Considerando as opiniões expendidas sobre o assunto pelos diversos serviços deste Ministério:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Equipamento Social e do Ambiente, o seguinte:
1.º Os serviços do Ministério devem observar, quanto à conservação da sua documentação arquivística, o Regulamento anexo.
2.º É revogada a Portaria 738/73, de 25 de Outubro.
Ministério do Equipamento Social e do Ambiente, 10 de Julho de 1975. - O Ministro do Equipamento Social e do Ambiente, José Augusto Fernandes.
REGULAMENTO DA CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO MINISTÉRIO DO
EQUIPAMENTO SOCIAL E DO AMBIENTE
ARTIGO 1.º
(Documentação de conservação permanente)
1. Devem ser conservados permanentemente os originais dos documentos com interesse histórico ou administrativo fora do vulgar, designadamente os seguintes:
a) Estudos de planeamento, programas aprovados e relatórios da execução respectiva;
b) Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços do Ministério, quando não publicadas;
c) Documentos básicos relativos aos problemas e às condiçeõs que determinaram a criação ou alteração de serviços, tais como estudos prévios, relatórios e pareceres, legislação específica e despachos fundamentais;
d) Documentos relativos às grandes linhas da política administrativa dos serviços, tais como:
Relatórios e livros de actas;
Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;
e) Documentos respeitantes às funções específicas dos serviços nos seus aspectos basilares, tais como:
Regulamentos internos;
Manuais de operações;
Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;
Processos de grandes e pequenas realizações, estes últimos por amostragem, quando sejam em número elevado, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
Processos de gestão de fogos habitacionais;
Processos individuais de moradores-adquirentes de casas económicas;
f) Documentos relativos às funçes não específicas e instrumentais dos serviços, tais como:
Relatórios e contas de gerência, quando não publicados;
Processos de sindicância e de inquérito dos serviços;
Manuais de operações;
Processos genéricos, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
Processos individuais de servidores, quanto aos documentos relativos a nascimento, habilitações literárias, méritos e deméritos, admissão, exercício de funções alheias ao Ministério, promoção, transferência, comissão de serviço e extinção do exercício da função pública, e bem assim os processos disciplinares;
Fichas de cadastro de pessoal;
Contas anuais e as respectivas peças justificativas fundamentais, quando não publicadas;
Títulos de aquisição e alienação de terrenos e edifícios;
Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência;
Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente inventários, catálogos e índices ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de registo de documentação por assuntos, ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida, depois de aliviados de documentos de mero expediente;
g) Todos os documentos avulsos ou integrados em unidades arquivísticas organizadas cronologicamente com base na forma dos documentos ou no tipo de acção a executar (tais como copiadores e livros de registo), respeitantes a:
Anos de criação e extinção dos serviços;
Anos de crise sócio-económica;
Anos terminados em zero;
h) Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, quando:
Iniciadas no ano de criação dos serviços e em anos terminados em zero;
Abranjam anos de crise sócio-económica;
Concluídas em anos de extinção dos serviços;
i) Documentos de grande interesse administrativo ou outros expressamente reconhecidos pelos membros do Governo, sob proposta dos directores-gerais ou equiparados.
2. Quando os documentos de conservação permanente deixarem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços que os detêm, ou neles sejam microfilmados, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao Arquivo Histórico do Ministério.
3. O Arquivo Histórico do Ministério eliminará todos os documentos de mero expediente contidos em processos de conservação permanente.
ARTIGO 2.º
(Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo)
1. Podem ser inutilizados os documentos seguintes, quando não abrangidos no artigo anterior, após os prazos mínimos que se indicam:
a) Vinte anos, a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiveram resolução final ou, quando não sujeitos a resolução final, a partir do ano de realização da actividade respectiva, os documentos de interesse administrativo ou técnico findo, tais como:
Informações;
Processos de contencioso;
Registos de entrada de correspondência em livros ou fichas;
Processos respeitantes a obras comparticipadas pelo Estado nas autarquias locais e instituições particulares.
b) Dez anos:
Documentos referentes a aquisições ou a fornecimentos de bens e serviços por entidades estranhas ao Ministério, a partir da liquidação;
Registo de correspondência entrada e saída, por entidades (após a última inscrição);
c) Cinco anos, a partir do ano em que findou o interesse administrativo ou técnico, os demais documentos, integrados ou não em copiadores ou processos, entre os quais:
Processos individuais de arrendatários de habitações (após a rescisão do contrato);
Processos de habilitação de herdeiros (após a resolução final);
Processos de concurso de servidores (após terminar a validade do concurso);
Requerimento de certidões e expediente subsequente;
Contratos de assistência a equipamento (após o prazo respectivo);
Protocolos de entrega de correspondência (após o último registo);
Registo de folhas e das respectivas autorizações de pagamento (a partir da última inscrição);
Folhas de vencimentos, salários, férias e tarefas de prestação de serviço ao Estado (após a aposentação ou morte de todos os funcionários nelas inscritos);
Folhas de ajudas de custo e subsídios de viagem e de marcha;
Cadastros de bens (após o abatimento do último bem inscrito);
Livros de ponto (após a publicação da lista de antiguidades definitiva, correspondente ao último ano nele incluído);
Relações de frequência dos trabalhadores da função pública (após a aposentação ou morte de todos os funcionários nelas inscritos).
2. Podem ser inutilizados, após os prazos respectivos, os documentos cujo prazo de manutenção em arquivo seja fixado por lei especial.
ARTIGO 3.º
(Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)
1. Os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, contanto que sejam microfilmados.
2. Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos volumosos ou de grande formato e a grandes séries documentais, tais como folhas de vencimentos.
3. Os microfilmes dos documentos, acompanhados dos elementos respeitantes ao arranjo, descrição e indexação das peças arquivísticas reproduzidas, quando deixem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao Arquivo Histórico do Ministério, cabendo a este decidir se deve ou não conservar os microfilmes.
4. A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes:
a) Selecção da documentação;
b) Preparação dos originais a microfilmar;
c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;
d) Microfilmagem propriamente dita;
e) Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;
f) Identificação das microcópias;
g) Descrição e armazenamento das microcópias.
5.º A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivística, é garantida por:
a) Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo serviço e aposição do selo branco, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;
b) Uma lista de verificação das microcópias de cada unidade arquivística, donde conste o número e conteúdo, a exactidão com o original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantida por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade.
6. Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelos dirigentes de cada departamento do Ministério.
7. A microfilmagem será realizada quando o respectivo director-geral ou equiparado a considere justificada económica e funcionalmente.
ARTIGO 4.º
(Documentos de inutilização imediata)
Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois de expediente que originem, os documentos de interesse efémero e diminuto, tais como:
a) Recortes de publicações periódicas de informação geral, quando não dêem origem a actuação administrativa;
b) Cartas, postais, ofícios, comunicações e notas de simples conhecimento;
c) Pedidos de informação e respectivas respostas, quando não requeiram qualquer acção ou decisão consequente;
d) Correspondência referente a convites para reuniões e assembleias;
e) Comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;
f) Recordatórias a que foi dado cumprimento.
ARTIGO 5.º
(Inutilização de documentos)
A inutilização de documentos será feita por meio de máquinas de destruição de papel, com largura de resíduo não superior a 6 mm, ou por incineração, quando se trate de documentos confidenciais ou reservados; e por corte ou rasgamento em cruz, em, pelo menos, quatro partes iguais, nos restantes casos.
ARTIGO 6.º
(Resolução de dúvidas)
As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitem à manutenção em arquivo de documentos sem interesse administrativo ou técnico, serão postas à Secretaria-Geral do Ministério, a fim de serem submetidas, com o seu parecer, a despacho ministerial.O Ministro do Equipamento Social e do Ambiente, José Augusto Fernandes.
