relacionados com as actividades da área, calcular quantidades de encomenda, assegurar a existência de stocks mínimos e manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos e um inventário das existências;

e) Remeter para o DGRF toda a documentação justificativa das despesas efectuadas e das receitas recolhidas, nomeadamente os elementos necessários à cobrança pontual das receitas, e elaborar os balanços das existências de todos os recursos adstritos à área, quando tal for determinado;

f) Zelar pela conservação do equipamento e dos stocks que lhe estão afectos e colaborar com o DGP na actualização do inventário e cadastro de equipamentos e bens móveis, dando parecer relativamente ao abate e ou alienação de bens deteriorados e ou sem interesse funcional;

g) Elaborar e manter actualizados os ficheiros de fornecedores e executar todo o expediente necessário.

Artigo 44.º

Área de arquivo geral

À área de arquivo geral compete, designadamente:

a) Acolher, tratar e garantir a disponibilização de toda a informação, registada nos diferentes tipos de suporte, gerada pelos diferentes departamentos e gabinetes dos SAAS da UTL;

b) Coordenar a gestão da informação produzida e acumulada pelas diferentes unidades operativas dos SAAS e implementar, com a colaboração destas, a normalização e racionalização dos diferentes tipos de documentos, propondo ao administrador a criação de grupos de trabalho sob a coordenação da área do arquivo geral, sempre que se manifeste tal necessidade;

c) Conceber, de acordo com o legalmente estabelecido, normas de gestão documental para uso dos SAAS;

d) Propor prazos de conservação para a documentação produzida e acumulada pelos serviços dos SAAS;

e) Elaborar uma proposta da tabela de selecção documental a ser aprovada pelos SAAS e garantir a sua aplicação;

f) Promover as transferências de documentação, em estreita articulação com as diferentes unidades operativas;

g) Receber, conferir, registar e instalar convenientemente toda a documentação transferida;

h) Promover e garantir a conservação dos documentos em boas condições de segurança e integridade;

i) Criar e divulgar instrumentos de acesso para localização e recuperação da informação, orientando as respectivas pesquisas;

j) Conceber regras de consulta e reprodução dos documentos em arquivo;

k) Elaborar o Regulamento do Arquivo Geral;

l) Propor ao DGRH formação visando a adopção de técnicas e métodos que concretizem a melhoria da gestão documental;

m) Prestar todo o apoio técnico solicitado pelas diferentes unidades operativas dos SAAS;

n) Elaborar e manter actualizados os ficheiros de fornecedores, o expediente necessário e os diversos mapas estatísticos referentes à área.

SECÇÃO XII

Centro de Actividade Física e de Recreação

Artigo 45.º

Atribuições e coordenação

1 - O Centro de Actividade Física e de Recreação (CEDAR) tem como missão desenvolver e disponibilizar programas de actividade física e lazer com a finalidade de melhorar a saúde e o bem-estar da população, em particular da UTL, proporcionando, ainda, o enquadramento institucional da actividade desportiva do tipo associativo que se desenvolve no seu seio, com especial relevância para os estudantes, professores e funcionários.

2 - O CEDAR é dirigido por um director, nomeado por despacho reitoral e por um secretário executivo, coadjuvados por uma comissão de acompanhamento.

3 - O director do CEDAR exerce as competências que lhe forem delegadas, para além de:

a) Coordenar as actividades do CEDAR e respectivos recursos;

b) Formular as estratégias e as políticas de desenvolvimento do CEDAR e preparar e submeter à aprovação da administração da UTL o plano estratégico do CEDAR;

c) Preparar e submeter à aprovação da administração da UTL o plano e orçamento anual do CEDAR;

d) Preparar e submeter à aprovação à aprovação da administração da UTL o relatório de actividades anual do CEDAR;

e) Dirigir a implementação do plano de actividades;

f) Liderar iniciativas de índole promocional, científica e comunitária para dotar o CEDAR com características distintivas que promovam a imagem da UTL;

g) Propor à administração da UTL a composição da comissão de acompanhamento do CEDAR;

h) Presidir à comissão de acompanhamento.

4 - O secretário executivo do CEDAR exerce as competências que lhe forem delegadas, para além de:

a) Coadjuvar na elaboração do plano estratégico do CEDAR;

b) Coadjuvar na elaboração do plano e orçamento anual do CEDAR;

c) Implementar o plano do CEDAR e coadjuvar na sua execução orçamental;

d) Supervisionar e coordenar todos os recursos humanos afectos ao CEDAR;

e) Preparar todos os contratos de aquisição ou prestação de serviços estabelecidos pelo CEDAR;

f) Zelar pelas instalações e equipamentos do CEDAR;

g) Coadjuvar na elaboração da proposta de relatório de actividades anual do CEDAR;

h) Coadjuvar na elaboração de todos os contratos de relevante empenho financeiro;

i) Preparar e submeter à aprovação do director do CEDAR todos os acordos comerciais, ou não, que visem a utilização dos espaços e serviços;

j) Participar como membro permanente na comissão de acompanhamento do CEDAR.

5 - A comissão de acompanhamento é constituída por cinco membros, dois permanentes, que são o director, que preside, e o secretário executivo, que secretaria, e três não permanentes, em representação dos corpos de estudantes, não docentes e docentes.

5.1 - Compete à comissão de acompanhamento coadjuvar na elaboração dos planos e orçamentos do CEDAR e dar parecer sobre os relatórios de actividades; cumpre-lhe ainda propor iniciativas e actividades que visem uma melhor integração do CEDAR no seio da UTL e da comunidade envolvente.

6 - O CEDAR promove, desenvolve e apoia actividades físicas e de recreação nas seguintes três áreas funcionais: actividade desportiva, de âmbito associativo; actividade física no âmbito da saúde e da qualidade de vida, e formação e consultadoria desportiva.

Artigo 46.º

Área de actividade desportiva

À área de actividade desportiva, de âmbito associativo, compete, designadamente:

a) Desenvolver e aplicar um modelo de enquadramento e promoção das actividades desportivas de âmbito associativo no seio da UTL em consonância com as diversas associações existentes e com o Gabinete de Acção Social;

b) Assegurar as condições para a preparação desportiva das equipas representativas da UTL;

c) Promover e assegurar as condições para a prática desportiva das equipas não competitivas da UTL.

Artigo 47.º

Área de actividade física no âmbito da saúde

e da qualidade de vida

À área de actividade física no âmbito da saúde e da qualidade de vida compete, designadamente:

a) Promover e organizar programas individuais de actividade física para pessoas aparentemente saudáveis e com necessidades especiais de aconselhamento e prescrição;

b) Promover e organizar programas de grupo com características inovadoras e com elevado impacte na saúde e qualidade de vida das pessoas;

c) Promover e organizar programas de lazer, recreação e aventura.

Artigo 48.º

Área de formação e consultadoria desportiva

À área de formação e consultadoria desportiva compete, designadamente:

a) Promover e realizar formação no âmbito do desporto associativo;

b) Promover e realizar formação no âmbito dos programas de actividade física com impacte na saúde e qualidade de vida;

c) Promover e realizar formação no âmbito dos programas de lazer, recreação e aventura;

d) Promover e realizar formação no âmbito do ensino pela experiência aplicada ao desenvolvimento das competências individuais;

e) Apoiar as actividades de estudantes estagiários nos âmbitos associados à missão do CEDAR;

f) Consultoria externa no âmbito das competências distintivas do CEDAR.

ANEXO I

Organigrama dos Serviços de Administração e Acção Social (SAAS)

(ver documento original)